秘书工作机构的职能与要求
秘书工作职责与能力要求
秘书工作职责与能力要求2023年，秘书职业依然是一个不可或缺的重要职业，他们在公司和组织中的角色仍然是至关重要的。
虽然秘书角色在过去几十年中已经发生了改变，但是他们依然需要具备一定的职责和能力，以便在各种场合和环境中发挥作用。
一、秘书职责1.组织安排秘书是一个组织的核心，他们帮助管理人员安排会议、行程和日常工作。
组织和安排手段的有效性是秘书的工作成效关键，因此了解和应用工作计划、时间管理、协调和分配任务等技能至关重要。
2.通讯协调秘书在公司内部和外部之间充当通信联络桥梁。
因此，他们需要具备出色的沟通和交流技能。
他们需要向管理层、同事和客户提供有效的书面和口头信息，并确保所有人都准确理解。
3.文件记录和管理秘书必须确保所有公司的文件、记录、记录和报告都得到了保存和管理。
他们需要具备有效文件保存和记录保管技能，并且能够快速定位和提取公司信息。
4.安全与机密秘书必须保护公司机密和重要信息的安全性。
秘书必须遵循公司安全规定和机密保护协议，并保持机密文件的安全和可靠性。
5.财务管理秘书可能会负责管理公司的财务和账单，根据公司规定处理付款和账单。
这需要数值和财务技能，以及一个准确和可靠的工作状态。
二、秘书技能1.语言和沟通秘书的语言和沟通技能必须是顶尖的。
他们必须有能力写传真、文件、备忘录、会议纪要和格式良好的电子邮件等文书，并能够组织会议、预订场地、参与电话会议等。
2.组织和时间管理秘书必须具备组织能力和优秀的时间管理。
他们需要处理各种各样的工作，从时间表和会议到路线和订票。
他们需要快速高效地完成任务，并且能够组织自己的工作和优先级。
3.信息技术秘书必须掌握常用的Word、Excel、PowerPoint等办公软件，以及电子邮件、团队协作工具和在线日历等。
此外，必须能够快速学习和适应最新的技术。
4.对公司的理解及行业趋势秘书需要了解公司的运营方式和目标，并具备相应的行业知识。
他们需要了解公司结构和运作，以便更好地管理业务流程和参与决策。
秘书工作机构的职能与工作要求
综合性
秘书工作机构负责处理 组织内外的各类事务， 具有综合性和全面性。
秘书工作的重要性
01
02
03
04
组织协调
秘书工作机构协调组织内各部 门的工作，确保组织高效运转
。
信息传递
秘书工作机构负责信息的上传 下达，保障信息传递的准确性
和及时性。
决策支持
秘书工作机构为领导层提供决 策支持，协助领导做出科学决
秘书机构需协助领导安排日程，协调各项事 务，确保工作顺利进行。
接待来访与安排出差
秘书机构需负责接待来访、安排出差等事务， 确保工作顺利开展。
物资采购与管理工作
秘书机构需负责物资采购、保管、发放等管 理工作，确保物资充足、有序。
财务管理与报销工作
秘书机构需协助处理财务相关事务，如报销、 预算编制等。
协调沟通职能
协调内部关系
秘书机构需协调组织内部各部门之间 的关系，促进合作与沟通。
沟通外部单位
秘书机构需与外部单位建立良好的沟 通关系，维护组织形象。
代表组织参加会议和活动
在领导无法出席的情况下，秘书机构 需代表组织参加各类会议和活动。
协助解决矛盾和问题
秘书机构需协助领导解决组织内外部 的矛盾和问题，维护组织稳定。
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责任心
秘书应具备强烈的责任心， 对工作细致入微，尽职尽 责。
忠诚度
秘书应忠诚于组织和领导， 保守机密，不泄露信息。
主动性
秘书应积极主动地完成工 作任务，不推诿、不拖延。
Hale Waihona Puke 知识结构要求专业知识
法律知识
秘书应具备秘书专业知识，熟悉秘书 工作流程和规范。
第三章 秘书机构
• 社会团体的秘书工作机构
– 命名为“秘书处”，采用综理制。 命名为“秘书处” 采用综理制。
• 临时性的秘书工作机构
– “秘书处”，采用综理制或分理制。 秘书处” 采用综理制或分理制。
• 以所属机关和专业性质同时命名的办公室
– 不属秘书工作机构，是直属部门。（如：国台办、假日 不属秘书工作机构，是直属部门。（如 国台办、 6 。（ 办）
8月的广州，台风“碧利斯”刚过去不久，市民还在为粤北 月的广州，台风“碧利斯”刚过去不久， 灾民捐灾、高校正忙于录取新生之时， 灾民捐灾、高校正忙于录取新生之时，一起与教育有关的事 再次惊动了广州市民。 件，再次惊动了广州市民。 8月4日，广东电视台珠江频道“晚间新闻”播出一则新闻 广东电视台珠江频道“晚间新闻” 一个名叫孟浩的省政协委员， 说，一个名叫孟浩的省政协委员，在广州市教育局求见该局 领导时被拒，并被威胁“报警” 领导时被拒，并被威胁“报警”。 这则电视新闻很短， 52秒 其后引起的反响， 这则电视新闻很短，仅52秒，其后引起的反响，却也许是当 事人双方始料未及的。第二天，中央电视台、 事人双方始料未及的。第二天，中央电视台、北京电视台等 多套新闻栏目同时采用了这一新闻《南方都市报》 多套新闻栏目同时采用了这一新闻《南方都市报》、《羊城 晚报》 人民政协报》 北京青年报》 晚报》、《人民政协报》、《北京青年报》等多家报刊也纷 纷刊文或发表评论，一些电台甚至为此开通了讨论热线。 纷刊文或发表评论，一些电台甚至为此开通了讨论热线。
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“孟浩事件” 孟浩事件”
《政协委员求见官员竟要报警》，2006年8月4日，广东电视台的一则 政协委员求见官员竟要报警》 2006年 新闻引发了公众对广州市教育局的一场围剿；置身漩涡之中的该局，态度 新闻引发了公众对广州市教育局的一场围剿；置身漩涡之中的该局， 从傲慢趋于强硬、最后以道歉收场。在这起冲突中，究竟伤了谁? 从傲慢趋于强硬、最后以道歉收场。在这起冲突中，究竟伤了谁?
