文书档案按卷整理概述.
文书档案整理(ppt42张)
⒐转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者 往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内 容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也 应作为一件。 ⒑报表、名册、图册 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对 完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来 的装订方式，一册（本）作为一件。
归档章式样
5.编号
编号的项目 《规则》规定归档文件的编号项目包括：全宗号、年 度、保管期限、问题（机构）、室编件号、馆编件号。 也就是归档章上的内容。 全宗号 档案馆给予的一组数码。 年度 指归档文件的形成年度。填写时，应采用公 元纪年，以4位阿拉伯数字表示，不得简写。 保管期限 按照现行的国家档案局《关于机关档案 保管期限的规定》分为永久、30年、10年三种。 行政村为永久、定期。
件号：指室编件号。 责任者：制发文件单位全称或规范简称（有的采用文件签发人，是 错误的） 文号：文件字号。 题名：文件名称。题名过于笼统或无文件 的，要重新拟写。 日期：即文件形成时间。填写时，以8位阿拉伯数字标注年、月、 日，即前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月、日是1 位数的，在数字前补0。如2004年5月29日标注为20040529。 页数：即一件归档文件的总页数。 备注：说明缺页、密级等必须说明的问题。
.排列
①排列的原则事由原则 即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里 的事由是一个比较原则性的概念，可以是指一 件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧 密的工作过程等。通过界定“事由”使密切相 关、参照性强的文件从实体上相对集中，可以 进一步体现出最低一级类目内归档案文件之间 的有机联系，方便检索利用。
归档文件目录式样
归档文件目录封面
(档案管理)档案管理培训资料
档案管理培训资料我们原来根据档案局的要求， 要求各单位实行部门立卷、 部门整理制度。
也就是各部门 整理好了再移交综合档案室。
现在看来不太现实， 因此， 我们现在的要求是各部门要清晰自 己部门那些材料应当归档， 及时上交档案室。
各处室哪些材料应当归档， 档案管理员应当进 行指导。
今天， 我们发了一份《归档不归档范围和保管限期表》，大家回去后分处室列好表， 交给每一个处室负责人， 要求他们及时移交档案素材，移交时应逐条对照， 不得遗漏。
并填 写好档案交接文据(附目录)，作好登记。
我们学校单位比较小， 普通没有专门的文件收发部门， 通常是由校长和各处室主任分散 保管， 比较容易遗失。
我们现在的要求是，文件原件由领导签阅后交档案室保管，复印一份 复印件按文件流转程序传阅。
3．现在教育局有一部份文件通知是不发纸质文件的，如果其中有关你学校的，也是要归档 的。
因此，要求档案员也要时常浏览教育网，查看电子文件。
根据《分类罗列编号规则》把归档的素材分成党群、政务、教学三类。
接着，根据《保 管期限表》把每类分成三小类：永久、长期、短期。
文书档案党群 党群 党群 政务 政务 政务 教学 教学 教学 永久 长期 短期 永久 长期 短期 永久 长期 短期卷内目录放在卷首，内容有：顺序号：卷内文件依其罗列先后填写顺序号，每卷均从 1 开始。
文号：填写文件制发机关的发文字号。
如果没有则不填 责任者：填写生成文件的单位或者部门。
必须要填 题名：照实抄录日期：生成文件材料的日期页号：填写每份文件材料的首页号，最后一份文件填写起止页号。
备注：留空，以备文件材料发生变化时作说明用。
卷内备考表放在卷末，内容有政务类 党群类 教学类卷内情况说明：通常留空，以备卷内文件发生变化时说明用。
立卷人：由立卷人签名。
(通常是档案员签名)检查人：由案卷质量审核者签名。
(通常填档案分管领导检查、签名) 立卷时间：填写完成立卷的日期应先去除金属物，宽大的纸页要折叠，装订线外有文字的要加边，破损的要修补， 文件 的底边和左侧敦齐，左边三点一线，线绳装订。
档案的整理与编目方法
档案的整理与编⽬⽅法档案的整理与编⽬⽅法（供参考）⼀、档案整理概述（⼀）档案整理的概念和基本要求档案的整理，就是对办理完毕的、具有保存价值的⽂件材料进⾏系统化、条理化的过程。
档案整理的基本要求：遵循⽂件材料的形成规律和特点，保持⽂件材料之间的有机联系；区分⽂件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利⽤。
档案整理的基本⽅法有两种：1、以案卷为单位整理。
