执行与结果：九段秘书工作法共32页
03832_九段秘书工作法ppt课件
2024/1/28
7
02
一段秘书：发通知与准备
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8
通知内容与方式
通知内容
清晰明确地传达会议主题、时间、地 点、参会人员及会议背景等信息。
通知方式
根据紧急程度和重要性，选择合适的 通知方式，如邮件、电话、短信或即 时通讯工具等。
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9
准备事项与流程
01
02
和计划。
对于重要邮件、电话、信息等， 第一时间提醒领导关注并处理。
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给予合理建议和意见
根据领导的工作需求 和目标，提供有针对 性的建议和意见。
在领导决策前，提供 全面的分析和评估， 帮助领导做出更明智 的决策。
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结合自身专业知识和 经验，为领导提供有 价值的参考和启示。
利益不受损害。
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03
防范商业风险
加强商业风险防范意识，关注市场动态和竞争对手情况，为公司决策提
供有力支持。
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THANKS
感谢观看
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01
九段秘书概述
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4
九段秘书定义与特点
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定义
九段秘书是指具备高度专业素养 和综合能力，能够协助领导高效 处理各类事务的秘书人员。
特点
具备扎实的专业知识、高超的沟 通协调能力、敏锐的洞察力、优 秀的组织能力和卓越的执行力。
5
九段秘书重要性
提高领导工作效率
23
06
五段秘书：巧沟通与善协调
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九段的秘书
理，保证总 上 小 条 ： 与这议题相 做一个录音 责 任 人 ，
经理在会前 此 会 议 室 关的资料， 备 份 ） 然 后 经 当
知悉缺席情 明 天 几 点 供他们参考
事人确认
况，也给总 到 几 点 有
后，形成
经理确定缺 会 议 。
书面备忘
席的人是否
录，交给
必须参加会
总经理与
议留下时
当事人一
间
。
人一份，
秘书总会说：我忘记了
四段秘书的做法：
汇工作——递资料、发通知、端茶倒水； 协助领导把每周、每天的工作行程及时间安 排好；根据领导每周、每天行程的时间表提 前提醒领导，比较重要的事项要提前一天、 特别重要的要提前一周提醒领导并且协助领 导做好充分的准备；每周、每月和每季把领 导直接下属的工作结果和计划汇总起来；
秘书总会说：我忘记了
七段秘书的做法：
定责任——发通知，落实到人，会前通知，也
测试了设备，了解这个会议的性质？也提供了相关会 议资料，做好会议记录，整理好会议记录并把记录发 给相关人员，将会议上确定的各项任务，一对一地落 实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备 忘录，交给领导与当事人一人一份。
结果意识强化
秘书总会说：我忘记了
九段秘书之间的最大差别就在于：
结果思维
“九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职 务，更重要的是每个人做事情的思维习惯， 而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个 人或者每个岗位都做好结果管理那么他就 是这个岗位的九段。
常规性的秘书
秘书总会说：我忘记了
一段秘书的做法：
递资料——帮领导传递资料、发通知、端 茶倒水等简单的工作；
实到人后， 落 实 到 人 ， 实到人，会 实到人，会 好 会 议 记
职业素养之九段秘书工作法精美PPT课件
整理会议纪要内容
提炼要点
将会议记录中的重要信息进行分类、归纳和提炼，形成清晰的纪 要框架。
明确责任
在纪要中明确各项任务的责任人、完成时间和跟进方式，确保工作 有效推进。
校对核实
对整理好的纪要内容进行校对，确保信息准确无误，避免产生歧义 。
及时传达会议纪要
及时性
在会议结束后尽快整理 并传达纪要，确保信息 及时传递，避免延误工 作进度。
落实。
记录检查结果
02
在检查过程中，详细记录每项工作的完成情况，包括存在的问
题和需要改进的地方。
及时反馈问题
03
在发现问题的第一时间，及时向相关人员反馈，确保问题得到
及时解决。
汇总检查结果
整理检查结果
将检查结果进行整理，分类汇总存在的问题和需要改进的地方。
分析问题原因
针对存在的问题，深入分析原因，找出问题的根源，为后续改进 提供依据。
核实相关数据和细节 ，避免传达错误信息 。
选择合适通知方式
根据通知的紧急程度和重要性 ，选择合适的通知方式，如电 话、短信、邮件等。
考虑接收者的习惯和偏好，选 择最容易被接收和关注的方式 。
