XX公司原材料采购管理制度

原材料采购管理制度

1．原材料采购合同管理制度

物资采购合同管理制度

第一章总则

第一条目的。

为了规范采购合同签订的管理，保证交易的可靠有效，降低采购风险，最大限度维护公司利益，特制定本管理制度。

第二条适用范围。

本制度适用于生产所需的各种原材料、外协加工、设备及备件、模具、办公用品等采购。

第三条权责划分。

1．供应部负责合同条款的商讨、草拟和合同的履行跟踪。

2．生产总调、质量管理部、技术部和财务部参与合同条款的公审。

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3．总经理或其授权人负责合同签订的批准。

4．财务部负责合同资金的准备与结算

5、档案室负责合同原件的保管。

第二章合同拟定、审批和签署

第四条合同拟订。

1．合同拟订必须在进行供应商调查和询价、比价的基础上进行。

2．采购合同部门主管应根据对方资信情况，起草符合本制度规定的采购合同。

3、采购合同应本着先A级后B级，特出情况下经批准才能启动C级供应商。

第五条合同必要条款。

1．交货地点、方式。

2．交货期。

3．产品包装要求。

4．规格、特性指标含量。对于有特殊品质要求或内在性能较为复杂的原料和设备，如设备、非标准件、原料的特殊性要求等，应做详细要求，必要时签订技术指标含量必备协议书。

5．验收。

（1）供应商应严格遵守合同约定，按期、如数、保质于指定地点交货。

（2）供应商供应的货品必须为完好合格品。

（3）验收工作由集团质量管理部和检测中心进行，供应商可提供必要的技术支持，但对集团的最终判决不得持有异议。对长期合作的供应商可将抽样方式、样品试验、判定基准与对方沟通清楚。并且可以邀请供应商参加抽样和检验。

6．标识要求。

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对不同批号混用可能导致品质问题或带来生产不便的货品如布料或易于混淆的货品，应要求明确标识，以便进行区分管理。

7．不合格品处理。

（1）不合格品应由供应商取回，并由企业另定期限补齐。

（2）鉴别不合格品时所产生的人工费用由供应商承担。

（3）集团降低验收水准接受供应商的货品时，货款应酌情折让。（具体标准见附件）

（4）因货品不合格所产生的一切损失及费用由供应商负担。

（5）不合格产品应及时通知供应商，通知发出后在规定时间内公司不收取保存费用，超出通知时间的仓储部门应按照每吨每天20元的费用收取保存费。此项费用应交财务部门另立财务科目归帐。

8．保密条款。

供应商不得泄露集团订购物品或估价的材料规格、设备型号、数量、货物及其他业务机密。

9．付款方式。

（1）货款支付结算采用货到后每月按特定时间段按比例付款的方式；

（2）如采取付定金10 %，货到付验收合格在一个月后付70 %的方式，原则上定金不超过10%，最后一笔款在原材料使用后的下个月支付。

（3）款到发货的方式应尽量避免，不得已时也应以此为条件争取折扣。

第六条合同审批。

1．针对大的供应合同或资金较高的供应合同，供应部将拟订的合同初稿交相关部门审核并使之提出建议。

2．公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。

3．公司法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。

4．公司常务副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。

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5．公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见。也可以授权常务副总审核签发。

6．公司供应部根据公司总经理或授权的常务副总经理的审查意见修改合同文本，并将审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由公司总经理或受总经理委托授权的的合同签署代理人常务副总正式签署合同。

第七条长期合同。

1．对于长期、稳定的供应商，可采取签订一份总合同（如一年期），此后以每一采购单作为合同附件的方式进行交易。

2．采购经办人与供应商谈妥合同条款后，应拟订合同，将合同评审表提请公司合同审核办公室审核，后报总经理总经理或授权人审核、批准。

第三章合同履行

第八条合同履行。

1．合同生效即具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

2．在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况以履约管理台账形式做详细、全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。如合同履行困难，必须及时向相关参与合同管理的部门通报和报告相关公司领导。

第九条合同变更。

严格按照合同约定维护公司权利和履行相关义务。在合同履行中出现下列情况之一的，执行机构应及时报告公司，并按照国家法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。

1．由于不可抗力致使合同不能履行的。

2．由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务。

3．因情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。

4．其他合同约定的或法律规定的情形出现。

第十条合同发生纠纷时，会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。

第四章合同保管

第十一条供应部部签署合同后，应将合同原件送档案室和财务部进行分别保管。

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第十二条供应部留存采购合同的复印件备查，同时将合同复印件送生产总调、质量管理部、技术部各一份。

2．原材料采购作业实施办法

原材料采购实施办法

第一章总则

第一条目的。为加强本公司的采购工作管理，规范物资采购作业事务，提高物资采购效率，特制定本办法。

第二条采购基本要求。

1．采购对象。采购前对厂方材料质量、性能、供应商报价水平、交货期限、售后服务等作出评价，以供选择时参考。

2．价格、质量。以合理价格采购较高品质的材料。

3．时限。配合使用部门需要日期及需要量，联络厂方即时供应。

第三条采购方式。

供应部门应根据材料使用状况、用量低、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式办理采购作业。

1．定期合同采购：对于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价格稳定的材料，应选用本方式办理。

2．特约厂商采购：对于用量、费用不太高的单项材料，可简化采购作业，由供应部门择定特约厂商，介绍使用部门径向该厂洽购。但在付款前应送供应部门审核。

3．一般采购：供应部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，并了解交易条件后订购。

第二章确定采购需求

第四条请购单。

1．请购应按照存量管制基准和用料预算，并参考库存情形开立请购单，在请购单上逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本单位主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送供应部门。

2．来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。

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