资料管理规定

资料管理规定

21世纪是信息时代，为了使全院职工及时了解医学科技发展动态，学习新知识，掌握新技术，不断提高业务工作能力，更好地服务于辖区内人民。近年来，院办室拿出部分资金购臵报刊、书籍充实资料室。为了合理进行流转，保护书籍，更好地发挥现有资料的作用，特订立本管理规定：

一、管理原则：合理流转，知识共享，爱护资料责任到人，丢失损坏照价赔偿。

二、资料分类：本院资料室资料暂分为期刊、专著（系指除期刊外的其他书籍，下同）、上级发文和本站工作产生的材料等四类。

三、资料订购：

1、期刊订阅：每年底由各科室提出第二年期刊订阅书面计划交资料室。资料室将各科室订阅计划进行汇总并呈领导批准后统一至邮政局订阅。

2、专著购买：专著购买原则上由各科室根据需要提出书面计划交资料室，资料室进行审核、汇总并呈领导批准后统一向有关单位购买。鉴于有些资料工作急需又难于购到，本站人员外出发现，发现人可电话请示站领导同意后购买。

3、上级下发或规定必须购买的资料及本站人员外出进修学习的须购资料，可以购回。

四、资料的验收入库和经费报销

1、期刊由门卫从邮递员处领取后交资料管理人员验收入库。经费报销由经办人员持订阅发票和经领导批准的订阅清单一式三份至行政办审核签字后，呈领导批准报销。清单一式三份分存行办、财务、资料室以备查验。

2、专著到院后由资料管理人会同行办人员进行清点并列出所购资料清单一式三份，双方在清单、发票上签字后资料入库，发票呈领导批报，清单分存行办、财务、资料室备查。

3、上级下发和本院职工外出购回资料，由购臵经手人持发票和资料到资料室，由资料管理人员清点验收，并列出资料清单一式三份，双方在发票和清单上签字后发票呈领导批报，资料进入资料室，资料清单分存行办、财务、资料室备查。

4、本站工作产生的资料每年年底由各科室或科室派员协同资料室管理人员将资料整理分类装订成册后入库归档存放。

五、资料借阅

1、资料管理人员收到期刊后摆放于阅览室，阅览室开放时间（法定假日除外）与本院上班时间同步（管理人员有其他任务外出除外）。职工查阅期刊原则上在阅览室内进行，如需将期刊带出阅览室外阅读应办理登记手续，并在10天内归还阅览室以便其他同志查阅。

2、除期刊外的其他资料借阅必须办理借阅登记。借阅登记由借阅人按资料管理人员提供的登记表格逐栏填写。归还资料时由借阅人自己注销。鉴于资料份额有限，为了使更

多同志有机会阅读，达到知识共享目的，资料的外借时间原则上以三个月为限，到期必需归还。如因特殊情况需延长借阅时间，可以延长，但必须重新办理登记手续。资料室每半年公布一次借阅到期又未重新登记人员名单和所借资料名称，提醒借阅人员归还资料。

3、科室公阅资料由该科科长（副科长）到资料室办理借阅登记手续并注明科室公阅后借出。每年年底资料室按照登记本记载列出各科室公用图书清单交各科长，由各科室自行清理后将清理结果返馈资料室。

六、资料保管

1、资料是知识的积累，是宝贵财富，阅读掌握知识是提高全站整体业务水平和人员素质的重要途径，全院职工应共同爱护、保护资料。

2、站资料管理人员对阅览室期刊和档案室库存资料负有保管责任。阅览室期刊应做到摆放整齐，便于阅读，每次开放后应重新整理，以利下次开放。对职工外借期刊的应协同作好登记，外借期刊归还后协同做好归还记录。

3、档案室库存资料由资料管理人员专人管理，库存资料应建立账册，做到账物相符。资料如被外借应做到去向清楚，管理人员如工作变动应进行清点并办理移交。平常应努力做好库存资料日常管理工作，做到分类合理，摆放整齐，防止因管理不善而致资料受潮变质、虫蛀、鼠咬等原因造成损毁及人为因素对资料的损坏。

4、资料被外借，外借资料人即为资料保管责任人，应认真做好该资料的保管，防止丢失和损坏。

七、资料人为损坏处理

1、资料属公有，爱护、保护资料是每个职工的职责，对人为造成的丢失和损坏，执行赔偿处理制度。

2、档案室资料在库存期间，发生丢失和人为损坏，由资料管理人员按照原价赔偿。

3、资料在外借期间，发生丢失和人为损坏，由借阅人按原价赔偿。