以案卷为单位整理就是⽴卷，即按照⽂件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。
所谓案卷，就是⼀组有密切联系的⽂件的组合体。
⽴卷是⼀个分类、组合、编⽬的过程。
分类即按照⽴档单位的档案分类⽅案，对⽂件材料进⾏实体分类；组合即将经过分类的⽂件材料，按⼀定形式组合起来；编⽬即将经过组合以后的⽂件材料，进⾏系统排列和编⽬。
以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
2、以件为单位整理。
以件为单位整理就是按照⽂件材料形成和处理的基本单位进⾏整理。
⼀般来讲，⼀份⽂书材料、⼀张图纸或照⽚、⼀盘录⾳带或录像带、⼀本表册或证书、⼀⾯锦旗、⼀个奖杯等均为⼀件。
⽂书材料的正本与定稿作为⼀件，转发件与被转发件为⼀件，正件与附件作为⼀件，原件与复制件作为⼀件，来⽂与复⽂可为⼀件。
以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
⼆、⽂书材料的整理⽂书材料是指⽴档单位在党群⼯作、⾏政管理和业务管理活动中形成的、以⽂字和纸质为主要信息记录⽅式的⽂件材料。
（⼀）以案卷为单位整理以案卷为单位整理⽂书材料时应当符合《⽂书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。
1、分类按照⽴档单位的档案分类⽅案，在⽂书部门和业务部门做好平时⽂书材料收集、分类⼯作的基础上，将属于归档范围的⽂书材料按以下特征逐项分开：（1）分年度：将⽂书材料按其形成或针对的年度分开。
（2）分保管期限：根据国家有关规定和⽴档单位制定的档案保管期限表，将⽂书材料按不同的保管期限分开。
（3）分内容（1、分类别：将⽂件材料按⽴档单位档案分类⽅案中确定的⼀级类⽬和⼆级类⽬分开。
四谈文书档案立卷整理改革
管理图书与管理档案有些近似，所以人们常常将这两项工作视作同类工作，有时就统称“资料管理”、“资料工作”，现在又有了更富现代色彩的新名词———信息资源管理。
但是，在具体做这两项工作时，不同之处还是很多的。
比如，图书馆收藏的图书往往就是一个比较完整的知识单元，图书在出版发行时都是成本、成册的，每本（册）图书又多有较好的装帧，因此在保管和借阅时即可以一本、一册图书为单位独立进行。
而档案就不同了，档案来之于文件，文件的产生、形成极其分散和复杂，每份文件包含的信息往往不系统、不完整，需要多份文件联系起来才能理解，才能反映完整的意思。
每份文件往往又只有几页纸、一两页纸，甚至一小片纸，使用和保存起来极易损坏，甚至丢失，因而从文件形成开始就需要把文件存放在卷宗里。
至于卷宗的式样可以有各种形状（如卷夹、卷皮、口袋、盒子、卷筒、捆包等等），以纸质文件的种类和特点而定。
也有一些文件是由一两百页甚至数百页纸构成，并在产生、制作时即已成本、成册装订好了，就可以作案卷看待，这是少数情况。
因此，也可以这样说，档案馆（室）里的一个案卷相当于图书馆（室）里的一本（册）图书。
但是，图书馆（室）里的图书是由出版社和印刷厂专门制作好的，而档案馆（室）的案卷要由文件管理人员和档案工作人员自己制作（立卷整理），工作量大而庞杂。
这就是管理档案比管理图书有较多困难之处吧！由于在管理纸质档案时将零散的文件整理成案卷的重要性，我国档案工作者十分重视这项工作，过去档案行政管理机构去基层单位进行业务指导往往也在这个方面下功夫。
因此，国家档案局１９８７年颁布的《机关档案工作业务建设规范》（以下简称《规范》）对案卷整理是有严格要求的，也是全国统一的。
但是，对于多数档案工作者，特别是涉足档案工作不深的人来说，对文件整理、立卷工作感到困难重重，也是让基层档案业务指导人员颇感头痛的问题，随着国家各方面改革的深入，再加之新型文件的出现，近二十年来要求改革文件整理方法的呼声很高。
文书档案归档总结-概述说明以及解释
文书档案归档总结-概述说明以及解释1.引言1.1 概述概述部分主要介绍了文书档案归档在各个领域中的重要性和必要性。
文书档案归档是指将文件按照一定的规则和标准进行分类、整理和存档的过程，旨在方便管理和查阅。
在日常工作和学习中，我们需要处理大量的文件和资料，如果没有有效的归档方法，就会导致文件遗失、查找困难等问题。
因此，文书档案归档的工作是非常重要的，不仅可以提高工作效率，还可以保证文件的完整性和准确性。
本文将重点介绍文书档案归档的定义、概念、流程、方法、管理和维护等方面内容，希望通过对文书档案归档这一重要议题的深入探讨，为读者提供更为全面和系统的了解，从而更好地应用到日常工作和学习中。
1.2 文书档案归档的重要性文书档案归档是组织中一个非常重要的环节，其重要性体现在以下几个方面：1. 提高工作效率：文书档案归档可以帮助组织更好地管理和利用大量的文件和资料，避免了文件混乱、难以查找的情况，提高了工作效率和工作质量。
2. 保障信息安全：文书档案归档可以有效地保障组织的信息安全，保护重要文件不被泄露或丢失，防止信息外泄的风险。
