信息资源管理基本理论

信息资源管理基本理论
[学习目标]
通过本章的学习，要求读者能够在联系实际的基础上，深刻理解并掌握信息资源的含义、信息资源在现代组织上的战略意义、信息资源管理的标准化在信息资源管理过程中的重要作用、狭义信息资源的管理过程；掌握信息资源管理的组织结构、信息人力资源管理的内容；了解信息资源管理的产生背景，掌握信息资源的主要起源领域、信息资源管理发展的主要阶段以及信息资源管理的理论基础；理解信息资源管理标准化的主要内容和信息技术标准化内容和分类；了解信息资源管理过程、信息需求、信息源、信息资源采集、信息资源加工、信息资源存储、信息资源检索、信息资源开发、信息资源利用、信息资源传递、信息资源反馈等概念含义；掌握信息资源采集、信息资源加工、信息资源存储、信息资源检索、信息资源传递、信息资源反馈等的意义、原则、程序和方法。

学习建义
本章是信息资源管理的基本理论，主要概述了与信息资源管理相关的若干理论问题，包括信息资源的含义，信息资源管理的产生与发展、信息资源管理的内容与意义、信息资源管理的理论基础、信息资源管理的组织与人员、信息资源管理的标准化狭义信息资源管理过程等内容。

本章的重点内容是：信息资源管理的概念、信息资源管理的内容、信息资源管理的理论基础、信息资源的组织、信息资源管理标准化的重要作用、信息技术标准化的内容和分类、狭义信息资源管
理过程。

本章的难点内容是：信息资源管理学的主要内容、信息资源管理学的方法论为、信息资源加工自动化技术。

需要提醒广大读者注意的是：由于本章理论性较强，所以要求读者能够做到理论联系实际，深刻理解本章所讲的主要内容。

2．1信息资源管理理论的主要内容
从20世纪70年代开始，国内外从事信息资源理论研究的专家、学者开始探讨信息资源管理的理论问题。

本章简要介绍了其中较具代表性的观点和人物。

2．1．1信息资源管理的含义
1979年，美国人迪博尔德（）以信息资源管理（IBM，Information Resources Management）为题发表论文“IBM：The New Challenge”。

从那时起，信息资源管理（IBM）这一术语一直得国内外学者的广泛关注，他们试图从理论上对信息资源管理的内涵与外延进行界定。

但是，东西方研究人员对信息资源管理的确切含义依然是仁者见仁智者见智。

为了方便广大读者对这一基本概念有更加清楚的认识和了解，下面简要介绍国内外学者对信息资源管理含义的不同论述。

1．西方学者的主要观点
西方研究人员对信息资源管理的确切含义持有不同看法。

1997年，中国科学院的霍国庆博士发表论文“信息资源管理的起源与发展”，文中详细介绍了西方学者对信息资源管理的主要观点，并将其归纳成四种类型，即管理哲学说、系统方法说、管理过程说以及管理活动说。

（1）管理哲学说
该派将信息资源管理看做是一种哲学或者思想。

持“管理哲”观点的代表人物主要有马钱德、克雷斯林、史密斯、梅德利等。

1988年，美国信息资源管理学家马钱德（）和克雷斯林从组织中实施资源管理学所产生作用的角度来阐述他们对信息资源管理的理解，认为“信息资源管理是一种对改进机构的生产率和效率有独特认识的管理哲学。

学习提示
有关马钱德与IBM的详细情况，请参见“2.1.2信息资源管理的产生与发展“一节。

美国信息资源管理学家史密斯（）和梅德利提出了与马钱德和克雷斯林类似的观点，他们认为：“信息资源管理比管理信息系统复杂得多，它可能被认为是整合所有科学、电子通信和商业过程的一种管理哲学。

”
学
学习提示
有关史密斯和梅德利与IBM的详细情况，请参见“2.1.2”信息资源管理的产生与发展“一节。

1981年，梅迪克（）试图从学科高度来阐明信息资源管理的内涵，他指出：“对于一个特定的企业来说，信息资源管理是一门管理各种相互联系的技术群，使信息资源得到最大利用的艺术或科学。

