时间管理与工作效率培训教材

下午
冷静,沟通 (Action, Plan)
晚上
Relax,人文, Thinking
1.发球: EMail 1.面对面Follow
2.电话敲定事情 Up
/做事情 3.给Leader方向/
2.Go Around
画架构
3.沟通与协调
4.执行进行中项
目
1.思考问题
1.花1小时写作
2.写计划/
Update Follow
要
某些信件与报告 某些会议
某些无谓的请托
不紧急
制度兴革与推行 人才培训 计划拟定 提升产能与良率 提升研发能力 问题追踪与解决 琐碎的工作 某些信件 某些电话 处理部属职掌范围内的事 某些交际应酬
课程大纲
管理工作中的”七种浪费” 时间管理是甚么 时间管理的架构与陷阱 如何提高工作效率 计划展开 执行力的强化 Q&A
重要的事
紧迫的事 1 st
Fra Baidu bibliotek
不紧迫的事 2 nd
不重要的事
3 rd
4 th
行事之优先级
❖ 兼顾轻重缓急 ❖ 公文处理的分类
重要 不重要
紧急 不紧急
1
2
3
4
➢ 重视 “危机管理”，避免 “危机处理”
克服1.成本/效益分析法
... ... ... ... ... ...
成本
... ... ... ... ... ...
让闲置的“动”起来
闲 置
机构重迭,职能重迭……形成人浮于事, 使生产经营要素不能得到有效利用,造成闲 置的浪费.
常见的闲置现象： ☆ 固定资产的闲置 ☆ 工作流程的闲置 ☆ 人员的闲置 ☆信息的闲置
应付现象最常见
应
应付的浪费主要是由责任心不强和
加工素质低下造成的,它实际上是工作中的失 职,这种浪费对组织的损害是隐性的,是一
造成无序的原因: ☆ 职责不清造成的无序 ☆ 业务能力低下造成的无序 ☆ 有章不循造成的无序 ☆ 业务流程的无序
协调不力企业丧失凝聚力
协调 不力
有了良好的协调,就会出现1+1>2的 效应.如果协调不力,就会造成工作停滞等 方面的浪费.
常见的协调不力现象： ☆ 工作进程的协调不力
☆ 上级指示的贯彻协调不力 ☆ 业务流程的协调不力 ☆信息传递的协调不力
不合理的时间配置
I. 45%
处理危机
II. 35%
II 5%
IV
15%
正确的时间配置 明智的时间配置
I
1.重要的事情着重在Plan
Plan着重在Do
Do着重在Check
Check着重在Action
2.重要的事情要逐渐地交给
信任的部属,这叫“灌能”
II
陷阱二:拖延
❖ 除了第四项以外,其它的做起来都不太愉快 ❖ 不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情
up进度(1hr)
3.Update/Modify
进行中项目
周一到周五的工作性质参考 2.每周工作性质分配法则
礼拜一二
礼拜三四五
礼拜六日
备注
活力充沛,冲劲 与勇气兼俱 (Do)
思考迟顿,放松, 沟通 (Check)
冷静,思考 (Action, Plan)
1.大型专案丢球 1.Follow Up一
2.组内专案丢球 二所丢的球
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Charles Liu
如何展开你的计划
❖ 一日之计在于昨天下班前 ❖ 一周之计在于周日 ❖ 一月之计在于月底
良好的时间管理来自于计划
紧迫的事
不紧迫的事
重要的事 不重要的事
均衡
花时间在计划上才是最节省时间的作法
耗用时间 不 好
A C D P
好 耗用时间
80/20法则1/2
❖the Vital Few & the Trivial Many
❖ 当你开始不满于现状时,表示会有新的事物发生在 你的身上…但是要用对“新的思考方式”
课程大纲
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Charles Liu
请排出正确的行事优先级
紧迫的事
不紧迫的事
重要的事 不重要的事
? ? 1 st
2 nd
急 AC 重
? ? 3 rd B D 4 th
轻
缓
正确的行事优先级
紧迫的事
重要的事
1 st
急
不重要的事
3 rd 轻
不紧迫的事
2 nd 重
4 th 缓
事务的定义(1)
紧迫的事
设备故障,生产停摆 重伤害急救
重要的事 员工产生肢体冲突
顾客抱怨 停电
有些电话 有些不速之客到访
不重要的事 有些会议之出列席
❖ 每个人都有一个好朋友,叫“施小惠”,可以适 当地拒绝.