3. 遵守法规要求：各行各业都有着严格的法规规定要求组织对文书档案进行合理管理和归档，这不仅可以让组织规范自身行为，还可以避免因未按照规定管理文件而导致的法律风险。
4. 节约资源：通过文书档案归档，可以避免重复性工作和资源浪费，提高资源的有效利用率，降低管理成本，达到节约资源的目的。
因此，文书档案归档对于组织来说是至关重要的，它不仅可以提高工作效率、保障信息安全，还可以帮助组织更好地遵守法规要求，节约资源，为组织的稳定发展提供有力支持。
1.3 研究目的研究目的是为了深入探讨文书档案归档在组织管理中的作用和价值，以及为什么文书档案归档对于组织的运作至关重要。
通过对文书档案归档的概念、流程、方法、管理和维护进行研究和总结，为各类组织提供更加有效和高效的文书档案管理方案。
同时，本研究旨在探讨文书档案归档在数字化时代的发展趋势和未来展望，为组织在数字化转型中提供支持和指导。
文书档案分类与整理
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文书档案分类与整理文书档案整理工作一、定义文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。
是一项重要的基础工作。
文书档案整理方法：新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位二、一般程序从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。
1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。
2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。
3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。
包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。
4、案卷的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。
5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。
档案整理工作的原则已办理完毕的，有保存价值的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用保持文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。
如：一个单位及其内部机构一定的历史阶段、一个年度一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一个案件、召开一次会议不同的文种、载体材料等区分不同价值要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。
文书档案按“卷”与按“件”管理之比较
文书档案按“卷”与按“件”管理之比较作者：蒙天池来源：《卷宗》2015年第04期摘要：本文分别阐述按“卷”管理和按“件”管理的定义，并对新旧两种立卷方式进行优缺点比较，提出一些看法关键词：立卷归档；优缺点立卷归档是文书档案管理过程的一个重要环节，传统的文书档案采取案卷管理方式，但是随着办公自动化的普及和计算机在档案管理工作中的广泛运用，形成了大量的电子文件，传统的文书档案立卷管理的方式已经不能适应现代化档案管理。
2000 年 12 月 6 日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），《规则》中提出了将文书立卷以“卷”改为以“件”为保管单位，它是我国国家机关行政事业单位档案管理进入了一个全新的阶段，是在新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要措施。
现将传统的按“卷”管理和改革后的按“件”管理做一比较。
1 传统的按“卷”管理传统的文书档案的归档是档案人员首先接收、收集、整理文件，将有保存价值的文件归档，根据立卷的原则和方法，按照它们之间的联系、价值、保管期限组合成案卷，并编写案卷题名。
一个案卷题名是对卷内文件的概括，可以揭示出卷内文件的内容和成份，为文件的查找利用提供线索；然后按照文件的重要程度和时间顺序排列卷内文件和编号，填写和编制卷内目录；对每份文件的排列顺序，一般按照“印制件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批复件在前，请示件在后”的原则整理；最后按保管期限、年度、组织机构或保管期限、年度、问题的方法进行案卷排列及编制案卷目录。
2 改革后的按“件”管理国家档案局发布的《规则》是以“简化整理、深化检索”为宗旨，对“立卷”进行改革，采用按“件”管理，极大地简化了归档文件的整理工作过程。
按“件”管理，顾名思义按每份文件进行管理，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文和复文可为一件。
