公司红头文件格式规范及流程管理办法
企业红头文件标准格式(公文必备)

×××××公司公文格式说明:本纸质公文格式样本共8 页,按照国家标准GB/T9704- 1999 并结合公司实际情况制定。
公司 B 密★一年发文机构:宋体,字号不限,密级、紧急程度:该页为可适当调整,置于同一行三号黑体特急下行文及平行文首页格式×××××管理有限公司文件发文字号、签发人:三号仿宋物业××字,2004?××号签发人:×××关于×××××的通知 (批复、函 )标题:小二宋体加粗××公司:主送单位:小三黑体×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
正文:小三仿宋××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
红头文件规范

红头文件规范红头文件是指正式文件的文稿格式的一种书写规范。
下面是红头文件的规范要求:1. 纸张规格:使用A4纸或者信纸,横向书写,尺寸为21cm x 29.7cm。
2. 红头:文件顶部应留出一定空白区域,通常为2cm,用红色线条或者红色类似红色平面广告的红头印刷,红头中应包含单位全称、名称、日期等信息。
3. 字体和大小:正文部分的字体一般使用宋体或者黑体,字号为小四号(12号),标题部分可适当放大字号突出显示。
4. 标题:文件的标题应居中书写,使用加粗或者下划线等方式突出显示。
5. 标题序号:文件的标题可以按照一定的层次进行编号,使用阿拉伯数字,标题序号应以该级别最高级的数字作为起始,例如1.、1.1、1.2、2.等。
6. 内容排版:文件正文应按照规定的格式进行排版,每段落首行缩进2个字的位置,段落之间用空行隔开。
7. 页边距:文件的左、右、上、下页边距分别设置为2.5cm,用于保持文件内容的整洁与统一。
8. 对齐方式:文件中的文字应左右对齐,使得整篇文章的排版更加规范。
9. 段落标题:内容分块时,可以使用段落标题,段落标题用加粗字体、稍大字号、居中或居左的方式进行显示,它可以起到分隔不同段落内容的作用。
10. 行距和字间距:文件正文行距设置为1.5倍行距,字间距设置为标准字间距。
11. 图表:文件中的图表应清晰可辨,能够清楚表达所要传达的信息,并在图表下方注明图表的标题和来源。
12. 文末签名:文件正文结束后,应在文末留出一定空白区域,用于签名和日期。
13. 文档编号和页码:文件的每一页应编写文档编号和页码,文档编号由公司或部门的代号和编号组成,页码应居中显示。
红头文件规范的目的是为了提高文件的可读性、整洁性和专业性,使文件看起来更加正式和规范。
在书写红头文件时,需要注意以上规范要求,以确保文件的质量和专业性。
公司公文管理制度红头

各部室、各分支机构:为进一步加强公司公文管理,提高公文处理效率,确保公文质量,维护公司形象,现就规范公司公文管理制度通知如下:一、公文种类及格式1. 公文种类:根据公司工作需要,公文分为以下几种:(1)通知:用于传达公司重要事项、安排工作、要求下级单位执行等。
(2)报告:用于向上级单位汇报工作情况、请示事项等。
(3)请示:用于向上级单位请示工作事项、请求批准等。
(4)函:用于与外部单位沟通、协调工作等。
(5)纪要:用于记录会议内容、工作安排等。
2. 公文格式:公文应按照以下格式编写:(1)标题:居中,使用二号黑体字,加粗。
(2)发文单位:在标题下方居中,使用三号楷体字。
(3)发文字号:在发文单位下方居中,使用三号仿宋字。
(4)正文:使用三号仿宋字,行距为1.5倍行距。
(5)落款:在正文下方居中,使用三号仿宋字。
二、公文办理流程1. 起草:由各部门根据工作需要起草公文,经部门负责人审核后报公司办公室。
2. 审核签发:公司办公室对公文进行审核,经分管领导签发后生效。
3. 核发:公司办公室对签发后的公文进行编号、登记,并制作公文。
4. 分发:公司办公室将公文按照分发范围发送至相关部门。
5. 执行:各部门按照公文要求执行相关工作。
三、公文归档1. 归档范围:所有公文均需归档保存,包括已办理和未办理的公文。
2. 归档要求:(1)归档公文应按照年度、部门、公文种类进行分类。
(2)归档公文应完整、准确、清晰,不得缺页、破损。
(3)归档公文应妥善保管,防止丢失、损坏。
四、监督检查1. 公司办公室负责对公司公文管理制度的执行情况进行监督检查。
2. 对违反公文管理制度的单位和个人,将依法依规进行处理。
五、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由公司办公室负责解释。
特此通知。
公司办公室年月日。
公司红头文件质量管理制度

第一章总则第一条为加强公司红头文件的管理,确保文件质量,提高工作效率,根据国家有关法律法规和公司实际情况,特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有红头文件的起草、审核、签发、传递、归档等环节。
第三条公司红头文件质量管理工作应遵循以下原则:(一)依法合规原则:红头文件的内容必须符合国家法律法规、政策规定和公司规章制度。
