商务秘书工作实务
商务秘书实务第一章
电话去问一问是否顺利。（积极主动）
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案例分析
一天上午，某公司经理突然收到一封非常无礼 的信，信是一位与公司交往很深的代理商写来的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘 书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这 样的来信，尽管我们之间已经有那么长时间的往 来，但是，事到如今，我不得不中止我们之间的 一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于 众！信的内容大致是这样，经理命令秘书立即将 信打印寄走。 假设你就是这位秘书，对于经理的命令，你会怎 么做？
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案例分析
于雪一家私营煤矿老总的秘书。该矿的规模虽然 很大，但在安全生产方面存在许多隐患；对于这些隐 患，老总总是抱着侥幸的心理。这天，老总得到消息， 说有关部门要组织安全生产大检查，于是，老总让于 雪赶紧准备一套材料应付检查理？现在于雪有这么 几种选择： a、好，我马上就办。 b、老板，这种技术性很强的资料我不会做，你还是 找别人吧！ c、老总，这事关重大，最好实是求地汇报；对于安 全隐患，我们尽快整改。否则，一旦出事，后果不 堪设想。 d、当面什么也不说，背后写匿名信给有关安监部门。 e、表面上答应，但就是拖着不办！
思考：此案例中穆兰违背了哪些职业道德？
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分析
一、她在交给汪经理机票的时候，应该提醒他马
上把机票放进公文包。(忠于职守）
事实上，很多时候秘书需要负责整理上司出差的公文包， 包括把所需文件清点好放进去，以及检查各种证件是否带 齐。
二、答应别人的事应该办到。即使是休息的日子，
作为秘书，也要让上司随时能找到自己。更何况 她知道那天是汪经理出发的日子。（守信）
思考：这案例说明了商务秘书工作具有什么特点？
商务秘书实务-第六章
10：25 抵达上海虹桥机场（××接机）。
（一）旅行计划 一份周密详细的旅行计划主要从以下几方面进行考虑： 1.时间 一是指旅行出发、返回的时间，包括因商务活动需要到 两个或两个以上地点的抵离时间和中转时间；二是指旅 行过程中各项活动的时间；三是指旅行期间就餐、休息 时间。 2.地点 一是指旅行抵达的目的地（包括中转地）。目的地名称 既可详写（即哪个地区、哪个公司），也可略写（即直 接写到达的公司名称）；二是指旅行过程中开展各项活 动的地点；三是指食宿地点。
案例：
一天，总经理告诉秘书小于，他要到x市去开会，让 她陪同一起去。她问总经理坐啥车，秘书长说坐火车， 赶上开会就行，不用早了。
小于看了看列车时间表，算了一下，坐明天9点车就 正好，既不用起早又不用贪黑，欣赏一路风光，晚上 又不耽误休息。她下午买了预售票，就告诉领导明天 在家等着就行了。文件、路费都准备齐了，车也安排 了。她就安心回家了。
总算到站了，而且接站车也一直在等他们。这总算给小于一 点欣慰。
由于他们是坐慢车来的，会议的晚饭开过了，又现给他们热 饭。虽然饭菜很好，但小于吃了两口就饱了。
分析：
秘书安排好领导的差旅，是秘书工作的一 个重要部分。安排过程中，一定要细心谨慎。
上述案例，秘书只是看错一次车，但却给 领导增加了不少麻烦，若领导身体不好就更麻 烦了。服务中出事，往往都在小事上，又多在 高兴和轻易之中。所以，时时要小心，小事也 不可马虎。 Nhomakorabea 18：00
与 ××总经理在公司共进晚餐。
5月12日 星期三 上午 9：30 赴××公司与×××董事长洽谈（需用的4、5号 文件在公文包中）。
11：30 与×××董事长共进午餐（在该公司）。 下午 15：00 拜访×××先生（由××先生陪同，礼品在手提 箱内）。 18：00 在宾馆用餐。
商务秘书实务试题及答案1
⼀、名词解释（每题5分，共20分）1、商务谈判2、反馈3、护照4、损益表（每题空5⾏）⼆、简答题（每题10分，共20分）1、出国商务旅⾏之前除了要做⼀些与国内商务旅⾏同样的准备⼯作之外，还需要做哪些准备⼯作？2、简述横向沟通的优点及缺点。
（每题空10⾏）三，论述题（每题15分，共30分）1、试述商务秘书在商务谈判的准备阶段应该做哪些⼯作？2、请谈谈你对第四阶段时间管理理论的理解。
（每题空20⾏）四，案例分析（每题15分，共30分）仔细阅读下列两个案例并完成⽂后提出的问题。
（⼀）、总经理帕森下午2：00要和业务部共同讨论如何开展某商品在郊区的销售⼯作，这项销售⼯作的成败和公司是否能达到今年度的销售预算有很⼤关联；接着，下午4：00⼜要和⼀位客户商洽⼀笔重要的交易，他希望花⼀个⼩时的时间和这个客户商讨，5：00，结束。
但是恰巧当天上午，办公室⼜收到某⼀政府单位临时开会的通知书，上⾯写着会议的时间是下午3：00，必须由帕森亲⾃参加，⽽且通知书上没有写清会议结束的具体时间。
问题：如果你是帕森先⽣的秘书，你该怎么办呢? 并简要说明理由（空15⾏）（⼆）、某公司总经理告诉秘书⼩王，今天上午要集中精⼒写⼀份重要的报告，不希望被任何事情所打扰。
