物品采购管理办法

物资采购管理规定

1.目的和作用

对采购工作进行规范，使工作人员明确工作要求、原则与程序，避免责权不清，工作混乱的情况发生，使企业物资供应管理有条不紊地正常进行，特制定本规定。该规定适用于公司各种物资的采购管理。

2.管理职责

2.1物流控制部是公司采购工作的归口管理部门，负责物资采购的控制管理，包括采购原则、程序、工作质量的把关，以及物资的验收、入库、费用报销等方面管理。

2.2各部门负责本部门所需物资计划的拟定和申报，相关工作均应按本规定执行。

2.3物资采购核决权限

2.31生产物资（原材料等）：计划内由物控部长核决；计划之外（包括追补计划与原计划的变更）由分管副经理核决。

2.32非生产物资（总务性用品等）计划内由后勤部长核决；计划之外的由主管副经理核决。

2.33固定资产类：一律由董事长核决。

3.物资采购的原则

3.1采购部门一律凭物资请购单进行采购作业。

3.2未经核决的请购物资一律不得采购。

3.3公司内部已有闲置物资应首先内部解决。

3.4凡地区能解决的，不到外地采购。

3.5采购时应进行询价、比价、议价，实行货比三家的原则。

3.6在确保质量的前提下，尽量采用廉价品与代替品（应事前与使用部门进行沟通或向上级主管请示）。

3.7关键物资及重大特殊物资的采购应及时汇报情况，实行特殊处理的原则。

3.8对长期订货和高额付款，应通过签订合同和实行银行结算的原则。

3.9对于先试后用采购的物资，不得在使用签订前采购。

4.物资采购的计划管理

4.1物资需求部门在每月25日前应拟定本部门下月的物资需求计划表和物资请购单，经部门主管签字及制度规定的核准人批示后交到物控部采购科汇总。（表单见附件四）

4.2采购科根据物资需求汇总资料和库存物资情况。于每月29日编制出下个月的物资供应计划，报物控部长及有关领导审批。

4.3物资供应计划经审批却确认后，采购科应迅速编制物资采购任务单下达到采购业务员，并督导实施。（表单见附件六）

4.4公司各部门的日常办公用品（单项物资价格200元以内）的采购，采购科应在每月5日前一次性购买到位。

4.5单项物资价格在200元~2000元的采购或临时性批准的物资采购，任务员应在计划任务下达后的三天以内采购到位。

4.6单项物资价格在2000元以上至5万元的物资采购，采购员必须将供货的详细情况填写《特殊物资采购签核单》（表单见附件七）报公司相关领导审批，获批准后，采购员根据批示意见进行采购。

4.7单项物资价格在5万元以上或同种物资价格累计在7万元以上的物资采购，必须按照公司编制的《物资采购招标制度》的相关规定进行招标购买。

5.物资采购的过程控制

5.1用于产品生产的物资（含材料、零配件）一律以工艺图纸上的技术标准和有关要求作为依据进行采购。没有图纸的，技术研发部应提供相关文字资料，以保证采购物资的质量要求。

5.2技术含量高且贵重的物资采购，公司技术部门或质监部门应派出专业技术人员配合采购员参与购买。

5.3设备的采购，原则上应向供应商提出先试用后付款，并要综合考虑“功能、质量、价格、交货期、售后服务”五个方面，进行择优选用。在功能方面除了要求满足目前需要，同时还应从长远发展考虑，关注“功能寿命”。

5.4为防止采购管理混乱，采购科对于紧急请购物资、分批交货物资、先试用后采购物资、赊购物资、特殊要求物资等，应加盖相关印章或在请购单上作出明显标识。

5.5采购人员必须按照“采购作业期限”运作，要把握好工作进度，若供应过程发生非正常异动，应及时向上级主管报告，说明原因，提出相应意见方案。物控部要视情况，及时向请购部门沟通，拟定补救办法和处理对策。特别重大事项，应汇报总经理。

5.6请购撤销的处理

a若原请购项目尚未处理，采购科可在原请购单上盖上“撤销”印章，按一般请购单据存档方式处理。

a若请购项目已向供应商订购，有采购经办人及时与供应商洽谈撤销事宜。办妥撤销的可依前项方式办理；对不能办理撤销的有采购主管将情况通知原请购部门；对损失较大的，报物控部长或分管副总经理处理。

5.7采购人员应选择信用好、有实力的的厂家进行订货，并应详细向供方说明所需物资的技术质量要求，必要时及时签订质量协议。对大批量及长期供应商家，应按公司制定的《供应商管理办法》内容要求执行。

6.采购到位后的有关规定

6.1采购物资到位后，采购员及时通知质检人员和仓库管理人员按相关程序要求进行质量与数量方面的验收与入库工作。

6.2对于需要进行理化实验或直接试用的物资，应首先取样进行试验或试用，待证实合格后方可办理入库。

6.3采购员对物资检验入库过程发现的下列问题应作出处理：

a名称、品种、型号、规格等与请购单不合的应退货，重新购买。

b对质量不符合要求的应退换。

c对数量短交应补足，对超交应汇报处理。

d对价、物不符的应及时与供应商联系处理。

6.4每采购完一批物资，采购部门应及时建立计算机台账，并要经常与物资仓储部门进行账务核对。

6.5物资采购的费用报销必须根据采购计划、质量检验单、物资入库单、物资采购发票等资料，按照公司制定的《费用报销管理办法》的相关程序和要求报销费用。

6.6采购人员应随时了解自己所采购物资的使用情况，搜集、了解各部门的意见与要求，及时处理和解决物资供应工作中存在的问题，不断提高工作效率与

服务质量。

7.附件

附件一：物资供应计划工作流程图

附件二：物资请购审核程序图

附件三：物资请购单

附件四：请购物资汇总表

附件五：物资采购作业流程图

附件六：物资采购任务单

附件七：特殊物资采购签核单

附件八：贵重物资采购询价单

附件一：物资供应计划工作流程图