管家婆分销ERP A8编码原则

管家婆分销ERP A8编码原则
编码原则
说明:以物料的编码为主线讲解编码的原则，但所讲编码原则同样适用于A8系统的客户编码、供应商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、各种静态数据编码和各种单据等动态数据编码以及其他需要编码的任何项目等。

数据是erp系统成功实施的基础和关键，erp系统的数据简单来说，分为:静态数据和动态数据。

静态数据是指开展业务活动所需要的基础数据，如物料基本信息、客户、供应商数据、财务的科目体系等。

动态数据是指每笔业务发生时产生的事务处理信息。

例如销售订单、采购订单、生成指令等。

在所有的数据中，物料数据是数量最多、分布最广的。

这里所指的物料包含的范围很广，既包括原材料、半成品、产成品，也包括设备、固定资产等。

ERP中的物料编码是物料的标识，是人和计算机使用所有其他数据元素的基础，也是数据库建立的基础。

第一节:建立物料编码的作用
物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。

在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。

此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频繁，而藉着物料编码，使各部门提高效率，各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。

物料编码之功能如下:
增强物料资料的正确性
物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物
料编
码可以查核，因此物料数据更加正确。

至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致于发生。

提高物料管理的工作效率
物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此
提高。

利于电脑的管理
物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到
物料管理之效果。

降低物料库存、降低成本
物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效
率，因此可减轻资金的积压，降低成本。

防止物料舞弊事件之发生
物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之
发生。

便于物料之领用
库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。

对用料部门的领用以及物料
仓库
的发料都十分方便。

第二节:物料的编码原则及注意事项
物料编码必须合乎物料编码的原则，合理的物料编码，必须具备下列基本原则:
唯一性
资料电脑化最重要的第一個步骤，便是将每笔产品给予唯一编号，将来电脑就
是依这些编号来执行各项功能，例如:查询、新增、运算、分析、组合......等
等。

所以绝不可以有重复的编号出现，否则系统将不允许储存。

扩充性
在您订定编号时，也得考量编号将来的扩充性，不管是客戶、厂商或者产品都
是随着公司的运转成长着，所以唯一编号将来是否仍然适用，扩充延伸是否会发生
问题，都是您考量的重点。

简单性
编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违
反了编码之目的。

在考虑人性使用因素上，在可能的范围统一的编码结构编码由一个或者若干不同分类角度的分类码构成，统一的编码结构含意如下:
任何对象在其整个生命周期内标识码保持不变，所有分类码具有相同的编码结构。

组织性物料编码依其编码的系统，作井然有序的组织与排列，以便随时可从
物料编码查知某项物料帐卡或资料。

物料编码的组织性，对物料管理可以省去不必要的麻烦。

便于电脑管理
电脑的应用已经比较普及，因此在编码时一定要考虑符合计算机数据处理的要求，录入的方便性等。

如编码尽可能短、少使用其他符号，如‘#’、‘-’、
‘*’等。

物料编码的注意事项:
不含变数
还有一点就是编号时，请避免将无法预知的「变数」，纳为编号的一部分，否則不旦徒增困扰而且也沒什么意义。

例如:在编制业务人员的代号，不应将部门编号纳入业务人员代号的一部份，因为部门的组织可能会变动，或者业务人员可能会调动到不同部门工作。

不能用中文字来编号
当您有时候想使用易记的编号时，常会考虑以中文夹杂的方式来编号，当然这是最容易记住的方式，但是使用中文进行编码，会遇到不少问题，比如:资料排序出问题、无法有效选择资料范围、输入效率大幅降低等。

避免混淆
制定编码原则时，需注意避免可能发生目视错误、容易混淆的编号方式。

例如:编号中间不可留空白，避免书写相近的英语和数字互相混用P9oI18B......等，也
不要使用小写的英文字母(统一使用英文大写字母)以及键盘上的特殊符号，以免在编号相关单据上，既容易出错，又不方便操作。

第三节物料编码的方法
目前工商企业所采用的物科编码方法，主要有下列几种:
1. 阿拉伯数字法
2. 英文字母法
3. 暗示法
4. 混合法
一、阿拉伯数字法
阿拉伯数字法，是以阿拉伯数字作为物料编码的工具，采用以一个或数个阿拉伯数字代表一项物料。