但不久，来了⼀位陌⽣⼈，说要向总经理推荐他们的⼀种新产品。
⼩王告诉他，今天总经理不在公司。
谁知恰巧这时总经理打开房门，要⼩王进总经理办公室给他找⼀份⽂件。
此情形令⼩王⾮常尴尬，只好解释今天总经理⼯作特别忙，不接待任何来访。
客⼈⾮常不⾼兴地离开了。
问题：请问，这件事⼩王怎样处置会更妥当⼀些? 并简要说明理由。
商务秘书实务考试练习题附答案
商务秘书实务考试练习题附答案一、单选题1.以下哪个选项不是现代秘书工作的业务内容？（）A.文书拟写B.组织活动C.沟通协调D.商务谈判2.以下哪个选项不是秘书职业形象塑造的要点？（）A.规范严谨的专业形象B.不拘小节C.让礼仪成为习惯D.展现独特的人格魅力3.以下哪个选项是女性秘书的服饰仪态？（）A.正装以领带为核心的搭配B.穿西服应注意的细节C.适当保守，严谨专业D.以内敛和朴素为基本原则4.以下哪个选项是沟通的传播模式?（）A.传播线性模式B.媒体传播模式C.数字传播模式D.电子传播模式5.（）是中国古代经典之一，其中有一些记载涉及秘书的职责和准则A.《论语》B.《礼记》C.《史记》D.《中庸》6.以下哪个选项是有效倾听的准备？（）A.心理准备B.语言准备C.人员准备D.问题准备7.以下哪个选项不是手势语的类型？（）A.指示性手势语B.情绪性手势语C.象征性手势语D.抽象性手势语8.以下哪个选项是待客座次礼仪中引导就座的正确顺序？（）A.单人沙发优于长沙发B.沙发椅优于普通椅子C.较低的座椅优于较高的座椅D.距离门近的为最佳的座位9.宴会是指？（）A.正规、庄重的宴请活动，有国宴、正式宴会、便宴和家宴四种B.自助餐，是一种由客人自行挑选、自取自食的就餐形式C.以酒水为主招待客人的一种宴请形式D.以茶会友的一种简便的招待形式10.以下哪个选项不属于会议时间的三层含义？（）A.会议召开的时间B.整个会议所需要的总时间，总天数C.重要的议案或事项必须列在整个议程的前项D.每次会议的时间限度11.以下哪个选项不是会议记录作用的体现？（）A.依据作用B.素材作用C.备忘作用D.归纳作用12.以下哪个选项不是优化办公环境的原则？（）A.舒适B.和谐C.安全D.华丽13.以下哪个选项不属于接听电话的准备工作？（）A.电话机应该摆放在办公桌的左边，方便来电时左手拿起话筒，右手拿笔做记录B.备好专用电话记录本C.端一杯温水放在桌子旁，以备口渴时使用D.时常检查电话机设备，保持正常畅通状态14.以下哪个选项不属于辅助决策的特点？（）A.单向性B.时效性C.同层次性D.全过程性15.以下哪个选项不属于时间管理的基本原则？（）A.目标和计划先于行动B.要事第一，黄金时间面对黄金般价值的事情C.遇见事情能缓则缓D.微笑着说“不”，排除一切无关的干扰16.以下哪项属于新媒体的构成要素？（）A.封闭性B.数字技术和网络技术C.媒介融合趋势减弱D.商业模式不变17.（）是秘书工作中极其重要的一环A.新媒体运营B.打理办公室C.整理文件D.记录会议二、判断题1.技术操作层的秘书人员，一般称为企业文员，他们的工作较为单纯，具有明显的专业性和技术性。
新编商务秘书实务(第3版)][向阳][电子课件]项目一2
![新编商务秘书实务(第3版)][向阳][电子课件]项目一2](https://img.taocdn.com/s3/m/2571e7981eb91a37f0115c2d.png)
国家十三五规划教材 · 现代秘书系列
项目1
商务秘书的角色认知
子项目1，定位现代秘书 子项目2，认知秘书工作 子项目3，做一个好秘书
项目任务
前往联系单位走访（观察）一位 资深秘书，整理出一份秘书日常 工作内容表。
事件回放
毕业于某名牌大学的林英踌躇满志地踏上了秘书的工作岗位，经过一系 列的面试竞争，她终于获得了天骏公司的秘书一职。今天是她上班的第一天， 一路上林英想象着她的工作：在办公桌前熟练地进行计算机操作；用流利的 英文为总经理书写函件；聚光灯下，从容地主持对外活动……
林英兴冲冲地赶到办公室报到，经理淡淡地看了她一眼，然后给她派了 一连串的任务……
一整天就这样匆匆过去了。第一天的工作经历让林英很失落，心里也充 满了困惑。
任务分析
该事件说明了秘书工作具有 专业性、服务性、繁杂性的特点。 作为秘书，在领导工作需要时必 须尽职尽责，不能对职责范围内 的工作视而不见，一味地认为自 己是专业人才，服务性工作不是 自己应该做的。如果你是林英， 你该怎样做好这些事情？通过整 理秘书工作内容表，你认识到秘 书工作的特性了吗？
2、文书工作
包括办公室环境管理、用品管理、常用设备管理、办公室 日常事务处理、对外接待与沟通以及对领导临时交办事务 和突发事务的处理等。
3、会务操办
秘书工作中的会务操办指的是会议前的筹备工作、会议期间 的事务服务以及会议后的落实、整理和信息反馈工作等。
4、信息工作
指围绕领导活动和组织管理需要开展的对各种相关 信息的收集、处理、传递、储存提供利用、反馈等 一系列目的明确、真实可靠、及时全面的信息服务
三、秘书的常规工作
9:45 邮件到达后进行分拣，将紧急的信件和包裹分发给收件人。 10:30 接待客人，给客人沏茶等。 11:40 上司外出，将上司交代的文件处理完。 12:00 午休（秘书科有办公室“午休轮流值班”的制度，但当天她 轮休，所以与同事外出）。 13:00 回到办公桌前，整理简报，接听电话等。 13:10 上司回到公司，给上司沏茶，报告电话留言，领回上司上 次出差的单据，核算出差费用。 14:00 根据秘书科科长的指示，打印并复印文件。