精选总结-秘书工作机构的职能与工作要求
二、 秘书机构的领导关系
（一）秘书机构只直接对所属机关负责
1.“条条”领导关系：教育部和重点院校，并 对下级教委(厅)有领导关系；铁道部直接领导 各大铁路局。 2.“块块”领导关系：如省、市、县人民政府 分别领导属下各厅、各局、各区等。
秘书机构只直接为本单位领导服务，对下或上 不存在领导或被领导关系，各级秘书部门之间 不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘 书机构之间存在相对的封闭性。
（二）秘书机构之间的联系
纵向联系
上级秘书机构有义务对下 级秘书机构进行业务上的 指导。这种业务指导关系 体现在由上级领导机关 (不是秘书部门)颁发制度、 指示和通知，或召开专业 工作会议，解决存在的问 题。
职能性机构 承担具体业务工作， 专业性强，分工明确， 职能界线清晰；
综合性机构 不承担具体业务工作， 处理综合事务，全面 协调，拾遗补缺
（二） 秘书工作机构的性质
秘书部门是直接 辅助领导工作的。 活动形式是向上 辅助，而非向下 指挥或执行监督
辅助性
秘书部门为领导、 其他部门和全体 成员服务。包括管理 服务、信息服务、生活 服务和事务服务。是秘 书部门的本质特征。
中级和中型企事业单位的秘书工作机构，它往往在领 导的直接指挥下收集信息、传达指令、辅助管理并从 事一般文书、事务工作。通常被称之为“秘书工作部 门”。其地位见下图：
领导部门
下级组织 下级组织 秘书部门 职能部门 职能部门
一、 秘书工作机构的地位
秘书工作岗位
基层组织和小型企事业单位，由于其规模小、人员少 ，往往不设独立的“办公室”，只配置一、二名专职 或兼职秘书，作为主管的工作助手。
秘书工作机构的职能与要求
秘书工作机构的职能与要求秘书是一个组织中非常关键的职位。
作为一名秘书，他/她需要承担各种职能，并具备一定的要求和素质。
本文将介绍秘书工作机构的职能与要求。
首先，秘书的职能是协助管理层进行日常工作和决策。
秘书需要协助管理层安排会议，起草和处理文件，管理信息和档案，以及跟进和协调各种任务。
秘书还需要负责安排来访者的会议和行程，为管理层提供必要的支持，并协助解决问题和决策。
其次，秘书还需要负责组织和管理办公室的日常运作。
这包括安排和处理来访电话和邮件，管理办公用品和设备，协调办公区域的卫生和维护等。
秘书还需要与各个部门和团队保持良好的沟通，并协助解决办公室相关问题和需求。
另外，秘书还需要负责处理机密和敏感信息。
秘书通常需要与高级管理层一起处理涉及机密信息的文件和事务。
秘书需要保证这些信息的机密性，并且在处理中遵守相关的法律法规。
此外，秘书还需要具备一定的组织和管理能力。
秘书需要能够合理安排时间和资源，有效管理日程和任务。
秘书还需要具备良好的问题解决和决策能力，能够快速响应和处理各种问题和情况。
对于秘书的要求，首先是对秘书工作的理解和熟悉。
秘书应该对组织的架构和运作有基本的了解，熟悉相关的工作流程和流程。
秘书需要具备良好的沟通和协调能力，能够与各方合作和沟通。
秘书还需要具备较强的组织能力和细致性，能够处理和管理多个任务和细节。
其次，秘书还需要具备一定的专业知识和技能。
秘书应该熟悉并熟练使用办公软件和工具，如Microsoft Office和电子邮件。
秘书还需要具备一定的文件处理和处理能力，能够准确快速地处理文件和信息。
另外，秘书还需要具备一定的语言和书写能力。
秘书通常需要起草和处理文件和邮件，因此良好的语言和书写能力是必要的。
秘书的语言表达能力应该清晰准确，避免歧义和误解。
此外，作为一个职位要求相对较高的职位，秘书还需要具备一定的职业道德和操守。
秘书需要保守机密和敏感信息，并遵守组织的规章制度和职业准则。
秘书机构主要职责介绍
秘书机构主要职责介绍秘书机构是组织或企业中的一个重要部门，负责协调和管理行政事务，以确保组织的顺利运作。
秘书机构的主要职责包括以下几个方面：1. 文秘工作：秘书机构负责处理和管理文件、文件和其他文档。
他们负责收集、整理和分类文件，确保文件的安全和保密性。
此外，他们还负责记录和保留组织的重要信息和文件。
2. 会议和会议管理：秘书机构负责筹备和管理组织的会议和会议。
这包括确定会议日期、地点和议程，发送邀请函和提醒，准备会议材料和记录会议纪要。
他们还负责与与会人员沟通，组织会议设施和设备，并确保会议的顺利进行。
3. 文件和报告的准备：秘书机构负责协助组织的领导层准备文件和报告。
他们负责收集和整理信息，并根据需要编写和编辑文件和报告。
秘书机构还负责审查和校对文件，以确保其准确性和完整性。
4. 组织对外联络工作：秘书机构负责与外部实体（如客户、供应商、合作伙伴等）进行沟通和协调。
他们处理来自外部实体的咨询和请求，并与相关部门合作解决问题。
此外，他们还负责组织招待会和活动，以促进组织与外部实体之间的良好关系。
5. 行政支持和日常管理：秘书机构负责向组织的领导层提供行政支持和日常管理。
他们协助领导层安排日常工作，并处理各种行政事务，如差旅安排、会议安排、办公用品采购等。
秘书机构还负责组织领导层的行程和日程安排，并代表他们回答电话和处理电子邮件。
6. 保密性和合规性管理：秘书机构负责确保组织的保密性和合规性。
他们负责管理访客、控制文件和访问权限，并监督组织遵守法规和规范。