Conclusions:时间管理架构
紧迫的事
不紧迫的事
重要的事 不重要的事
均衡
课程大纲
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Charles Liu
如何提高工作效率
目标金字塔
长程目标 年目标 季目标 月目标 周目标 日目标
如何列管重要计划
❖ 将自己短中长期的计划依 工作,个人及生活这三个主 轴一一列举出来,并算出每 个计划的效益.
❖ 在同一个时间点进行这三 个主轴的前3个专案(项目 件数依自己能力而定,红线 的左手边)
❖ 有项目结束之后下一个项 目就可以往左递补
☆ 计划编制无依据
☆ 计划执行不严肃
☆ 计划检查不认真
☆ 计划考核不到位
☆ 投入生产不匹配
提升时间管理技能的方法
❖ 建立正确的时间观念
观念
行为
跨越时间的陷阱
➢ 了解导致时间浪费的因素
绩效
课程大纲
管理工作中的”七种浪费” 时间管理是什么 时间管理的架构与陷阱 如何提高工作效率 计划展开 执行力的强化 Q&A
好处
克服2.思维习惯的改变
❖ 这件事令人感到为难,但是它非做不可,因此我将 立即做完它,以便尽早忘掉它.
❖ 养成速战速决的习惯
❖ 将事情切成好几块小块任务,快速地完成每一块的 任务
❖ 完成最关键的部份,让事情看起来像做完80%一 般
陷阱三:事必亲躬
❖ 韩非子.八经 ▪ 下君,尽已之能 ▪ 中君,尽人之力 ▪ 上君,尽人之智
❖ 柏拉图法则
❖ 花最少的力气,获得最多的效益
❖你所完成的工作里, 80%的成果,来自于20% 的时间 ->也就是说80%的努力是与成果无关的
20/80 法则
❖ 重要的少数(20%)与琐碎的多数(80%) ❖ 用80% 的时间处理20% 重要的事情
琐碎的 80% 多数事物 时间
重要的
20%
少数事物 时间
140 125
120
100
100
80
80
64
60
48
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36 27
20
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12
12
0
專
專
專
專
專
專
專
專
專
專
案
案
案
案
案
案
案
案
案
案
一
二
三
四
五
六
七
八
九
十
140 125
120
100
100
80
80
64
60
48
40
36 27
20
18
12
12
0
學
學
學
學
學
學
學
學
學
學
習
習
習
習
習
習
習
習
習
習
一
二
三
四
五
六
七
八
九
十
140 125
重要的事情 1.工作计划 2.人生规划 3.家庭,健康,财富
Schedule List 1.Meeting 2.行事历 3.纪念日
善用颜色管理的功能
课程大纲
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Charles Liu
管理“七种浪费”
等待浪费
无序浪费
管 理 常 见
7 协调不力浪费 大 浪 闲置浪费
为了找出产生生产浪费的深 层次原因,使消除浪费的活动深入 有效的开展下去,我们首次提出管 理工作中的“七种浪费”的概念.
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Charles Liu
时间管理不是什么?
❖ 时间本身不是问题.因为每个人每天所拥有的时间 都是一般地多
❖ 所以时间管理的问题本身不在于时间,而是在于自 己如何善用及分配你自己的时间
时间管理是什么?
❖ 时间管理就是自我管理
❖ 自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富 效能 ▪ 把事情很快地做完,叫做效率 ▪ 把事情很快又很对地做完,叫做效能
的 费 应付浪费
低效浪费
“不合理”浪费
管理工作不能“等”
等
等待在工作中大量存在,主要是 中层管理人员缺乏责任心和主动精神, 不愿承担责任造成的.
待
等待的浪费主要表现在以下几方面： ☆ 等待上级的指示
☆ 等待下级的汇报
☆ 等待对方的回复
☆ 等待生产现场的联系
把无序变有序
无 序
“没有规矩,不成方圆”,这句古语 说明了秩序的重要性.无序出现的频次 多,会造成企业的管理混乱.
