采购发票管理规定

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商品采购发票管理规定

1.0目的

为规范商品采购发票的管理。

2.0适用范围

采购商品取得的所有发票。

3.0职责

3.1采购部负责催收取得采购商品的发票，及登记移交给财务部；

3.2财务部负责接收采购部及关联单位移交的发票，并进行认证、入账处理及核对。

4.0规定：

4.1采购部对所采购的所有商品，原则上必须全部取得增值税专用发票，并审核发票如下内容：

4.1.1购货单位、销货单位的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号是否填写完整、正确；

4.1.2发票上的购货单位与我方付款单位名称、账号一致；

4.1.3发票与实际采购商品品名、规格、供货厂家一致；

4.1.4发票填写内容是否打印清晰；

4.1.5是否包括发票联和抵扣联；

4.1.6是否附有清单；所附清单的是否有两份；清单上的销售额与发票上的不含税销售额是否相符；

4.1.7是否盖有销售单位的发票专用章，盖章是否清晰；

4.1.8发票金额与实际采购商品名称、入库清单是否一致；

4.1.9签收发票有不符合以上任一条的，应立即将问题发票予以退回给供应商，并要求供应商限期重新开具发票。

4.2采购部取得供应商专人送达或邮寄送达的专用发票时，需与实际请购及所收货物清单进行核对确认无误。

4.3采购在确认无误后交由采购商务文员每周按时间顺序填写“购进商品发票移交登记表”（见附表1）一式三联，并在收到发票的第二个工作日内移交给财务部主办会计签收。填写登记表每月最后一周有跨月份时，应按月分开。登记表

经移交双方签字确定认后，采购部留存一份、财务留存二份。登记表必需包括但不限于以下内容：

4.3.1购货单位；

4.3.2顺序编号；

4.3.3供应商名称、发票号码、开票日期、价税合计金额；

4.3.4发票合计份数、合计总金额；

4.3.5财务认证日期

4.4财务部主办会计根据采购发票和登记表进行核对，并根据采购发票办理冲回上月暂估入库、正式办理单据录入和入账手续。

4.5财务部主办会计应在收到采购部移交的采购发票之当日转给相应的购货单位主办会计。购货单位主办会计应将所接受的发票与采购部填写的“购进商品发票移交登记表”立即进行核对，核对无误后进行签字确认，并退一份登记表给采购部商务文员。采购部商务文员应将收回的登记表按年度、月份及其顺序装订保管。购货单位主办会计核对发票的内容包括：

4.5.1购货单位、销货单位的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号是否填写完整、正确；

4.5.2发票上的购货单位与我方付款单位名称、账号一致；

4.5.3发票与实际采购商品品名、规格、供货厂家一致；

4.5.4发票填写内容是否打印清晰；

4.5.5是否包括发票联和抵扣联；

4.5.6是否附有清单；所附清单的是否有两份；清单上的销售额与发票上的不含税销售额是否相符；

4.5.7否盖有销售单位的发票专用章，盖章是否清晰；

4.5.8发票上的金额、发票号码与移交登记表上的登记的价税合计金额、号码、份数是否一致；

4.5.9发票金额与实际采购商品名称、入库清单是否一致；

4.5.10所签收发票有不符合以上任一条的，应将问题发票予以退回给采购部，要求采购立即与供应商联系重新开具增值税专用发票。

4.6财务部主办会计收到发票后，应按周进行统计期未所有的进项发票的份数、金额和税额、填报进项管理和销项管理报表，并报财务主管，财务主管审核后呈报财务总监。

4.7主办会计应在发票移交登记表上注明增值税发票的认证和入账情况，并按月将接交发票与财务入账发票份数、金额进行核对，并确保所有的增值税进项发票均在规定时间内予以认证，确保所有采购发票均按规定时间入账，确保入账总份数、金额与购进商品发票移交登记表合计数相符。

4.8主办会计应在每月后10日内，将核对一致的上月“购进商品发票移交登记表”报送给财务主管，财务主管应在一周内审核确认主办会计对进项发票的认证和入账情况，并对异常情况进行跟踪落实解决。

4.9财务主管审核无误后，将登记表交由主办会计按顺序编号进行装订保管。

4.10集团公司内部各单位之间购销商品发票移交流程规定：

4.10.1由销售单位主办会计根据财务主管审核确定的销售发货金额进行开具增值税专用发票，并以登记表登记移交；

4.10.2购货单位主办会计对接收的购货发票按对外供应商采购取得的购货发票一样进行核对、认证与入账；

4.10.3财务主管对购货单位取得的进项发票与采购部移交的其他供应商处取得的发票汇总进行审核其份数、金额与认证和入账情况，并与增值税纳税申报表附列资料（表三）防伪税控增值税专用发票申报抵扣明细表进行抽查核对，并对存在的差异情况进行跟踪落实解决。

5.0拟订与修改

本规定由财务部负责拟订与修改。

6.0分发部门

本规定分发采购部、财务部、各子公司财务部。

7.0生效

本规定自**年**月**日起生效执行。

8.0附件

8.1购进商品发票移交登记表；

8.2商品采购发票流程图。