确保通知方式可靠且及时，避 免因传达延误而造成损失。
确保通知及时传达
提前规划好通知时间，确保在合适的 时间点进行传达。
制定责任追究制度
建立健全的责任追究制度，对 于工作中出现的失误、延误等 问题，要依法依规进行责任追
究。
根据问题性质和严重程度， 制定相应的处罚措施，如警 告、记过、降职、开除等。
同时，也要建立奖励机制，对 于在工作中表现突出、做出重 要贡献的人员给予相应的表彰
和奖励。
加强责任意识和培训
九段秘书工作法
九段秘书工作法-标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII九段秘书工作法一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法:重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法:勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议，会场安排到哪，桌椅数量够用吗音响、空调是否正常白板、笔、纸、本是否充分在物品上，环境上，可以满足开会的需求了吗五段秘书的做法:细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么议题是什么议程怎么安排，然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考。
提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。
六段秘书的做法:做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
会议开完，就完了吗？会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记录下来。
七段秘书的做法:发记录——会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
要求他们按照执行。
八段秘书的做法:定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，以纪要为执行文件，监督，检查执行人的过程结果和最终结果，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
执行与结果：九段秘书工作法
工作法
学习交流
任务与结果的差别，是很多企业的‚心病‛： 有时候并不是员工不尽力，大家似乎都在工作， 但企业却拿不到结果，导致销售下降，质量波动， 人心浮动，没有业绩。同样，这也是员工们的疑 惑：我这么努力，‚圆满‛地完成了任务，为什 么老板还是不满意？ 关键就在于，我们没有把重点放到结果上， 被‚完成任务‛迷惑了。其实在大多数情况下， 对于我们想要的结果，不是办不到，而是因为我 们没有执著地办到。 结果定义改变员工行为 基于客户价值的结果定义是执行的起点。
• 由此，我们可以得出一个结论，成功与性格、心胸、知识素质， 甚至民族、种族都没有必然的联系。成功人士只有一点是共同的——
那就是对自己深深的责任感，认真第一。也就是说，世界上所有的优
秀人才，都有一个共同的特点：对自己负责任——这就是执行型人才 的特点。这个结果意味着，如果你想得到一个有执行才能的人，那么
•
•
有这样一则寓言：一只新组装好的小钟放在两只旧钟当中。两只旧钟“滴答”、 “滴答”一分一秒地走着。
其中一只旧钟对小钟说：“来吧，你也该工作了。可是我有点担心，你走完 3300万次后，恐怕便吃不消了。”
•
“天哪！3300万次。”小钟吃惊不已。“要我做这么大的事？办不到。”它非 常失望的站着。另一只旧钟见了说：“别听他胡说八道，不用害怕，你只要每秒钟 ‘滴答’摆一下就行了。”
1
二段秘书
2
抓落实
确认下明 天的会议 好的
落实到人
发通知后，再打 电话与参会的人 确认，确保每个 人被及时通知到
2
三段秘书
3
重检查
会前30分钟提醒与会者参会，对临时不能参 加会议的人，立即汇报给总经理
保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整
2024版九段秘书工作法课件
2024/1/28
1
目 录
2024/1/28
• 九段秘书概述 • 一段秘书：发通知 • 二段秘书：抓落实 • 三段秘书：重检查 • 四段秘书：勤准备
2
目 录
2024/1/28
• 五段秘书：细准备 • 六段秘书：做记录 • 七段秘书：发记录 • 八段秘书：定流程 • 九段秘书：做传承
3
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01
CATALOGUE
九段秘书概述
4
九段秘书的定义与特点
定义
九段秘书是指具备高度专业素养和综合能力的秘书人员，能够 协助领导高效处理各类事务，提供全方位的工作支持。
2024/1/28
特点
专业性强，具备丰富的行业知识和工作经验；综合素质高，具 备良好的沟通协调、组织策划、应变处理等能力；服务意识强， 能够主动为领导排忧解难，提供个性化服务。
容易产生歧义的词汇。
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确认相关人员对记录内容的理解和认可