按保管期限、年度、机构结合问题、时间进行分类、排列，每一份文件用不锈钢钉装订，并加盖档号章、装盒、编制档案目录。
文书档案立卷归档制度模版
文书档案立卷归档制度模版一、概述本文书档案立卷归档制度模板旨在规范文书类档案的管理流程，确保档案的准确、完整、安全、便捷地归档和检索。
二、适用范围本制度适用于各类单位和组织的文书档案的管理工作。
三、定义1. 文书档案：指各类单位和组织生成并具有业务背景和事实真实性的文件、资料等记录形式。
2. 立卷：指按照一定规范整理文书档案并编制卷内目录的过程。
3. 归档：指按照规定的档案管理流程，将立卷编制完成的文书档案存放到指定位置的行为。
4. 档案管理员：指被授权管理、保管文书档案的负责人员。
四、立卷程序1. 收集将各类单位和组织生成的文书档案按照时间顺序进行收集，确保完整性和时效性。
2. 分类根据文书档案的性质、内容和形式，进行分类，建立相应的分类目录。
3. 鉴定对收集到的文书档案进行鉴定，确保其真实性和合法性。
4. 编目将鉴定合格的文书档案进行编目，包括卷内文件的题名、日期、份数等基本信息。
5. 整理归档按照编目完成的文书档案，依次整理归档，注意保持卷内文件的整洁和有序。
6. 编制卷内目录在每个卷内的首页编制卷内目录，包含文件的题名、页数和位置等信息。
五、归档规定1. 储存位置文书档案应储存在防潮、防火、防尘、通风良好、安全可靠的档案室内，禁止将档案存放在易燃、易爆、易腐蚀等有害环境下。
2. 分区存放文书档案按单位和组织的业务进行分区存放，每个区设立相应的标识标牌。
3. 档案柜档案室内设立专用的档案柜，每个柜子配有锁，负责人对柜子的钥匙进行严格管理。
4. 编号管理对每个档案柜、卷内和文件进行编号管理，确保档案的唯一性和可追溯性。
5. 出借和借阅凡需出借或借阅档案的，必须填写借阅申请，经主管领导批准后方可执行，并按规定的期限进行归还。
6. 档案销毁根据档案保管期限的规定，到期的档案应按相关规定进行销毁，严禁随意销毁档案。
六、档案管理责任1. 负责人各单位和组织应指定专人负责文书档案的管理工作，并制定具体的管理责任制度。
文书档案整理
是按照案卷所反映问题的重要程度或相互联系排列；二是按照案
卷所反映的时间顺序排列，案卷排列应基本保持前后一致。
十三、编制档号
档号主要由全宗号、目录号、案卷号、件（页） 号等要素组成。 1、全宗号 是给每个立档单位编制的代码，由四 位阿拉伯数字组成。 2、目录号 是指档案类别和保管期限的代码。由 汉字、汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的一组代码 标识。文书类档案以“W01”、“W02”、 “W03” 分别表示永久、长期、短期三种。 3、案卷号 案卷排列的顺序号。同一保管期限内 的案卷按四位阿拉伯数字排大流水编号。 4、件号 案卷内文件的顺序号。按排列顺序流水 编号。 5、页号 案卷内文件每页的顺序号。按排列顺序 流水编号。
文书档案整理
芜湖市档案局
文书档案整理工作
一、定义 文书档案整理，将机关团体、企事业单位和社 会组织在公务活动中形成，已经办理完毕的应当 归档的文件材料，按照一定的原则和要求，进行 科学的分类、排列、确定保管期限、组卷（装 盒）、编目等，使之系统化、条理化的过程。是 一项重要的基础工作。
文书档案整理方法：
5
3
…… ……
……
… …
9－16
八、拟写案卷标题
案卷标题，即案卷题名，用以概括和揭示卷内文件的内 容和成份，为查找利用提供线索，也是案卷封面和案卷目录 中最主要的项目 。拟写时符合案卷题名结构 “三要素” 要 求，即：责任者——问题——名称（文种)。 1、责任者 应写全称,以印章为准或通用简称，通用简称 应具备唯一性。联合发文时如责任者过多,则选2-3个主要责 任者，后加“等”字。立档单位是责任者必须抄录。 2、 问题 应简明扼要、用词规范，不能目录式堆砌或全面 罗列，不能漏掉主要内容，总字数控制在50个汉字以内。 3、文种 也应概括在三个以内，如：“计划、意见、要点 ”等，只标明“计划”即可。
档案整理立卷说明
档案整理立卷说明
一、立卷归档情况：
1、文书档案1984-2000年永久*卷，长期*卷，已移交至区档案馆。
现存有短期*卷。
2、照片档案*张。
6、电子档案*盘。
二、立卷整理情况的主要内容：
1、立卷整理的组织形式及分工：
文书档案由办公室工作人员负责收集资料、归档立卷；然后交给综合档案室统一编号、上架。
照片、科技、光盘档案由综合档案室收集整理。
2、案卷排列与编号
为了方便提供利用，提高检索效率，我们编制了*本案卷目录和*本归档文件目录。
建立了所有门类和载体档案资料的案卷级或文件级数据库，实现了所有档案资料微机检索查询。
文书档案定类目代号为WS，，以卷为单位整理，永久、长期目录号为：Y，按“年度—机构（问题）—保管期限”分类方法进行归档，以“件”为单位整理，件号在分类方案的最低一级类目下编号。
簿分类号以KJz代表，每个类目下，从“1”开始起目录号；财务报告（报表）的分类号以KJb代表，每个类目下，从“1”