秘书机构还负责处理组织内部和外部的投诉和矛盾，并与相关部门合作解决问题。
7. 人力资源管理：在一些组织中，秘书机构还负责人力资源管理工作。
他们负责招聘和筛选员工，编制和执行员工福利计划，并协助制定和实施人力资源政策和流程。
此外，他们还负责员工培训和发展，以提高组织的整体绩效。
总之，秘书机构是组织中不可或缺的一部分，承担着协调和管理行政事务的重要职责。
秘书工作机构的职能与要求
（2）组织形式
• 分理制：就是下面再设部门，以处理各种 不同的秘书工作。部级机构、厅局级机构 以及大中型企业单位一般采用分理制。如 国务院办公厅下设秘书局、机要局、信访 局等。 厅局级机构下设单位称为处，如秘 书处、机要处、信息处等。
• 综理制：所有秘书工作由办公厅或办公室 统一或分派人员办理，适合秘书工作量不 太大的机关或单位。如市、县政协和多数 企事业单位一般采用综理制。
3、秘书工作机构成员
• （1）秘书班子成员的不同层次要求 • （2）秘书班子的群体优化 • 第一：“异质结合”原则，即由不同的专 长、学历、能力、年龄以及性格、性别的 人员组合。 • 第二：合理分工，密切合作，使职得其人， 人尽其才。
[案例]
• 30出头硕士毕业的李某年轻有为，已是某 市政府机关办公室的副主任。老主任对李 某的工作相当支持，在李某主持下，办公 室的各项工作开展得相当顺利，办公室的 人员也干劲十足，工作一派欣欣向荣。后 来老主任退休了，上级派来了一位拥有博 士学位，同样非常年轻的孙某任正主任。
（三）秘书工作机构的职能与工作要求
• 1、秘书工作机构的职能 • （1）助手职能 • 帮助或代替领导处理日常文件、通讯、联络、接 待等事务； • 帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工 作的正常运转； • 承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情 况； • 经领导授权调查或处理突发事件或完成特殊使命； • 在会议、文件、廉政等方面为领导把关。
• （6）公关职能
• • • • • • • • •
2、秘书工作机构的工作原则与要求 （1）明确职责、权限、目标、任务 （2）制定秘书工作的各项制度和标准 （3）分清主次，有条不紊 （4）科学地安排工作程序 （5）准确细致，切实无误。 （6）迅速果断、讲求时效 （7）忠于职守、安于职分 （8）加强教育、管理，不断提高素质、能力
第三章：秘书工作机构的职能与工作要求
第三章：秘书工作机构的职能与工作要求一、教学目标使学生了解秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质，秘书机构的职能与工作要求以及秘书部门和人员的管理。
二、教学重点、难点秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质。
三、教学设想1、课时安排：4课时2、教学方法：讲授法、问答法、讨论法四、教学过程：第一节秘书工作机构的设置（1课时）领导工作离不开秘书工作的辅助,因此领导需要秘书,党政机关和企事业单位等社会组织需要设立秘书机构。
秘书机构的设置是秘书工作的宏观管理问题,它直接关系到秘书工作效率的高低,因此如何设置秘书机构就成为秘书学必须研究的重要问题之一。
（一）秘书工作机构的涵义在我国秘书学界的各种专著、教材、学术论文中，有一个有趣的现象是，尽管对“秘书”的定义差别很大，对“秘书”这一基本概念的定义多达几十种，但对于“秘书机构”的理解，则并没有多大的分歧：秘书机构就是指各级各类机关、单位中区别于具体业务部门的综合办事机构。
在基层机关或较小的企事业单位，秘书部门就是“办公室”；在较高层次的机关或大型企事业单位，除了办公厅以外，独立于办公厅的“政策研究室”、“信访办公室”等也属于秘书机构。
所以，现阶段我国秘书机构有广义和狭义之分。
广义的是指处于机关单位综合枢纽地位、直接隶属于机关首长，全面辅助领导机关的办公部门。
一般来说，在高层称为办公厅，比如湖南省委办公厅，长沙市委办公厅，长沙市人民政府办公厅，在基层称为办公室，比如我们学校办公室。
主要负责政策研究、日常行政与机关事务三大方面工作。
狭义的是指统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，从事辅助机关单位及其负责人办理秘书业务的部门，包括秘书处、秘书科等，又如我们学校办公室，下面又细分为三个科室，秘书科、机要科、网络科，有些单位还细分为接待科等。
（二）秘书机构的组织形式至于秘书工作机构的组织形式，教材上提出了分理制和综理制。
1、分理制分理制，顾名思义，就是将工作内容进行分工，采用分部门办公的形式。
秘书工作机构职能及要求
（6）设置的普遍性
秘书机构的设置不以机关单位的性质为转移， 其基本职能也没有差异，只是秘书机构在运作过 程中所涉及的专业和行业方面的内容有所不同而 已。
三、秘书工作机构的职能与工作要求
1、秘书工作机构的职能
（1）助手职能 无论是辅助决策、协助管理还 是承办各种实务，无不体现了帮助领导工作的正 常运转，起到领导的直接助手的作用。
行政司
负责国务院领导同志的服务事务和机 关的后勤管理工作。
财务室（副司局级） 负责机关财务、国有资产管理；制定 机关政府采购工作相关制度，承办机关政 府采购计划、合同审批工作，监督机关政 府采购执行情况。