商务秘书工作实务
2.高级加工
①综合分析 ②预测分析 ③对策研究 三、信息的传递、存贮与检索
(一)
1 2. 3 4 5 6
(二)
1 2. 3.要设专人负责信息材料的管理。
(三）信息的检索
信息的检索就是从存贮的大量信息材料中，查找所需 要的信息的过程。检索过程的实质，主要是对检索 工具的利用，因而，要做好存贮信息的编目与索引 工作。
①报纸、期刊中与本企业经营活动相关的国内外信息
②供工作用的参考图书、专著、百科全书和专 门词典。
③
⑨内部文献：业务信息资料、本企业或本行业的现实情况，一是静态资料， 即各类基础材料、统计数据；二是动态信息，即时常发生的新情况、新
(2)声像形态的信息 (3)记忆形态的信息 2．信息分类的多种方法 (1)按对象分类 (2)按主题分类
三、会议文书工作 (一)会议文书的分类 1．会议的指导文书 2.会议主题文书 3．会议程序文书 4．会议简报和会议记录文书 5．会议参考文书
6 7．会议管理文书。
(二) 1．会议文件的印制要求规范，尤其是文件格式的设
2．会议文件的分发需要注意要适时适量分发，遵守
3．印制文件前的审定工作，文件样式的设计工作，
1. 2. 3.
1.
印章管理要制度化、规范化。秘书部门必须建立用 印登记簿，登记内容包括用印时间、用印单位及经 手人姓名、盖印份数、批准人、经办人等，以备查 考。
2.
落款章、更正章、证见章 、骑缝章 、骑边章 、密封 章 、封存章
四、值班工作
1. (1) (2)综合性 (3)过渡性
2. 值班工作的职责，主要是管理在正常上班时间之
1 2 3．查出信息要合乎目的要求，尽量避免不相关信息。
第二节 商务秘书与会务工作
《商务秘书实务》企业文书综合处理
任务分析
发文工作有极强的程序性，必须进行 规范化、科学化管理，否则将会导致公司 文件管理混乱，直接影响到公司管理工作 的运行。根据相关理论知识，你能为小吴 分析一下她的做法有何错误吗？
一、文书管理概述
企业发文管理
所谓秘书文书工作，主要是指秘书工作中围绕文书、文件、文字材料开展 的工作。这些工作又可以概括为三项工作内容：
办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
二、收文处理工作程序
企业发文管理
６.催办
催办是对文件承办工作的检查和督促的过程，其目的是防止文件处理的漏办和延误。一
旦催办有了结果，秘书要针对该份文件注明办理结果，并向交办的领导或有关部门回复办理情
况，即“办复”。 为了有效避免交办的工作未办，秘书应采取如下三项措施。
任务分析
孙芳的收文处理程序正确吗？根据《党政机 关公文处理工作条例》第六章“收文办理”的规 定，孙芳在收到重要通知时做的处理存在明显失 误：她未写拟办意见，不经过老总同意，直接做 出决定。
一、收文的处理
企业收文管理
凡是由外机关或外部门送给本机关的文件， 统称为收文。中共中央办公厅、国务院办公厅 2012年4月发布的《党政机关公文处理工作条例》 规定：“收文办理主要程序是：签收、登记、初 审、承办、传阅、催办、答复。”
一、文书管理概述
2．企事业单位的文书处理工作
（1）文书工作在企业中的重要地位和作用。
文书工作是企业 实施有效管理的 重要手段之一
文书工作直接 影响到企业档 案管理的质量
企业发文管理
文书工作是联结、协 调企业内外、上下左 右关系的桥梁和纽带
一、文书管理概述
2．企事业单位的文书处理工作
（2）企业文书工作的特点
秘书实务试题及答案
秘书实务试题及答案一、单项选择题1. 在商务会议中，秘书应如何处理突发情况？A. 忽略并继续会议B. 立即通知上级C. 根据情况采取适当措施D. 仅记录不采取行动答案：C2. 秘书在准备会议资料时，以下哪项内容不需要包含？A. 会议议程B. 参会人员名单C. 会议场地布置方案D. 会议预算答案：D3. 以下哪种沟通方式不属于书面沟通？A. 电子邮件B. 报告书C. 电话会议D. 内部备忘录答案：C4. 秘书在处理日常事务时，应优先考虑的原则是：A. 效率优先B. 保密性C. 客户满意度D. 创新性答案：B5. 以下哪项不属于秘书的职责范围？A. 管理办公室用品B. 组织公司活动C. 制定公司战略D. 维护公司形象答案：C二、多项选择题1. 秘书在接待外宾时需要准备的事项包括：A. 了解外宾的背景B. 准备会议资料C. 安排交通工具D. 翻译会议记录答案：A, B, C, D2. 秘书在处理文件时应注意的事项有：A. 文件的保密等级B. 文件的归档方式C. 文件的传递途径D. 文件的销毁时间答案：A, B, C, D三、判断题1. 秘书只需负责接待工作，不需要参与会议的策划和组织。
(错误)2. 秘书应具备良好的时间管理能力，以确保所有工作都能按时完成。
(正确)3. 秘书在处理电子邮件时，可以随意转发给无关人员。
(错误)4. 秘书应熟悉公司的业务范围和运营流程，以便更好地完成工作。
(正确)5. 秘书不需要具备基本的财务知识，因为这与他们的职责无关。
(错误)四、简答题1. 简述秘书在组织会议时应注意的事项。
答：秘书在组织会议时应注意以下事项：首先，明确会议的目的和议程，确保所有相关议题都得到充分讨论。
