购物中心开业前筹备内容事项

新办公家具的采购
1）确定供应商 2）HR将《办公家具申购表》FAX至总部HR 3）供应商备货 4）完成家具采购、安装 5）跟踪付款
招标采购部
工程部提出材料要 求，市场部提出设计 要求
行政--新办公室 办公行政
6）购买CMO基本电器（饮水机、冰箱、微波 炉、空调等） 7）购买CMO家具（沙发、换衣柜、就餐桌椅 、档案柜等） 新办公室的腕迁 1）寻找搬家公司 2）寻找纸盒/纸箱（以备各部门装资料） 3）办公设备可找原供应商帮忙搬迁 4）搬迁的时间计划表 5）发“搬迁通知”及新的“联系方式” 6）将临时办公室的电话增加语音留言内容 1）临时租车 2）食物、开业期间订餐 财务部
2014年1月 5 10 15 20 25 31 5
2014年2月 10 15 20 25 28 5
2014年3月 10 15 20 25 31 5
2014年4月 10 15 20 25 30
2014年5月1日
部门需要同 需要其他配合部 级配合 门
备注 岗位说明书修订稿 根据总部相关制度修改
建议集中印刷，急需物料可随时印制
财务部 招商部、财 务部 中心总经办 市场部 中心总经办 市场部
百货、超市、中 心人力资源部
协助租户招聘
经请示关总，答复无需协助
信息科 信息科 信息科 信息科
需具备开户条件 随时 从工资代扣
社保
每月10日进行 财务部信息科 物业部 物业部 物业部 物业部 物业部
房屋产权证 项目公司证照 购物中心命名 购物中心门牌号
项目公司印章
租户证照
预先与工商、税务、 文化、卫生等部门沟 通，理顺办理营业执 照、税务登记证、文 化许可证、餐饮服务 许可的流程。
娱乐类租户，文化许可证的办理事宜 餐饮类租户，餐饮服务许可的办理事宜 沟通证照办理程序简化问题 确认大型商业网点注册问题，协助租户解决 沟通能否集中现场办公问题 在未取得房产证条件下，如何办理营业执照问 题 各部门大力 配合
租赁临时办公室 装修临时办公室 购买临时办公桌椅 行政--临时办公室 2）安排座位 供应商报价，货比三家，见固定资产管理制度 询价，考核和采购计算机与笔记本电脑 询价，考核和采购激光黑白和喷墨彩色打印机 临时办公室部署 询价，考核和采购会议电话 询价，考核和采购投影仪 1）根据新办公室的平面图安排座位 4）负责新增电话机的采购 新办公家具的采购 已经采购 已经采购 已根据工作需要采购并配置部分电脑。开业之 前采购到位。
开业工作ห้องสมุดไป่ตู้划倒排表（人事行政部）
科室 工作 分项 细项
项目相关部门架构、岗位职责及任职资格界定 项目部门运营体系 制度 部门制度、流程及表单（制度请按与组户相关 和无关进行分类） 应急事件及预案 督促协助各部门建立纸质档案系统 统筹建立档案系统 行政--档案 电子档案录入 建立项目成长档案 购买固定办公资产 寻找文具供应商 寻找定点体检医院 供应商报价，货比三家，见固定资产管理制度 供应商报价，货比三家 大型、正规医院 确定制服样式 订做制服 工装申请，工装量体 根据《制服申购表》验收并发放制服 确定样式 《铭牌申购表》；每人都要做铭牌 铭牌 行政--办公用品 根据《铭牌申购表》验收并发放铭牌 后期补充（每月5日或20日申报一次） 工牌及吊绳 采购工牌和吊绳 市场部设计 信笺纸、信封、名片 印刷制品 后期损耗补充（每月5日或20日申报一次） 员工手册制定和印刷 装修手册、租户手册印刷 证件印刷和办理 根据设计采购施工许可证/施工人员出入许可 证/营业员出入证 根据TC指令单办理施工许可证和施工人员出 入证 各相关部门 定稿 每月5日之前部门提报 每月5日之前部门提报 根据《铭牌申购表》制作铭牌 市场部 市场部 槐荫区卫生防疫站健康查体 市场部会同上海公司确定款式 大宗家具进行招标 各部门联动 中心总经办 随时存档 讨论电子档案访问权限，并设置相关权限 各部门联动 档案管理办法已发至各部门，由各部门据此自 建
开业--行政
开业期间后勤工作
3）饮水（瓶装水、饮水机、茶叶、咖啡） 4）在办公地点附近的酒店租两间临时休息室 5）其他准备事项见“开业前准备物品清单” 与管理层确定项目公司成立相关事宜
项目公司成立及注册
项目公司登记注册，必须明确经营范围应包含 商业用房出租、物业管理。 房屋产权证的办理材料及相关手续 购物中心正式名称的确定及申请 购物中心门牌号码申请及确定 申请项目公司公章、项目公司物业管理办公室 章的刻制和备案 确定用章制度 沟通证照申请前置条件放宽问题 内资、外资以及分公司、个体工商户注册流程 确认 中心总经办 中心总经办
法务指导
涉及法律方面的业务 咨询与指导
对涉及的法律方面的工作的咨询及指导 开业通知文本内容及格式的确定
随时
开业通知
开业通知的发送：涉 及盖章和文件格式
招商部 租户联系方式的整理 开业通知盖章及寄送
与法务复核账单地址， 账单 初次账单预备 与租赁、TC报表复核租金和CAM起算日 购物中心命名 购物中心标识设计 市场--店堂环境 VI视觉系统 商标注册 VI设计与应用标准确定 根据项目具体情况确定人员架构 根据编制制定人员招聘计划，计划应符合项目进度需要 薪酬调查 落实招聘计划 人事招聘 对项目当地的基本薪资、同行业薪资进行调查 分项为各个岗位计划 制作当地人员招聘渠道及联系方式表，提供给 租赁及相关部门，给租户招聘提供便利。 与当地人才市场沟通，必要的情况下举办联合 招聘会（租户&百货&超市&mall） 与人才市场确定招聘会费用 与租户HR部门协商费用分摊问题 MOD规范学习和培训 MOD检查表与GM确认 统筹制定MOD值班制度： MOD报告格式确认 值班排班 确认考勤制度 人事绩效 配套设施设备需求并提交总部安排施工 门禁卡的首次采购 人力资源 考勤制度建立 根据总部要求讨论并起草“门禁卡权限规定” IT根据“门禁卡权限规定”设置权限 发卡 劳动合同确定备案 合同确定后需发至总部存档 首次开户 办理工资卡 各月为新进人员补卡 人事薪酬与福利 办理个人所得税 避免薪资外泄 首次从置业接手社保工作：需到社保部门核对 以往缴费情况是否有差错 各月社保申报 统筹安排各部门培训计划、全面展开P&P培训 租户安全培训 租户消防培训 人事培训 组织各部门展开开业前租户培训工作 租户营业纪律培训 租户突发紧急事件培训（如恐吓电话等，根据 P&P） 租户消防演习