”
（1）系统方法说
该派将信息资源管理看做是一种方法或者技术。

持“系统方法说”观点的代表人物主要有里克斯、高、西瓦兹、赫龙、戴维斯和奥尔森等。

1984年，美国信息资源管理学家里克斯（）和高在他们合作发表的“信息资源管理”一文中系统分析了信息资源管理的含义，认为“信息资源管理是为了有效地利用信息资源这一重要组织资源而实施规划、组织、用人、指挥、控制的系统方法。

”
西瓦兹和赫龙认为：“信息资源管理是一种管理组织机构内部生产的信息的生命周期的综合化、协调化方法。

广义地说，它包括获取、保留和利用那些为了完成组织的使命、实现组织的目标民所需的各种资源。

”
戴维斯和奥尔森认为：“信息资源管理是基于信息是一种组织资源的思想而形成的管理方法。

”
1985年，美国联邦政府管理与预算局(OMB,Office of Management and Budget)在其颁布的A-130号通报中，从政府部门信息资源管理角度将政府信息资源管理定义为：“信息资源管理是指涉及政府信息的有关规划、预算、组织、指导、培训和控制等。

信息资源管理既包含信息本身，也包含与信息相关的各种资源、如人员、设备、经费和技术等国。

”
（2）管理过程说
该派将信息资源管理看做是一种管理过程国。

持“管理过程说“观点的代表人物主要有怀特、霍顿等。

1982年，怀特（）立足于信息资源管理过程提出了他对该术语的解释，认为“信息资源管理是有效地确定、获取、综合和利用各种信息资源，以满足当前和未来的信息需求的过程。

”
美国著名信息资源管理专家霍顿（）认为：“信息管理是对信息内容及其支持工具的管理，是对信息资源实施规划、组织、预算、决算、审计和评估的过程。

”
学习提示
有关霍顿IRM的详细情况，请参见“212”信息资源管理的产生与发展“一节。

美国参议院第1742号议案“联邦信息资源管理法案(Federal Information Resources Management Act)”中提出了一种非常广泛的政府信息资源管理观点，它认为“联邦信息资源管理是一种旨在提高政府活动效率和效益的综合性、集成性过程。

”
该法案还指出：“信息资源管理是一个复杂的术语，它包括为完成机构的任务而确定信息职能机构中个体能力的过程。

此外，该过程还延伸到信息收集、使用和处理中的所有阶段，包括规划、预算、组织、指挥、控制和评估信息使用的管理活动
（3）管理活动说
该派将信息资源管理看做是一种管理活动(management activities)。

持“管理活动说”观点的代表人物主要有比思、博蒙特、萨瑟兰、沃森和小麦克劳德等。

比思（）认为：“信息资源管是指把合理的信息、在合适的时间
提供给决策或协调工作的活动。

”他还指出：“信息资源的管理，可视为一种生命周期或价值链活动，包括识别、存取信息、保证信息质量、时效性和相关性，为未来存储信息心以及处理信息。

”
1992年，博蒙特（）和萨瑟兰从管理活动的角度阐述他们对信息资源管理的认识，认为：“信息资源管理是一个集合词，它包括为确保在开展业务和进行决策时所有能够确保信息利用的管理活动。

”
沃森（）认为：“信息资源管理是一个术语，它被用于描述和公司信息资源的管理和利用有关的全部活动以及为那些有权方便地利用和控制这类信息的人提供便利的活动。

”沃森还将信息资源管理分成数据行行政管理、数据词典管理、数据库行政管理、信息存取服务等四类活动。

1998年，小麦克劳德（ Jr）从组织机构信息资源管理的角度指出：“信息资源管理是组织机构各层次人员为识别、获取、管理信息资源，以满足各类信息需求而开展的一种活动。

”
由上文可知，西方学者对信息资源管理的研究是从20世纪70年代未开始起步并逐步深化的。

尽管他们对信息资源管理基本含义认识不相同，但对信息资源管理的研究起到了一定的促进作用，归纳起来大致包括三个方面：第一，提出了信息资源管理术语同，开辟了新的研究领域：第二，从多种角度探讨了信息资源管理的内涵，为进一步研究奠定了基础：第三，对信息资源管理的研究作出贡献的，不仅包括IRM研究领域的核心人物（如霍顿、伍德等），而且包括美国联邦政府部门。