其次，提前准备会议资料，并确保参会人员能够及时收到。
再次，合理安排会议时间和地点，考虑参会人员的日程和交通情况。
最后，做好会议记录，确保会议决策和讨论结果得到妥善保存和传达。
2. 描述秘书如何处理突发事件。
秘书实务个人总结范文
秘书实务个人总结范文【个人总结】在秘书实务的学习和实践中，我收获了很多宝贵的经验和知识。
在这次实习中，我主要负责协助上级完成文件的整理、安排会议日程以及处理来访者的事务等工作。
通过这段时间的实践，我逐渐熟悉了企业中秘书工作的要求和流程，并且不断提升了自己的综合能力和专业素养。
首先，在文件整理和管理方面，我学会了如何高效地收集、归档和整理文件。
刚开始时，我曾经因为没有经验而感到十分困惑，不知道如何把大量的文件有条理地整理起来。
但是通过向上级请教和不断摸索，我逐渐领悟到了这一工作的要领。
我发现，要想将文件整理得有条不紊，首先要明确文件的分类和重要性，然后有计划地对文件进行归档，确保信息的可追溯性。
此外，还需要定期清理档案室，保持整洁和可用性。
通过不断地实践和复盘，我的文件整理能力得到了有效的提升，极大地提高了工作效率。
其次，在会议管理方面，我学到了如何策划和组织一场高效的会议。
在实习过程中，我参与了一些重要的会议筹备工作，例如确定会议目的和议程、准备会议材料、协调与会人员的时间和地点等。
这些工作需要高度的组织能力和沟通协调能力。
我通过与各部门的同事沟通和协商，了解他们的需求和意见，并结合公司整体工作情况，制定了合理的会议计划。
在会议现场，我还积极协助主持人控制会议进程，记录会议内容，并及时发布会议纪要。
通过这些实践，我懂得了会议管理的重要性，掌握了高效开展会议的一些技巧，并且锻炼了自己的协调能力和应变能力。
最后，在处理来访者事务方面，我学到了如何与来访者进行有效的沟通和应对各类问题。
这其中包括了接待来访者、解答咨询、处理投诉、转达信息等工作。
在实践过程中，我时刻保持耐心和友善，用专业的态度对待来访者的问题，并尽快给予解答和处理。
通过这些工作，我学到了如何迅速判断问题的优先级和紧急程度，并且学会了在短时间内做出明智决策。
这对于提高工作效率和给来访者留下好印象十分重要。
通过这段时间的实习，我不仅在秘书实务知识和技能方面得到了提升，同时也增强了自己的责任感和团队协作能力。
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按其责任的大小和能力素质的高低划分（2）
再次是执行级，它包括业务秘书、行政秘书等。其工 作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作。 如处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集 资料，管理档案，收发传真、电话，计划管理上司的 时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监 督检查上司下达的工作，做信息收集工作，协调横向、 纵向的各种关系，辅助决策。
第四，事先要了解时下涉外秘书人才市场的薪水标准，因为涉外 秘书的薪酬标准常常和人才市场的供需状况和大的经济形势密不 可分。面试时当对方提及薪酬问题时，可以根据自己的实力，有 的放矢地提出，但注意不要随便说：“给多少都没关系”或“我 认为我原来的薪酬是某某千元，这次无论如何要高出原来某某千 元。”之类的话，以免雇主认为你对自己的实力缺乏自信，或者 你自以为是，盲目抬高身价等等。
最后是行政级。它包括办公室经理、行政经理、秘书 科长、经理私人助理等。其工作内容主要包括参与决 策，监督检查，辅助管理，帮助上司协调组织内纵向 横向的关系和组织外部的各种关系，指导带领秘书群 体协同工作，知人善任，合理授权，合理分派工作。
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二、商务秘书工作
1、商务活动的特点 交易性 利益性 竞争性
智能化：专业技能、人际关系技能、理 念分析技能
专业化：术业有专攻、行业细分 复合化：多种知识和技能的组合 社会化：国际化、统一化 女性化：女性在管理中整体地位的提升
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第二节商务秘书的素质要求与行为规范
商务秘书的职业道德 商务秘书的知识结构 商务秘书的能力素质
信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、
辅助决策的调查研究工作等。 10
新编商务秘书实务(2)实务练习及答案
项目二练习答案子项目1答案：（1）办公室环境管理（2）办公室布局与布置（3）办公室的美化（4）办公室健康与安全管理子项目2答案：天地公司2013年第三季度会议时间表（2013年7月——9月）子项目3答案：（1）不应该在铃声刚起就接电话，而应该在铃响2—3声时接听；（2）接听电话应该要有礼貌的问候语，然后自报家门，而后询问对方信息；（3）在接到打错的电话时，不应该直接说打错就挂电话，而是按照接听电话的基本程序先问候，在自报家门，再问对方信息。
在知道对方是打错电话之后，可以强调本单位电话号码并提醒对方可能是打错了。
