出国外汇业务报销流程规定

出国（境）、外汇业务办理有关规定

一、教工出国借款需提供什么材料？

答：1、国际部签发的“山东大学因公出国（境）外汇开支预算表”

2、借款单（借款金额应与预算表签批金额以及国际机票金额基本相符）

二、因公出国如何办理报销？

答：1、因公临时出国手续办理具体流程：

小贴士：教职工和全日制学生持因私护照或目的国多次入境签证，出国（境）执行因公任务，必须每次按校内程序审批或备案。

2、教职工报销需提供的材料：国际部签发的“出国任务批件”、国际部签发的“因公出国（境）

外汇开支预算表”、国际部签发的“临时出国（境）用汇核销单”、原始票据、报销结算单。

3、教职工三个月以上出国报销需提供的材料：出国任务批件、人事部签发的“出国（境）开支

核销结算单”、相关原始票据、报销结算单。

4、全日制学生报销需提供的材料：出国任务批件、因公出国（境）外汇开支预算表、临时出国

（境）用汇核销单、本科生院或研工部审批的“出国申报表”、相关原始票据、报销结算单。

小贴士：办理出国手续前，最好先致电相关职能部门咨询或登录部门网站查询，以免多次办理。

国际部出入境事务办公电话：88364544、88365667

本科生院交流科办公电话：88366086 研工部管理科办公电话：88365785

三、因公出国费用报销审核时应注意哪些事项？

答：1、在职教职工（含持国外永久居留证或已获得外国国籍在编教职工）和全日制学生所有与因公出国相关的费用，包括证件工本费、签证服务费、签证费、旅费、外汇的预算与核销等都需

凭国际部审批的相关批件报销，否则任何与出国相关的费用都不予报销。

2、出国经费报销依据出国任务批件标明的经费支出。例如：在外费用注明“由邀请方支付”

的，其境外费用不予报销；注明邀请方和山大共同支付的，只报销山大支付的境外费用。

3、因公出国人员要选择经济合理的出访路线，一般不得擅自改变。如增加出访地点或延长出访

时间，费用自付；顺访必须有顺访单位的邀请信（传真），并交由国际部审核。

4、通过旅行社或外单位团组出访的人员，要在出国（境）前与旅行社或组团单位签订协议或合

同，由旅行社出具出费用明细单，并提供外单位邀请函经国际部审批后报销标准内的费用。

5、伙食费、公杂费、个人零用费为包干费用，不需要提供相关票据。

6、住宿费、城市间交通费、会议注册费等需提供正式票据凭票报销，在国家规定的标准内核算，

超出标准部分不予报销。若住宿费中含餐饮费、电话费和网费则应予以扣除。

7、国际机票还需要附登机牌、电子行程单（请务必在规定时间内即时打印，以免过期不能打印）。

8、博士后日常经费、研究生业务费、部处室经费及其他一些专项经费不可报销国际旅费。

四、国外专家来访费用如何报销？

答：1、由科研经费/学院经费支出需提供的材料：

（包含来访专家身份、参与何种学术交流活动及取得的成果，并由项目负责人/学院分管领导签字、单位盖章），或提供外专效益总结表。

2、由国际部或人事部经费支出需提供的材料：

3、经办人持上述材料至报账大厅办理报销，外汇审核人员按照票据当天日期的汇率折算。

五、外文版面费、会员费、图书及材料费借款需办理什么手续？

答：1（含付款金额、对方银行开户信息）

复印件、借款单至报账大厅，审核人员根据当天汇率折算人民币金额，并开具现金支票。

2、经办人携带本人身份证及含有对方银行开户信息的缴费通知、现金支票至中国银行历城支行

（花园路火炬大厦东临）办理汇款，注意现金支票不可提取现金。

小贴士：通过网上银行直接支付的不能办理借款；请一定妥善保留好银行换汇水单及手续费单据。

六、外文版面费、会员费、图书及材料费报销需办理什么手续？

答：用何种方式支付款项，应根据缴费通知中要求的接收方式办理。目前共有三种方式：

1、通过银行汇款，可先借款在学校指定银行办理，也可自主选择银行个人垫现办理汇款。

报销时需提供的材料包括：正式票据或电子票据的原件、银行换汇水单与汇款手续费单据、报销结算单、借款单销账联

2、通过网上银行自行办理汇款，即用信用卡的方式支付。

报销时需提供的材料：正式票据或电子票据的原件、信用卡对账单、报销结算单。

3、境外出访期间用现金支付款项，需提供情况说明（项目负责人签字、单位盖章）

小贴士：（1）关于信用卡对账单，如果是信件邮寄方式的，需邮寄的信用卡对账单原件；

如果是通过网上邮箱发送的电子对账单，打印件即可。

（2）票据背面须注明该款项的中文名称。

（3）外币购买固定资产需经审核人员审核设备票据并折算为人民币，报销人员去资产部办理完固定资产入库手续后方可报销。