机关党委
负责机关的党群工作。
离退休干部局
负责机关的离退休干部工作。
二、秘书工作机构的地位与性质
国务院副秘书长（正部级） 1．尤权（国务院机关党组副书记）：负责 国务院办公厅（国务院机关党组）常务工 作，保障副总理李克强日常工作 2．焦焕成（国务院机关党组副书记）：主 要负责国务院机关的后勤保障工作，兼任 国务院机关事务管理局局长 3．张勇：国务院副秘书长、机关党组成员 、 国务院食品安全委员会办公室主任 4．舒晓琴：兼任国家信访局局长
中级组织和中型企事业单位的秘书工作机构对领导 部门或领导人的从属性更为明显。它往往在领导的直接 指挥下收集信息、传达命令、辅助管理并从事一般文书 、事务工作。通常被称之为“秘书工作部门”。其地位 和作用见下图：
领导部门
下级部门
下级部门
秘书部门
职能部门
职能部门
无论是秘书工作机关或是秘书工作部门，其地位与 下级组织和职能部门平级，但作用则高。
（4）服务性
相对于整个机关或企事业单位而言，是一个综 合性办事机构，不仅为领导部门和上级机关服务 ，也为下级组织、其它部门、全体成员服务。又 不仅是管理服务和信息服务，也包括生活服务和 事务服务。
第三章 秘书工作机构的职能与工作要求
一 秘书工作机构的设置
1.设置原则： 精简、纵向层次尽量少、横向幅度 可适当加大； 2.秘书工作机构的名称与组织形式： 秘书工作机构的涵义； 组织形式：分理制和综理制
二 秘书工作机构的地位与性质
1.秘书工作机构的地位：(秘书工作机关）
首脑机关
秘书机关
下级组织
下级组织
职能部门
职能部门
二 秘书工作机构的地位与性质
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
秘书工作机构的地位：(秘书工作部门）
领导部门
下级组织
下级组织
秘书部门
职能部门
职能部门
二 秘书工作机构的地位与性质
2.秘书工作机构的性质： 机密性； 辅助性； 综合性； 服务性。
三 秘书工作机构的职能与工作要求
三 秘书工作机构的职能与工作要求
3.秘书工作机构成员（不同层次要求）
知识 理论政策修养 思想作风 基础知识 能力 管理组织协调专业知识 职业道德 技术统计 层次 预测决策 口头表达 实际操作 高层 中层
基层
三 秘书工作机构的职能与工作要求
秘书工作机构成员（秘书班子群体优化） 异质结合原则； 合理分工、密切合作； 不断运动；
1.秘书工作机构的职能： 助手职能； 参谋职能； 枢纽职能； 协调职能； 保密职能； 公关职能。
三 秘书工作机构的职能与工作要求
2.秘书工作机构的工作原则与要求：
明确职责、权限、目标、任务； 制定秘书工作的各项制度和标准； 分清主次、有条不紊； 科学安排工作程序； 迅速果断、讲求实效； 准确细致、切实无误； 忠于职守、安于职分； 加强教育、管理，不断提高素质、能力。
第三章：秘书工作机构的职能与工作要求
第三章：秘书工作机构的职能与工作要求一、教学目标使学生了解秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质，秘书机构的职能与工作要求以及秘书部门和人员的管理。
二、教学重点、难点秘书工作机构的设置，秘书机构的地位与性质。
三、教学设想1、课时安排：4课时2、教学方法：讲授法、问答法、讨论法四、教学过程：第一节秘书工作机构的设置（1课时）领导工作离不开秘书工作的辅助,因此领导需要秘书,党政机关和企事业单位等社会组织需要设立秘书机构。
秘书机构的设置是秘书工作的宏观管理问题,它直接关系到秘书工作效率的高低,因此如何设置秘书机构就成为秘书学必须研究的重要问题之一。
（一）秘书工作机构的涵义在我国秘书学界的各种专著、教材、学术论文中，有一个有趣的现象是，尽管对“秘书”的定义差别很大，对“秘书”这一基本概念的定义多达几十种，但对于“秘书机构”的理解，则并没有多大的分歧：秘书机构就是指各级各类机关、单位中区别于具体业务部门的综合办事机构。
在基层机关或较小的企事业单位，秘书部门就是“办公室”；在较高层次的机关或大型企事业单位，除了办公厅以外，独立于办公厅的“政策研究室”、“信访办公室”等也属于秘书机构。
所以，现阶段我国秘书机构有广义和狭义之分。
广义的是指处于机关单位综合枢纽地位、直接隶属于机关首长，全面辅助领导机关的办公部门。
一般来说，在高层称为办公厅，比如湖南省委办公厅，长沙市委办公厅，长沙市人民政府办公厅，在基层称为办公室，比如我们学校办公室。
主要负责政策研究、日常行政与机关事务三大方面工作。
狭义的是指统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，从事辅助机关单位及其负责人办理秘书业务的部门，包括秘书处、秘书科等，又如我们学校办公室，下面又细分为三个科室，秘书科、机要科、网络科，有些单位还细分为接待科等。
（二）秘书机构的组织形式至于秘书工作机构的组织形式，教材上提出了分理制和综理制。
1、分理制分理制，顾名思义，就是将工作内容进行分工，采用分部门办公的形式。
秘书岗位职责工作内容及任职资格要求
秘书岗位职责工作内容及任职资格要求
一、秘书岗位职责
1. 协助领导开展工作，为领导提供各种支持和帮助，协调内外关系；
2. 接待来访者，安排会议和活动，收发文件及资料，并进行保密处理；
3. 组织会议，撰写会议纪要和报告；
