材料整理归档要求及检查办法
工程单位资料整理制度
工程单位资料整理制度一、目的与原则制定本制度的目的，在于规范工程单位内部资料的收集、整理、保存和使用流程，确保工程信息的完整性、可靠性和安全性。
本制度遵循合法性、实用性、系统性和保密性的原则，以适应工程项目管理的需要。
二、资料分类工程资料按照性质和用途，可分为技术性资料、管理性资料和财务性资料等类别。
每一类资料应明确归档要求和保管期限，便于检索与利用。
三、资料收集与归档1. 所有资料必须及时收集，并按照规定的格式进行整理。
2. 资料归档应做到内容完整、数据准确、分类清晰、易于检索。
3. 归档资料应注明日期、来源、责任人等信息，并进行电子化处理。
4. 特殊重要或涉密资料，应采取加密或其他安全措施保护。
四、资料保存与管理1. 资料的保存环境应干燥、通风、防潮，确保资料不受损。
2. 定期对存档资料进行检查，发现问题及时纠正。
3. 建立资料借阅制度，明确借阅权限和归还期限。
4. 定期对过期无用资料进行销毁，确保信息安全。
五、资料的使用与查询1. 任何人员使用资料前需提出申请，说明使用目的和范围。
2. 资料查询应遵守查询规定，不得随意携带或复制敏感资料。
3. 对于经常使用的常规资料，应建立快速查询系统，提高查询效率。
六、责任与监督1. 指定专门部门或人员负责资料整理工作，并对其进行培训。
2. 建立健全监督机制，对资料管理工作进行定期检查和评估。
3. 违反资料管理制度的行为，应依据情节轻重予以相应的处理。
七、附则1. 本制度自发布之日起实施，由工程单位负责人解释。
2. 根据工作实际情况和管理需求，本制度可适时进行调整和完善。
材料整理归档要求及检查办法
**工业应用技术学院支撑材料整理归档要求及检查验收方法的通知附件1：一、页面设置〔一〕纸型采用A4纸。
页面设置采用默认设置，即上、下页边距均为2.54cm, 左、右页边距均为3.17cm，装订线位置为左。
〔二〕页脚所有材料均应在页脚处加注页码〔居中、宋体小五号、"第1页共3页〞〕。
（三）方向Word文档一律使用纵向，E*cel文档表格列宽过大的可使用横排。
一般材料采用A4纸竖向单面打印〔表格等需要横向打印的除外〕。
二.文档格式(一)标题用小二号黑体〔如有副标题，用三号楷体〕。
标题可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
〔二〕正文用四号仿宋字〔表格材料的字体、字号酌情处理，建议用五号宋体字，表格尽量竖排，做到整齐美观，表中的双名中间空一格，如*三，写为"* 三〞〕。
表名在表格上方，居中。
如有图片，图名应在图片下方，居中〕。
行间距为1.5倍。
构造层次序数，第一层为"一、〞，第二层为"(一)〞，第三层为"1.〞，第四层为"(1)〞, 第五层为"①〞。
第一层字体要加黑。
构造层次超过五层的可自行根据情况设置，原则上不要超过五层。
材料中所出现的度量单位要按国际标准度量单位，如面积用"平方米〞等；量词应统一，如图书用"册〞，计算机用"台〞，座位用"个〞等。
小数点后面统一保存两位有效数字。
文本中出现的两位及其以上数字统一用阿拉伯数字表示。
文件资料如有附件，在正文下空一行，左空2个字符，用四号仿宋字体标识"附件〞，后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数字〔如"附件：1.×*××*〞〕，附件名称后不加标点符号。
〔三〕综述材料观测点概述材料的写作要点：观测点综述材料属于命题式写作，结合各观测点的内涵，要求开门见山，直述主题，对*项工作进展综述，防止过多的陈述和解释；综述应包括前言、主体、结语三个局部。
工程资料整理归档的基本要求及存在问题的解决方法
工程资料的收集、整理和归档工作是工程施工管理工作中的重要组成部分。
良好的工程资料能够为单位的各项基本工作提供坚实的基础，对施工过程和管理流程进行有效控制，优化资源配置，确保工程质量，以便于顺利竣工验收。
工程资料是与工程的施工过程同步形成的，在很大程度上反映的是工程项目实体，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，对于工程质量标准、工程施工细节等都有详细的记载，是工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。
因此，工程资料的整理归档工作对于提高工程质量、加强对工程的监督以及竣工验收等都具有十分重要的意义。
1工程资料整理归档的基本要求①真实性。
要求工程资料必须要真实反映工程建设的情况。
②准确性。
要求工程资料必须填写准确，评语准确、无误。
③及时性。
要求工程资料必须要与工程施工同步。
④完整性。
要求工程资料不得有缺项和漏项。
2工程资料的重要性2.1工程资料是竣工文件的重要组成部分随着高性能混凝土的普遍使用，预计建筑工程使用年限大都为100年，但是施工单位在工程竣工验收、交付使用后，一般只在前两年负责维修，由于施工不当导致的工程质量问题往往在多年以后才显现出来，需要进行维修和整改，但是由于施工单位人员流动性大，导致难以进行工程修复工作。
因此，为了延长工程使用寿命，保证维修质量，确保工程使用人员的安全，维修人员必须通过查阅该工程的相关日志、检查记录等资料档案，以便采取有效的补救措施，提高工程维修质量，从而保证工程的使用寿命。