2．中国学者的主要观点
自20世纪80年代以来，中国学者开始涉及信息资源管理研究领域，不仅积极引进和传播西方信息资源管理研究成果，而且在此基础上提出了许多颇具新意的见解。

（1）孟广均的观点
1992年，中国科学院的孟广均教授在论述信息资源、信息资源中心时，提到了信息资源管理的内涵，他认为：“概括地说，信息资源管理就是利用全部信息资源实现自己的战略目标。

”在这里，孟广均从信息资源中心角度阐述了信息资源管理的内涵。

（2）卢泰宏的观点
1993年，中山大学的卢泰宏教授在其所著的《国家信息政策》一书中指出：“尽管关于IRM的阐释不尽相同，但至少有一点是众所一致的，即IRM是信息管理的综合，是一种集约化管理。

”
卢泰宏还在书中对“集约化”（Integrated）进行了解释，明确指出：“‘集约化’有两个方面的含义，一方面是指信息管理对象的集约化，即IRM意味着对信息活动中的信息、人、机器、技术、资金等各种资源的集约化管理；另一方面是指管理手段和方式的集约化，即IRM是多种管理手段的综合。

”显然，卢泰宏强调信资源管理应是管理对象、信息管理手段和方式的集约化。

（3）潘大连等的观点
1994年，潘大连和黄巍在《信息资源管理的概念、技术和实践》一书中提出：“信息资源管理是从业务对信息作为一种资源进行所需
要考虑的问题的逻辑顺序。

”他们将信息资源管理看做是建设管理信息系统的基础。

（4）谢阳群的观点
1994年，安徽大学的谢阳群指出：“信息资源管理是指对在现有的技术、经济条件下可以成为资源的那部分信息的管理。

”同时，他还提出：“信息资源本体的管理是一个动态过程，它涉及到信息的收集、加工、存储、检索等环节。

不论信息的原始状态、内容、载体是什么，要使其成为资源都要经过这几个环节。

”
（5）汤津红等的观点
南开大学的汤津红、钟守真、杨子竞等人在论文中指出：“信息资源管理是指为达到预定目的，运用各种手段，对信息的生产、流通、分配、使用等全过程的信息、设备人员、资金等诸要素进行综合管理。

”
（6）李月琳的观点
1995年，南开大学的李月琳在论文中指出，信息资源管理既是一种管理思想，又是一种实用的管理模式。

她提出：“信息资源管理将是信息资源置于组织发展战略地位，并对其实行全面的、有效的管理，以提高组织管理绩效的思想和方法的综合。

”
（7）岳剑波的观点
1998年，北京大学的岳剑波在论文中指出：“狭义的信息资源管理是指对信息进行收集、加工、组织、形成、信息成品，并引向预定目标；广义的信息资源管理是指对涉及信息活动的各种要素（信息、技术、人员、机构等）进行合理的计划、集成、控制、以实现信息资
源的充分和有效利用，从而有效地满足社会信息需求。

”
（8）霍国庆的观点
1998年，霍国庆博士论文中指出：“信息资源管理是为了确保信息资源的有效利用，以现代信息技术为手段，对信息资源实施计划、预算、组织、指挥、控制、协调的一种人类管理活动。

”
综合上述国内外种种观点，信息资源管理既是一种管理思想，又是一种管理模式。

就其管理对象而言，IRM是指对信息活动中的各种要素（包括信息、人员、设备、资金等）的管理：就其管理内容而言，IRM是对信息资源进行组织、控制、加工、协调等；就其目的而言，IRM是为了有效地满足社会的各种信息需求；就其手段而言，IRM借助现代信息技术以实现资源的最佳配置，从而达到有效管理的目的。

从适用域来看，IRM包含有宏观和微观的信息资源管理两个层次。

宏观信息管理是指国际、国家和政府所开展的开发利用，以促进信息事业的发展；微观信息管理则指由组织机构（包括企业、事业部门等）所开展的信息资源管理活动以，主要是以满足组织机构的信息需求为目的，对其内外部信息资源实施的有效管理。

