深圳市城建档案管理有关规定的汇编

目录

第一部分深圳特区城市建设档案管理规定

一、城建档案的概念：

二、城建档案工作的原则：

三、城建档案的管理部门和职责：

四、城建档案馆管理范围：

五、城建档案归档要求

六、城建档案的管理和利用

七、城建档案管理行政手段

八、法律责任

第二部分城建档案管理文件材料归档内容（建设工程部分）

总说明：

一、工程档案卷宗的组成和组织

二、关于文件材料内容

档案文件材料归档内容：

一、工程建设综合文件材料（建设单位主理）

（一）综合文件材料

（二）工程声像材料（详见《关于加强城建声像档案工作的通知》

（三）竣工图的电子文件：（详见《关于移交竣工图CAD电子文件的通知》

（四）工程扫描文件内容

二、工程监理文件材料（由监理单位主理）

三、工程施工文件材料（由施工单位主理）

（一）工程施工综合文件材料（所有施工单位）

（二）工程施工技术文件材料（详见《深圳市城市建设档案管理规定汇

编》）

第三部分其它有关规定（详见2000年8月出版的《深圳市城建档案管理规定续编》）

一、关于实行城建档案工作人员持证上岗制度的通知

二、关于印发《深圳市城建档案员上岗证管理暂行规定》的通知

三、关于印发《深圳市城建档案分类大纲》的通知

四、关于加强城建声像档案工作的通知

五、关于把《深圳市工程项目文明施工和施工竣工评价书》纳入城市建设档案管理的通知

六、关于移交城建档案时须对综合文件进行扫描的通知

八、关于印发《深圳市建设工程档案专项验收及认可暂行办法》的通知

九、关于印发《深圳市建设工程竣工验收及备案管理办法》的通知

第一部分深圳特区城市建设档案管理规定

一、城建档案的概念：

城建档案是城市规划、建设、管理工作中形成的应归档保存的各种图纸、图表、文字材料、模型、样品、照片、影片、录相、录音等技术文件材料的总称。它是历史的原始真实记录，是城市建设和管理的重要依据及信息资源。

二、城建档案工作的原则：

实行统一领导、统一制度、统一标准、集中分级管理的原则。

三、城建档案的管理机构和职责：

市城建档案管理处是市政府管理城建档案的专门机构；市城建档案馆是收集、保管、提供利用城建档案的科技事业单位。两部门合署办公，归口市政府建设行政主管部门领导。业务上受市档案局指导。

其主要职责是：

1.负责集中统一管理和指导全市的城建档案工作；起草、制定城建档案工作法规文

件、标准、规范；进行业务培训；组织全市性的检查评比；协调城建档案工作与其它工作之间的关系。

2.参加城市建设工程的竣工验收；审查接收需长期、永久保存的城建档案。

3.对接收进馆的档案进行科学的系统管理；积极为城市规划、建设、管理、科研等

工作提供服务。

4.利用声像、影视等手段广泛积累城市建设的档案材料，不断丰富馆藏。开展编研

工作，使市城建档案馆成为储存、利用、咨询和交流城市建设信息中心。

5.各区、建设系统的各局、集团（总）公司、有关专业公司和施工单位应分别设立

城建档案室，建立市城建档案馆为中心，各单位档案室为基础的档案管理网络。

6.各城建档案室应建立和健全城建档案管理的各项规章制度，配备库房和必要的装

具，确保工作的正常开展。其主要职责是：

（1）负责收集本单位的城建档案材料，并进行系统整理、编目、科学排列，做到查找方便，为本单位生产、建设、管理及科研提供服务。

（2）检查、督促、指导所属单位的城建档案工作，并参加本单位建设工程的竣工验收。

（3）根据本规定，按时向市城建档案馆移交档案。接受市城建档案管理处的业务指导。积极参加市城建档案系统组织的各项活动。

四、城建档案馆管理范围：

城建档案分两级管理，市城建档案馆为一级管理单位，各单位城建档案室（或综合

市城建档案馆接收管理以下档案：

（一）市政、公用工程档案；

（二）本市确认的重点工程的档案；

（三）符合下列条件之一的办公、商业、住宅、综合楼等其它单位建设工程的档案：

1.十层以上（含十层）；

2.投资在1000万元以上（含1000万元）；

3.建筑面积一万平方米以上（含一万平方米）。

（四）设计新颖、有特色的建筑工程和具有纪念性的新、老建筑和构筑物的档案。（五）住宅区、工业区总体档案材料、同一类型的单位建筑报送一套完整的竣工档案（其它由建设单位保存）。

