文秘培训精简版
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5．平行公文 ：指平级机关或不相隶属机关之间相互商洽工作、在互通情况、协调关系时 使用的公文。平行公文有两种：函和议案。函在一般情况下属于平行文，即平级机关往来 的函。但作为上级机关答复下级机关的复函或发给下级机关讨论的议案属于下行文。下级 机关向上呈送的函属于上行文。
6．下行公文 ：下行公文是指上级机关对下级机关制发的，用以发布和传达方针、政策， 安排和部署工作等情况使用的公文。国务院办公厅规定的 13 种公文中，下行公文有 9 种 ，即命令 (令)、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见、会议纪要。
公文写作（关键词：简明、准确、实用）
第四节、公文拟写与处理
公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）
公文的分类
按形成、使用领域
按行文（传递）方向
通用公文
(正式、内部)
分类
上行公文 下行公文
专用公文
平行公文
公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）
1．正式通用公文 ：各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和 通用性。
第一节、文秘职责
文秘职责（关键词：沟通、协助）
工作内容：
一、目标与计划
? 协助完成年度分项目标 ? 编制和完成年度、月度、三天准备工作
计划等各项计划，报部门负责人审核 ? 计划变更的起草、报告和协助更改 ? 协助计划实施的监督、检查、报告
工作内容：
? 协助部门负责人完成 本部门的定岗定编
? 协助部门负责人完成 岗位职责的划分与人 员考核
会议管理（关键词：目标、协作、落实）
第三节、会 议 管 理
会议管理（关键词：目标、协作、落实）
定义
功能
要求
会议是由一些相关的，
经选择的人员参加，他们 需贡献自己的才智，讨论 与他们的兴趣和工作相关 的问题，并形成一定的决 定。
? 提供信息 ? 收集信息 ? 解决问题 ? 宣传政策 ? 培育训练
会议管理（关键词：目标、协作、落实）
2. 内部通用公文 ：企业内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。
3．专用公文 ：专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工 作中使用的公文，具有专门性和限制性。
4．上行公文 ：指下级机关向上级领导机关汇报工作、反映情况、请示问题时使用的公文 。上行公文有两种：报告和请示。但函有时也用作上行文 , 如向上级咨询问题或请求答复 问题的函。
? 协助部门负责人完善 制度与流程
二、协助管理
文秘 职责
三、日常事务
工作内容：
? 文件的收发、报告的报批、存 档；中心文件的编写、打印、 下发、整理和归档
? 会议的通知、记录、纪要的编 写、收集、整理和归档，并对 执行情况进行检查、报告
? 本部门各项数据的统计与上报 ? 本部门考勤管理 ? 本部门办公用品管理
制定目标时的注意事项？
? 1、清晰原则， ? 2、科学合理 ? 3、时间期限 ? 4、落实目标并温习 ? 5、目标视觉化 ? 6、设定详细的计划 ? 7、坚持执行并不断检查
什么是计划？
? 计划是公司或部门在一定时期内,为了完成某项任务，事先制订的明确具体 的行动安排,包括对数量和质量的要求,对时间的限定,对完成任务所采取的 措施等。
目标与计划（关键词：明确、协助）
第二节、目标与计划
岗位职责介绍（关键词：沟通、协助）
什么是目标？
目标：是个人、部门或整个组织所期望的成果。 目标管理：是用系统的方法，将庞大复杂的事情和行为，整理为关键性的 可控制目标的管理活动，激励所属成员高效实现组织目标的方法。
பைடு நூலகம்
目标与计划（关键词：沟通、协助）
公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）
公文拟写的基本步骤
明确发文主旨 收集有关资料 拟出题纲，安排结构 落笔起草，拟写正文 反复检查，认真修改
公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）
步骤一、 明确发文主旨 1、文件的中心内容是什么？ 比如相关工作的改善、主要提出目前情况怎样、存在哪些问题等。 2、根据文件内容，准备采用什么文种？ 比如，针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规 定性质的通知等。 3、明确文件发送范围和阅读对象。 4、明确发文的具体要求。 例如：是要求对方了解，还是要求对方答复等。