（4）不可以随便告诉别人领导的行踪及电话号码。
子项目4答案：（1）首先询问起火地点及火势等基本情况；（2）立马将此事汇报领导，等待领导指示；（3）安排公司消防工作的负责人进行抢险救灾；（4）拨打火警电话；（5）坚守岗位，人不离岗人不离机，保持信息通畅。
子项目5答案：（1）电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边，（2）新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条：（3）各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里。
（4）公司印章放人办公桌带锁的抽屉内（5）墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层．课后练习题答案：一、单项选择题1.D2.C3.A4.C5.B6.A7.C8.B9.C 10.A 11.C 12.D13.D 14. C15.A二、多项选择题1. ACD2. BD3. ABC4. ABCD5. AC6. AD7. ABD三、1.（略）2. (1）无约接待的程序：(2）接听电话的程序：3. 徐秘书应该采用第四种方法，具体步骤为(1）询问出事地点及现场基本情况；（2）拨打急救电话和报警电话；（3）打电话给领导汇报情况，等候领导的指示；（4）坚守岗位，人不离岗人不离机，保持信息通畅。
四、工作技能题1．布置办公室的程序如下：（1）对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。
商务秘书实务
商务秘书工作
商务活动的 基本特点
交易性
利益性
竞争性
商务秘书工作
商务秘书工作内容 常规事物工作
指派性工作 自主独创性工作
指派性ABCD工作法则
重要
B A
急紧
D C
A:： 需首先予以办理
B： 其次办理
C： 放于再次办理 D： 酌情处理（或不办）
商务秘书工作
商务秘书工作的特点
1、辅助性——服务、从属地位 2、中介性——承上启下沟通内外 3、综合性——全面、多样、系统 4、机要性——机密性和重要性
商务秘书工作入门
商务秘书的面试技巧
一、面试准备： 1、了解该单位的性质、规模、经营的范围和 特色等。 2、理清思路、确保表述内容与简历一致 3、预备对方可能提出问题的应对答案 4、了解时下秘书人才市场的薪酬行情 5、准备好应聘材料，预期是与申请职位相关 的材料。如：学历证明、毕业证、等级证书 求职申请、履历材料、推荐信、身份证等 6优化知识结构的 基本原则
将专业知识和相 关业务相结合 将学习的开放性 和指向性相结合 将阶段性和层次 性相结合 将巩固和速成相 结合
T型知识结构图
商务秘书应具备的能力素质
商务秘书的智能素质包括知识结构和能力结 构，前者是后者的基础，后者是前者的运用 和体现。 1、要有极强的表达（口头、文字）和沟通能力 2、缜密、高效、准确的办事能力 3、发挥在各个过程中的辅助管理能力 4、形象良好（整洁、端庄、优雅、成熟、智慧、 敏捷、乐观、热情、亲善、合作）的交际公 关能力 5、掌握多种技能的操作能力
商务秘书实务
商务秘书概述
商务秘书与商务秘书工作 商务秘书的素质要求 商务秘书的行为规范 商务秘书工作入门
秘书实务案例分析
秘书实务案例分析在当今的职场环境中，秘书作为领导的助手和组织的协调者，其工作涉及到诸多方面，需要具备丰富的知识、技能和经验。
以下通过几个实际案例来分析秘书实务中的常见问题及应对策略。
案例一：日程安排的冲突公司名称公司的总经理秘书小李，在为总经理安排日程时遇到了一个棘手的问题。
原本总经理已经确定在某天上午要参加一个重要的商务会议，但突然接到通知，上级领导要来公司视察，时间恰好也定在了同一天上午。
小李首先与商务会议的主办方进行沟通，试图协商更改会议时间。
然而，对方表示此次会议的时间已经提前通知了所有参会人员，并且涉及到多个重要合作方，更改时间难度极大。
随后，小李又与公司内部负责接待上级领导视察的部门进行协调，了解视察的具体流程和时间安排，看是否能够在时间上做出一定的调整。
但经过沟通发现，上级领导的行程安排紧凑，无法更改。
在这种情况下，小李向总经理详细汇报了情况，并提出了自己的建议：将商务会议的前半部分通过视频会议的方式参加，以保证重要信息的获取，然后在会议的后半部分亲自到场参与讨论和决策。
总经理经过考虑，采纳了小李的建议，最终成功解决了日程冲突的问题。
从这个案例中可以看出，作为秘书，在面对日程安排冲突时，需要及时与各方进行沟通协调，了解情况，并提出合理的解决方案供领导参考。
同时，要具备灵活应变的能力，以应对各种突发情况。
案例二：文件处理的失误小王是公司名称公司的秘书，负责公司文件的收发和归档工作。
有一次，小王收到了一份重要的合作意向书，但由于当时工作繁忙，没有及时进行登记和处理，导致这份文件被搁置在了一旁。
几天后，合作方询问合作意向书的反馈情况，公司领导才发现这份文件还未处理。
这不仅给公司的形象造成了负面影响，也可能错失了一次重要的合作机会。
事后，小王深刻反思了自己的失误。
首先，她意识到自己在工作中没有遵循文件处理的规范流程，没有做到及时登记和分类。
其次，她在工作安排上存在不合理之处，没有合理分配时间和任务，导致重要文件被延误处理。
商务秘书实务第二版.
