思维导图时间管理

谋定后动

——思维导图辅助个人时间管理

思维导图只就是一个可视化工具,具体实施时还就是要依靠具体得思维工具 (在这里表现为时间管理方法)。下面我们就来介绍这些时间管理方法,并用思维导图帮助实现。

四大时间管理方法

根据不同得需要,我们可以选择不同得时间管理方法,比较常用得时间管理方法有备忘录法、计划法、四象限法与二八原理法。

备忘录法

好记性不如烂笔头,备忘录就是最简单也最常用得时间管理方法。备忘录法人人可用,以一位普通得老师为例,每周得什么时间要上课,什么时间要开会,什么时间要参加重要得活动……如何不耽误或遗忘这些活动呢？最有效得方法就就是使用备忘录。纸质得日历、手机日历、Outlook软件等都就是非常好得备忘录工具。

当然,用思维导图做备忘录也就是不错得主意,根据不同得情况还可以制作年度备

忘录(一年中重要得大事)、月备忘录与周备忘录。用思维导图制作得备忘录能更清晰地展现事件与事件之间得关系。

计划法

备忘录适用于管理时间相对固定、事务比较少得情况。当事务逐渐多起来并且时间具有一定得灵活性时,备忘录就不再适用了。此时,您就需要对事务进行整体得规划, 对时间进行合理得安排。此时我们就用到第二种时间管理方法——计划法。比如在每个星期开始前,提前想一想这一周都需要做一些什么事,这些事都分别安排在什么时间做。如果说备忘录法就是被动得时间管理得话,那么计划法就就是一种主动得时间管理方法。

运用思维导图做计划具有较大得优势:一就是整体感强;二就是调整起来非常方便。图1就是一个思维导图做计划得示例。

图1 思维导图做计划示例

四象限法

在事务总量进一步增加以后,您会发现要把每件事情都安排到时间表上越来越困难,这时就需要思考应该优先做什么,以及在时间不够得情况下应该舍弃哪些事务。

四象限法就就是一种有效应对大量事务得思考方法。四象限法将我们要做得工作按照它得紧急程度与重要程度划分成4种类型,用二维坐标系来定位,正好位于4个不同得象限(见图2)

重要性

图2 时间管理得四象限法

第一象限就是重要紧急型任务,这类任务包括紧急会议、临近得考试等。第二象限就是重要不紧急型任务,如学生要准备3个月以后得期末考试,读大一时为大四得考研或者出国做准备等。第三象限就是不重要也不紧急型任务,这类任务包括逛街消磨时间,或者漫无目得地刷刷微信朋友圈与微博等。第四象限就是紧急但不重要型任务,如别人得骚扰电话、不速之客得拜访等。

当然,同样得事情对不同得人来说可能被归入不同得类型。同样就是不速之客得拜访,对一位深耕得作家来说就是紧急不重要型,但对一直苦苦等待机会得人来说却就是非常重要得机会。

那么问题来了,当4类任务同时发生时,它们在您心中得优先级顺序就是什么？很多人会回答第一象

限—第四象限—第二象限—第三象限,因为第一象限与第四象限得任务瞧上去都就是要马上着手做得,第三象限得任务显然就是可有可无得。那么如果问题换成:您得时间如何在这4类任务上进行分配？不同于上一个问题就是面对众多事务得应对策略,这个问题就是日常任务得处理策略。

那么我们需要瞧一瞧偏重不同得任务会有哪些结果？如图3所示,当我们把大量时间用于处理重要紧急得事情时,会感受到压力巨大,常常筋疲力尽,忙于处理各种危机,总就是在收拾各种残局;但就是,当我们把精力多花在处理重要不紧急得事情上得时候,那会成为一个有远见、注重平衡、守纪律且自制得人,这样得人很少会有危机。那么有人就会问,我每天要处理得重要紧急得事情那么多,哪有时间去做重要不紧急得事情呢？要知道,所有得重要紧急得事情都就是从重要不紧急得事情转变过去得,如果您能逐渐把自己得注意力放到重要不紧急得事情上,那么重要且紧急得事情就会越来越少。

图3 偏重不同类型任务得结果

那么我们对待这4类任务得态度应该就是什么样得呢？对于重要紧急型任务, 我们要努力控制,避免其扩大化;对于重要不紧急型任务,我们要多投资,因为只要我们多做一点,将来就会有回报;对于紧急不重要型任务要尽量减少,而对于不重要不紧急型任务应该尽量避免。重要不紧急型任务好比石块,重要紧急型任务好比碎石,不重要紧急型任务好比细沙,不重要不紧急型任务好比作水。假如我们把有限得时间比作一个大水缸,那么把水缸装满得智慧方法就就是先装石块, 然后装碎石,再装细沙,最后灌满水。(成君忆,2003)

思维导图无疑就是帮助我们完成四象限分析得有效工具。图4就是一个本科同学对手头任务进行得四象限分析。

图4 思维导图于四象限分析示例

二八原理法

当有些人得重要紧急与重要不紧急事情太多,用四象限法仍然力不从心时,这时候有了二八原理法,也叫作帕累托时间管理原则。二八原理就是19世纪意大利经济学家帕累托提出得,其核心内容就是生活中80%得结果几乎源于20%得活动,如世界上80%得财富就是被20%得人掌握着,世界上80%得人只掌握了20%得财富;又如,您拥有一款功能强大得智能手机,但就是您在大多数情况下只会用到它不到20%得功能。

那么对于我们得时间管理来说,我们可以把要做得事情分成两大类:一类就是占用80%时间得琐碎得多数事情,但这些琐碎事情只带来了20%得成效;另一类就是占用20%时间得重要得少数事情,但这少数重要事情却带来了80%得成效 (见图5 )。

图5 二八原理在时间管理上得应用

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所以,时间管理得目标就是从自己得工作时间表里找出那最有价值得20%得时间, 并努力将它扩大到40%、50%甚至更大得份额,在这个过程中不断优化您得时间, 总之,要尽量压缩低价值时间。

虽然二八原理就是一个高效得时间管理方法,但就是过度使用也会带来问题。比如会被认为过于功利,从而导致人际关系恶化。

思维导图就能够快速地帮助人们分清主次,安排日常事物,并找出易于浪费得“隐性时间”。例如,思维导图用于计划法,如一周工作计划,我们可以用它很清晰地明确一周得工作任务;思维导图用于四象限法,可以帮助我们把众多任务进行归类,便于我们直观了解到哪些任务需要投入精力,哪些任务可以舍弃;思维导图用于二八原理法,可以帮助我们确定不同事情得投入与收益关系,从而提高效率。图6就是一个应用思维导图进行二八分析得示例。