（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；
（3）权威人士或代表人物的言论； （4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性
言论； （5）会议已议决的或议而未决的事项； （6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。
如何快速记录会议内容
1、剔除无关紧要的讲话内容 2、剔除无关紧要的句子成分（延缓性、修饰性） 3、搁置自己可以回忆的内容（理论、故事） 4、搁置自己可以查询的内容（政策、数据） 5、搁置自己可以推测的内容 宁断毋拖、宁疑毋缺、宁缺毋错
步骤二、收集有关资料，进行调查研究 发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题收集材料。当然
，这也要根据具体的情况。例如，通知、公告，一般来说不需要专门做收 集材料和调查研究工作。
目标与计划（关键词：沟通、协助） 计划工作的任务和内容
? 计划常用的三种结构是：文章式、表格式、时 间轴式。
? 编制计划要回答的三个问题是：做什么、谁做 、何时做。
目标与计划（关键词：沟通、协助）
? 计划必须是书面文件，必须规范，严格按照公 司《文件标准化管理规定》的各项要求进行编 写，书面计划包括的内容有：标题，编制时间 ，序号，项目，内容，起止时间，责任部门（ 人），备注，编制，审核，过程。
做好会议的记录工作
会议记录人员应具备的职业素质：
? 反应快——对问题迅速做出反应 ? 书写速度快 ? 知识面广——对专业术语有所反应 ? 记忆力强——记住发言者所说的前因后果 ? 组织能力强 ? 倾听能力强 ? 总结能力强
会议管理（关键词：目标、协作、落实）
会议记录的内容：
（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关 活动；
Company name
PowerPoint Template
? 把每一件简单的事做好就是不简单； ? 把每一件平凡的事做好就是不平凡。
培训内容
? 第一节 文秘职责 ? 第二节 目标与计划 ? 第三节 会议管理 ? 第四节 公文拟写与处理 ? 第五节 办公软件应用 ? 第六节 日常事务管理
文秘职责（关键词：沟通、协助）
6．下行公文 ：下行公文是指上级机关对下级机关制发的，用以发布和传达方针、政策， 安排和部署工作等情况使用的公文。国务院办公厅规定的 13 种公文中，下行公文有 9 种 ，即命令 (令)、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见、会议纪要。
公文写作（关键词：简明、准确、实用）
第四节、公文拟写与处理
公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）
公文的分类
按形成、使用领域
按行文（传递）方向
通用公文
(正式、内部)
分类
上行公文 下行公文
专用公文
平行公文
公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）
1．正式通用公文 ：各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和 通用性。
第一节、文秘职责
文秘职责（关键词：沟通、协助）
工作内容：
一、目标与计划
? 协助完成年度分项目标 ? 编制和完成年度、月度、三天准备工作
计划等各项计划，报部门负责人审核 ? 计划变更的起草、报告和协助更改 ? 协助计划实施的监督、检查、报告
工作内容：
? 协助部门负责人完成 本部门的定岗定编
? 协助部门负责人完成 岗位职责的划分与人 员考核
会议管理（关键词：目标、协作、落实）
第三节、会 议 管 理
会议管理（关键词：目标、协作、落实）
定义
功能
要求
会议是由一些相关的，
经选择的人员参加，他们 需贡献自己的才智，讨论 与他们的兴趣和工作相关 的问题，并形成一定的决 定。
? 提供信息 ? 收集信息 ? 解决问题 ? 宣传政策 ? 培育训练
会议管理（关键词：目标、协作、落实）
2. 内部通用公文 ：企业内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。