由此可见，只有规范了工程资料的整理归档流程，使工程资料保持完整性和准确性，才能为有效解决工程的后期问题提供资料支持。
2.2工程资料是反映工程质量的有力证明工程资料是对工程施工的各个环节、各项材料等的真实记录，是对整个工程实际情况的客观、真实地反映，包括施工过程中使用的工程材料的质量、相关材料及工程质量的评定资料等，为工程施工过程中控制和提高工程施工质量提供了客观、真实的依据，可以帮助施工人员及时发现错误并积极改进，促进工程质量得到有效提高。
归档文件整理的方法步骤
归档文件整理的方法步骤归档文件整理的方法步骤可以简要地归纳为“十步走”，具体如下：第一步：收集应归档文件收集应归档文件，是档案工作的起点，其基本的要求就是“齐全完整”。
一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，归档范围以是否反映本单位工作活动、具有查考利用价值为依据确定，具体如下：(一)应归档的上级机关的文件材料，（上级来文）主要有5个方面：1、上级组织召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；2、上级组织颁发的属于本公司主管业务并要贯彻执行的法规性文件；3、上级领导检查视察本公司工作时的重要指示、讲话和题词；4、代上级组织草拟并被采用的文件最后草稿和印本；5、上级组织转发本公司的文件。
（二）应归档的本公司的文件材料，主要有23个方面：1、本公司党组（党委）、行政领导会议文件材料；2、本公司召开的工作会议、专题会议文件材料；3、本公司颁发的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；4、本公司的请示与上级组织的批复、子公司的请示与本公司的批复；5、本公司及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；6、反映本公司业务活动和科技管理的文件材料；7、本公司检查子公司工作和调查研究形成的重要文件材料；8、本公司总的统计报表和统计分析材料；9、本公司形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；10、本公司党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；11、内容重要的群众信访材料和本公司处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；12、本公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本公司有关的未经收发登记的文件材料；13、反映记载本公司房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；14、本公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；15、本公司制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；16、本公司及子公司的历史沿革、大事记、年鉴和反映本公司及子公司重要活动事件的剪报；17、本公司干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；18、本公司及子公司办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；19、本公司财产、物资、档案等的交接凭证和清册；20、本公司编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；21、本公司与其他单位或个人签订的各种合同、协议；22、本公司与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；23、各种普查工作形成的文件材料。
文件材料归档办法
文件材料归档办法第一章总则第一条为规范我公司文件材料的归档工作，完整系统地保存公司档案，根据国家《档案法》、《国有企业文件材料归档办法》等特制定本办法。
第二条公司文件材料是指自公司筹建以来的各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。
归档是指各部门将处理完毕的文件材料按一定原则整理后定期移交集团公司档案室。
第三条为确保公司归档文件材料完整、准确、系统与安全。
公司文件材料归档工作具体包括归档范围、归档时间、归档质量要求三方面。
第四条文件材料归档工作应纳入公司各项工作计划，纳入公司领导工作议程，纳入有关人员岗位责任制。
作为一项制度，各部(室)、子（分）公司应指定专（兼）档案人员具体负责归档文件材料的收集、整理和移交工作。
第五条集团公司档案室负责本公司及所属单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。
第六条实行文件材料归档责任追究制，不按要求归档的应追究当事人或部门责任。