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（1）日常事务性工作
商
环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、
务
电话工作、接待工作、文书信函工作、信息工作、
秘
保密工作、档案工作、信访工作等。
书
工
（2）上司指派性工作
作
辅助决策工作、协调沟通工作、督促检
的 主 要
查工作、会议工作、差旅准备工作、操 办事务、应对突发事件等。
内
（3）主动创造性工作
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秘书的面试技巧（2）
第三，预先准备好对方可能提出问题的应对答案，特别要想好如 果对方问及“你对原来的上司如何评价？”“如果你未来的上司 是一个脾气比较急躁，喜欢苛求下属的领导，你将怎么 办？”“你们原来的公司规模较大，而我们的公司规模较小，你 会不会感到不适应？”等许多棘手、敏感的问题时，要注意回答 的技巧，因为这些问题是要考察你的人际关系技巧和心理素质， 所以要深思熟虑，不要简单回答是否对错，要辩证全面地陈述你 对问题的认识。
政治学、经济学、管理学、法律、心理 学、社会学、市场学、人力资源管理、 传播学 …
3、专业知识
秘书学、秘书实务、秘书礼仪、行政管
理学、公共关系学、会议学、文书学、
档案学、信息学、协调沟通学、信访学、
速记 …
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1、沟通表达能力
三 、 商 务 秘 书 的 能 力 素 质
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2、办事能力
3、协助管理能力 4、交际公关能力 5、操作能力 6、应变能力
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Corporate Secretarial Practice 商务秘书实务
3.Be reliable 4.Cooperate
5. Be responsible
7. Be honest 8. Be friendly
2.Uphold confidentiality 6. Be flexible
Corporate Secretarial Ethics
拓展阅读 P.16
秘书的含义
《辞海》的解释：秘书是职务名称之一，是领 导的助手。 《英汉词典》中认为：秘书一词源于拉丁文 “secretaries”,意即“可靠的职员”。 《现代汉语词典》的解读：秘书是掌管文书并 协助机关或部门负责处理日常工作的人员。
秘书的含义
秘书是在领导身边，直接辅助领导决策和 管理，协助领导处理日常事务的工作人员，是 领导的参谋和助手。 第一，从工作性质上看，秘书具有直接辅助性， 是领导的参谋和助手。 第二，从工作内容看，秘书的主要职责是辅助领 导决策与管理，协助领导处理日常事务。 第三，从工作定位看，秘书是在领导身边、直接 为领导服务的工作人员。
Office administrator
An executive secretary’s duties include supervise other office secretaries or administrative staff. He/she often assists in personal training and development, company activity scheduling, streamling efforts, outsourcing choices and administration, and various other functions related to organizational management.
商务秘书实务第六章 差旅安排
三、公共场合的礼节
与他人保持适当距离 靠右行走 在公共场所保持安静
四、关于小费的认识
正确认识小费 具体付费情况
商务秘书实务第六章 差旅安排
第一节 国内商务旅行准备
一、了解情况 商务旅行的目的 地点 时间 人员安排
二、商务旅行的准备工作
选择预订交通工具 预订旅馆 预支差旅费 准备资料和行装 制定商务旅行计划
第二节 出国商务旅行的准备
一、出国手续 办理护照 办理签证 办理《国际预防接种证书 》 办理出境登记卡 办理保险
二、 出入境手续
边境检查 海关检查 安全检查 检疫
三、其他准备
掌握时差换算 兑换外币 准备适当的礼物 了解所到国家的背景资料 准备资料和各种证件 准备行装 制定用品行装一览表
第三节 出国商务旅行的礼节
一、乘坐飞机的礼节 候
商务秘书工作实务
商务秘书工作实务商务秘书是企业中非常重要的一环，他负责协助高层管理人员进行沟通、安排行程、解决日常工作中出现的问题等。
本文将详细介绍商务秘书的工作实务。
首先，商务秘书应具备良好的沟通能力。
商务秘书需要与高层管理人员、部门经理以及其他员工进行频繁的沟通，了解他们的需求和任务，并为其提供必要的支持。
因此，商务秘书需要具备良好的口头和书面沟通能力，能够准确表达自己的意思，理解他人的需求，并能够迅速解决沟通中出现的问题。
其次，商务秘书应具备优秀的组织能力。
商务秘书需要为高层管理人员的行程安排、会议安排、文件整理等提供支持。
因此，商务秘书需要能够灵活安排时间，高效地处理多个任务，并且具备良好的时间管理能力。
另外，商务秘书还需要具备良好的协调能力。
在日常工作中，商务秘书可能需要协调不同部门的合作，解决部门之间的冲突，以确保工作的顺利进行。
商务秘书还需要与外部供应商、客户等进行合作和协调，保持外部关系的良好。
商务秘书还需要具备较高的机密性和保密能力。
商务秘书往往接触到一些重要的商业机密，例如企业的战略和商业计划等。
商务秘书需要严守机密，确保这些信息不外泄。
商务秘书还需要对员工的个人信息和公司内部的决策进行保密，以保障公司的利益。
在工作中，商务秘书还需要具备一定的计算机技术能力。
商务秘书需要熟悉办公软件的使用，例如Microsoft Office套件，能够进行文件编辑、制作幻灯片和管理电子邮件等。
商务秘书还可以通过学习一些办公自动化软件和沟通工具，提高工作效率。
此外，商务秘书还需要具备良好的人际关系技巧。
商务秘书在与各种人员进行交流时，需要能够与他人建立良好的关系，尊重他人的观点和意见，并能够处理好人际关系中的冲突和纷争。
商务秘书还需要具备一定的领导力，能够在公司中扮演领导人的角色，带领团队完成工作。
最后，商务秘书需要具备学习能力和适应能力。