2．信息资源管与信息管理之间的关系、
目前，学术界对于“信息管理”和“信息资源管理”概念之间的关系存在以下三种不同的看法：
（1）等同关系
第一种观点将“信息管理”与“信息资源管理”视为同义词，认为两者之间存在着等同关系。

英国学术界常以信息管理替代信息资源
管理。

中国近年来出版的有关信息资源管理的专著大多没有严格区分“信息管理”与“信息资源管理”，有的专著中也将信息管理等同于信息资源管理。

（2）从属关系
第二种观点认为信息管理与信息资源管理是从属关系，也就是说，信息资源管理是信息管理的组成部分。

例如，北京大学的王万宗教授等人在其编著的《信息管理概论》一书中就明确指出：“在现实使用时，信息管理的含义往往宽于信息资源管理。

信息管理更多的是动态过程的管理，资源管理只是它的一个环节，一个部分。

”
（3）发展关系
第三种观点认为信息资源管理是信息管理的一个发展阶段。

例如，美国学者迪博尔德在1979年勾画了信息管理的三个进程，即自动数据处理（ADP）、管理信息系统（MIS）和信息资源管理（IRM）。

再如，20世纪80年代中期马钱德提出的信息管理“四阶段说”，其中第三阶段即是信息资源管理。

中国学者卢泰宏教授也在“信息管理的三个时期”一文中认为：“IRM是信息管理的新阶段。

”
2.1.2信息资源管理的产生与发展
国内外的IRM研究专家在对信息资源管理的起源与发展问题上，存在着不同看法，迄今为止仍未达成共识。

本节仅选取其中有一定代表性的观点加以介绍。

1．信息资源管理形成的主要领域
尽管信息资源管理作为一个专有名词和一门学科出现在20世纪
70年代，但人类对信息资源的管理活动却有着悠久的历史。

从发展过程来看，信息资源管理形成于不同的领域，可以根据不同的标准进行划分。

（1）按实践领域划分
如果按实践领域进行划分，则信息管理起源于政府文书管理和企业管理、图书情报管理以及民间信息服务等领域。

1）政府文书管理
政府是整个社会资源配置的宏观调控者，在信息化进程中，政府部门为了促进信息资源开发、利用和合配置，采取了许多有效措施（例如，通过制定产业政策来促进信息产业的发展；通过政府投资或政府采购来支持信息产业发展中比较薄弱而又急需发展的行业或部门；加强或者新建各种直接提供信息服务和进行信息管理的政府机构；制定和颁布各类有关法案），从宏观、政府等方面来加强信息资源管理。

此外，政府有关部门开发利用了大量的信息资源，从而构成信息资源管理领域的一个重要方面。

文书管理，行政管理等是IRM的发源领域。

在文书管理工作中人们为了解决日益膨胀的记录信息，开始考虑以政策为手段，以便控制信息量，实现信息共享，达到减轻组织的文书工作负担的目的。

美国政府在文书管理方面作了许多努力。

早在1965年，美国联邦政府就实施了布鲁斯议案，其目的是提高行政管理效率，加强政府对日常文书工作的管理，为数据资源的有效管理提供政策保证。

1974年，美国联邦政府文书工作委员会正式成立，其宗旨是解决政府组织
中信息过载与无法满足信息需求的矛盾，并于1978年提出了控制日常文书工作的倡议。

1980年通过的“文书削减法案”，就信息管理工作提出了7点要求：①减轻文书工作，明确组织的信息需求，消除信息冗余，保证信息资源共享。

②推动数据处理技术和远程通信技术的应用。

③促进统计工作。

④加强记录管理。

⑤实现信息公开与共享。

⑥制定信息政策并加强监督。

⑦健全组织机构。

上述要求从一个侧面反映了人们已认识到要实现信息的有效存储、检索和利用，解决组织机构中信息获取与传输问题，使组织的管理者能够充分、有效经济地获取和利用信息，最终达到提高信息的吸收与利用的根本目的，就必须在信息管理领域引入现代信息技术。