第二章归档范围第七条公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动等职能活动中形成的具有保存和查考利用价值的文件材料，且在处理程序上运转完毕的，列入归档范围（见附件《企业文件材料归档范围》），分文书、科技（包括产品、科研、设备、基建）、会计、职工人事四大类。
第八条归档文件材料的来源：（一）本公司内部形成的文件材料；（二）本公司所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本公司的文件材料；（三）本公司引进项目、外购设备仪器、车辆等带来的文件材料；（四）本公司投资的全资、控股、参股企业应向本公司提交的文件材料；（五）本公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本公司提交的文件材料；（六）本公司执行、办理的外来文件材料。
第九条归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
第三章归档时间第十条管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年四月底以前归档。
第十一条公司产品、业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
归档文件整理的原则与方法
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归档文件整理的原则与方法
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（1）历史的观点 （2）全面的观点 （3）发展的观点 （4）效益的观点
2、鉴定的标准 档案的价值是客观存在的，但人们对客观事物的认识能力是
不同的，难免带有主观性和片面性。为了使人们的主观认识活动 最大限度地符合实际，保证鉴定工作的质量，必须建立明确的档 案价值鉴定标准。按照这一标准认识和评价档案的价值，可提高 档案鉴定结论的客观性、可靠性和准确性。
这些制度由机关档案部门根据本单位实际需 要提出，征求文书部门和业务部门的意见，经主 管领导批准后颁布实施并报同级档案行政管理机 关备案。
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归档文件整理的原则与方法
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（五）档案整理的质量要求 1、 归档文件应齐全完整 2、 文件修整包括：修裱破碎文件、超大纸张折叠、去 除金属物 3、归档文件所使用的书写材料,要符合档案保护要求
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归档文件整理的原则与方法
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（二）分类——是指全宗内归档文件的实体分类。 《规则》中选择了年度、组织机构（问题）和保
管期限三种方法作为通用的分类方法。因为这三种方 法的使用率最高，也便于档案的管理。 １、 年度分类法
根据文件的年度对归档文件进行分类，正 确判定文件的日期并归入相应的年度。 ２、 机构分类法
包括：科技文件材料、人事文件材料等，不仅有 纸质的，还有非纸质的磁性载体文件、电子文件等。
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归档文件整理的原则与方法
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2 、机关文件材料的不归档范围 （１）上级机关的文件材料中，普发不需要本机关办 理的文件材料 （２）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用 价值的事物性、临时性文件 （３）同级机关不需要贯彻执行的、不需办理的抄送 文件 （４）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况 反映 ，抄报或越级抄报的文件材料
国有企业文件材料归档办法
国有企业文件材料归档办法（年月日国家档案局、国有资产监督管理委员会档发〔〕号）第一章总则第一条为规范国有及国有控股企业（以下简称企业）文件材料的归档工作，完整、系统保存企业档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，制定本办法。
第二条归档的企业文件材料是指企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。
第三条企业应建立文件材料归档制度，明确企业文件材料的归档范围、时间、要求，保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统。
第四条企业文件材料归档工作应纳入企业各项工作计划，纳入企业领导工作议程，纳入有关人员岗位责任制。
企业各部门专（兼）职档案人员负责所形成的文件材料的收集、整理，并按要求向档案部门归档。