商务秘书需要不断学习新知识和技能，以适应企业快速发展的要求。
商务秘书还需要在工作中迅速适应变化，能够灵活应对各种挑战和困难。
商务秘书实务(4章) 陈晓方
（15）公报 公报是党和国家用于发布重要决定或重大 事件的一种公开性的公文形式。 公报具有规格高、权威性大、透明度强 、影响面广的特征。
二、公文的类型
• 按行文方向分-----上行文；下行文；平行文
• 按内容及所限定的阅读范围分 ----- 秘密公文； 普通公文 • 按时限要求分-----紧急公文和常规公文
1 、标题的制作
完整式标题： 发文机关＋事由＋文种 国务院关于加强水土保持工作的通知 不完整式标题： a.事由＋文种： 关于举行阅兵式的通知 b.发文机关＋文种： 中华人民共和国主席令 c.仅用文种：主要是公告性的公文，泛行文 公 告
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要求： 1、准确简要概括公文主要内容，符合语 法规范；一定要准确选定和标明文种，不 能自造文种 2、标题的排列居中，字数较多需要转行 时，要注意排列美观；最好不要将一个结 构紧密完整的词或者词组拆开； 3、除引用法规、文件等名称外，标题一 般不用标点符号。
潘峰
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潘峰
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（一）眉首
• • “红头文件” 红色间隔线以上部分内容，就是眉 首（文头）部分。包括秘密等级和保密 期限、紧急程度、发文机关标识、发文 字号、签发人等内容，“绝密”、“机 密”级公文还应当标明份数序号（一般 简称“份号” ）。
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1、发文机关标识:文件 名称 • 2、发文字号：是指某 一公文在发文机关一个年 度内发文总号中的顺序号。
王秘书该如何做？
三.公文处理
一、什么是公文处理？ 公文处理就是公文处理是指对公文的 发文办理、收文办理、公文管理、公文 归档。它是使公文得以形成并产生实际 效用的全部行为过程，是各个单位和组 织实现管理职能的重要形式。
高级商务秘书实务操作题精华
高级国际商务秘书实务一、国际商务秘书概述十八、商务公共关系1商务公关和人际关系的区别：①公关的行为主体是组织，人际关系的行为主体是个人②公关的对象是公众，人际关系的对象是私人关系。
③公关是组织的管理能力，人际关系是个人的交际能力。
④公关强调运用大众传播，人际关系局限于人际传播。
2商务公关工作的基本特征：①美誉为目标②公众为对象③互惠为原则④沟通为手段⑤真诚为信条⑥长远为方针3公共关系的基本特征？（1）形象至上（1分）（2）沟通为本（1分）（3）互惠互利（1分）（4）真实真诚（0.5分）（5）长远观点（0.5分）4公共关系的构成要素：①社会组织②公众③传播十六、跨文化商务沟通a跨文化商务沟通的基本原则和技巧(基本模式)1跨文化商务沟通的基本原则：相互尊重原则，谨慎性原则，求同存异原则，相互学习适应原则2跨商务文化商务沟通的基本模式：任务导向型和关系导向性沟通。
正式文化沟通和非正式文化的沟通。
恪守时间和灵活时间的沟通。
情感外向和情感保守的沟通。
七、商务沟通与协调b非语言沟通的内容：①身体语言沟通②副语言沟通③物体的操纵c跨文化商务沟通的基本原则有哪些？1相互尊重原则2谨慎性原则3求同存异原则4相互学习、适应原则d合同纠纷的调节程序：①提出调解申请②接受调节申请③进行调节④制作调节书⑤产生法律效力e请你告诉小张秘书在协调冲突中应注意的问题1）秘书既然是辅助领导协调，那么在大问题上应该严格按照领导所制定的目标要求进行，（1分）要加强请示汇报，遵守秘书纪律，不擅自作主，不掺私心杂念（1分）2）秘书协调是经领导授权，（1分）在秘书部门的职责范围内进行（1分）3）领导工作具有全面性，（1分）协调贯彻于一切工作之中（1分）4）协调要讲究艺术和方法（1分）f吴秘书存在的主要问题有：（1）标题拟写不对，请示和报告不能混用（2分）（2）内容不对，不应一文多事（2分）（3）量词有一处不对，二十五年应该为25 （2分）（4）结束语不对（1分）g矛盾协调如果你是帕森先生的秘书，该怎么办呢？因为下午2点开始的讨论会到3点一定无法结束，而3点开始的会议，又不知道什么时候结束，所以4点与客户的约会可能会受到影响。
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信息检索要符合以下三个方面要求: 1 2．查找需要的信息要全面, 3．查出信息要合乎目的要求，尽量避免不相关信息。
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第二节 商务秘书与会务工作
一、企业会议的类型
1. (1) (2)法定性会议 (3)专业性会议 (4)单项性会议
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2. (1) (2)党务会议 (3)群工性会议
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(二)
信息加工就是遵循信息处理的有关原则,通过科学的 程序和方法，对收集到的信息进行分类、审查、选 择; 信息加工可分为初级加工和高级加工。
1 (1)分类排序 (2)选择
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2.高级加工
信息的高级加工大体有如下三个步骤: ①综合分析 ②预测分析 ③对策研究 三、信息的传递、存贮与检索
第二章 商务秘书工作实务
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第二章 商务秘书工作实务
第一节 第二节 第三节 第四节
商务秘书与信息工作 商务秘书与会务工作 商务秘书与公文处理 商务秘书事务工作
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第一节 商务秘书与信息工作
(一)利用适当方法收集信息 1.观察法 2.询访法 3.问卷法 4.量表法 5.购买法
即各类基础材料、统计数据;二是动态信息，即时常发生的新情况、新问
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(2)声像形态的信息 (3)记忆形态的信息 2．信息分类的多种方法 (1)按对象分类 (2)按主题分类