照片档案，按照片形成时间归档，以组为单位整理入照片档案册，每册中从“1”开始编号，建一本目录，分类与目录号定为“Szy1”。
2015年月日。
资料整理工作总结_文书档案整理工作总结
资料整理工作总结_文书档案整理工作总结一、工作概述文书档案整理工作是对企业、机关、学校等单位生产、经营、管理等活动过程中所产生的各类文书档案进行收集、整理、管理和利用的工作。
文书档案的整理工作旨在保证文书档案的可靠性、完整性、便捷性和安全性，为单位的正常运行提供有力支撑。
本文主要对本人在文书档案整理工作中的工作情况进行总结。
二、工作内容1. 文书档案收集：根据工作需要，及时准确地向相关部门和人员索取各类文书档案，并对收集的文书档案进行初步筛选和分类，确保收集到的文书档案能够满足工作需要。
2. 文书档案整理：对收集到的文书档案进行整理，包括归档、排序、装订等工作。
根据文书档案的性质和用途，采取不同的整理方式，使得文书档案的组织结构清晰，使用方便。
3. 文书档案管理：建立文书档案管理制度，制定相关的规章制度和工作流程，确保文书档案的正常运行和使用。
加强对文书档案的安全保密工作，定期对文书档案进行检查和维护，及时处理文书档案的损坏和遗失情况。
4. 文书档案利用：根据工作需要，提供文书档案查询和复制服务；组织开展文书档案的利用活动，如举办档案展览、编写档案资料等，提高文书档案的利用价值和知名度。
三、工作心得1. 加强团队协作：文书档案整理工作需要多个部门和人员的协作配合。
本人在工作中加强与相关人员的沟通，及时掌握相关工作进展，确保整理工作能够按时完成。
2. 提高专业知识：文书档案整理工作需要掌握相关的法律法规和操作规程。
本人通过自学和参加培训，提高了自己的专业知识水平，能够更好地开展文书档案整理工作。
3. 注重细节管理：文书档案整理工作需要细心、耐心和细致。
本人在工作中注重对文书档案的细节管理，认真对待每一个环节，确保整理出的文书档案的质量可靠。
4. 创新服务思路：文书档案整理工作需要不断提升服务质量和效率。
本人在工作中尝试通过引入信息化技术、改进工作流程等方式，提高文书档案管理的效果和效率，得到了良好的效果。
文书档案的整理方法和步骤
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
10年：2009年……党群类、业务类、行政类
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
复式分类法
4、保管期限—年度—机构分类法
永久：2009年办公室、业务处、指导处……
2010年办公室、业务处、指导处……
二、鉴定
确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料
确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年
三、立卷及卷内文件排列
根据一定的主题等内部特征和外部特
征把具有密切联系的若干文件组合成一个案
卷，立卷的原则就是便于查找、利用和保
管。
立卷方法：
按公文的主要特征组卷：
问题、时间、责任者、名称
按公文类型组卷
会议、案件、信访、简报
避免出现以下情况：
归档的文件不齐全完整
归档过细、重复归档
杂卷
卷内文件排列：
卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列。
无论采用那种方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序为：发文稿纸（文件批办单）、正文、附件、定稿、草稿。即：
正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复印件在后；
转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后；
有文件处理单的，放在最前面；
方针政策性公文在前、业务性公文在后；
上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后；
案件的结论及判决性一、确定分类方案
分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。
根据本单位的实际情况，设置分类方案。
文书档案整理(卷)方法
e文件没有标注日期，需要分析 该文件的内容、制成材料、格 式、字体以及各种标识，通过 对照等手段来考证和推断文件 的准确日期或近似日期，并据 此按年度合理归类；f、有些特 殊部门的工作可按跨年度分类。 如学校是以学年为单位进行工
作，形成的文件应按学年度分 类。
②划分机构（问题），即机构 （问题）分类法：a、按机构分 类，就是根据文件形成及处理 的承办科室（部门）对归档文 件分类，也就是把文件按科室
③每组文件是否保持文件之间 的有机联系，反映了立卷的特 征；④确定归档文件的保管期 限，检查每组文件的保管期限 是否一致；⑤检查每组文件数 量是否适当、符合装订要求。