第五条企业档案部门负责本企业及所属单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。
第六条企业应建立文件材料归档责任追究制度。
不按要求归档的应由有关单位追究当事人或部门的责任。
第二章归档范围第七条企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围（见附件《国有企业文件材料归档范围》）。
第八条归档文件材料的来源：（一）本企业内部形成的文件材料；（二）本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料；（三）本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；（四）本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；（五）本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；(六)本企业执行、办理的外来文件材料。
第九条归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
第三章归档时间第十条管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
第十一条工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
第十二条外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
工程资料收集、整理、归档移交等管理方案
工程资料收集、整理、归档移交等管理方案工程资料收集、整理、归档移交等管理方案篇一1、工程技术资料是为建筑施工提供指导和施工质量、管理情况进行记载的技术文件。
也是竣工后予存查或移交建设单位作为技术档案的原始凭证。
2、单位工程必须从工程准备开始，就建立工程技术档案，汇集整理有关资料，并贯穿于施工的全过程，直到交工验收后结束。
3、凡列入工程技术档案的技术文件、资料，都必须经各级技术负责人正式审定。
所有资料、文件都必须如实反映情况，要求记载真实、准确、及时、内容齐全、完整、整理系统化、表格化、字迹工整，并分类装订成册。
严禁擅自修改、伪造和事后补作。
4、工程技术档案内容分类。
4.1是为了构建筑物的合理使用、维修、改建、扩建的参考文件；在工程教工时随从其它交工资料一并提交建设单位保存（称为交工技术资料）。
4.2是为了系统地积累施工经验的经济技术资料，并由施工单位保存（称为施工技术资料）。
5、工程技术档案是永久性保存文件，必须严格管理，不得遗失、损坏，人员调动必须办理移交手续。
由施工单位保存的工程档案资料，一般工程在交工后统一交项目部资料员保管，重要工程及新工艺、新技术等由技术科资料室保存；并根据工程的性质确定保存期限。
6、各种技术资料检查评分标准按现行全优工程检查记录执行。
资料检查直营公司每季度各项目部检查一次。
7、各种资料由施工技术队长收集并初步整理，临交工之前将资料交技术科统一整理，资料一般应一式两份。
工程资料收集、整理、归档移交等管理方案篇二为对工程技术档案的收集、整理、编目、归档及报送等管理工作实施有效的控制，特制定本办法。
本办法由公司工程部负责实施。
一、工程技术档案资料的内容1、施工单位竣工资料：（1）质量保证资料；（2）施工技术资料；（3）施工管理资料；（4）竣工图；（5）竣工验收报告。
2、工程监理单位监理资料：（1）监理规划；（2）监理实施细则；（3）监理月报（包括各阶段性检查记录）；（4）工程开、停、复工令；（5）工程总进度计划、月进度计划审批文件；（6）施工组织设计审核意见；（7）工作联系单；（8）监理日志；（9）项目竣工验收报告：a）工程竣工验收质量评估报告及评定表；b）工程项目施工例会纪要；c）工程质量检测记录；d）材料、设备进场质量检测报告；e）监理工程进度付款审核报表：f）应业主要求提供的其它专题报告；3、工程管理资料：（1）施工图纸等设计文件；（2）设计变更；（3）初步设计图纸等设计文件；（4）工程概算、预算；（5）工程勘察报告；（6）文物普探及问题坑处理报告；（7）深基坑支护设计文件；（8）地基（桩基）检测报告；（9）设计合同、施工合同、监理合同；（10）工程招、投标文件；（11）工程综合验收资料；（12）工程竣工验收资料；（13）工程报建报审资料；（14）工程部与公司、监理单位、施工单位的工作联系单；（15）工程技术资料发文记录；（16）向公司提交的专题报告；（17）结构试验、文明工地、安全施工、施工全貌的照片及音像资料等。
文书档案的归档整理方法
文书档案的归档整理方法文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行档案的收集、明确归档范围、分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
文件材料归档整理的具整理方法如下：一、收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