（六）规划档案（包括：总体规划、分区规划、详细规划、专业规划、工程规划、编制规划所依据的基础材料）；

（七）测绘档案；

（八）土地管理档案；

（九）建筑及施工管理档案；

（十）产权档案；（由产权管理部门派人管理）

（十一）环境保护档案；

（十二）住宅管理档案；

（十三）城市管理档案。

注：本条（一）至（四）项规定的工程按归档范围要求报送全套完整的竣工档案和系统的照片、录像档案，没有条件拍摄的单位，可委托市城建档案馆或有关单位拍摄。（声像档案工作有关规定见《关于加强城建声像档案工作的通知》）

五、归档要求

（一）工程竣工档案由建设单位按下列要求汇总移交。

1.工程通过竣工验收后，建设单位应在三个工作日日内将全部工程竣工档案送市（区）城建档案管理

部门复核审查。

2.建设工程竣工验收合格后，建设单位必须在六个月内向市（区）城建档案管理部门移交一套完整的

建设工程档案。（档案备案可一起备案，也可分阶段备案：基础部分可先备案，再到建设方综合档案及土建〈即主体〉档案、接着到设备档案）

3.属于进市城建档案馆的工程竣工档案，要求做到一式四套，原件交市城建档案馆，其它三套交建设

（或主管单位）、物业管理公司和使用单位。不属于进市城建档案馆的档案，应做一式三套，原件交建设单位（或主管单位），另一套交使用单位。遇特殊情况需增加竣工档案套数的，由建设单位统筹考虑解决。

4.归档的城建档案应齐全、完整、准确、系统；各种签证手续完备，字迹清晰；原件严禁用复印、复

写及易褪色的墨水编制和书写。

5.竣工图由设计院负责编制并经施工单位核对。竣工图应是与实物相符的新蓝图，并经工程技术负责

人审核签字，加盖“竣工图”章。

对地下隐藏工程，应有隐藏记录简图、复盖前的现场实测数据，并经测量及验收人员签字。

6.城建档案的整理装订。文字材料以A4或十六开纸规格为标准。不够大的进行裱糊，去掉材料内的

金属物，采用市城建档案管理处统一印制的表格和卷皮、盒，用棉线装订整齐。竣工图采用手风琴式折叠，大小为四号图幅，按顺序装入档案盒。（具体参阅《“深圳特区城市档案管理”有关规定汇编》）

