《档案管理办法》详解

总复、子人原
• 经理以下离职档案
二、档案类型及归档范围
归档范围 6、工程档案（类型代码GC）：
总原、子复
• 立项审批、规划设计方案许可证及验收、图 纸、施工许可、竣工验收、环评、管线综合 审查、排污许可、消防人防验收、工程招标 资料、施工合同、监理合同、接管验收
二、档案类型及归档范围
归档范围 7、声像档案（类型代码SX） 8、荣誉档案（类型代码RY) 以上两类档案统称为实物档案
总复、子原
• 商标使用许可协议、标识物租赁协议等
二、档案类型及归档范围
归档范围 3、文书档案（类型代码WS）：
总原、子原 总原、子复 电子档打印
• 汇编制度、流程、合同
• 纪要、招投标资料、用印文件、仲裁诉讼、 纸面流转审批、邮件流转审批
• 通过邮件流转的内部申请及批复材料中，属 于重要事项的，须打印并归为文书档案，打 印人签名件作为原件
• 章程、股东决议、验资报告、增减后的验资、 工商信息清单/机读文件
• 刻章证明/登记卡、股权转让协议/登记、品 牌认证、土地房产证、规划、政府许可批复
• 证照
总复、子复
• 悬挂副本
二、档案类型及归档范围
归档范围 2、品牌授权档案（类型代码SQ）：
总原、子复
• 授权意向书、经销商协议、营业网点许可、 授权
二、档案类型及归档范围
归档范围 4、会计档案（类型代码KJ）：
总原、子原
• 年度审计报告
总才原、子人复
• 签名考勤、签名工资条
总才原
• 会计档案、单据
二、档案类型及归档范围
归档范围 5、人事档案（类型代码RS）：
总原、子原
• 劳动合同、补充协议、保密协议、培训协议、 离职两年内以上协议、
子人原
• 考勤、假期、薪酬计算、员工资料
声像档案由总部档案室、子公司人事行政资料室各保管一套。 原件只有一份的，由总部档案室保管 原件 ，子公司人事行政资料室保管 复印件 。 荣誉档案由总部档案室保管 复印件 ，子公司人事行政资料室保管 复印件 ， 经营场所悬挂或摆放 原件。
二、档案类型及归档范围
归档范围 9、客户档案（类型代码KH）：
类型中的 的年份， 中的文
办子公司代
案卷顺序 一般以事 件顺序
码。详见“
号，即这 项办结日 号，即
总部主办部
一卷在本 期所在年 这件档
门及子公司
档案类型 份来编制；案在本
代码清单”
中排第几 客户档案 卷中排
卷，用自 使用第一 第几件，
然数编排，次归档材 用自然
不限位数。料的办结 数编排，
日期。 不限位
二、档案类型及归档范围
归档范围 10、其他档案（类型代码QT）：
总原、子复 总复、子原
• 党组织成立批复、工会组织成立批复、共青 团组织成立批复、行业协会组织成立批复
• 以党组织名义签订的合同
• 党工团组织重大决定、往来函件 • 其他不属于前述九类档案的重要材料
Fra Baidu bibliotek
总复、子复
• 党工团组织的机构代码证、其他证件
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
档案类型 资质权属档案 品牌授权档案
文书档案 会计档案 人事档案 工程档案 声像档案 荣誉档案 客户档案 其他档案
类型代码 ZZ SQ WS KJ RS GC SX RY KH QT
二、档案类型及归档范围
归档范围 1、资质权属档案（类型代码ZZ）：
总原、子原 总原、子复 总复、子原
总复、子复、 客户保存原件
• 客户档案是指客户与公司办理业务中涉及的 客户个人信息、车辆信息、业务单证、客户 反馈的意见及处理结果等。分设了销售客户 资料室和售后客户资料室的公司，销售部业 务的客户档案由销售客户资料室存档保管， 售后部业务的客户档案由售后客户资料室存 档保管。二手车业务的客户档案归为销售客 户档案
• 禁止污损档案 材料，禁止在 档案材料上涂 写、标注，定 期维护需要护 理或保养的档 案材料。
分工负责原则
• 两级档案部门。 • 设专、兼职人
员管理。 • 经办部门负责
收集、整理、 移交。 • 明确档案管理 人员岗位职责
二、档案类型及归档范围
档案类型 档案共计分为十大类，代码为档案类型拼音首字母。
三、档案材料的提交
档案材料的提交 应归档的材料，由材料办理部门负责人向档案部门提交； 主办部门、末办部门 60天原则 档案材料提交前，须按规范进行整理； 30天原则 齐全、完好原则 整理单位为“件”
四、档案编号
立卷及编号 按问题、时间、重要程度和文件材料的形成规律，将档案材料分类组卷
《档案管理办法》详解
华为集团
目录
1 档案管理基本原则 2 档案类型及归档范围 3 档案材料的提交 4 档案编号 5 档案保密 6 档案保管期限 7 档案借阅及档案室管理
一、档案管理基本原则
正通总部、各公司档案管理的原则
统一管理原则
保持原貌原则
• 凡属应归档范 围的材料，必 须按规定向档 案部门移交， 实行集中统一 管理，任何个 人不得据为己 有或拒绝归档。
举例：档案编号为 D-023-KH-12-2010-1-123456 的材料是“子公司销 售客户资料室保管，湖北鼎杰，客户档案，第12卷，2010年首次归档， 本卷第1份资料，车辆VIN码末六位数为123456”。
五、档案保密
档案保密 档案材料的保密级别：绝密、秘密、不涉密
绝密 档案
涉及公司核心技术、重要决策、经营决策等档案材料，泄露将会对公司造 成重大的经济损失或安全问题。包括：核心的技术材料、融资计划、股权收购 计划、重大投资计划、土地或房产购置方案、经营战略、经营方面调整、未公 布的招标方案、未公布的招标标底、未公布的招标结果、未公布的财务报告报 表或财务数据、重大合同的商务条件、法律法规要求公司负有严格保密义务的 材料，以及业务主办部门认为应属于绝密的材料。
数。
前面四部分构成案卷编号
四、档案编号
立卷及编号 举例：档案编号为 A- 023-SX-12-2010-1的材料是“总部档案室保管， 湖北鼎杰，声像档案，第12卷，2010年产生，本卷第1份资料”。
这便于管理客户车辆档案，在对客户车辆设立档案时，可以在上述档案 编号后增加第七部分，建议使用车辆VIN.码末六位数，第六部分与第七 部分之间仍用半角的横线（即“－”）相连。
格式
编号 总部主办 子公司主办
注解
备注
□ － □□□ － □□ － □ －□□□□ － □
第一部分 第二部分 第三部分 第四部分 第五部分 第六部
分
一位英文字 三位英文字 两位英文 数字，流 四位数字 数字，
母
母
字母
水号
三位数字
流水号
档案部门代 总部主办部 档案类型 在本档案 档案产生 在本卷
码
门代码；主 代码