(二)严谨细致原则:红头文件的语言表达、格式规范、内容准确无误。
(三)高效快捷原则:红头文件的办理应高效、快捷,确保公司工作顺利开展。
第二章文件起草第四条红头文件的起草应遵循以下程序:(一)由各部门根据工作需要提出起草红头文件的申请,经部门负责人同意后报公司办公室。
(二)公司办公室对申请进行初步审核,确定文件起草人。
(三)文件起草人应充分了解文件内容,确保文件质量。
第五条文件起草人应遵守以下要求:(一)文件内容应清晰、简洁、准确,避免使用模糊不清、易引起歧义的表述。
(二)文件格式应符合国家及公司相关规定,包括标题、正文、落款等。
(三)文件涉及的数据、指标等应真实可靠,有依据可查。
第三章文件审核第六条文件起草完成后,由公司办公室组织审核。
(一)审核部门负责人对文件内容进行审核,确保文件符合国家法律法规、政策规定和公司规章制度。
(二)审核部门负责人对文件格式、语言表达等进行审核,确保文件质量。
(三)审核过程中,如有疑问,应及时与起草人沟通,确保文件准确无误。
第七条文件审核通过后,由公司办公室汇总审核意见,形成审核报告。
第四章文件签发第八条文件审核通过后,由公司办公室报公司领导签发。
(一)公司领导对文件进行签发,签署意见。
(二)公司办公室将签发后的文件归档。
第五章文件传递第九条文件签发后,由公司办公室负责文件传递。
(一)根据文件性质和内容,选择合适的传递方式,确保文件及时送达。
(二)传递过程中,应确保文件安全,防止遗失、损坏。
第六章文件归档第十条文件传递完毕后,由公司办公室负责文件归档。
公司红头文件格式规范及流程管理办法

公司红头文件格式规范及流程管理办法第一篇:公司红头文件格式规范及流程管理办法公司红头文件格式规范及流程管理标准第一节总则第一条公司文件,是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的重要工具。
第二条公司文件,实行统一管理。
文件的管理,要做到规范、准确、及时、安全。
行文单位,要克服官僚主义和文牍主义。
1.各部门及各有关人员,对文件中涉及本公司应保密的事项,必须严守机密,不可随便向他人泄露。
2.文件保密等级分为:绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。
绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。
保密文件由阅文人妥善保管。
第三条文件机密等级,由发文单位的分管领导根据文件内容确定。
第四条公司发文的程序为:拟搞、审核(部门领导)、签发(公司分管领导)打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
第五条公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。
第六条草拟文件应注意以下事项1.内容要符合公司制度。
2.反映情况要客观,实事求是。
3.文字要准确、精炼,条理清楚,层次分明,结构紧密,用语规范。
4.人、地、名称、引文及时间要具体、准确。
第七条各负责人阅、批文件应仔细认真,阅完后须签名并注明日期,不得圈阅。
需要签署具体意见的,要明确、具体。
第八条公司所有发文,发文单位应有存档,并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份存档。
有领导指示的,还应附批复件。
第九条收文由公司办统一负责。
公司办收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件的内容,分送有关领导阅示。
阅示完毕后,由公司办收回归档。
第十条所有文件发放,一定要有登记、签收手续。
第十一条各公司发文,一定要由集团公司办统一编号1.以公司名义对外发文,一律×××字(××年)××号;2.股份公司发文,用总经办字(××年)××号;3.制冷公司发文,用财字(××年)××号;4.铸造公司发文,用工字(××年)××号;5.太阳能公司发文,用技字(××年)××号;6.艾博公司发文,用营字(××年)××号;7.金贝公司发文,用人行字(××年)××号;8.党委文 9.组干文 10.纪委文 11.工会 12.江苏 13.欧宝 14.实业第十二条红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等,其他文件一般用公司信笺印发。
公司红头文件格式规范及流程管理办法

公司红头文件格式规范及流程管理办法公司红头文件是指公司内部各类公文、函件等文件在印制时用的标头样式。
红头文件是公司对外传达形象的一种方式,也是公司管理规范的一个重要组成部分。
为了规范公司红头文件的格式和流程管理,提高公司形象和效率,制定公司红头文件格式规范及流程管理办法非常必要。
一、公司红头文件格式规范1.文件标题:字体为宋体或仿宋,字号为小四,居中设置。
2.公司名称:公司名称在文件标题下方,字体为宋体或仿宋,字号为小四,居中设置。
公司名称应该统一,不得更改或缩写。