材料齐全完整、内容真实准确，任何领导和个人不得利用职务之便，无故将所保管的档案据有，不将手上应归档的文件材料移交档案室，将根据中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》第六条利用职务之，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。
收集的范围：1、收集本单位产生的各种文件材料（包括领导手上、各科（股）室及在电脑上的各种文件材料、表册及各种会议记录等材料）2、收集有关部门针对本单位人和事方面的各种文件材料。
（如本单位的请示、上的批复；组织、人事、纪委等单位针对本单位干部职工的调动、安排、离、死亡、抚恤、任免、奖励、处分等文件材料。
）3、上有关部门和业务主管部门制发有关本单位业务工作的各种文件材料。
二、确定归档范围和不归档范围：（一）机关文件材料归档范围是：（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档范围：（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料三、确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
归档文件整理流程和方法
归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)的规定,结合工作实际,我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步。
第一步：收集文件收集，即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室.收集中应掌握的原则是：“以我为主,突出重点"，即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料.这部分文件材料分为对外发文和内部发文。
对外发文一般都有发文字号，这部分发文一定要收集齐全，另外根据省、市档案局的要求，必须实行二套制，也就是带底稿的文件收集一套（按保管期限划分），不带底稿的文件收集一套按字号排列（即二套也叫发文汇集）.内部发文即未经登记编号的文件材料，主要包括：①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；②上级机关批转、转发本单位的文件，以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本；③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料,以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料;④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组(党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告;⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料;⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告；⑧本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料,以及各种基础数字统计报表和分析材料；⑨本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等；⑩本单位编印的简报、出版物（包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等)定稿、样本,以及新闻媒体（包括报社、电台、电视台、杂志社等)报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。
文件、材料收集归档制度范本
文件、材料收集归档制度范本一、目的为了确保文件、材料的有序收集和有效归档，提高信息管理和工作效率，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我司全体员工在工作中涉及文件、材料收集和归档的情况。
三、职责分工1. 负责人事部门负责制定和监督落实文件、材料收集归档制度，并对相关人员进行培训。
2. 各部门负责指定专人负责文件、材料的收集和归档工作。
3. 具体责任人负责每天对本部门相关文件和材料进行收集和归档，并保证归档的准确和完整。
四、工作流程1. 文件、材料收集a. 每个部门设立专门文件、材料收集点，将相关文件和材料收集到指定地点，定期进行整理。
b. 收集的文件和材料必须清晰、准确、完整，避免遗漏或混乱。
2. 文件、材料归档a. 收集点负责根据文件、材料的性质、种类等进行分类，并采用统一的编号规则进行标识。
b. 归档时要注意文件和材料的时效性，过期文件要及时清理或归档到历史档案中。
c. 归档的文件和材料必须按照规定的标识放入文件柜或文件架中，并做好相应的记录。
3. 文件、材料查询a. 需要查询文件和材料的人员可以向收集点或归档点提出申请，并提供相关信息以便快速准确地查询到所需文件和材料。