⑷卷内文件排列
排列的顺序要遵循文件的形成
规律，保持文件之间的有机联 系。即就是把相同内容或密切 相关的文件集中排在一起。卷 内归档文件排列顺序做到：正 本在前，定稿在后；正文在前， 附件在后；原件在前，复制件 在后；转发文在前，被转发文 在后；复文在前，来文在后 （也就是批复在前，请示在
①卷内文件材料均以有书写内 容的页面编写页号，采取阿拉
伯数字从“1”开始依次逐页标 注。
②页号编写的位置：单面书写 的文件材料在其右上角编写页 号；双面书写的文件材料，正 面在其右上角，背面在其左上 角编写页号。
（5）编制卷内目录（样式附后） 和备考表
卷内文件目录
①卷内文件目录内容有：序号、 文号、责任者、文件题名、日 期、页号、备注。
如果文件没有题名或题名含义 不清，不能揭示或不能完全揭 示文件内容的，应根据文件内 容重新拟写或补充标题，并在 新拟或补充标题之外加“[ ]” 号填写在目录中。
e、日期：填写文件制发日期 （文件的落款时间），即应以
8位阿拉伯数字标注年月日，如 2005年3月21日，标注为 （20050321）或2005、3、21
企业文书档案的整理
三、根据《工业企业档案分类试行规则》进行实体分类的企业，党群工作、 行政管理工作、经营管理工作和生产技术管理工作四类的文件材料可参照执 行《归档文件整理规则》的规定，按“件”进行整理；年归档量较少的企业， 可将上述四类合并为一类整理，暂称为管理类。产品、科研、基本建设、设 备仪器四类的文件材料仍执行《科学技术档案案卷构成一般要求》的规定， 按“卷”整理。 没有按《工业企业档案分类试行规则》进行实体分类的企业，其管理性的 文书档案可参照执行《归档文件整理规则》，科技档案可执行《科学技术档 案案卷构成一般要求》。 四、同时执行这两个标准的企业，有些内容可统一。 1.卷盒规格统一为310mm×220mm(长×宽)，厚度可根据实际需要在10、 20、30、40、50、60mm中选择使用。 2.备考表统一采用《科学技术档案案卷构成一般要求》的要求，按“件” 整理的可将备考表中的“立卷人”改为“整理人”。 3.《归档文件整理规则》的归档文件目录与《科学技术档案案卷构成一般 要求》卷内目录用途不同，应分别按各标准的要求使用。目录规格可选用A4 型297mm×210mm和16开型 (260mm×l85mm)两种形式。 4.企业档案全宗号的使用统一按《科学技术档案案卷构成一般要求》的要 求执行。 五、事业单位可参照上述意见执行。 • • 国家档案局经科司 二00三年三月十三日
（三）装订 归档文件应按件装订。装订时，正本 在前，定稿在后；正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后；转发文在前，被 转发文在后；来文与复文作为一件时，复 文在前，来文在后。
装订方法： 1、粘贴法。2-3页的文件采用此种方法， 要求左、上侧对齐。 2、使用不锈钢装订。4-10页的文件的可 采用此种方法，要求左、上侧对齐。 3、线装法。10页以上的文件可采用此 种方法，采用“三孔一线”选择粗细适中的 棉线进行装订，要求左、下侧对齐。 4、特殊情况，如装订成册不便拆钉的 书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其 中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。
文书档案整理实操手册
档案人员岗位培训实操手册(文书档案)北京市档案干部培训中心2014年文书档案整理方法一——以“卷”为单位的整理方法★文书档案按“卷”整理流程：⑴分类⑵组卷⑶检查、调整卷内文件⑷排列卷内文件⑸卷内文件编号⑹填写卷内目录⑺填写卷内备考表⑻拟写案卷标题⑼填写案卷封面⑽装订案卷⑾案卷排列⑿编制案卷号⒀编制档号⒁编制案卷目录立卷，就是将办理完毕并具有查考保存价值的文件材料经过分类、组卷、编目而组成案卷的一个工作过程。
第一步分类分类就是将文件材料在收集齐全的基础上按一定的特征逐项分开。
1.按年度分类文书档案按年度整理立卷，就是根据形成和处理文件的年度，将文书档案区分开，不同年度的文件材料不能混在一起立卷。
一般情况下，在平时文书处理时就应对文件所属年度加以区分，大部分文件材料按其落款日期就能判定所属年度，但由于工作的连续性和某些工作的特殊性，往往形成一些跨年度的且又密不可分的文件，因此，在立卷时，对这些特殊情况需要做一些针对性的调整：⑴计划、总结、报表、预算，一般放在针对的年度立卷。
⑵跨年度或多年度的规划、计划、预算，放在针对的第一年立卷。
⑶跨年度或多年度的总结，放在针对的最后一年立卷。
⑷计划与总结写在一起的，根据文件内容的主次来确定。
如主要是总结就归入总结的针对年立卷。
主要是计划就归入计划的针对年立卷。
⑸跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。
⑹跨年度的会议文件，放在会议开幕的年度立卷。
⑺法规性文件，放在公布或批准的年度立卷。