3.公司标志:公司标志应该在公司名称之后显示,大小适中,不得超出红头文件范围。
4.日期:日期应该位于公司标志下方,字体为宋体或仿宋,字号为小四、日期的格式应该统一,例如2024年5月12日。
5.文件编号:文件编号应该位于日期下方,字体为宋体或仿宋,字号为小四、文件编号的编号规则应该清晰,便于查找和管理。
6.正文文字:正文文字采用宋体或仿宋字体,字号为小四、正文文字的格式要求整齐、清晰,行距适中,段落设置合理。
7.签名处:签名处在正文文字下方,应该设有签名、日期等空白区域,方便签名。
8.印章处:印章处应该显眼清晰,印章应该统一而规范,不得私自更改。
1.红头文件审批流程:公司红头文件在制作之前,必须经过相关部门的审批流程。
一般情况下,红头文件的审批顺序为:起草人→主管领导→相关部门→公司领导。
2.红头文件备案管理:公司红头文件的备案管理十分重要,备案材料包括红头文件原件、审批流程等。
备案管理应该严格执行,备案文件应当按照规定时间进行存档和整理。
3.红头文件使用管理:公司红头文件的使用管理十分关键,必须确保准确无误。
在使用红头文件时,应当仔细查阅审批文件,确认文件内容和格式无误。
4.红头文件撤销管理:如果一些红头文件有错误或需要修改,应当及时撤销。
撤销时必须通知相关人员,并进行撤销记录。
5.红头文件更新管理:公司红头文件需要不定期更新,以及定期检查。
企业红头文件标准格式(公文必备)

×××××公司公文格式说明:本纸质公文格式样本共8 页,按照国家标准GB/T9704 -1999 并结合公司实际情况制定。
该页为下行文及平行文首页发文机构:宋体,字号不限,可适当调整,置于同一行密级、紧急程度:三号黑体公司B 密★一年特急格式×××××管理有限公司文件发文字号、签发人:三号仿宋物业××字〔2004 〕××号签发人:×××关于×××××的通(批知复、函)标题:小二宋体加粗××公司:主送单位:小三黑体×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××正×文:×小×三仿×宋×××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
企业红头文件行文规范

竭诚为您提供优质文档/双击可除企业红头文件行文规范篇一:企业红头文件标准格式(公文必备)×××××公司公文格式说明:本纸质公文格式样本共8页,按照国家标准gb/t9704-1999并结合公司实际情况制定。
特急×××××管理有限公司文件物业××字20xx××号签发人:×××关于×××××的通知(批复、函)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
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红头文件及制作方法与格式规范

XXXXXXXXXXXX文件大小根据实际情况XX字20XXXX号题目标题用二号小标宋字体XX部门:主送机关三号仿宋顶格冒号用全角XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX;正文三号仿宋特此通知XX公司成文日期三号仿宋右空四个字的距离主题词三号黑体主题词目三号小标宋主题词:请购流程通知抄报:X总抄送:公司各部门抄送、抄送单位、印发单位及引发日期用三号仿宋眉首:文头,红色反线以上部分印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人1.公文份数顺序号7位数版心左上角顶格第1行,机密、绝密件才标注2.密级和保密期限秘密、机密、绝密30年秘密件指内容涉及国家一般秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文;机密件指内容涉及国家重要秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文;绝密件指内容涉及国家核心秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文;3.紧急程度急件、特急;电报:特提、特急、加急、平急3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字间空1字;如同时标识密级和紧急程度,密级在第1行,紧急程序在第2行4.发文机关标识小标宋体字,红色XXX人民政府文件——主要用于向上级机关报告工作,颁布行政规章,发布政府的决定或通知、印发重要会议纪要和政府领导讲话,转发上级或批转下级重要文件等XXX人民政府——主要用于印发函件及处理一般事项的通知、批复等下行文;联合行文党、政、军、群5.发文字号发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;联合行文只标主办机关的发文字号发文机关代字渝府发——年份〔2005〕——序号6.