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01
在传达记录后，及时与相关人员进行沟通，确认他们是否完全 理解记录的内容。
02
对于重要或复杂的记录，可以要求相关人员复述或概述记录内
容，以确保他们真正理解。
如果相关人员对记录内容有任何疑问或不同意见，应及时进行
03
解释和讨论，确保双方对记录内容的理解和认可。
设立服务监督机制和反馈渠道，及时收集和处理参与人员的意见和建议，持续改进服务质量。
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07
CATALOGUE
六段秘书：做记录
28
做好会议或活动记录
准确记录
确保会议或活动的关键信息、讨论内容和决策结 果等被准确记录，避免遗漏或误解。
企业培训管理：九段秘书工作法
向主管方向迈进…
9
九段秘书 做流程
把上述过程做成标准化的“会议”流程，
形成不依赖于任何人的会议服务体系
你 下一个行政主管就是
结论 九段秘书，九种结果
超额完成 出色完成 基本完成
注重结果[绩效] 9
9 8
7 6
5
注重内容[过程] 4
3 12
新手
成手
高手
1
2
二段秘书 抓落实
确认下明 天的会议
好的
落实到人
发通知后，再打 电话与参会的人 确认，确保每个 人被及时通知到
2
3
三段秘书 重检查
会前30分钟提醒与会者参会，对临时不能参 加会议的人，立即汇报给总经理
保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整
3
4
四段秘书 勤准备
1 会议室大门贴上会议时间 2 预约投影，保证资源到位
会前测试投影仪、电脑等 3 设备显示是否正常
四段秘书才基本算是称职！
5
五段秘书 细准备
了解会议的性质及议题
将相关资料发给与会者
这样的秘书比较讨上级
喜欢
6
六段秘书 做记录
有时还需做 录音备份
做好详细 会议记录
6
7
七段秘书 发记录
将会议记录
发给与会人员
7
8
八段秘书 定责任
将会议确定的任务， 一 一落实到责任人
2023最新整理收集 do something
段秘书
工作法
行政内训第①课
引子
总经理通知秘书安排次日上午九点开一个会议
什么是任务？
什么是结果？
12 3
九段秘书工作法ppt课件-2024鲜版
制定计划
根据任务目标，制定详细的工作计 划，包括时间节点、责任人、所需 资源等。
跟进进度
密切关注任务进度，及时与相关人 员沟通，确保任务按计划推进。
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检查标准与方法
2024/3/27
制定检查标准
01
根据任务目标和要求，制定相应的检查标准，明确合格与不合
格的标准。
选择检查方法
02
业需求。
2024/3/27
7
02
一段秘书：发通知与准备
2024/3/27
8
通知内容与方式
通知内容
清晰明确地传达会议主题、时间、地 点、参会人员及会议背景等信息。
通知方式
根据紧急程度和重要性，选择合适的通 知方式，如邮件、电话、短信或即时通 讯工具等。
2024/3/27
9
准备事项与流程
01
02
03
响沟通效果。
协调各方利益和关系方法论述
01
02
03
04
了解各方立场
充分了解各相关方的利益诉求 和期望，为协调打下基础。
寻求共同点
努力寻找各方都能接受的解决 方案，实现共赢。
建立信任关系
通过诚信、公正和透明的行为， 与相关方建立信任关系。
灵活应对变化
随着情况的变化，及时调整协 调策略，确保目标的顺利实现。
强化网络安全意识 加强网络安全防护，不随意连接未知网络，不泄露个人和 公司账户密码。
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维护公司形象和利益举措
01
积极建言献策
关注公司发展动态，积极为公司发展建言献策，促进公司持续改进和创
新。
02
妥善处理突发事件
遇到突发事件时，保持冷静，及时报告并协助领导妥善处理，确保公司
执行与结果：九段秘书工作法
• 判断能力：化危机为转机，最後变成良机。
• 创新能力：创新无极限，唯有创新，才能生存。
提高执行力应具备的管理心态
• 学会用老板眼光看企业 ：在老板看来，管理很简单，就 是两件事：一是扩大业务范围，增加业务收入；另一件事 就是降低管理成本，控制运作费用。其实这两件事，最终 是一件事，收入减去成本，减去费用，就是利润。所以归 根到底老板是看利润的，利润要从管理中来 • 从被领导中学习领导：在领导人看来，领导也很简单，就 是两件事：一是用人，用人所长、容人所短；二是激励， 通过正面激励，引导下属往前跑，通过负面激励，推着下 属往前走。在每个人的成长过程中，会经历大大小小许多 领导，只要用心学习，不管是什么样的领导，都可以从正 反两方面学到经验和教训。
1
二段秘书
2
抓落实
确认下明 天的会议 好的
落实到人
发通知后，再打 电话与参会的人 确认，确保每个 人被及时通知到
2
三段秘书
3
重检查
会前30分钟提醒与会者参会，对临时不能参 加会议的人，立即汇报给总经理
保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整
3
四段秘书
4
勤准备
1 2
会议室大门贴上会议时间 预约投影，保证资源到位 会前测试投影仪、电脑等 设备显示是否正常
• 由此，我们可以得出一个结论，成功与性格、心胸、知识素质， 甚至民族、种族都没有必然的联系。成功人士只有一点是共同的——