7.城建档案的组卷，原则上按所属类别和专业进行，对照范围细则的顺序号对号入座进行排列，每卷

厚度不超过二公分，不低于一公分，同一内容档案材料应紧接排列，防止内容脱节。

8.整理好的工程竣工档案，由建设单位向城建档案管理部门移交。移交书一式三份，应填写真实，各

种签字盖章完备，移交后面附上各案卷档案的目录并装钉成册。

六、城建档案的管理和利用

1.市城建档案馆和各单位档案室对接收的档案应及时登记，科学排列，编制检索工

具，有条件的单位可采用电脑检索。

2.档案管理部门应认真做好档案的鉴定及保管工作，档案库房应严格按“七防”要

求，定期检查，对破损及变质的档案应及时采取补救措施，对特别重要的档案应及时采取补救措施，对特别重要的档案应严格保密，确保其安全无损。

3.积极开展档案利用工作，任何单体因工作需要可查档案，充分发挥城建档案在城

市建设和管理中的作用。

七、城建档案管理行政手段

档案管理手段有两种：

1.行政手段：通过报建、档案专项验收、移交竣工档案的审核等各个环节把关。

2.经济手段（现已取消）。

八、法律责任

1.未按规定交付工程竣工保证书的工程，建设行政主管部门不予办理建筑报建和施

工报建手续。

2.验收工程时，发现档案不真实、不齐全的，验收部门应责令建设单位限期改正，

在限期内未改正的，不予验收。

3.在施工过程中，由于不重视档案工作造成部分档案材料丢失和损坏的城建档案管

理处应责成责任单位补制档案，并扣罚1000~100000万元。．

4.档案管理人员未按规定妥善保管档案，造成档案遗失、损坏、不齐全者，情节轻

微的，给予行政处分；．情节严重构成犯罪，依法追究刑事责任。

5.在档案利用中，发现档案与实际不符，城建档案管理处有权责令原建设单位重新

编制，并赔偿由此造成的一切损失。

第二部分城建档案文件材料归档内容（建设工程部分）

总说明

从一九九七年十月一日起（以规划许可证为准），凡在我市范围内建设的各类工程项目（包括室内外装饰工程）均须按本归档范围收集移交工程档案。

1.工程档案卷宗的组成和组织

（1）一个完整无缺工程档案卷宗由本归档范围内容所规定的工程建设综合文件材料、工程监理文件材料、工程施工文件材料三大类组成；三类分别由工程建设

单位、监理单位、施工单位为主整理组织，然后由建设单体汇总，并向城建档

案主管部门移交（移交流程见附页）。

（2）工程建设综合文件材料，按报建项目组织，分期建设的项目应按分期组织。

（分几项报建，就有几次档案资料）

（3）工程施工文件材料和工程监理文件材料按单位工程组织；一个施工单体同期承建同一项目的若干单位工程时，工程施工综合文件可以合并组织，工程施工技

术文件则应按单位工程组织；工程监理类似。一个单位工程由若干施工单位承

建，各施工单位应各自组织整理所承建的那部分工程的工程施工文件材料，然

后由建设单位或建设单位指定的施工单位进行汇总；工程监理类似。

（4）一个施工单位同时承建一个单位工程的若干分部（专业）工程时，全部分部（专业）工程的竣工图应当合并组织。

（5）分部（专业）工程的排序应当符合本范围分部（专业）工程的排序。

2.关于文件材料内容

（1）本归档范围系按现行深圳市城市建设法定程序和现行国家建设施工规范及深圳市城市建设管理和城建档案管理的需要制定。建设施工中如遇国家现行建设施

工规范未予明确的新工艺、新技术以及本范围未包括的其它类别专业工程应参

照本“范围”相关相似类别执行或事先与深圳市城市建设档案馆取得联系，在

城建档案馆的许可指导下按工程实际情形另定归档范围意见书执行（或自行设

计，经档案馆审批后使用）。

（2）工程档案各部分文件材料内容必须依照本范围的规定做到原始、齐全、准确、系统。实际建设施工中依照有关建设程序和施工规范规定不产生的文件材料内

容应在立卷说明或备考中注明。

（3）本归档范围将随着深圳市城市建设程序和国家建设施工规范的变化而适当修订，届时另行通知。

档案文件材料归档内容

一、工程建设综合文件材料（由建设单位主理）

（一）综合文件材料

1.立项申报批复文件；

2.计划任务书；

3.投资许可证；

4.建设工程规划许可证及用地许可证；

5.建设工程开工许可证（施工方与建设方）；

6.建设项目选址意见书（有污染或较大的项目具有）；

7.征用地申请批复文件、土地使用合同书及红线图；

8.上级机关有关工程建设的决议、批示及重要会议纪要和指导性文件；

9.可行性研究报告及评审文件（不作硬性要求）；

10.初步设计及评审文件；

11.环境影响评估报告书（一般不具有）；

12.概算书及审批文件（不作硬性要求）；

13.规划审查批准文件及规划要点；

14.环保审查批准文件；

15.消防审查批准文件；

16.锅炉及压力容器安装申请表（没安装的不要求）；

17.其它有关部门审定批准文件；

18.红线界点及测量控制点测设报告（指“地界界桩放点报告”）；

19.工程地质勘察报告；

20.地下管理线情况查询报告及情况回报表（指回复的报告）；

21.水文、气象、地震等其它设计基础资料（一般不作要求）；

22.设计、施工招标投标定标文件（只需定标文件）；

23.设计合同书；

24.有关工程建设、施工管理的重要文件；

25.工程竣工报告书；

26.工程竣工验收报告书及会议纪要；

27.工程质量监督报告；

28.电梯及劳动保护验收合格证（复印件加电梯安装公司的红章）；

29.环保验收证明书；

30.人防工程验收证明书；

32.规划验收证明书；

33.燃气工程验收证明书（燃气工程具有）；

34.消防验收合格证；

35.工程竣工验收备案登记表（不装订）；

36.工程结算审核文件或结算三审表（此条外资企业不要求）；

37.竣工总平面图（大型项目具有）；

38.竣工综合管理线图（大型项目具有）；

39.其它应予归档保存的文件。

（二）工程声像材料（详见《关于加强城建声像档案工作的通知》）

1.工程照片、录像带档案归档范围：

?规划设计平、立、剖面图及模型；

?建设地点原始原貌；

?开工、奠基过程；

?基础施工过程；

?主体施工主要过程及主体完成外观；

?内外装饰主要施工过程；

?采用新材料、新工艺、先进设备施工情况；

?竣工验收过程（包括各环节、分项工程验收）

?尤其是隐蔽工程、质量事故的照片；

?重要人物现场视察的照片；

?重要会议的照片；

?竣工后新貌（室内、外）。

说明：（工程声像档案质量要求）

照片：必须是原版、原件、底片与照片相符，每张都要有简要的文字材料，能准确说明照片内容，如照片类型、地点、拍照时间、摄影者、底片编号等。

录像带：必须-图像清晰、画面稳定、声音清楚，没有变形、断裂、发霉及磁粉脱落现象。有必须的文字说明概括出录像带所反映的内容，包括时间、地点、内容、人物、背景及拍摄者。