3．专用公文 ：专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工 作中使用的公文，具有专门性和限制性。
4．上行公文 ：指下级机关向上级领导机关汇报工作、反映情况、请示问题时使用的公文 。上行公文有两种：报告和请示。但函有时也用作上行文 , 如向上级咨询问题或请求答复 问题的函。
? 协助部门负责人完善 制度与流程
二、协助管理
文秘 职责
三、日常事务
工作内容：
? 文件的收发、报告的报批、存 档；中心文件的编写、打印、 下发、整理和归档
? 会议的通知、记录、纪要的编 写、收集、整理和归档，并对 执行情况进行检查、报告
? 本部门各项数据的统计与上报 ? 本部门考勤管理 ? 本部门办公用品管理
制定目标时的注意事项？
? 1、清晰原则， ? 2、科学合理 ? 3、时间期限 ? 4、落实目标并温习 ? 5、目标视觉化 ? 6、设定详细的计划 ? 7、坚持执行并不断检查
什么是计划？
? 计划是公司或部门在一定时期内,为了完成某项任务，事先制订的明确具体 的行动安排,包括对数量和质量的要求,对时间的限定,对完成任务所采取的 措施等。
目标与计划（关键词：明确、协助）
第二节、目标与计划
岗位职责介绍（关键词：沟通、协助）
什么是目标？
目标：是个人、部门或整个组织所期望的成果。 目标管理：是用系统的方法，将庞大复杂的事情和行为，整理为关键性的 可控制目标的管理活动，激励所属成员高效实现组织目标的方法。
பைடு நூலகம்
目标与计划（关键词：沟通、协助）
公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）
公文拟写的基本步骤
明确发文主旨 收集有关资料 拟出题纲，安排结构 落笔起草，拟写正文 反复检查，认真修改
公文拟写与处理（关键词：简明、准确、实用）
步骤一、 明确发文主旨 1、文件的中心内容是什么？ 比如相关工作的改善、主要提出目前情况怎样、存在哪些问题等。 2、根据文件内容，准备采用什么文种？ 比如，针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规 定性质的通知等。 3、明确文件发送范围和阅读对象。 4、明确发文的具体要求。 例如：是要求对方了解，还是要求对方答复等。
（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；
（3）权威人士或代表人物的言论； （4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性
言论； （5）会议已议决的或议而未决的事项； （6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。
如何快速记录会议内容
1、剔除无关紧要的讲话内容 2、剔除无关紧要的句子成分（延缓性、修饰性） 3、搁置自己可以回忆的内容（理论、故事） 4、搁置自己可以查询的内容（政策、数据） 5、搁置自己可以推测的内容 宁断毋拖、宁疑毋缺、宁缺毋错
步骤二、收集有关资料，进行调查研究 发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题收集材料。当然
，这也要根据具体的情况。例如，通知、公告，一般来说不需要专门做收 集材料和调查研究工作。
目标与计划（关键词：沟通、协助） 计划工作的任务和内容
? 计划常用的三种结构是：文章式、表格式、时 间轴式。
? 编制计划要回答的三个问题是：做什么、谁做 、何时做。
目标与计划（关键词：沟通、协助）
? 计划必须是书面文件，必须规范，严格按照公 司《文件标准化管理规定》的各项要求进行编 写，书面计划包括的内容有：标题，编制时间 ，序号，项目，内容，起止时间，责任部门（ 人），备注，编制，审核，过程。
做好会议的记录工作
会议记录人员应具备的职业素质：
? 反应快——对问题迅速做出反应 ? 书写速度快 ? 知识面广——对专业术语有所反应 ? 记忆力强——记住发言者所说的前因后果 ? 组织能力强 ? 倾听能力强 ? 总结能力强
会议管理（关键词：目标、协作、落实）
会议记录的内容：
（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关 活动；
Company name
PowerPoint Template
? 把每一件简单的事做好就是不简单； ? 把每一件平凡的事做好就是不平凡。
培训内容
? 第一节 文秘职责 ? 第二节 目标与计划 ? 第三节 会议管理 ? 第四节 公文拟写与处理 ? 第五节 办公软件应用 ? 第六节 日常事务管理
文秘职责（关键词：沟通、协助）