监理档案资料管理制度

监理档案资料管理制度

一、总则

1、监理资料管理是项目监理工作的重要组成部分，工作内容包括资料的填写制作、收集整理、归档移交。监理资料的管理工作由总监理工程师负责，并指定专人实施。

2、监理资料必须及时整理、认真完整、分类有序，资料应真实可靠、字迹清楚、签字齐全，不得弄虚作假或擅自涂改原始记录。

二、工程竣工前监理资料建档

1、监理资料就按照《监理归档资料分类表》（附表1）归类建档，分册装盒。

2、资料整理时，第一，按资料科目的顺序号排列。在同一科目中按资料发生时间顺序排列，工程报验单按项目划分表的分项、分部和单项工程顺序排列。第二，按资料科目归册，视资料多少可以装订成一册或若干册。

3、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程分别建档。

4、册内文件排列

①文字材料按事项、专业程序排列。同一事项的请示与批复不能分开、同一文件的印本与定稿不能分开、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

②图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

③既有文字材料又有图纸的，文字材料在前，图纸在后。

5、每册内应设目录（按统一格式）。资料归档时按目录内容要求即时记录，便于查询和以后整理，工程竣工前可暂不编页码。目录排列在册内文件首页之前。

6、每册卷盒封面和脊背正确填写档号、资料科目（资料科目填写在案卷题名栏中），封面还应该填写资料内容（按《监理归档资料分类表》），文字内容应与册内整理内容相吻合。

三、工程竣工后监理资料归档整理和移交

工程竣工后，监理人员应按照如下要求将监理资料归档整理：

1、归档资料的分类、排列、归档、封面脊背等要求同本规定第二条。

2、资料页码规定：

①每册内资料均单独编号，页码从“1”开始。

②页码编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸，页码一律在右下角。

③成套图纸或印刷成册的科技文件资料，自成一册的，原目录可以替代卷内目录，不必重新编写页码。

④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不必编写页码。

3、第一册资料要设有总目录和册内目录，其余册只要有册内目录即可。册内目录除符合本规定第三条要求外，还应填写册内所排资料的起始页码。

4、每册内资料的尾页之后应有备考表（按统一格式），并认真填写。

项目监理部应将归档整理后的完整的监理资料在工程竣工后一个月内移交公司办公室，并办理移交手续。监理资料的移交工作是考核项目监理人员工作质量的重要指标之一。

四、移交后监理资料的管理

1、公司办公室应指派专人负责移交后的监理资料的管理工作，做好接受登记记录，按照工程项目分存，并做好调阅登记工作。

2、监理资料的保管期限和销毁按照有关规定。

附表：

监理归档资料分类表