（三）竣工图的电子文件：（详见《关于移交竣工图CAD电子文件的通知》）

1.电脑建筑效果图图形文件

2.全部建筑图

3.结构图

4.水电等安装图

说明：

?竣工图CAD电子文件收集移交由建设单位负责。建设单位在委托设计任务、签

订设计合同时应将竣工图CAD电子文件的制备责任和要求列入其中。

?建筑、结构的平立剖图和安装系统图必须为与纸质竣工图一致的竣工版文件

?2001年7月1日后委托设计的工程项目，竣工图由设计单位编制，编制形成的

竣工图(纸质蓝图和CAD电子文件)经施工、监理(或建设)单位核认签盖后按规

定编入竣工档案归档

?竣工图图形电子文件必须为DWG格式，电脑建筑效果图应为JPG格式。目录表

应采用Word、excel或txt文本软件编制 (目录表表样见附件1)。

（四）工程扫描文件内容（详见《关于移交城建档案时须对综合文件进行扫描处理的通知》）

以上移交档案馆的建设综合文件中：1～8；13～18；22～36等项都必须扫描。

说明：（移交的扫描处理文件技术要求）

a.文字材料的扫描分辨率不低于200dpi;

b.竣工图图纸扫描分辨率不低于150dpi；

c.扫描处理电子文件格式采用tif域gif

d.电子文件的取名宜采用文件在卷内的卷号加页码组成(如：1--23．TiD)；

e.电子文件的压缩应采用普遍使用的工具，如WINzip及arj，装载采用3．5寸磁

盘或光碟。

二、工程监理文件材料（由监理单位主理）

（一）文件材料

1.营业执照及资质证书（复印件加红章）；

2.监理合同书；

3.监理工程师登记表及资质证（复印件加盖红章）；

4.索赔申请及审批书；

5.施工组织设计审定表；

6.工程分包审批表；

7.开工、停工、复工令；

8.工程设计变更核签文件（包括合同外工程量报审表）；

9.材料设备审批表；

10.材料构件监理单位抽验试验记录及报告；

11.工程质量、安全事故调查处理情况报告；

12.不合格工程通知单；

13.工程联系文件；

14.监理成果报告书；

（以下材料监理单位自存，不需进城建档案馆）；

15.预、结算审核书

16.监理月度报告书；

17.工程进度核签文件；

18.工程质量核签文件；

19.工程质量检查记录及处理通知和复验记录；

20.合理化建议审批表；

21.工程监理日志；

22.工程付款报告；

23.其它应予归档保存的文件。

（二）工程扫描文件（详见《关于移交城建档案时须对综合文件进行扫描处理的通知》）以上移交档案馆的监理文件材料中：1.~7；11~14项都需扫描

三、工程施工文件材料（由施工单位主理）

（一）工程施工综合文件材料（所有施工单位都适用）

1.施工营业执照及承建资格证书（复印件加盖公章）；

2.施工合同（原件，指总包合同，分包合同放在分项工程竣工档案中）；

3.燃气规划开工许可证（燃气工程具有）；

4.施工许可证（乙方联）；

5.基础工程提前开工许可证（提前开工具有）；

6.开竣工报告（桩基、主体、消防工程具有）；

7.施工组织设计（可用复印件加盖红章，并有技术负责人、编制人签字认可）；

8.图纸会审记要（桩基、主体、消防、空调、幕墙等工程具有）；

9.设计变更通知单及现场签证单；

10.施工测量放线控制桩交验复核记录；

11.施工测量放线记录及图表（楼层和轴线的测量记录不要求）；

12.施工质量、安全事故记录及处理记录；

13.分项工程质量汇总评定表（指统表（1）（2）（3）（4）；自检评定、技术交底

不进馆）；

14.分部工程验收证明书（指基础、土建中间验收证明书）；

15.施工技术总结；

（二）工程施工技术文件材料（详见《深圳市城市建设档案管理规定汇编》

A.工业与民用建筑工程技术文件材料

B.市政工程技术文件材料

第三部分其它有关规定

（详见2000年8月出版的《深圳市城建档案管理规定续编》

一、关于实行城建档案工作人员持证上岗制度的通知

二、关于印发《深圳市城建档案员上岗证管理暂行规定》的通知

三、关于印发《深圳市城建档案分类大纲》的通知

四、关于加强城建声像档案工作的通知

五、关于把《深圳市工程项目文明施工和施工竣工评价书》纳入城市建设档案管理的通

知

六、关于移交城建档案时须对综合文件进行扫描的通知

七、关于调整部分建设工程档案文件材料归档内容的通知

八、关于印发《深圳市建设工程档案专项验收及认可暂行办法》的通知

九、关于印发《深圳市建设工程竣工验收及备案管理办法》的通知