b. 查询到文件和材料后，必须在办理完成后及时归还到原位，并记录查询人员和时间。
五、注意事项1. 文件和材料的收集和归档工作必须按照制度规定进行，严禁任意变更或擅自删除或篡改文件和材料。
2. 文件和材料的保密工作必须做好，严禁将机密文件和材料外借或随意传阅给无关人员。
3. 工作中发现文件和材料有遗漏、错误或过期的情况，必须及时上报或处理，不得擅自处理或销毁。
六、制度的执行和监督1. 管理人员必须严格执行本制度，并对下属进行相应的培训和监督。
2. 定期进行制度的检查和评估，及时发现问题并及时整改。
3. 针对制度执行中的问题和建议，及时进行改进和完善。
七、附则本制度自发布之日起执行，如有修订或调整，将另行通知。
以上为文件、材料收集归档制度的范本，供参考。
文件、材料收集归档制度(5篇)
文件、材料收集归档制度本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。
(一)本级文件1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。
4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。
9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。
10、电报、重要电话记录、机关工作日记。
11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。
12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。
13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。
14、已故人员资料。
15、重要的人民来信及处理材料。
16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
(二)上级文件材料1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。
2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。
3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。
材料整理归档要求及检查办法
材料整理归档要求及检查办法材料整理归档是指将各种文件资料按照一定的规则和标准进行分类、整理和存放的过程，以方便日后查找和使用。
正确的材料整理归档可以提高工作效率和准确性，并确保文件资料的安全性和完整性。
本文将介绍材料整理归档的要求及检查办法。
一、材料整理归档的要求：1.清晰明确的分类体系：根据工作需要和文件内容，设立合理的分类体系，确保文件的分类清晰明确，便于查找和使用。
2.统一标识和编码：为每一个文件资料设立统一的标识和编码，以便识别和查找，避免混淆和错误。
3.内容完整和准确：对于每一个文件资料，要确保内容的完整性和准确性，避免漏页、错页或错误信息的归档。
4.规范的文件命名：对于电子文件，要规范文件的命名方式，包括文件名、日期、版本号等，以便于后续的检索和管理。
5.定期的文件更新和备份：对于需要经常更新的文件资料，要定期进行更新和备份，以确保文件的及时性和安全性。
6.安全可靠的存储环境：为文件资料提供安全可靠的存储环境，包括合适的文件柜、资料夹、防潮防火措施等，以确保文件资料的安全性和完整性。
二、材料整理归档的检查办法：1.文件分类检查：检查文件资料的分类是否清晰明确，是否符合分类体系的要求，避免分类混乱或重叠的情况。
2.文件标识和编码检查：检查文件资料是否有统一的标识和编码，确保每一个文件都能被正确地识别和查找。
3.文件完整性检查：检查文件资料的完整性，包括是否有漏页、错页、缺失信息等情况，确保每一个文件都是完整的。
4.文件命名检查：对于电子文件，检查文件命名的规范性和准确性，包括文件名、日期、版本号等，以便于后续的管理和检索。
5.文件更新和备份检查：检查需要经常更新和备份的文件资料是否有按时进行更新和备份的记录，确保文件的及时性和安全性。
6.存储环境检查：检查文件资料的存储环境是否安全可靠，是否提供了合适的文件柜、资料夹、防潮防火措施等，以确保文件资料的安全性和完整性。
通过以上的规范要求和检查办法，可以有效地进行材料整理归档的管理，提高工作效率和准确性，并确保文件资料的安全性和完整性。
部门档案管理办法及实施细则（通用3篇）
部门档案管理办法及实施细则（通用3篇）部门档案管理办法及实施细则篇1一、文书档案归档制度1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位责任制1、认真学习专业知识，贯彻执行<档案法>、<档案法实施办法>，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项。
2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。
档案质量和工作质量符合“规范”要求。