签发人只有上行文才标注;平行排列于发文字号右侧;发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;“签发人”用3号仿宋字,后用3号楷体字标识签发人姓名;二、主体红色反线下方,主题词上方标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注1.标题位于红色反线空两行之下,2号小标宋体字,居中三要素:发文机关——事由关于的——文种要求:切题、简明、醒目、得体2.主送机关左侧顶格用3号仿宋体字标识全称或规范化简称、统称注:公告、通告等属周知性的公文,没有主送单位;3.公文正文:首页必须显示正文4.附件正文下空1行左空2字,用3号仿宋体标识附件是正文内容的组成部分,与公文正文一样具有同等效力;5.成文日期行政机关公文用汉字,党委系统用阿拉伯数码标识;法规性公文的成文时间一般在标题下方正中,并加一圆括号成文日期确定的原则:1会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准;2领导签发的,以签发日期为准;3联合行文,以最后签发机关的领导签发日期为准;4法规性文件以文件批准日期为准;6.公文生效标识右空4字公文除会议纪要和以电报形式发出外,均要盖印章;行政机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期和盖章;联合行文,上行文只盖主办机关的章;下行文各主办机关均要盖章;当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色;只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐;两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm;当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称可用简称按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上;主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间;当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上;7.附注用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行“请示”、作为上行文的“意见”、“函”需在此处标明联系人姓名、,用圆括号括入;三、版记:1.主题词用3号黑体字,居左顶格标识;词目用3号小标宋体;词目之间空1字类别词——类属词——文种例:某师范学院关于加强重点学科建设的意见教育院校学科建设意见除类别词外,最多可选5个2.抄送机关指主送机关外需要执行或知晓公文的机关抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号;市政府发文的抄送机关的排列次序:党委、人大、政协、纪委、法院、检察院、警备区、人民团体、有关部门、有关机关;如抄送各民主党派市委、市工商联、各人民团体应排在最后,另起一行;3.印发机关和印发日期位于抄送机关之下无抄送机关在主题词之下占l行位置;用3号仿宋体字;印发机关左空l字,印发日期右空1字;印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识;。
企业红头文件标准格式

×××××公司公文格式说明:本纸质公文格式样本共8页,按照国家标准GB/T9704-1999并结合公司实际情况制定。
特 急 ×××××管理有限公司文件物业××字〔2004〕××号 签发人:×××关于×××××的通知(批复、函)××公司:×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
公司红头文件格式规范及流程管理办法

公司红头文件格式规范及流程管理办法第一节总则第一条公司文件,是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的重要工具。
第二条公司文件,实行统一管理。
文件的管理,要做到规范、准确、及时、安全。
行文单位,要克服官僚主义和文牍主义。
1. 各部门及各有关人员,对文件中涉及本公司应保密的事项,必须严守机密,不可随便向他人泄露。
2. 文件保密等级分为:绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。
绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。
绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。
保密文件由阅文人妥善保管,详见《保密管理制度》。
第三条文件机密等级,由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
