档案管理培训教材

二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《上海市档案条例》第十六条第一款规定： “法人和其他组织及其工作人员在职务活
动中形成的材料,由文书部门或者业务部门 收集齐全并整理,定期交档案机构集中管 理。”
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
含义：
1. 明确了文件材料管理的主体 —— 文书或业务机构
2. 明确了文件材料管理的具体内容和任务
➢文件归档：
是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本 组织、本单位的档案机构或者档案人员移交的过程。
一、文件管理的相关概念和意义
文件归档管理的意义：
（1）是一切管理、技术活动的重要一环和有机构成。 （2）是档案管理的前提和档案工作的基础。
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《档案法》第十条规定： “对于国家规定应当立卷归档的材料，
二、档案征集
档案征集是指档案馆通过与档案权 属人协商并经同意，将其档案收集进馆 的工作。
合同/契约行为
二、档案征集
1.档案征集与档案接收的异同：
相同点 不同点
档案接收
档案征集
1. 工作主体都是档案馆
2. 都是改变档案归属权的行为
强制性
非强制性
法定性(局限性) 时限性
宽泛性 非时限性
二、档案征集
第五章 档案管理
第一节 文件管理
一、文件管理的相关概念和意义
文件是档案的前身；文件管理是档案工作的基础。
➢文件：
泛指在各项活动中直接形成的多种形式的信息记录。
➢文件整理：
是指将办理完毕的经鉴别具有保存价值的文件材料，按其内 容联系和形式特点，依据一定的规则和方法予以系统化梳理， 形成便于管理的案卷及其他形式的保管单位。
（四）上海籍或者在上海工作、生活过的非上海籍 下列知名人物在本市政治、经济、科技、文化、体育、 宗教等活动中形成的具有重要保存价值的档案：
1、担任省部级以上（含省部级）职务的领导干部； 2、全国劳动模范、全国先进工作者； 3、社会各界有重要影响和突出贡献的其他人物。 （五）其他需要重点收集、保管和监管的档案。
必须按照规定，定期向本单位档案机构或者 档案工作人员移交，集中管理，任何人不得 占为己有。国家规定不得归档的材料，禁止 擅自归档。”
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《档案法实施办法》第十二条规定： “按照国家档案局关于文件材料归档规
定，应当立卷归档的材料由单位的文书或业 务机构收集齐全完整，并进行整理、立卷， 定期交本单位档案机构或者档案工作人员集 中管理；任何人不得据为己有。”
4. 撤销单位在产权变化、处置中附属产权部分档案，应随 产权确定其归属和流向，可不移交进馆。
5. 关于撤销单位的档案处置，国家另有规定的，从其规定。
一、档案的移交和接收
3.档案移交、接收的意义：
（1）档案资源建设的重要措施 （2）保障档案安全的管理的重要手段 （3）丰富馆藏、实现服务功能的重要基础
2. 档案征集的方式：
有偿征集 无偿征集：应当给予奖励
第三节 档案登记
一、概念
二、档案登记范围
2009年上海市档案局印发的《上海市重点档案 管理办法》第七条规定的市重点档案基本范围
市重点收集、保管和监督管理档案的范围由市 档案行政管理部门确定。市重点档案基本范围如下： （一）本市市级党和国家机关保存的具有永久保存价 值的档案。 （二）本市市级国家档案馆、部门档案馆保存的具有 永久保存价值的档案。 （三）法人、其他组织或个人在下列社会活动中形成 的具有重要保存价值的档案：
三、档案登记的方法
1. 重要信息报送
告知是登记的前提
2. 重点档案界定和登记告知3. 重点档案登记实施和登记变更
档案登记的期限：接到登记告知之日起60日内
第四节 档案转移监管
本书所称的档案转移，是指档案出境和档案转让。
一、档案出境管理
1. 专业性较强，形成单位专业活动赖以 开展，不具有普遍利用价值
2. 需要保密和特殊保护的
特殊时限
1. 撤销单位的档案
2. 安全面临威胁的档案
3.地方性法规另有规定的，如《上海市档案条 例》规定随时可以向社会开放的档案，可以提 前向综合档案馆移交。
20年 10年 延期 移交
提前 移交
注意把握的几个问题：
1. 撤销单位既包括常设性机构，也包括临时性机构；既包 括机关、团体也包括企业事业单位。
2. 撤销单位档案移交进馆适用于独立的法人或独立行使职 能的立档单位。非独立的、依附性的组织、机构撤销时不 适用本规定。其档案应归属该组织的从属单位。
3. 向档案馆移交档案的撤销单位应是明确列入档案馆接收 范围内的单位。
4、市重大科学技术研究项目；
5、本市重要成果，包括获得市科学技术进步、市哲 学和社会科学研究、市决策咨询研究二等奖以上含二 等奖）奖励的成果，国内首创并对本行业发展产 生重要影响的生产、经营和管理成果（含知名品 牌），市级以上（含市级）的非物质文化遗产，由本 市创作并获得国家级以上（含国家级）重要奖项的文 化艺术作品及文学作品，市重大临床医疗成果等。
收集 整理 归档
3. 明确了文件材料归档应当遵循的有关规定
责任和程序 范围和内容 行政管理
第二节 档案收集
广义： 档案室的收集 + 档案馆收集
狭义： 档案馆的收集
档案收集是档案馆馆藏建设的手段和基础。 档案收集的具体内容和工作途径分为档案接收和档案 征集。
一、档案的移交和接收
1. 档案移交、接收的含义
档案移交是指列入档案馆接收范围的单位按规定向 档案馆送交档案的工作。
档案接收是指档案馆按照规定将有关单位移交的档 案收集进馆的工作。
档案移交和接收是直接改变档案权属关系的行为。
一、档案的移交和接收
2. 档案移交、接收的时限
一般时限
中央级、省级、设区的市级国家档案馆 接收范围的档案
县级档案馆接收范围的档案
1、本市组织或者承办的在国内外有重大影响的全 国性、国际性会议；
2、本市行政区域重大的政治、经济、科技、文化、 体育、宗教等活动,包括政治体制改革、经济体制改 革的重要实践，重大突发事件的处置工作，在国内 外有重要影响的宣传、教育活动，科技、文化、体 育和宗教等领域的重要节庆或赛事活动；
3、市重点建设工程，包括重大工程建设项目、重 点技术改造项目、工业骨干投资项目、市政府实事 工程项目；