⑻跨年度的非诉讼案件材料，放在结案的年度立卷。
⑼转发文件或批转文件，放在转发或批转的年度立卷。
2.按机构或问题分类分机构是指在一个年度的文件材料中，按形成部门或承办部门将文件材料一一分出，属同一机构形成的文件材料放一起；分问题是指在一个年度的文件材料中，按文件内容所反映的问题或“事由”将文件材料一一分出，属同一问题的文件材料放一起。
3.按保管期限分类不同文件的内容重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，因此，其保管期限也不同。
文书档案整理
归档文件的范围
❖ 根据国家档案局第8号令《机关文件材料归档 范围和文书档案保管期限表》，归档范围体 现了“以我为主”的原则，重点是本级机关 的文件。各单位平时注重归档“红头”文件 而忽视“白头”文件，这是归档一大误区。 重点要注重人、事、产权、债务关系方面的 材料归档。
❖ 归档文件材料
❖ 1、上级业务主管机关颁发的需要执行的文 件材料，会议材料。
要制度等。 ❖ 4）、本机关形成的反映全面业务工作的重要情况汇报，重要数据材料，重要的
请示（业务问题）和上级机关的批复。 ❖ 5）、本机关房屋买卖、土地征用、全要的合同协议、资产登记等凭证性文件材
料。 ❖ 6）、本机关和上级机关及相关机关关于本机关机构成立、变更、启用印章、人
员任免、编制、获县级（含）以上表彰、受警告（不含）以上处分的等文件材料。 ❖ 7）、本机关人事考核、干部职工调动手续、职工名册、党团工会等工作形成的
❖ 4）、上级业务主管机关召开会议的总结、讲话等文件材料。 ❖ 5）、本机关一般性事务文件材料。 ❖ 6）、本机关编印的简报、刊物。 ❖ 7）、本机关电话记录、安全亡记录等记录材料。 ❖ 8）、下级机关报送的重要的总结、报告、统计表等。
二、简化整理方法整理
整理原则是：遵循形成规律、保持有机 联系、区分保管期限、便于保管利用。
文书档案立卷归档制度
文书档案立卷归档制度一、制度概述文书档案立卷归档制度是指针对机关、企事业单位等组织机构内产生的各类文件和档案进行归档管理的制度。
该制度的实施，旨在规范组织机构内的文书档案的管理工作，确保文件和档案的安全保存、易查找、便于管理和利用。
二、制度要求1. 立卷原则：对于每件事项，要求按照相应的立卷制度，将相关的文书档案进行归类整理，并严格按照规定的归档要求进行立卷。
2. 归档分类：根据档案的性质、用途和保存期限等，将文书档案划分为不同的分类，如机密档案、重要档案、一般档案等。
不同类别的档案要分开存放。
3. 文件整理：文件原件必须按照文件编号、发文日期等信息进行整理，确保文件的有序存放和查找。
4. 文件复制：每份原件归档后，应制作相应的复印件用于备份，防止原件丢失或损坏。
5. 档案编制：对于立卷归档的文书档案，应编制相应的档案目录，并将目录与档案材料配套存放和管理，便于查找和使用。
6. 归档管理：对档案应进行分类、编号、封存，并记录档案的位置和存放情况。
同时，要设置专门的档案库房，保证档案的安全存放和保护。
三、制度实施1. 制定具体操作规程：针对不同组织机构的档案特点和实际情况，制定详细的档案立卷归档操作规程，明确具体的操作流程和要求。
2. 培训与指导：通过培训和指导，提高组织机构内人员对档案立卷归档制度的理解和操作能力，确保制度的实施效果。
3. 考核与监督：建立相应的考核机制，对档案立卷归档工作进行定期检查和评估，及时发现问题并加以纠正。
4. 档案利用与保密：组织机构应合理利用档案资源，并严格遵守档案保密规定，保护档案信息的安全。
四、制度宣传为了确保文书档案立卷归档制度的有效实施，组织机构应开展相关宣传工作，包括制度的宣讲、培训和印发宣传材料等，提高全体员工对该制度的认识和遵守度，以营造良好的档案管理氛围。
五、制度改进根据实际工作情况和反馈意见，组织机构应不断完善文书档案立卷归档制度，进行评估和调整，并与相关制度相配合，实现档案管理工作的规范化和科学化。
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一是隶属上级机关的文件材料 二是非隶属机关的文件材料
（2）本单位的文件材料
Байду номын сангаас
一是红头文件 二是白头文件
（3）同级机关的文件材料
一是同级机关与本单位联系、协商工作 时的重要来往文件材料。 二是有关机关对本单位工作检查或学习 考察时形成的重要文件材料等。
2、不归档范围 （1）上级单位的文件材料：
二、文件材料归档范围与不归档范围
1、归档范围
概括地讲就是本单位（包括党、政、 工、团等各个部门）在工作活动中形成 的具有查考价值的收发文件、电报、会 议文件、内部文件、电话记录、会议记 录、调查材料、统计材料、图表、簿册， 本单位编印的出版物底稿和样本等，这 是从总体上来讲的。
包括3个层面的文件材料 ：
（3）同级单位的文件材料
一是不需要贯彻执行的文件材料； 二是不需办理的抄送文件材料及供 参考的简报、情况反映等。
三、文书立卷步骤
第一步：分年度 分年度就是将文件按其形成或
针对的年度分开