那就是对自己深深的责任感，认真第一。也就是说，世界上所有的优
秀人才，都有一个共同的特点：对自己负责任——这就是执行型人才 的特点。这个结果意味着，如果你想得到一个有执行才能的人，那么
•
•
• 简单的工作可以产生巨大的成就！
九段秘书工作法
五段秘书 5 细准备
了解会议的性质及议题
将相关资料发给与会者
这样的秘书比较讨上级
喜欢
六段秘书 6 做记录
有时还需做 录音备份
做好详细 会议记录
6
7
七段秘书 发记录
将会议记录
发给与会人员
7
八段秘书 8 定责任
将会议确定的任务， 一 一落实到责任人
定期跟踪各项任务的完成情况，并及时向 总经理汇报
引子
总经理通知秘书安排次日上午九点开一个会议
什么是任务？
什么是结果？
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6
7
8
9
一到九段秘书给出了不同的答案
一段秘书 1 发通知
Phone
Board
发会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
满足部分期望 ——只接受任务，叫做什么就做什么
1
二段秘书 2 抓落实
确认下明 天的会议
好的
落实到人
发通知后，再打 电话与参会的人 确认，确保每个 人被及时通知到
2
三段秘书 3 重检查
会前30分钟提醒与会者参会，对临时不能参 加会议的人，立即汇报给总经理
保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整
3
Hale Waihona Puke 4四段秘书 勤准备
1 会议室大门贴上会议时间 2 预约投影，保证资源到位
会前测试投影仪、电脑等 3 设备显示是否正常
向主管方向迈进…
九段秘书 9 做流程
把上述过程做成标准化的“会议”流程，
形成不依赖于任何人的会议服务体系
你 下一个行政主管就是
结论 九段秘书，九种结果
九段秘书共32页PPT资料
电话打完就可以了吗？
企九业段与 秘书文化
例：会议安排
一段秘书的做法：
发通知——首先会用电子邮件发个会议通知,
通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加 会议。
企九业段与 秘书文化
二段秘书的做法：
抓落实——发通知之后,再打一通电
话给参加会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到。
企九业段与 秘书文化
上小条：此 者 发 去 过 去 允 许 的 情 况 一地落实到相 书 面 备 忘 录 ， 议服务体系,通
会议室明天 几点到几点 有会议
八段秘书的做法：
追结果——发通知，落实到人，会前通知，也
测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会 议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落 实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当 事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完 成情况，并及时汇报领导。
企九业段与 秘书文化
九段秘书的做法： 做流程——把上述过程做成标准化
九段秘书
企业与 文化
您是否有过类似的经历？
• 秘书总会说：我忘记了！
• 秘书总会说：我通知了！
• 秘书总会说：我不知道！
• 秘书总会说：我不会做！
• 秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！
• 秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后 领导变成了秘书的助理！
• 秘书换了很多，却没有一个让你满意……
•年薪1200万的“打工皇后”，和黄集团总经理洪小 莲说：“我之所以有今天的成就是因为我有过18年 的秘书工作的经历”。
--李嘉诚原秘书洪小莲
企九业段与 秘书文化
一个优秀的秘书需要具备：
为什么做秘书比如何做好秘书更重要！
工作任务与效果------九段秘书的做法
工作任务与效果------九段秘书的做法任务:总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议。
下面是一至九段秘书的不同做法。
一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实——发通知之后，与参会的每个人再次确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常。
并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么总经理的议题是什么然后征求总经理意见，是否给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音给经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员）。
八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系!有人说这是任务与结果的差别，工作效果不能令人满意关键就在于，我们没有把重点放到结果上，被“完成任务”迷惑了。