时间管理与工作效率
Nov., 11, 2010 Charles Liu
Charles Liu
课程大纲
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Charles Liu
前言 时间的独特性
❖ 供给毫无弹性 ❖ 无法储存 ❖ 无法取代 ❖ 无法失而复得
20% 成效
80% 成效
20/80法则的例子
❖ 80%的营业收入来自20%的客户 ❖ 80%的讨论出自20%的与会者 ❖ 80%的客诉来自20%的客户 ❖ 80%的人口集中在20%的地区 ❖ 80%的看电视时间都花在20%的节目 ❖ 80%的物料成本集中于20%的物料 ❖ 80%的员工问题都出在20%的员工
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Charles Liu
常见的时间陷阱
❖ 欠缺计划 ❖ 事必躬亲 ❖ 会议过多 ❖ 不会拒绝他人之托 ❖ 拖延的恶习 ❖ 电话/不速之客的干扰 ❖ 文件满桌 ❖ 上司
陷阱一:时间的配置不对
❖Reaction消极回应 VS Proaction积极掌握 ❖ 危机就是转机 ❖ 规划重于做事 ❖ 最好的控制是预防 ❖ 预防胜于处理
1.了解自己每天工作时段的特性,善用之. 2.以PDCA分布周一到周五的工作性质. 3.保持良好的体力;养成运动的习惯 4.身心均衡地发展;培养良好的嗜好
每天工作时段的特性参考 1.工作时段分配法则
早上
活力充沛,冲劲 与勇气兼俱 (Do)
中午 13:00~15:00
思考迟顿,适合 散心,放松 (Check)
❖ 将三个分数相乘,分数最高者为最优先执行的计划
课程大纲
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Charles Liu
时间管理的利器: to-do List
紧急的事情 1.老板今天交待 2.临时状况
备忘录备忘录
Routine Work 1.日常工作 2.定期约会
付
种慢性毒药. 常见的应付现象：
☆ 应付基础工作
☆ 应付检查
☆ 应付导致前松后紧
☆ 应付造成虎头蛇尾
拒绝“低效” 反复发生
低库存低效相对高效来说是一种严重的浪费
效
☆ 错误的工作是一种负效率 ☆ 我们允许的是创造性的失误, 而不允许反复发生低级的错误
管理必须真正有“理”可依
无 理
管理成本是企业成本构成的一项重要组成 部分,即各职能部门产生的费用成本. “理”在企 业管理中具体指“目标、指标、预算、计划”. 常见的无“理”现象：
3.给予组员做事 方向/做事重点
2.调整, Update
4.创造议题
计划
3.议题收尾
4.倾听沟通
1.想想目的是什 么?意义何在? 2.有没有办法提 升自己的价值? 3.计划/规划
课程大纲
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❖ 时间管理就是事前的规划或长期的计划
时间管理的正确涵意
❖ 控制时间？ ❖ 支配时间？ ❖ 管理时间？ ❖ 你善于管理时间吗？
❖ 时间管理就是自我管理 ❖ 改变错误的习惯使自己更有绩效
人,为何安于现状?
❖ 为何你我都不满意现状,但是却安于现状 1.无奈 2.不确定改变之后会更好 3.因为现状是你我最熟悉的
120
100
100
80
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12
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生
生
生
生
生
生
生
生
生
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活
活
活
活
活
活
活
活
活
活
一
二
三
四
五
六
七
八
九
十
每个计划如何给予评分
❖ 先将所有计划列出来,分成短中长期(自行定义)
❖ 分成三个项目(也可依自己的价值观调整),依照: 重要性,急迫性及成功机会来给分数.最好给5分, 最不好给1分
有些无谓的请托 有些临时的邀约
不紧迫的事
计划之研拟 技能之提升 公关之促进 问题之调查 健康检查
有些交际应酬 有些文件之处理 处理属下之工作 自我干扰 个人嗜好的沉迷
事务的定义(2)
事务的分类
紧
急
设备发生故障
重
生产出问题 客户抱怨或退货
重大工安问题
要 员工发生严重冲突
不 不速之客
重 某些电话
❖ 诸葛亮凡事必亲躬,后来过劳而死. ❖ 为何事必亲躬?
▪ 因为怕部属取代 ▪ 不放心部属,不信任部属 ▪ 要求标准过高
陷阱四:有求必应
❖ 会花太多时间,时间不够会牺第二项 受人尊敬重要,还是受人欢迎重要
❖ 不好意思拒绝请托的原因 ▪ 接纳请托比拒绝请托容易 ▪ 担心触怒请托者 ▪ 想要做广受爱戴之好人 ▪ 不知如何拒绝他人之请托