第二章 秘书的职能范畴

第二章秘书职能范畴

一、职能概念：

职能和职责是两个既相互区分又互相联系的概念，但在日常生活中，常把这两个概念混淆起来。职责是秘书人员在辅助管理活动中所承担的具体工作内容，它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题；职能是秘书人员在职责范围内，一切活动所产生的整体功能，具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和怎么做的问题。

二、职能内容：

1.辅助决策

(1)辅助决策的含义：在现代管理中，决策的含义有广义和狭义两种。广义的决策理解为一个过程，一个科学的决策过程包括提出问题、搜集信息、确定目标、拟订方案、分析评估、方案选择、实验证实、普遍实施、监督检查、反馈修正等一系列环节。

狭义的决策指行动方案的最后选择，也就是我们所说的领导最后拍版。当然，狭义屯是广义决策的一个环节，在我们实际工作中，任何一个决策都是一个过程，并不仅仅是拍板这一个环节。所以这里我们讲的决策是广义的。

从古到今，决策都是领导人的职责和权利，但是仅仅靠领导的个人能力是不可能胜任这么一项重大的工作做出正确的决策的。因此，必须有各种辅助力量来有效支持，象古代有谋士、幕僚，当今世界各国智囊团、咨询机构、秘书机构。这些都是决策的重要辅助力量。所以我们把决策的定义概括为：在决策过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

(2)辅助决策的特征；辅助决策的职能并不是秘书机构和秘书人员所独有的，秘书人员的辅助决策和其他辅助决策的机构相比，有哪些独特性？我们主要概括为几点：

第一，辅助内容的综合性。在庞杂的决策过程中，秘书发挥着无可替代的综合辅助作用，如决策过程的每一个环节及方方面面的事物，都需秘书进行处理和实施，而其他部门和机构的辅助是在某个内容或环节发挥比较单一的作用。

第二，时间的经常性。和其他部门辅助机构的临时性和阶段性的辅助相比，秘书的辅助决策具有经常性，因为秘书在领导身边工作是直接帮助领导进行辅助管理的工作人员。因而领导的任何决策活动都离不开秘书的劳动。从时间上讲搜集信息，汇报情况，调查研究，撰写文稿这些辅助决策活动都是经常的不间断的进行着，可以说这些是秘书的日常工作。

第三，辅助环节的全过程性。如果说其他部门和机构辅助只是在过程的某个阶段的话，秘书的辅助是贯穿于决策过程的始终。

(3)辅助决策的原则：

第一，超前原则。决策是对未来行动的决择，因而决策在制定和执行过程中会呈现出不确定性、可变性和风险性。这就要求秘书人员在辅助决策的过程中树立超前意识，提高预测能力，做事前诸葛亮而不事后诸葛亮，秘书可以通过做好信息的预测工作，积极向领导人提供超前性示范性的决策课题

和方案。刚才雷秘书就是超前辅助的例子，8月23日就已经做出美国将在仁川登陆的超前预测，9

月15日美才真正登陆，所以为我军在抗美援朝战争中赢得胜利立下汗马功劳，辅助决策就象我们平日一句话：唯有先见之明，才能有鲜招不败。

第二，定位原则在辅助决策过程中，秘书要定好位，决策是领导的职能和权限，任何一位秘书都要记住，辅助决策意味着秘书只能谋而不有断。注意秘书只是参谋而不能拍板，秘书只是领导助手，否则只会导致秘书角色的越权和越位。比如说现实生活中有这么一个秘书，他和领导一起下基层解决问题，在基层落实了解情况的会议上，听了双方的陈述后，这位秘书居然居高临下的对下级做起了指示，让一旁的领导感到十分尴尬，大家思考这位秘书的做法是否妥当？他就是没有定好位，他在旁听情况，可以给领导提供参考性的意见，但向下级做指示应该是领导来做，所以这个秘书是定位失误。

第三，信息原则信息是决策的基础，决策的整个过程都离不开信息，因此在决策的每个环节上秘书都要有信息意识，及时为领导提供真实准确系统实用的信息，真正发挥领导决策的耳目作用。

第四，谏诤原则决策是一个复杂多变的过程，任何决策都会关系到组织未来和全局的利益，因而有着很大的风险性，往往一招不慎，满盘皆国输。作为秘书，一旦觉察到决策中的问题，就必须及时向领导进言，不可以患得患失，知而不谏。当然，在进言的时候，还是应该注意方式，尽可能委婉和含蓄，维护领导的尊严。一代名臣魏征就是谏诤的楷模，在唐代贞观初年，先后向唐太宗进谏了300来事，对李世民的治国决策是多有助益，被李世民比作能照出自己过失的人镜。他当时为了大唐的长治久安，敢于触龙颜，从不隐瞒自己的观点，每当见到唐太宗有过，必切中要害加以谏诤，而且言之有理，令人信服。这一点是非常值得秘书人员学习的。

(4)辅助决策的过程：

第一，协助领导确定目标：在这个阶段发现问题也就是选择决策课题是进行决策的起点，这时秘书要协助领导解决要不要决策和决策什么的问题，秘书可以通过搜集理论依据，方针政策上的依据，对实际情况进行分析以及经验的借鉴这些来协助领导确实选题。、

第二，协助领导设计方案：决策目标确定后，秘书应协助领导拟定预审、备选方案，备选方案可以由秘书来拟定，当然也可由其他部门和机构来提供，秘书进行初步审核和修改，一般备选方案应具备目的性、可选性和差异性，以便从中选优，当然秘书要熟悉每一个备选方案特点和基本内容。

第三，协助领导评优选优：备选方案提出后，秘书的任务就是协助领导依据整体性、可行性的原则对各种备选方案进行分析评估比较，进一步认识各个方案的优劣，利弊，以便领导能从中选出最佳的实施方案，也可以将各个方案的优势集中起来，形成一个新的综合方案。

第四，协助领导实施反馈：决策在实施的过程中都会有困难，会有失误和阻力，秘书部门和秘书人员要了解实施的情况，检查监督，推动决策的执行，决策付诸实施后，每一个阶段秘书都要组织信息反馈，汇总情况，进行小结或总结，验证决策的正确性，以便发现问题及时向领导汇报。

2.协调关系

众所周知，现代的管理活动处处离不开协调，任何组织只有通过协调才能形成整体的合力，实现共同目标。