第四条公司发文的程序为:拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
第五条公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。
第六条草拟文件应注意以下事项1. 内容要符合公司制度。
2. 反映情况要客观,实事求是。
3. 文字要准确、精炼,条理清楚,层次分明,结构紧密,用语规范。
4. 人、地、名称、引文及时间要具体、准确。
第七条各负责人阅、批文件应仔细认真,阅完后须签名并注明日期,不得圈阅。
需要签署具体意见的,要明确、具体。
第八条公司所有发文,发文单位应有存档,并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份存档。
有领导指示的,还应附批复件。
第九条收文由综合部统一负责。
综合部收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件的内容,分送有关领导阅示。
阅示完毕后,由行综合部收回归档。
第十条所有文件发放,一定要有登记、签收手续。
第十一条公司发文,一定要由综合部统一编号1. 以公司名义对外发文,一律×××字(××年)××号;2. 公司综合部发文,用综字(××年)××号;3. 审核部发文,用审字(××年)××号;4. 市场部发文,用市字(××年)××号;第十二条红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等,其他文件一般用公司信笺印发。
红头文件标准格式

红头文件标准格式一、概述。
红头文件是指在文件的首部加上一定的标识,以便于识别和管理文件。
在实际工作中,红头文件通常用于公文、合同、报告等正式文件的起始部分,具有一定的规范和格式要求。
本文将详细介绍红头文件的标准格式,以便于大家在工作中能够准确地使用和编写红头文件。
二、红头文件的要求。
1. 文件标题,红头文件的标题一般位于文件的顶部中央位置,使用较大的字号加粗,突出显示。
标题一般包括文件的类型、名称和编号等信息,以便于快速识别和分类。
2. 文件标识,红头文件的标识一般位于标题下方,使用较小的字号,标识文件的密级、紧急程度、版本号等信息。
标识内容要求明确、准确,便于文件的管理和传阅。
3. 文件正文,红头文件的正文内容应当符合文件的主题,结构清晰,语言简练。
正文内容一般包括文件的主要内容、要求、意见等,要求表述准确、清晰,避免使用模糊、含糊的词语。
4. 文件附件,如果有附件需要在红头文件中进行标注,应当在正文内容结束后,列明附件的名称、数量等信息,便于查阅和管理。
三、红头文件的编写规范。
1. 字体要求,红头文件的标题、标识和正文内容一般采用宋体或仿宋字体,统一规范,避免使用花体、楷体等字体,以确保文件的整体统一性。
2. 段落格式,红头文件的段落一般采用首行缩进格式,行间距统一,段落之间留有适当的间距,使得文件整体结构清晰、美观。
3. 标点要求,红头文件中的标点符号要求使用规范,避免出现错别字、错别号等错误,保证文件的书写规范和准确性。
4. 版面设计,红头文件的版面设计要求简洁大方,避免过多的装饰和花哨的设计,突出文件的内容和主题,便于阅读和理解。
四、红头文件的使用注意事项。
1. 文件保存,红头文件在编写完成后,应当按照规范进行保存,避免文件的遗失和损坏,确保文件的完整性和可读性。
2. 文件传阅,红头文件在传阅过程中,应当注意保密和安全,避免文件的泄露和损坏,确保文件的安全性和保密性。
3. 文件归档,红头文件在使用完毕后,应当按照规范进行归档,便于日后查阅和管理,确保文件的完整性和可查性。
公司红头文件管理制度范文

公司红头文件管理制度范文公司红头文件管理制度第一章总则第一条为规范公司红头文件的管理,加强公司文件的发放与使用,提高工作效率和信息管理水平,特制定本红头文件管理制度。
第二条红头文件专门指由公司高级管理者签署或批准的正式公文、决策文件、通知、指示等文书,采用公司红头纸印刷,代表公司立场和声誉。
红头文件一般包括公司章或标识、文件字号、发布日期、公章或签发人名字等一些固定要素。
第三条公司红头文件应当遵守国家的法律、法规,符合公司的相关规定和流程。
红头文件的发放应当合理、透明、公正,并要求相应的文件管理制度对其进行规范。
第二章红头文件的分类和编号第四条公司红头文件按照文件的性质和用途进行分类,主要分为以下几类:1. 决策类:包括决策会议纪要、决策事项报告等;2. 通知类:包括通知、通告等;3. 指示类:包括指示、批示、要求等;4. 总结类:包括工作总结、项目总结等;5. 命令类:包括命令、规章等;6. 其他类:根据特殊需要确定的其他类型文件。
第五条各类红头文件应当编写文件字号,按照公司的档案管理制度进行编号。
文件字号一般包括年份、月份、序号等,要求唯一性和可查找性。
第六条公司红头文件的编号采用电子化管理,并在文件上加盖公司电子章或电子签名,确保文件的真实性和防伪性。
第三章红头文件的发放和印制第七条公司红头文件的发放原则上由具有红头文件颁布权限的相关负责人签署或批准,并由公文管理人员进行印制和分发。
