几组常用行政公文辨析

几组常用行政公文辨析

摘要:行政公文的写作因为其较强的专业性,给初学者带来了一定的困难。明确各个文种的适用范围以及文种与文种之间的联系与区别是学习的第一步,本文就几组容易混用的文种做了较详细的辨析,并用浅显易懂的实例进行了说明。这几组公文是:请示与报告、公告与通告、通知与通告、请示与请示性函、通知与通报。

关键词:行政公文种实例辨析

选择正确的文种是写好公文的前提,下面笔者根据多年的公文写作教学经验结合实际对几组常用公文进行归纳辨析。

1 请示与报告

公文处理时,经常能够看到请示与报告不分的现象,其实请示与报告是两种性质完全不同的文种。有明确的规定:请示,适用于向上级机关请求指示、批准;报告,适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。

现实生活中请示与报告不分主要有以下两种表现形式:(1)把请示当作报告。就是把请求指示、批准的请示当作了报告。如《××关于申请购买××的报告》,指本机关根据工作需要,提出购买××的要求,请求上级机关予以批准,批准后方可执行的事情,应属于请示。(2)请示与报告混用,有些公文既请示工作又报告情况或者既报告情况又夹带请示事

项,这些形式都不符合文种的使用规范。如《××关于××的请示报告》,这类文件形式,其内容既汇报了工作,又顺便提出了请示或者一文数项请示,这种混合的形式是不符合《国家行政机关公文处理办法》中的有关规定的。

2 公告与通告

公告和通告都是告晓性公文,两者的共同特点是:一是公开性。公告和通告都是公开发布的,都具有让尽可能多的人知道的目的性。二是知照性。公告和通告的内容都具有一定的重要性,发布公告和通告的目的,有的是要让公众知道发生了什么事,有的则不仅要让公众知道一些事情,还要求有关人员遵守与此有关的某些规定。

目前,公告和通告这两个文种在实际运用中存在着比较严重的混乱现象。在报纸杂志中,在公共场所的招贴栏上,常常可以看到某某企业开业的《鸣谢公告》,补交电话费的《公告》,等等。无论从哪个角度来看,这些作法都是不规范、不妥当的,使得这样两种具有法定效力的文种失去了其对公众应有权威性和约束力。下面笔者举几个例子来说明:(1)要告知市民在春节期间禁止在市区燃放烟花、爆竹;(2)建设银行华丰支行迁用新址;(3)全国人大公布国家领导人选举结果;(4)某重大工程建设向国内外招标;

根据《国家行政机关公文处理办法》,通告的适用范围是向社会

向有关方面公布应当遵守或者周知的事项。这里的社会各有关方面应该是局限于一定范围内的,也就是发文机关的职权范围内,宣布的事项是需要这个范围内的公众周知或者遵守的,不涉及事项的大小或重要程度,只要在自己的职权范围内即可。而公告则是向国内处宣布重要事项或者法定事项时使用的公文,范围大,影响到国内外,至少是全国范围,宣布的事情是重要的甚至是法定的。至此,我想以上四例该选用哪个应该已经非常明确了,即1和2该选用“通告”,而3和4则为“公告”。

3 通知与通告

通告与通知本来应该是两个性质不同的文种,前者是告晓性公文,后者下行文,但笔者在多年的教学中经常有学生在拿到具体写作材料时混淆两者,致使发文机关达不到发文的目的,又显得不伦不类。因此有必要在本文中提及。

通告与通知的区别主要从以下两点着手;首先看发文对象,通告的发文对象是一定范围内的广大公众,不是具体的机关单位名称,所以通告的写作没有上款(发文对象)这一项,因为只要是发文机关职权范围内的公众就是它的对象,无法有一个固定的称呼,而通知的发文对象则是发文机关的下级,并且必须出现在上款,有具体的单位名称。其次看有无执行要求,通告的事项只要广大公众周知或者遵守就可以了,不需

要具体操作执行,而通知的事项是需要收文机关去贯彻执行的,带有上级机关对下级机关的指示性和指导性,换言之如果不认真贯彻执行的话是要受到上级机关的批评的,体现了下行文的特点。还是以实例来说明:

(1)阅读下面这段文字,选一种合适的应用文体,运用所给材料写一篇公之于众的文章。

某厂工会福利部为了解决本厂职工储备冬菜的困难,于11月5日(星期四)从外地运回一批平价优质大白菜。该部研究了一个售菜方案:①星期五卖给本厂离退休职工。②星期六卖给01-10号家属楼居住的职工。③星期日卖给11-20号家属楼居住的职工。④每公斤0.60元。

⑤每户至多可买100斤。⑥买菜时带户口本和工作证。

(2)某市正实施地铁工程,某条道路禁止车辆通行。

(3)某地就“加强中小学生安全教育”行文。

例1是工厂告知本厂职工买大白菜的各项事宜,对象是本厂职权范围内的广大职工,没有具体的下级机关名称,而发文的事项也只要周知就可以了,周知了以后要买或者不买都随便,不是必须操作执行的,因此用“通告”行文;例2是市政府或交通局之类的职能部门向广大市民或本市范围内的司机朋友告知实行交通管制所应周知和遵守的一些事项,符合通告的适用范围;例3加强中小学生安全教育则需要有具体的单位去实施操作,并且教育的形式、方法、要求等都需要部署,光

靠周知是达不到目的的,所以该题应用“通知”,往往是上级教育主管部门下发给所属学校的文件。

4 请示与请示性函

请示与请示性函在适用范围上的相同点就是:请求批准事项,但不同的是,请示与请示是向有隶属关系的上级行文,在行文关系上属上行文,请示性函是向没有隶属关系的有关主管部门或职能单位行文,从行文关系上看多数为平行文。也就是说只要看发文机关与主送机关之间的关系即可,且看以下两例:(1)某市文化局请求市财政局拨给职工住宅部分修建款。(2)某校申请修建教学大楼向教育主管部门行文。

第1例市文化局和市财政局是不相隶属关系,应用“请示性函”,例2两者之间是上下级关系,则用“请示”。

5 通知与通报(情况通报)

两者的主要区别在于一是发文目的不同,通知的发文目的在于让收文机关知道要做什么事以及如何去做,有哪些注意事项等;而通报的目的是让收文机关了解发生了什么事,哪些事情值得提倡,哪些事情应受到批评,哪些问题应该警惕等。二是内容不同,通知的内容侧重于提出要求,明确界限;通报的内容侧重于说明、介绍某些事物或情况,可以