4. 对领导的日程进行安排和跟踪，协助领导处理各类事务；
5. 管理档案和文件，定期整理档案资料，确保各类文件的准确性和完整性；
6. 安排出差和旅行，包括机票、住宿、交通等工作；
7. 根据领导的要求完成其他工作任务，如行政支持、协调安排等。
二、秘书岗位任职资格要求
1. 大学本科及以上学历，英语应用能力突出；
2. 具有较强的组织协调能力和沟通能力，良好的服务意识；
3. 熟悉办公自动化软件和办公设备，能够熟练操作电脑和各种办公设备；
4. 具有较强的语言文字表达能力和文案撰写能力；
5. 具有一定的商务礼仪和形象气质；
6. 有相关工作经验者优先考虑。
总之，秘书岗位是公司和领导的“右膀左臂”，岗位要求具备优秀的管理、协调和沟通能力，能够为领导提供良好的工作支持，保证各项工作的高效完成。
秘书职能和职责范本（3篇）
秘书职能和职责范本秘书是一个企业或组织中非常重要的职位，承担着许多关键的职能和职责。
作为一名优秀的秘书，不仅需要具备各种技能，还需要具备高度的责任心和良好的沟通能力。
本文将探讨秘书的职能和职责，以及如何在工作中发挥其作用。
首先，秘书的职能之一是协助管理层的决策。
秘书通常是企业或组织内部的信息中心，他们与各个部门的主管保持着密切的联系，并及时更新公司内外的动态信息。
他们负责收集、整理和分析数据，起草报告和提供相关的建议。
通过秘书的工作，管理层能够更好地了解企业的运营状况，并做出正确的决策。
其次，秘书在组织和协调会议方面发挥着重要的作用。
秘书负责安排和协调各种会议，包括董事会、高管会议和部门会议等。
他们需要与与会者沟通，确定会议的时间、地点和议程，并提供必要的文件和材料。
此外，秘书还需要记录会议的纪要，并跟进会议中的行动事项。
通过秘书的努力，会议能够高效地进行，达到预期的效果。
另外，秘书在处理日常工作中的文书和文件方面扮演着重要角色。
秘书通常负责起草和编辑各种文书，如信函、备忘录、报告等。
他们需要保证文书的准确性和规范性，并及时地发送和存档。
此外，秘书还负责管理和维护公司的文件和档案，确保文件的安全和易于查找。
通过秘书的工作，公司内部的文书效率得到了提高。
此外，秘书还有许多其他的职责。
他们可能需要处理来访者的接待和电话的转接，解决员工的问题和困扰。
他们还可能需要协助组织企业的活动和宣传，参与招聘和培训的工作。
在一些情况下，秘书还可能需要进行一些财务和人力资源的工作，如处理发票和报销申请，管理员工的考勤和假期等。
总之，秘书在企业和组织中扮演着不可或缺的角色。
他们负责协助管理层的决策，组织和协调会议，处理日常工作中的文书和文件，以及承担其他的各种职责。
通过他们的工作，企业和组织能够更好地运作和发展。
作为一名优秀的秘书，需要具备各种技能和品质，如沟通能力、组织能力、责任心等。
秘书的工作可能有时很繁忙和复杂，但是只要秘书能够充分发挥自己的能力和职责，就一定能够为企业和组织创造巨大的价值。
秘书工作机构职能与要求PPT课件
精简原则
秘书工作机构的设置应遵 循精简、高效的原则，避 免机构臃肿、人浮于事。
统一原则
秘书工作机构的设置应统 一领导、分级管理，确保 各项工作协调一致、高效 运转。
秘书工作机构类型
办公厅（室）
各级政府及政府部门的综合性 办事机构，协助政府和政府部
门领导处理日常事务。
秘书处（科）
机关、团体、企业事业单位的综 合性办事机构，负责文书处理、 机要保密、信访接待等工作。
争取支持
积极争取上级秘书工作机构的理解、支持和帮助，为下级秘书工作机构的发展创造有利条 件。
协调好与同级秘书工作机构关系
相互尊重
尊重同级秘书工作机构的职权和 地位，不干涉其内部事务，维护 彼此之间的友好关系。
加强沟通
定期与同级秘书工作机构交流工 作情况、经验和问题，共同探讨 解决方案，促进双方工作的顺利 开展。
主动思考建议
秘书应主动思考工作中遇到的问题，提出建设性意见和建议，为领导 决策提供参考。
积极为领导分忧解难
协助处理日常事务
秘书应积极协助领导处 理日常事务，如安排会 议、接待来访者等，减 轻领导的工作负担。
主动承担责任
秘书应主动承担责任， 积极解决工作中遇到的 问题和困难，为领导排 忧解难。
提供信息和建议
进度监控与反馈
绩效评估与奖惩
对各项任务的完成质量进行评估，根 据评估结果进行奖惩，激励员工积极 完成任务。
对各项任务的完成情况进行实时监控， 及时向领导反馈进度和结果。
03 秘书工作机构人员要求
政治素质要求
坚定的政治立场
秘书人员必须具备高度的政治觉悟，始终保持正 确的政治方向。
敏锐的政治观察力
能够准确把握政治形势，对政策变化有敏锐的洞 察力。
秘书工作机构的职能
秘书工作机构的职能秘书工作机构的职能秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。
那么秘书工作机构的职能有哪些呢?1、助手职能这表现在帮助和代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的精力与时间;帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转;承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情况;经领导授权调查和处理突发事件或完成特殊使命;还表现在会议、文件、廉政等方面为领导把关。