这种方法容易了解，只是需另外准备物料项目与数字的对照表，又要记忆对照项目，因此有关人员必须经过一段时间的训练与适应才能运用自如。

以阿拉伯数字做物料编码的，较常见的有下列几种:
连续数字编码法
分级式数字编码法
区段数字编码法
国际十进制分类法
1(连续数字编码法
连续数字编码法是先将所有物料依某种方式大致排列，然后自1号起依顺序编排流水号。

这种物料编码方法可做到一料一号，只是顺序编码除显示编码时间的先后，往往与所代表项目的属性并无关联。

因为新购物料无法插入原有排列顺序的料号内，例如: 1078为3/8“×3/4”之六角铁制带帽螺栓，而新购的六角铁制带帽螺栓为3/8“ ×1”,其物料编码无法插入(因过去没有库存或采用这种物料，故无编码)，故只好编以最后一个号码8974。

两种物料本应排在一起，现在物料编码相距如此遥远，在物料管理、仓储管理上很不方便。

2(分级式数字编码法
分级式数字编码法是先将物料主要属性分为大类并编定其号码。

其次再将各大类根据次要属性细分为较次级的类别并编定其号码，如止已继续进行下去。

在分级式数字编码法中，
任一物料项目只有一个物料编码。

表二为三种属性的阶级式数字编码法，共可组成36个(3×4×3)编码，这种方法的优点一方面显示编码的规律性，一方面达到一物料项目仅有一编码的目标，其缺点是无用空号太多，一方面显得浪费累赘，另一方面常导致物料编码位数不够用。

(表二)
3(区段数字编码法
区段数字编码法介于连续数字编码法与分级式数字编码法之间。

使用位数较级次式数字编码法更少，而仍能达到物料编码的目的。

例如有64项，分为5大类，其情形如下:
(表三)
上述情形，如用阶级式数字编码法必须3位数，但如改为区段数字编码则仅需二位数即可，其情形如下:
(表四)
4(国际十进分类(U. D. C. )
这种方法于1876年美国杜威M.DeWey首创，其方法新颖而独到，可以无限制展开，颇受欧洲大陆各国的重视。

1895年的国际图书馆学会决定杜威的十进法为基础，作更进一步发
展，其后经众多数学专家的确究与发展，最后完成所谓国际十进位分类法(Universal Decimal Classification)，目前已有许多国家采用为国家规格。

所谓国际十进位分类法是将所有物料分类为十大类，分别以0至9之数字代表之，然后每大类物料再划分为十个中类，再以0至9之数字为代表，如此进行下去按金字塔Pyramid形态展开。

其情形如下:
6
62(
621(
621(8
621(88
621(882(
621(882(2
621(882(21
621(882(215
621(682(215.3 应用科学工业技术机械的工业技术动力传动挟具螺丝、螺帽各种小螺丝金属用小螺丝丸螺丝平螺丝
采用国际十进分类的物料编码，如编码编至三位数字之后仍须继续延长时时，即应加以“.”符号以表示划分，国际十进分类法可无限展开，任何新物料之产生均可插入原有物料编码之系统而不混淆原有之物料编码系统，国际十进分类法所能运用之符号只有十个(0-9)，故使编码趋长而又无暗示作用，实在美中不足。

二、英文字母法
是以英文字母作为物料编码工具的物料编码法。

英文字母中I、O、Q、Z 等字与阿拉伯数字1、0、9、2等容易混淆，故多废弃不用，除此之外，尚有23个字母可利用。

如以A代表金属材料，B代表非木材，C代表玻璃。

以AA代表铁金属，以AB代表铜金属......，英文字母在我国已经相当普遍，是可用的物料编码方法。

三、暗示法
暗示编码法是指物料编码代表物料的意义，可自编码本身联想出来。

暗示编码法又可分为:
字母暗示法
数字暗示法
1、英文字母暗示法:
从物料的英文字母当中，择取重要且有代表性的一个或数个英文字母(通常取主要文字的第一个字母)做为编码的号码，使阅读物料编码者可以从中想象到英文字文字，进而从暗示中得知该物料为何物。