发放的红头文件应当及时、准确地传达相关内容,并由接收人签收收文。
第八条红头文件的印制应当确保版面整齐、文字清晰、排版规范,注重文件的审美性和专业性。
印制过程中要注意保护文件的机密性和防止泄漏。
第九条公司红头文件的印制数量应当根据实际需要进行合理确定,尽量减少浪费,避免过多的存储和管理负担。
第四章红头文件的备份和保存第十条公司红头文件的备份应当按照公司的档案管理制度进行规范,采取电子化备份和纸质备份相结合的方式,确保文件的安全性和可持续性。
公司红头制度管理制度范文

公司红头制度管理制度范文第一章总则为了规范公司的制度管理,提高公司工作效率和企业形象,制定本制度。
第二章适用范围本制度适用于公司的各个部门和员工,包括但不限于行政、财务、人力资源、市场营销、生产制造等部门。
第三章红头文件的定义红头文件是公司内部日常工作的重要文件,包括但不限于公文、通知、合同、协议、报告等文书。
第四章红头文件的特点1. 红头文件必须用公司规定的标准格式,标明公司名称、单位名称、文件标题和文件编号。
2. 红头文件必须经过领导审定,签字盖章方可生效。
3. 红头文件必须保存原件和复件,原件存档,复件备份。
第五章红头文件的管理1. 红头文件的起草(1)红头文件的起草应当遵循公司的文件格式和规范,内容应当清晰、准确、规范。
(2)红头文件的起草人应当对该文件内容负责,确保文件内容合法、合规。
2. 红头文件的审批(1)红头文件的审批应当由该文件负责人提交给所在部门领导审批,并经过相关部门的审批。
(2)所有红头文件必须经过公司领导审定,签字盖章后才能生效。
3. 红头文件的颁发(1)红头文件的颁发应当由起草人或经过审批的人员负责,并确保文件得到正确的发布。
(2)红头文件的颁发必须按照规定的流程和程序进行,不得擅自发放。
4. 红头文件的管理(1)红头文件颁发后,应当对文件进行归档管理,确保文件得到正确的保存和备份。
(2)所有红头文件均应当有明确的文档编号和文件来源,以便于管理和查询。
5. 红头文件的修订(1)对于已经发布的红头文件,如需修改、补充或撤销,必须按照公司的规定和程序进行,不得私自修改。
(2)对于已经发布的红头文件,如需修改、补充或撤销,须经领导审批,签字盖章后才能生效。
第六章保密条款1. 所有红头文件均为公司的内部文件,不得对外泄露。
2. 不得擅自将红头文件外传、转发或复制,必须按照公司的规定进行。
3. 不得私自销毁、篡改、毁坏红头文件,必须按照公司的规定进行。
第七章监督检查和责任追究1. 对于红头文件的起草、审批、颁发等各个环节,各部门应当进行严格的监督和检查。
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公司红头文件格式规范及流程管理办法第一节总则第一条公司文件,是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的重要工具。
第二条公司文件,实行统一管理。
文件的管理,要做到规范、准确、及时、安全。
行文单位,要克服官僚主义和文牍主义。
1. 各部门及各有关人员,对文件中涉及本公司应保密的事项,必须严守机密,不可随便向他人泄露。
2. 文件保密等级分为:绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。
绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。
绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。
保密文件由阅文人妥善保管,详见《保密管理制度》第三条文件机密等级,由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
第四条公司发文的程序为:拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
第五条公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。
第六条草拟文件应注意以下事项1. 内容要符合公司制度。
2. 反映情况要客观,实事求是。
3. 文字要准确、精炼,条理清楚,层次分明,结构紧密,用语规范。
4. 人、地、名称、弓I文及时间要具体、准确。
第七条各负责人阅、批文件应仔细认真,阅完后须签名并注明日期,不得圈阅。
需要签署具体意见的,要明确、具体。
第八条公司所有发文,发文单位应有存档,并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份存档。
有领导指示的,还应附批复件。
第九条收文由行政人事部统一负责。
行政人事部收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件的内容,分送有关领导阅示。
阅示完毕后,由行政人事部收回归档。
第十条所有文件发放,一定要有登记、签收手续。