3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4、负责档案库房各项制度的落实。
5、积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位责任制1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4、严格执行各项档案管理制度。
5、接受本公司专职档案员的监督指导。
努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度1、凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
归档文件整理的基本程序及质量要求
归档文件整理的基本程序及质量要求一、定义1、归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2、归档文件整理将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
3、件归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
除以上所列归档文件为一件的情况外，以下成套性文件材料也可为一件。
（1）会议记录可为一件。
（2）多期工作简报、信息、动态可各为一件。
（3）会议材料可为一件，也可按不同事由或时间划分多件。
（4）调入调出凭证、介绍信、存根按其种类可为一件。
（5）举办重大活动或工程项目形成的归档文件可为一件，也可按不同事由或时间划分多件。
（6）处理案件形成的文件材料可为一件，也可按不同阶段划分多件。
（7）大事记可为一件或按时间划分多件。
二、整理原则、基本制度、整理程序和时间要求1、归档文件整理的基本原则：在分类的基础上，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分文件的不同价值，便于查找和利用。
2、归档文件整理工作应建立完善三项基本制度，规范归档文件整理工作。
（1）《文件材料整理及归档办法》—明确整理工作环节和分类方案，确定整理工作的方法、归档时间和质量要求等。
（2）《文件材料归档范围和档案保管期限表》—主要作用是准确划定全宗内形成文件材料的归档范围，同时区分归档文件的保管期限。
（3）《不归档文件管理和处置办法》—明确不归档文件材料的范围及对不归档文件材料的处置办法。
3、整理程序：按照收集、装订、分类、排列、编目、编号、装盒等程序进行。
三、收集1、依据本机关制定的《文件材料归档和不归档的范围》的内容进行收集。
2、除注意收集收发文登记簿上登记的文件材料外，还应注意收集未登记"帐外"的文件材料，包括本机关形成的会议记录、各种统计报表、名册、合同、协议书、委托书、协定书、契约、出版物定稿和样本，本机关职工调动工作的行政职务、工资、党组织关系介绍信及存根，本单位财产、物资、档案等移交凭证、清册，本机关重要活动事件的简报、照片、录音录像、磁盘、光盘、荣誉奖励证书、奖旗、奖杯、奖状、赠品、有纪念意义和凭证性的实物，停止使用的印章等材料及有关领导外出进行公务活动带回来的未登记文件材料。
工程部文件归档制度
工程部文件归档制度一、制度目的为了保证工程部文件管理的规范性、科学性和完整性，提高文件检索和利用效率，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于工程部所有文件的归档管理工作，包括纸质文件和电子文件。
三、文件归档的分类1. 纸质文件：根据文件的性质和内容进行分类，包括技术文件、合同文件、质量文件、人事文件等。
2. 电子文件：根据文件的格式和内容进行分类，包括word文档、excel表格、pdf文档等。
四、文件归档的流程1. 文件收集：工程部负责人指定专人负责文件的收集工作。
2. 文件整理：对收集到的文件进行逐一整理，根据分类要求进行归档。
3. 文件编目：建立文件档案目录，对每一份文件进行编目编号。
4. 文件存档：按照编目编号将文件存放在相应的文件柜或电子文件夹中。
5. 文件检索：根据需要，对存档文件进行检索，确保文件的及时查阅和利用。
五、文件存档的管理1. 纸质文件存档：（1）建立完善的纸质文件存档系统，保证文件的安全和完整性。
（2）在存档过程中，负责人应对文件进行备份，确保文件的安全性。
2. 电子文件存档：（1）建立专门的电子文件存档系统，对文件进行分类、归档和备份。
（2）限制权限，避免未经授权的人员对文件进行修改或删除。
六、文件归档的监督和检查1. 工程部负责人应定期检查文件的存档情况，确保文件的完整性和准确性。
2. 对文件的存档处理过程进行监督，及时发现问题，并进行处理和整改。
七、文件归档的销毁1. 对于已经失效或过期的文件，应按照文件销毁规定进行销毁处理。
2. 在销毁文件时，应严格按照相关规定进行，确保文件的安全性和保密性。
八、附则1. 工程部各部门应严格按照本制度进行文件的归档管理，不得随意更改或销毁文件。
2. 对于违反本制度的行为，将按照公司相关规定进行处理。
以上是关于工程部文件归档制度的相关内容，希望各部门能够认真执行，确保文件管理工作的规范性和科学性。
江苏省《归档文件整理规则》实施办法