例如:
VC=Variable Capaciter(可变电容器)
IC=Integrated Circuit(集成电路)
SW=Switch(开关)
ST=Steel Tube (钢管)
BT=BRASS Tuber(黄钢管)
EP=Ear Phone(耳机)
2、数字暗示法:
直接以物料的数字为物料编码的号码，或将物料的数字依一固定规则而转换成物料编码的号码，物料编码的阅读者可从物料编码数字的暗示中得悉该物料为何物。

物料编码代表的意义:
例1: ×× × ××× ×× ××
——————————
类小类形式长度厚度
例2:电阻值的编码
(表五)
例3:钢筋直径的编码
(表六)
例4:钢球轴承轴径之编码，其编码为轴经(限于轴经20mm至200mm)mm数的五分之一。

(表七)
四、混合法
混合法物料编码系联合使用英文字母与阿拉伯数字来作物料编码，而多以英文字母代表物料之类别或名称，其后再用十进位或其他方式编阿拉伯数字号码。

这种物料编码方法较十进位采用符号较多，故有不少公司乐于采用此种方法。

例如: M=金属物料
MB=螺栓、螺丝及帽
MBI=带帽螺栓
MBI-100=六角铁制螺栓带帽
MBI-106-6=3/8” x 3/4”六角铁制螺栓带帽
MBI-106-8=3/8” x 1”六角铁制螺栓带帽
MBI-106-8=1/2” x 1”六角铁制螺栓带帽
第四节物料编码举例例一:广东某研究所物料编码原则:
1. 代码基本形式
×1 ×2 ×3 ×4 ×5 ×6
大分类中分类小分类
物品科目物品分类顺序号
整个代码由六位数字组成，每个数位由-9十个数字中的一个构成。

2. 物品科目为物品的基本区分，由×1表示。

其中:
1 代表我所生产的产品，包括整机及所属部(组)件
2 代表工具类
3 代表电器(电气)设备
4 代表机械设备
5 代表微机、通讯、电子设备
6 代表印刷设备
7 代表办公设备(设施)及办公用品
8 暂空备用
9 代表我所生产所需的原材料
10 代表不属于上述物品的其它分类
3. 物品分类由×2×3代表。

×2代表物品的大分类，其中:
1 代表我所生产的点钞机及其系列产品(整机)
2 代表我所生产的非点钞机(整机)产品
3 代表我所生产的点钞机系列产品的组(部)件
4 代表我所生产的非点钞机产品的组(部)件
×3代表物品的小分类，其中:
0 代表整机部(组)件
1 代表电子元器件
2 代表黑色金属材料及其制品
3 代表有色金属材料及其制品
4 代表塑胶材料及其制品，代表橡胶、木材制品、布料
5 代表辅助包装材料及其制品
6 代表紧固件、标准件等
4. 顺序号为每个物品的顺序号码。

5( 编码实例(以前三位举例)
110000 我所生产的点钞机及其系列产品
116000 紧固件，标准件
120000 我所生产的非点钞机类产品
实例二:鞋业公司物料编码方案
编码构成:生产厂家码 + 出厂编号 + 商品颜色码 + 商品尺码)生产厂家码(两位字母) 编码含意:(1
例如:BJ表示“富立达鞋厂”。

(2)货品出厂编号采用厂家自编的唯一货品序号。

(3)商品颜色码(两位数)
例如:54表示“咖啡色”。

(4)商品尺码(一位数)具体数字表示。

第五节管家婆分销ERP A8物料编码的特点
第六节单据等动态数据编码规则
系统中的所有动态单据，如销售订单、销售出库单、库存盘点单等都遵循动态编码规则。

A8提供的规则为:单据名称首字母拼音缩写，前缀，日期，流水号对于任何一张单据，其日期格式、流水依据都是可以选择的，前缀也可以自己定义。

前缀可在“无”、“分公司”“部门”“操作员”中自由组合，最多可同时设置三个字断。

举例:上海分公司财务部张三开据了一张预收款单，若前缀定义为“分公司，部门，操作员”，则该预收款单的编号为:YSKD-上海-财务部-张三-20050419-001
*假定选择使用分割符;日期格式设置为YYYYMMDD;流水依据选择按月编号(设该预收款单为本月第一张预收款单)，流水填充数设置为3。