第^一条公司发文,一定要由行政人事部统一编号1. 以公司名义对外发文,一律×××字(×年)>×号;2. 公司总经办文,用总经办字(×年)×号;3. 财务部发文,用财字(>×年)>×号;4. 工程部发文,用工字(>×年)>×号;5. 技术部发文,用技字(>×年)>×号;6. 营运部发文,用营字(>×年)>×号;7. 人事行政部发文,用人行字(×年)×号;第十二条红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等,其他文件一般用公司信笺印发。
第二节文件起草收发规定第十三条公司的文件由行政人事部起草,总经办审核,总经理审批签发;公司各部门的文件由各部门负责起草,总经办审核,总经理签发。
第十四条文件签发后,送行政人事部(签发的原件和电子版本件)统一由其排版、编号、打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章、上传、下发、流转。
第十五条文件和原稿,由行政人事部分类归档,保存备查。
第十六条属于保密的文件,核稿人应该注明保密等级,并确定报送范围。
保密文件按保密规定,由专人印制、报送。
第十七条文件统一由行政人事部负责发送。
送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。
保密文件由专人按核定的范围报送。
第十八条外来的文件由行政人事部专人负责签收,并分类登记。
由行政人事总监提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。
第十九条传阅文件由行政人事部专人负责收回,对领导指示的文件,行政人事部及时组织传达和落实。
第三节收文的管理第二十条文件的签收1. 凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由公司行政人事部登记签收。
在签收和拆封时,行政人事部人员均需注意检查封口和邮戳。
对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2. 对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口”核定,并登记差错文件的文号。
第二十一条文件的编号保管1. 行政人事部对上级来文拆封后应及时附上《文件处理传阅单》,并分类登记编号、保管。
须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交行政人事部办理正常手续。
2. 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政人事部进行登记编号保管,不得个人保存。
第二十二条文件的阅批与分转1. 凡正式文件均需由行政人事总监根据文件内容和性质阅签后,由行政人事部分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。
2. 一般函、电、单据等,由行政人事部直接分转处理。
如涉及几个部门会办的文件,应同主办部门联系后再分转处理。
3. 为加速文件运转,行政人事部应在当天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第二十三条文件的传阅与催办。
1. 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2. 阅读文件应抓紧时间,应尽量当天阅完,阅批文件一般不得超过一天,阅后应签名以示负责。
如有领导批示”拟办意见”发文部门应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3. 发文部门对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得发文部门同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。
4. 行政人事部有权督促发文部门催办文件要求和领导指示办理的相关事宜,在经发文部门催办无效的情况下,行政人事部有权直接催促承办部门完成相关文件要求、规定、指示、通知等第四节发文的管理第二十四条发文的规定1. 全公司上报下发正式文件的权力集中在行政人事部,其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2. 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向行政人事部提 出发文申请,并将文件底稿交行政人事部审核。
3. 对全公司影响较大,涉及两个以上公司领导分管范围文件,须由总经理批准签发。
第二十五条 发文的范围1. 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议 简报,均属发文范围。
2. 公司下发文件主要用于:(1) 公布公司规章制度;(2) 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件;(3) 公布公司体制机构变动或干部任免事项;(4) 公布全公司性的重大技术、经营管理、会议纪要、生活福利等工作的决定;(5) 发布有关奖惩决定和通报;(6) 其他有关公司的重大事项。