江苏省《归档文件整理规则》实施办法1 总则为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），结合我省实际，特制定本办法。
本办法所称归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
本办法适用于本省范围内的各级机关、团体、企业、事业单位。
2 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
贯彻"强化收集、简化整理、细化检索、深化利用"的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。
3 整理要求归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。
档案进馆单位按经当地档案行政管理部门核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。
所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》（ DB32／505－2002）要求。
4 整理方法4.l 件的确定本办法以件为归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
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郑州工业应用技术学院支撑材料整理归档要求及检查
验收办法的通知
附件1：
一、页面设置
（一）纸型
采用A4纸。
页面设置采用默认设置，即上、下页边距均为2.54cm, 左、右页边距均为3.17cm，装订线位置为左。
（二）页脚
所有材料均应在页脚处加注页码（居中、宋体小五号、“第1
页共3页”）。
（三）方向
Word文档一律使用纵向，Excel文档表格列宽过大的可使用横排。
一般材料采用A4纸竖向单面打印（表格等需要横向打印的除外）。
二.文档格式
(一)标题
用小二号黑体（如有副标题，用三号楷体）。
标题可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（二）正文
用四号仿宋字（表格材料的字体、字号酌情处理，建议用五号宋体字，表格尽量竖排，做到整齐美观，表中的双名中间空一格，如张三，写为“张三”）。
表名在表格上方，居中。
如有图片，图名应在图片下方，居中）。
行间距为1.5倍。
结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”, 第五层为“①”。
第一层字体要加黑。
结构层次超过五层的可自行根据情况设置，原则上不要超过五层。
材料中所出现的度量单位要按国际标准度量单位，如面积用“平方米”等；量词应统一，如图书用“册”，计算机用“台”，座位用“个”等。
小数点后面统一保留两位有效数字。
文本中出现的两位及其以上数字统一用阿拉伯数字表示。
文件资料如有附件，在正文下空一行，左空2个字符，用四号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.×X××X”），附件名称后不加标点符号。
（三）综述材料
观测点概述材料的写作要点：观测点综述材料属于命题式写作，结合各观测点的内涵，要求开门见山，直述主题，对某项工作进行综述，避免过多的陈述和解释；综述应包括前言、主体、结语三个部分。
1.前言。
要求直接点明该综述要介绍什么、说明什么。
2.主体。
主体部分可分为若干层次，每个层次说明一个主题，层次之间用一个小标题分开。
文字量较少的综述，主体部分可以不分层次，而用段落区分。
特点是语言精炼，概述性较强。
3.结尾。
应采用总结式，对该观测点的工作给予简明的总结，即：对该观测点给出定性和定量的评价。
（四）落款
凡需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署单位全称，在下一行相应处标识日期。
单位全称如：建筑工程学院；不能署“建工学院”。
日期的标示格式统一为：如“2014年4月5日”。
2014年8月5日（包含本日）前的材料统一落款为“郑州华信学院”，2014年8月6日（包含本日）以后的材料统一落款为“郑州工业应用技术学院”。
（五）装订位置
文件装订均为左订两枚订书针，在距纵向打印纸张上、下边缘
8cm处各订一钉，书钉距纸张左边缘3mm～8mm。
（六）对各单位收集整理的原始支撑材料的格式不做统一要求。
附件2：
xxx 统计表
统计单位（盖章）： **学院统计时间：****年**月**日
备注：此表用于单独性表格文档支撑材料，如学生花名册、教师花名册、实验师一览表等。
如果正文中插入表格，可以参照下表：
表1:***统计表
产品产量销量产值比重
手机11000 10000 500 50%
电视机5500 5000 220 22%
计算机1100 1000 280 28%
合计17600 16000 1000 100%
附件3：
图1：我校召开中青年优秀教师评选会
附件4：
工
作
总
结
****学院
****年**月*日
****学院2013-2014学年教学管理
工
作
总
结
****学院
****年**月*日。