1、文件形成的年度和文件内 容所针对的年度一致的，应放在文 件形成的年度立卷。 2、文件形成年度与文件内容 所针对的年度不一致，立卷时应以 文件内容所针对的年度为准
文书立卷整理方法
一、文书立卷的定义与要求
二、文件材料归档范围与不 归档范围
三、文书立卷步骤
一、文书立卷的定义与要求
1、文书立卷的定义 文书立卷就是文书处理部门将 办理完毕的、具有考查保存价值的 文件材料，按照立卷的原则、要求 和方法组成案卷，而围绕组卷所进 行的全部工作，就叫做文书立卷工 作。
3、总结和计划一般不应写在 一起，遇有写在一起的应视文件内 容的主次来决定立卷的年度。
4、有些工作的过程是跨年度 的，工作中形成的文件数量也不多， 当年可不立卷，等这项工作结束后 放在办结的年度立卷 。
5、跨年度的请示与批复、来 文与复文，应将问复文一起放在批 复、复文时间立卷。如果请示不知 什么时间能够批复的，可按请示年 度立卷。
四是本机关一般性事务管理文件材 料； 五是本机关关于一般性问题的请示 与上级机关的批复、批示，一般性工作 报告、总结、统计报表等； 六是上级机关制发的属于本机关主 管业务的一般性文件材料；
七是上级机关和同级机关制发的非本机关 主管业务但要贯彻执行的文件材料； 八是同级机关、下级机关关于一般性业 务问题的来函、请示与本机关的复函、批复 等文件材料； 九是下级机关报送的年度或年度以上计 划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
3、统计、报表、名册等文件，一般 同一种格式、名称组一卷（或数卷）， 当文件特别少时也可几种格式组一卷。 4、工作计划、总结等文件，一般可 按作者或名称组合。 5、案件材料，可一案一卷或一案数 卷。 6、简报、刊物可按名称数期一卷。
第六步：卷内文件排列
排列的总体要求是：保持文件 之间的联系，固定每份文件的位置， 使卷内的文件有条不紊，便于人们 查找利用。
七是上级机关制发的属于本机关主 管业务的重要文件材料；
八是同级机关、下级机关关于重要 业务问题的来函、请示与本机关的复函、 批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括9个方 面的文件材料：
一是本机关职能活动中形成的一般性业 务文件材料；
二是本机关召开会议、举办活动等形成 的一般性文件材料； 三是本机关人事管理工作形成的一般性 文件材料；
第四步：分问题 分问题就是将文件按内容所反 映的问题分开。 “问题”是指文件内容记述和 反映的某一方面的工作问题或涉及 的人物、事件、事物等。
第五步：卷内组合
卷内组合就是将经过分类的文 件，按一定形式组合起来。
组合的基本方法：
1、学校管理和各种活动中形成 的文件、调研材料、制度等，一般 按单一问题组合。同一问题的请求 与批复、转发件与原件应组合在一 起。 2、会议文件，根据文件多少， 可以一会一卷或数会一卷，文件多 时也可一会数卷。
定义包含三层意思
（1）必须是办理完毕的文件材 料才应立卷 （2）必须是具有查考和保存价 值的文件材料才应立卷 （3）按照文件在形成过程中的 规律和联系组卷
2、文书立卷的要求
遵循文件材料的形成规律和特 点，保持文件之间的有机联系，区别 不同价值，便于保管和利用。
应做到以下几点： （1）应归档的文件材料要收集齐 全完整 （2）遵循文件材料的形成规律和 特点，保持文件之间的有机联系 （3）立卷要区分文件的不同价值 （4）便于保管和利用
卷内排列方法
1、按时间排列。就是按照文件形成 时间的先后顺序依次排列卷内文件，即日 期早的在前，日期晚的在后。
一是普发性不需本单位办理的 文件材料； 二是任免、奖惩非本单位工作 人员的文件材料； 三是供工作参考的抄件等。
（2）本单位的文件材料
一是重份文件； 二是无查考利用价值的事务性、 临时性文件； 三是一般性文件的历次修改稿 和校对稿；
四是无特殊保存价值的信封和 不需办理的一般性人民来信、电话 记录； 五是机关内部互相抄送的文件材 料； 六是本单位负责人兼任外单位职 务时形成的与本单位无关的文件材 料； 七是有关工作参考的文件材料。
永久保管的文书档案主要包括8方 面的文件材料： 一是本机关制定的法规政策性文件 材料； 二是本机关召开重要会议、举办重 大活动等形成的主要文件材料； 三是本机关职能活动中形成的重要 业务文件材料；
四是本机关关于重要问题的请示 与上级机关的批复、批示，重要的报告、 总结、综合统计报表等； 五是本机关机构演变、人事任免 等文件材料； 六是本机关房屋买卖、土地征用， 重要的合同协议、资产登记等凭证性文 件材料；
第二步：分作者（责任者）
分作者就是在同一年度内，按 上级、本级、同级机关形成的文件 分开，一般情况下不应混淆。
第三步：划分保管期限
分保管期限，就是将同一年度 同一级别的文件按永久、长期、短 期三种保管期限分开。
国家档案局于2006年12月 发布了新的保管期限表，将原 来的永久、长期、短期三种保 管期限改为永久、定期两种保 管期限，在定期中又分为30年、 10年两种 。