3. 公司上行文、外发文主要用于:(1) 对上级部门呈报工作计划、请示报告、处理决定;(2) 同关联企业联系有关公司重大技术、人事劳资、物资供应、经营管理等事宜。
4. 在公司日常技术、经营管理工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理, 经公司领导批准后, 由主管业务部门书面 (工作联系函)或口头通知执行,一般不用公司文件发布。
5. 凡各业务部门,如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以部门名义 用《工作简讯》发会议纪要。
6. 各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各部门的名义对外发函(应各自编号备 查,同时交由行政人事部做项目资料备档)不用公司名义发文。
第五节文件种类与分类及特性第二十六条 文件种类及作用:1. 请示:请上级部门指示和批准,用 请示”2. 报告:向上级部门汇报工作,反映情况,用 报告”3. 指示:对下级部门布置工作,阐明工作活动的指导原则,用4. 布告、公告、通告:对全公司公布应当遵守或周知的事项,用 大事件,用 公告”在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用5. 批复:答复请示事项,用 批复”6. 通知:传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的文件或转发上 级、同级和不相隶属单位的文件,用通知” 7.通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用通 报”。
8. 决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排,用决定” 经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用决议” 9. 函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答 复问题,用函”10. 会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用会议纪要”第二十七条 文件的分类:指示”布告”向公司外宣布重通告”1、文件分类及特性:(1)文件按传递对象分类,可分为:部门内部文件、公司内部文件及公司对外往来文件;(2)文件按性质分类,可分为:协调性文件、指令性文件、回复性文件及通知性文件;(3)文件按阅读权限分类,可分为:全体员工阅读文件、部门内部员工阅读文件、经理级阅读文件及总监、副总经理、总经理级阅读文件;(4)文件按回复时效分类,可分为:紧急、急件及普通件;2、文件回复时效:对于紧急文件,收件人应于12小时内给予回复,未见回复每次处罚100 元;急件,收件人应于24小时内给予回复,未见回复每次处罚50元;普通件,收件人应于48小时内给予回复,未见回复每次处罚30元;且答复时应明确提供事务解决方法及完成时间;3、文件传递机制:指令性文件,全体收件人应签字确认,并认真学习,贯彻落实,所有下发的文件,部门要以最快的时间(12小时内)组织进行有效学习(特殊情况除外),并且要求参与人在下发学习文件上签字确认已经学习;如经行政人事部检查没有组织学习的部门负责人每次处罚100元;4、文件存档办法:所有文件原件应统一交由行政人事部保管,对于收发文件当事人可留复印件随时翻阅;5、文件保密制度:所有涉及公司利益的文件,如合同、供应商名单、财务报表、材料采购价格、预算报价等相关文件,全部列为公司保密文件,可盖加密章,严格设定阅读权限,落实公司保密文件的相应存档制度。
第六节文件的借阅和清退第二十八条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件,需填写文件查阅申请单,并经部门负责人签字确认,经行政人事总监同意后方可借阅。
第二十九条借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。
任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。
第三十条行政人事部部对承办的文件应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。
(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。
发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。
第三十一条部门应指定责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。