2、参谋职能这表现在调查与提供领导决策所需要的信息资料，支持领导决策;参与研究情况，提出分析或预测意见;应领导要求参与讨论或制定工作计划或实施方案;对下属组织和部门各种文件中的问题或差错提出解决建议或修改意见;对领导未能顾及的突发事件或工作缺陷提出应变计划和弥补措施;收集并研究反馈信息，为领导再决策提供依据。
3、枢纽职能秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽职能。
这主要表现在：向下级传达领导部门各种书面指示、计划、批示、通知以及口头指令;向下级转发上级领导和政府机关及有关部门的政策、法规、指令性文件;向下级转发相关地区、单位、部门的有参考价值的文件;向领导部门呈报下级的书面请示和报告;向领导部门和上级机关汇报下级的情况、要求、建议或批评意见;负责与有关地区(包括国外)、单位的业务联系，包括文件、信函、电报、电传、电话以及人员往来;负责与政府部门、新闻媒介单位、顾客与社区群众的沟通联络;负责领导人与领导人之间、领导人与职能部门之间、领导人与员工之间的`沟通联络。
4、协调职能秘书部门还负有在上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。
这主要表现在：协调中央与地方之间、地方与地方之间、部门与部门之间、或时间前后之间的政策矛盾;协调地区与地区之间、单位与单位之间的利害冲突;协调本单位与政府部门、新闻媒介、社区公众之间的矛盾冲突;协调领导人与领导人之间、领导人与员工之间、员工与员工之间的人际关系。
2024年秘书机构主要职责介绍（三篇）
2024年秘书机构主要职责介绍1.沟通信息当代秘书的重要作用之一就是充当领导的参谋和助手，要做一个诸葛亮式的高明参谋，除了自身的基本素质条件，还必须勤于收集信息，为辅助决策准备充足的材料和依据。
沟通信息的工作周而复始，永远没有尽头，是秘书机构永恒的职能。
____组织协调无论是传统的秘书机构还是现代秘书机构，办文、办会、办事都是其最基本的任务。
秘书机构在辅佐领导实施管理这一角度来说，它实际上就是办事机构。
然而秘书机构又往往不直接办理某一具体的事务，它主要是在其中起组织和协调作用。
一个组织在活动过程中，各个单位或部门能否和谐地配合，决定着组织功能的发挥程度。
现代社会的各种组织系统结构复杂、分工细密，不协调的因素是普遍存在的，这就需要一种力量经常性地进行协调，秘书机构处于联系上下、左右、内外的中介位置，便于进行协调工作，沟通各方意见，统一思想认识，设计最佳方案，采取有效措施，齐心协力做好工作。
秘书机构组织协调的原则是为了事业、为了团结、为了提高效率。
秘书机构协调的方面很广：领导班子之间、领导机关与下级机关之间、组织内部各平级机构之间、领导与群众之间都存在着协调问题。
在组织内部成员之中，由于每一个人的职位高低不同，职权范围不同，考虑问题的角度不同，人们对同一事物持有不同态度或有意见分歧是正常现象，这种现象的普遍存在决定了秘书机构协调工作的复杂性和经常性。
秘书机构的咨询职能有两方面的含义：一是针对上级机关而言，秘书机构必须随时准备接受上级机关的咨询，为领导机关的决策及时提供和反馈真实可靠的信息，并提出有价值的决篆建议;而针对下级机关而言，秘书机构要本着服务的宗旨，随时准备接受下级机关和人民群众的各类各种咨询，为他们耐心地解释政策、排除疑虑、指明方向及解决问题。
秘书机构作用介绍(一)参谋作用秘书机构是直接为领导服务的，而领导的根本任务就是贯彻____的方针政策，根据本单位、本地区、本部门的实际情况提出措施，部署本机关的工作，并对职权范围内的重大事项做出决策。
秘书的工作职责和要求
秘书的工作职责和要求介绍秘书的工作职责和要求作为一名秘书，其职责和要求是相对明确的。
他们需要为公司的高管或团队提供支持和保证工作的高效和顺利进行。
下面将介绍秘书的工作职责和要求。
一、日常行政事务的处理秘书在公司内负责处理日常行政事务，例如安排和预订会议室、管理文件、安排差旅行程、处理日程安排、策划团队活动等等。
在处理这些工作方面，秘书需要清晰精准地把握时间和需求。
二、协作和沟通技能秘书需要卓越的协作和沟通技能，以便与员工和上级领导高效沟通。
作为一名领导秘书，除了协助领导完成所有日常职责外，还将有机会参与项目，如活动筹备和执行、人力资源管理等等。
秘书需要有效的沟通技能来与团队内部的同事和外部的合作伙伴保持联系，保证信息的顺利流通。
三、保密性公司领导需要秘书签署保密协议并保证其对公司与客户信息的安全性和保密性。
因此，秘书需要对与工作任务相关的信息保持高度的保密性和机密性，并能够查看保密文件和公司机密。
四、操作和技术技能出色的操作和技术技能是秘书的基本要求之一。
其工作需要熟练掌握计算机软件和技术设备以便快速高效完成工作，并且需要秉持对未来发展的前瞻性和对技术新动向的探寻。
五、具有行业和商业知识秘书需要积累并了解行业和商业知识，在公司内部了解主要活动，并与同事和客户协调工作。
此外，了解公司存档、政策和流程也是必要的。
六、人际关系和人格特质秘书应该具备良好的人际关系和人格特质。
其职责需要高效处理与公司内外各层领导和合作伙伴的日常沟通。
秘书需要良好的社交技巧，了解团队和个人的需求，建立良好的人际关系。
七、时间管理和自我组织秘书需要在繁忙的工作环境中，高效地处理多种任务。