(3) (4)按来源分类
(5) (6)按“图书资料分类法”或“档案分类法”进
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(一)
为保证收集到的信息能有效地发挥作用,信息处 理必须及时、准确、系统、适用、经济。
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(一) 指导会务工作的原则主要包括: 1 2 3 4 5 6．要注意端正会风。
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(二)
会务工作内容繁多,且因会议议题不同，性质和规模 不同而有差别。现结合会议的一般程序，概括如下:
会议程序，是指为实现会议目的而确定的、按一定 顺序组成的、互相联系的会议活动的组织工作环节 系列，是会议的纵向活动系统。会议程序亦即对会 议进程做出的具体安排，体现着进程各阶段、各环 节的活动内容，会议的一般进程可分三个阶段，八
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与上述会议的一般程序相应,会务工作包括如下具体内容: 1．会议预案制定
(1)会名。会议预案中首先要确定能够体现会议内容、性质和规
(2) (3)会场。会议预案中应结合参加会议的人数和预期效果选定开
会的地点和设置会场。会场过大或过小都不可取。代表需集
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(4)会场布置。会场通常为方形、长方形,也有马蹄形、圆 形、八角形、山字形、而字形的，可视会议需要而定。 会场布置，要讲究“气氛”。会场“气氛”要与会议中 心内容相一致。如庆祝会要有热烈欢腾的气氛，履行法 定程序的会议要有庄严的气氛。会场布置还包括场地的 划分和进场退场的路线。还要考虑音响效果、照明设备、 通风设备、录音录像设备、场地卫生设施、会场保安措 施和茶水杯盘事宜。
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(9)会议议程。会议预案中必须明确会议所要解决、处理问题的 大体安排,即会议议程。会议议程必须体现在妥善安排的具体 日程中，而日程则表明会议内容的先后序。会务人员在会议 期间应根据会议议程或日程安排，事先做好有关准备工作。
上述各项是一般会议预案的主要内容。有些会议还有选举、发 奖、摄影等活动以及其它特殊活动，也应列入预案之中，事 先做好恰当安排和准备。
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(1)签到 (2)候会人员安排 (3)安排发言 (4)会议特殊情况应急处理 (5)会议记录、会议简报 (6)大型会议的现场指挥 (7)选举 (8)统计人数
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(8)会议筹备班子的职责分工。会议筹备班子中的有关方面或有关人员的职 责，一定要在会议预案中划分清楚，以便预案中规定的各部门、各单位 依据其职责要求，去完成会议筹备和会议其它工作任务。在预案中特别 要明确临时组织起来的大会指挥部、秘书处、会场工作人员各方的任务 和协作要求，以便他们密切配合，协调一致地组织会议，开展会议活动。 有些较大的会议的预案中，还应分别写明会议筹备处、宣传组、组织组、 资料组、后勤服务组、保卫组的职责，促其分工协作开展工作。
6. 7.交换法
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(二)
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(1)文字形态的信息。文字形态的信息即以书面文字为 载体的信息资料,一般分为10种类型:
①报纸、期刊中与本企业经营活动相关的国内外信息
②供工作用的参考图书、专著、百科全书和专 门词典。
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③
⑧档案:本企业、本行业历史资料, ⑨内部文献：业务信息资料、本企业或本行业的现实情况，一是静态资料，
( 5)主席台。主席台是会场最显眼的处所、会议参加者注 目的地方，应布置得当。是否需悬挂会标、国徽、纪念 人画像，是否需排列主席台座次名单等，都要认真考虑。
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(6)出席范围;会议出席、列席人员人数,事先应有精确的计算。会议的级别、
(7)会议票证。要根据会议规模大小、性质、重要程度，并按照需要，确定 和制发各种不同的会议票证。会议票证的制发应兼顾会场安全和工作方 便两方面。
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(一) 信息传递的主要方法有: 1 2. 3 4 5 6
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(二)
无论怎样存贮信息。均应符合以下要求: 1 2. 3.要设专人负责信息材料的管理。
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பைடு நூலகம்
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(三）信息的检索
信息的检索就是从存贮的大量信息材料中,查找所需要 的信息的过程。检索过程的实质，主要是对检索工 具的利用，因而，要做好存贮信息的编目与索引工 作。
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这一阶段有三个环节:①同期各项管理活动、各项 工作与会议的综合分析、统筹安排;②与会议议题相 关的材料的准备；③会议通知和事务准备。
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这一阶段也有三个环节:①主持人说明会议意图、议 题相关情况要点、开会方法及注意事项;②掌握议题；
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这一阶段有两个环节:①会议形成意见的完善处理(如 形成相关公文等);②会议形成意见的传达与催办。