1985年，美国政府还以“联邦政府信息资源管理”为名颁布了A-130通告，进一步推动了IRM在政府部门文书管理领域的扩展和延伸。

2）企业信息管理
企业管理是信息资源管理形成的又一生要领域，该领域的信息资源管理虽由政府部门的文书管理领域移植而来，但却被赋予了新的内涵，即更多地体现了信息资源管理的经济特征。

在企业管理活动中，信息及时，准确地传输是企业内部工作保持正常、高效运转的必要条件，而外部环境信息（如市场信息）则是企业得以生存和发展所必须的“养料”。

因此，信息对企业生产、经营活动的重要性是不言而喻的。

随着社会经济的发展和全球经济一体化环境下企业竞争态势的形成，信息日益成为与人、财、物等资源具有同等重要地位的战略经济资源。

由于计算机技术在企业管理中获得广泛应用，使信息的收集、处理、传输等活动发生了极大的变化，并开发了各种信息系统，但同时也带来了新的管理问题，人们开始关注如何采用现代信息技术手段更好地管理企业的信息资源，使之充分发挥其经济价值。

信息系统的发展经历了一个由技术管理到资源管理的过程，从而使得信息资源的开发与利用在组织内部（特别是企业内部）的主导作用和以确立，信息资源管理也就成为企业管理的一个重要支柱。

此外，由于企业是社会的经济细胞，企业的发展是整个社会经济发展的基础。

因此，由管理信息系统的发展而形成的面向组织的信息资源管理是整个信息资源管理领域的主力军。

3）图书情报管理
传统的信息管理的对象多为纸载体文献及相关设施，管理手段主要是手工，管理的内容是对这类信息的生产、存储、检索、利用、流通等进行计划、组织、控制等活动。

现代信息技术的迅速发展与广泛应用，不断地改变着图书情报管理这一领域的画貌，突破了纸载休文献管理的局限性，图书情报管理数字化、集成化、网络化迅速发展，在面向社会服务、实现信息资源共享和信息标准化、信息安全管理等方面都取得了显著的进展。

在管理内容上也突破了传统图书情报管理的范围，除了文献信息之外，各种动态的、多媒体的信息资源也成为重要的管理对象。

图书情报管理领域已发展成为信息资源管理领域的重要组成部分。

此外，许多民间信息服务机构也为信息管理领域的形成和发展作
出了一定的贡献。

例如，一些专家组织（如学会、协会为、行业团体等）制定标准规范，进行技术和企业行为的协调，再加上风险经营企业和咨询服务企业的发展，所有这些都在一定程度上促进了信息资源的开发与利用。

此外，科学研究与教育机构的发展，则促进了信息资源的生产与分配。

上述民间信息服务组织已经成为信息服务业中信息资源管理的一支重要力量。

（2）按技术手段划分
如果按技术手段进行划分，则可将信息资源管理的形成领域划分为数据库管理和数据处理管理。

1）数据库管理
20世纪60年代，由于数据量急剧增长，计算机在组织机构中的应用得以实现，促使人们开发数据库管理系统，采用数据库存储信息，以解决信息资源管理问题。

为了协调数据库管理系统的活动和应用程序，出现了数据行政管理，其管理要素是以技术为支撑展开的。

到了20世纪70年代，由于数据库管理系统使用的日益广泛，人们逐渐意识到数据是组织的重要资源，必须对其整体实施有效管理。

在这种思想认识的基础上，出现了数据库行政管理，其职责是制定、控制数据库的规划，决定数据的存储方式等。

其管理范围涉及数据库的设计、建立和运行的各个环节。

其管理重心集中到从组织角度来运筹数据的整体管理。

在实际运行中，无论是数据行政管理还是数据库行政管理，都没有赋予数据管理人员相应的地位和权力，很难实现组织从整体上完成数据管理。

要解决这一矛盾，有必要从管理模式上和地位，使他
们能够解决信息管理中出现的诸多问题，这在一定程度上预示着新的信息管理模式产生的客观基础已经形成。

2）数据处理管理
数据处理管理是贸易管理和管理信息系统深化，也是IRM的起源。

随着计算机技术和数据处理技术的发展，人们在进行数据处理过程中，逐步意识到数据深加工的必要性。

特别是组织机构中的高层管理者，他们从数据处理中获益，因而加深了建设管理信息系统必要性认识。