他们需要计划工作，并确保优先完成，并能够对突发的问题和变化作出反应。
秘书需要独立处理多项职责，因此自我组织和时间管理技能至关重要。
总之，秘书的工作职责和要求是非常复杂和丰富的，需要非常出色的协作，沟通技能和一整套操作和技术技能。
秘书需要在不断的工作任务和变化中保持高度的关注和专注，并努力保持自我组织和时间管理能力。
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其地位和作用可以用下图表示
首脑机关
秘书机关
下级组织
下级组织
职能部门
职能部门
• （2）中级组织和中型企事业的秘书工作机 构虽也配置一定的人员和设备，工作也是 既分工又合作，但对领导部门或领导人的 从属性更为明显。它往往在领导的直接指 挥下收集信息、传达指令、辅助管理并从 事一般文书、事务工作。通常被称为“秘 书工作部门”。
• 秘书科长对此很有意见，“本来只有5人的 秘书科，老、中、青比例为1：2：2，承担 全县的秘书工作游刃有余，现在一下子来 了5名不懂业务的老同志，10个人中有6名 科级干部，老中青比例一下子变为6：2：2， 秘书科一下子人满为患，以后工作可怎么 展开”;“怎么办呢，这些干部无专业特长， 平时你们不是老说工作忙，现在人多不就 力量大了吗，你的心思我也不是不明白”; 县长无奈地说，这样吧，在秘书科下再成 立3个室：文书室、机要室、综合室。
• 1953年，中央批转由毛主席亲自修改签发 的一份文件，文件批语是毛主席用铅笔写 的，文件由周恩来等中央领导传阅后，经 办部门为了保持主席手稿的整洁，便将主 席的批语重新打印了一份，后来以中央文 件形式下发。过了一段时间，毛主席发现 文件中的“付诸施行”印成了“讨论施 行”，便打电话来查问究竟，经查原来是 打字员将手写的“付诸”二字错打成了 “讨论”，
• （4）协调职能 • 负责上下左右之间沟通、协商，以消除隔 阂、调整关系、调解矛盾。
• （5）保密职能 • 妥善保管机密文件，会议精神、会晤中的内容中 所涉及的机密； • 保守企业资金、经营、生产工艺、账目、配方、 专利、知识产权、客户渠道等商业机密； • 保守领导人的住址、行踪、活动内容及个人隐私； • 保守员工的档案、升迁、调动等人事机密； • 保守涉及组织利益的其他秘密； • 监督机要部门、机要人员保守各种有形和无形的 机密。
临时性的秘书工作机构
• 秘书处，如企业的职工代表大会设“秘书 处”，视会议的规模大小、工作多少，采 用综理制或分理制，如大会秘书处下可再 分联络组、文件组、宣传组、后勤组等。
（三）秘书工作机构的地位和性质
• 从地位和作用来看，秘书工作机构有两种情况。 • （1）中央、省市的党委和政府机关的秘书工作机 构是组织严密、人员设施齐全、工作既分工又合 作的相对独立的工作机构。它承首脑之命，有召 集会议、发布文件、实施计划、指挥、控制的权 力。中央的秘书工作机构还有权制订秘书工作程 序、规范秘书工作技术、指导下级组织的秘书工 作，通常又被称为“秘书工作机 ”。
说话得体
• 某天上班时间内，老总走到策划部主管高 慧的身边突然问了一个莫名其妙的问题： “小高，我问问你，‘美眉’是什么意思?” 高慧忍不住地笑了：“您是不是也想找个 美眉?”“哪里，美眉是什么玩意儿我都不清 楚，我找它干什么?”老总说，“我在家老听 我孩子说美眉什么的，我问他什么意思， 他只朝我傻笑不告诉我，今天我听见我的 秘书在我办公室也说‘美眉’这个词，所 以好奇，问问你。”
• 狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、 室、股等部分，统辖于机关、单位或办公 厅之下，只负责文书、会务、联络、接待 工作。
注意
• ◆我们要分清两个误区： • ——并非所有的"办公室"都属于秘书机构。 如:外事办公室、侨务办公室、征兵办公室、 台湾事务办公室、工业交通办公室等就不 是秘书机构。因为这些机构所承担的职能 并非秘书机构的职责。
• ——在秘书机构内也有非秘书性质的部门。 如:"汽车队"、"保安处"、"文印室"等放入秘 书机构。另外有些地方也会把一些尚未成 熟的或难以独立的部门也放入秘书机构， 于是就出现了秘书机构中也存在着非秘书 性质的部门的现象。
• 下面是互联网上看到的大同煤矿集团公司机关设置的机构： • 董事会秘书处 董事会财务审计室 • 董会法律事务部 党委办公室 • 组织部 宣传部 • 纪委(监察) 工会 • 团委 信访处 • 总经理办公室 人事部 • 劳资部 生产技术部 • 财务部 企划部 • 通风处 安全管理监察部 • 非煤产业部 • 请指出这些机构中哪些属于秘书机构。
案例：“沉痛教训”
• 田真同志自17岁到西柏坡中央办公厅从事 秘书工作一直到离休,是一位经验丰富的老 秘书工作者。谈起秘书工作的经验，他体 会最深的就是在中央机关“秘书工作无小 事”，“不怕一万，就怕万一”。因此在 工作中一定要认真负责，兢兢业业，一丝 不苟。否则稍一疏忽，就可能给工作带来 不可挽回的损失。他说：“在这方面，我 们是有过沉痛的教训的。”
（2）组织形式
• 分理制：就是下面再设部门，以处理各种 不同的秘书工作。部级机构、厅局级机构 以及大中型企业单位一般采用分理制。如 国务院办公厅下设秘书局、机要局、信访 局等。 厅局级机构下设单位称为处，如秘 书处、机要处、信息处等。
• 综理制：所有秘书工作由办公厅或办公室 统一或分派人员办理，适合秘书工作量不 太大的机关或单位。如市、县政协和多数 企事业单位一般采用综理制。
秘书工作机构的职能与要求
• 秘书工作机构的设置 • 秘书工作机构的职能 • 秘书工作机构的工作要求
引入：案例
• 近年来，为配合上级机关的精简，某县陆 续接纳了5名精简下来的干部，其中正科级 2人，副科级3人。考虑到这5位干部均无专 业特长，年龄又偏大，分到职能部门，得 从头学起，弄不好还会影响职能部门的工 作效率，而秘书部门是综合办事部门，事 情又繁杂，没有专长也能做做，于是县长 把他们统统安排到秘书科工作。 •
2、秘书工作机构的性质
• 秘书工作机构由其职能据顶具有机密性、 辅助性、综合性、服务性四种特性。 • （1）机密性 • 秘书业机密、科技机 密），组织和参加各种会议（必然有部分 内容是涉及机密的），承领导之命办理各 种事务，负责组织内部的安全、保卫工作， 因此，首先具有机密性。
• 请问这则案例中，领导在安排办公室人员 （主任）方面有那些失误？为什么？
（四）秘书部门和人员的管理
• • • • • • 1、秘书部门和秘书人员管理的内容和要求 （1）机构与部门职责 （2）岗位责任制 （3）工作程序和工作方法 （4）信息系统 （5）办公自动化
2、秘书人员的自我管理
• （1）工作管理 • 第一，要有明确的工作计划。包括工作目标、内 容、分工或合作情况、工作步骤、方式、完成时 间、标准要求等等，都要了然在胸。 • 第二，要区分轻重缓急，决定工作次序，有条有 理地去进行。 • 无论做什么工作都要高标准、严要求。秘书工作 中许多看来是小事，但许多老秘书的体会是“秘 书无小事”。细小的差错往往影响大局。
• （2）辅助性 • 秘书部门直接辅助领导工作，办文办事办 会，通讯联络接待，传达领导指令，充当 参谋与助手，具有辅助性。 • （3）综合性 • 秘书部门的工作繁杂，涉及上下左右各方 面，既有政策性、原则性、总体性，又有 技术性、事务性，因此具有综合性。
• （4）服务性 • 秘书部门相对整个机关或企事业单位而言， 是一个综合性办事机构，不仅为领导部门 和上级机关服务，也为下级组织、其他部 门服务，又不仅是管理服务和信息服务， 而且包括生活服务和事物服务，所以说服 务性是秘书部门的本质特征。
（三）秘书工作机构的职能与工作要求
• 1、秘书工作机构的职能 • （1）助手职能 • 帮助或代替领导处理日常文件、通讯、联络、接 待等事务； • 帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工 作的正常运转； • 承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情 况； • 经领导授权调查或处理突发事件或完成特殊使命； • 在会议、文件、廉政等方面为领导把关。
• 大家原以为办公室主任和副主任都是能干的、高 学历的年轻人，办公室的工作一定会更上一层楼， 然而，情况恰恰相反，两位主任的意见常常对立 冲突，而且两人相互之间又不沟通，给予下属的 指令经常不一致。一件事若按副主任的要求去做， 权力更大的正主任要下属从头来过，这样搞得办 公室工作没有效率，时间也浪费了。更重要的是 让下级感到无所适从。而且这种"两驾马车"式的 管理方式越来越严重，使得整个办公室的管理相 当混乱，各项工作弄得一团糟。结果，领导将两 位主任全部替换，又派了一位主任，办公室工作 才理出头绪。
• 人员安排分别为：秘书科3位正科级干部， 文书室3人，其中1位副科级干部，机要室3 人，其中1位副科级干部，综合室4人，其 中1位副科级干部。反正再熬两年，他们就 要退休了。想来想去只有这样安排才最合 理。秘书处长无话可说。 • 问题是这样的安排是否真的合理呢？
秘书工作机构的设置
• 1、秘书工作机构的设置三原则 （1）精简原则。为了避免人浮于事。 （2）纵向层次少。为了上下沟通方便、及时， 避免中间阻隔和官僚主义。 （3）横向幅度大。因为秘书工作涉及面广， 头绪多，事务繁杂。
• （6）公关职能
• • • • • • • • •
2、秘书工作机构的工作原则与要求 （1）明确职责、权限、目标、任务 （2）制定秘书工作的各项制度和标准 （3）分清主次，有条不紊 （4）科学地安排工作程序 （5）准确细致，切实无误。 （6）迅速果断、讲求时效 （7）忠于职守、安于职分 （8）加强教育、管理，不断提高素质、能力
• （2）参谋职能 • 调查与提供领导决策所需的信息资料，支 持领导决策。 • 收集并反馈信息，为领导再决策提供依据。
• （3）枢纽职能 • 向下级传达领导部门各种书面指示、计划、 批示、通知和口令；转发上级领导和政府 机关及有关部门的政策、法规、指令性文 件；向下级部门转发相关地区、单位、部 门的有参考价值的文件；向领导部门呈报 下级的书面请示和报告、建议或批评意见。 • 负责与政府部门、新闻媒介等的沟通与联 络。
• 纵向层次多，横向幅度小，控制严，但上 下沟通不便。
• 纵向层次少，横向幅度大，灵活性、自由 度大，上下沟通方便。
2、秘书工作机构的名称与组织形式
• （1）名称：我国的秘书工作机构有广义和 狭义之分，广义的是指秘书长或办公厅主 任领导下的办公室，其名称由机关、单位 或首长名称加秘书机构名称组成，如国务 院办公厅、四川省人民政府办公厅、郫县 人民政府办公室等；