数字档案室档案数字化建设实施方案

《数字档案室》建设案适用于机关单位、团体及其他社会组织目录一、背景 (1)二、建设原则 (1)三、建设目标及容 (2)（一）建设目标 (2)（二）建设容 (2)四、建设案 (3)（一）数字档案室系统建设案 (3)（二）档案数据资源建设案 (13)（三）应用及存储体系建设案 (15)一、背景机关档案工作是档案事业的组成部分，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。

随着档案信息化建设的逐步深入，传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的峻挑战，是档案信息化建设中亟需强化的重要节点。

2015年档案局针对机关档案室发布了《数字档案室建设指南》要求逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。

档案局局长明华在部署工作中强调各地区各部门要依据数字档案馆（室）的建设标准继续推进级数字档案馆（室）示点建设。

数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。

2017年，我公司多次协同各机关档案室建立数字档案室示单位且赢得了上级主管单位的一致好评。

建设符合和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共服务能力；有利于促进核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。

二、建设原则数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务效。

1.1资源为先。

资源建设是数字档案室建设的根本。

数字档案室应坚持“资源为”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。

数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和便利用。

1.2标准规。

数字档案室建设应统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作、档案室与综合档案馆之间关系，格遵循既有标准和规进行系统设计、建设，实现文档一体、馆室一体。

1.3整体推进。

应将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设密切结合起来，统筹考虑数字档案室系统功能、文件格式要求等因素，整体推进数字档案室实施案。

1.4确保安全。

数字档案室建设应建立健全安全管理制度，按照信息安全等级保护和分级保护要求采取安全保障技术法，配备必要的软硬件设施，完善灾难恢复应急机制，确保数字档案室建设和运行的安全。

三、建设目标及容（一）建设目标通过数字档案馆（室）的建设，实现档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进机关单位提高管理水平，为未来持续健康发展提供有力支撑。

（二）建设容1、建设数字档案室系统数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。

2、建设档案数据资源库通过对各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。

3、建设应用及存储体系档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应用软件等基础设施来实现。

因此，在这个系统的建设中，应用及存储建设也是不可缺少的一环。

四、建设案（一）数字档案室系统建设案第一节系统管理一）系统登录1.用户名和密码登录为了防止无关人员进入系统对文件或数据访问，系统对用户进行身份验证，系统使用用户密码验证。

如果验明他为合法用户，可接受他进入系统对相关的业务访问，如果验证不合格，该用户就会被拒之系统门外。

系统针对用户的密码实行加密。

2.角色界面划分登陆后显示的个人门户，根据用户角色不同，显示不同。

3.登录痕迹系统对用户的每次登录的时间和IP都会有记录。

二）用户管理用户信息支持与用友NC系统用户信息同步，需提供接口规。

用户是档案的最终管理、使用与利用者，因此有效的管理用户对档案的安全起到了关键的作用。

系统提供了角色/用户的管理式。

系统支持新建系统用户信息，能对用户信息进行修改、删除等操作，能查询所有用户信息，包括用户角色等。

1.角色拥有一定数量的权限，可以包含用户(以实现权限的继承)，角色用户继承角色的权限。

即一个用户属于角色之中，一个角色可以包括多个用户。

其权限级别低于用户具体权限。

2.用户权限的拥有者或主体系统提供一个默认角色：超级管理员，也可以根据自己需要添加修改角色。

通过角色/用户体系完成对用户的分组分类，在赋予档案权限时将提供更加灵活便的设置。

三）角色功能管理因为档案是具有保密性，所以权限的管理就是即要保证档案的利用，又要保证相关密级的档案受到访问限制。

权限体系的建立是通过超级管理员的身份赋予各个非档案主管用户档案利用权限。

权限根据用户与角色来分配。

分为四个权限体系：1.功能权限功能权限完成档案员档案业务权限设置。

例如录入、删除、统计等功能权限。

2.档案权限档案权限是用来建立档案利用用户对具体档案库的著录项/条目/原文的查看权限。

条目/原文权限包括读写目录、只读目录、只读原文、读写原文、禁读原文，同时也可以定义具体的著录项权限。

受控文件，用户设置档案文件状态为受控，此类文件将不参加权限体系，任用户都必须通过借阅/审批机制进行浏览。

开放文件，用户设置档案文件状态为开放，此类文件将不参加权限体系，任用户都能直接进行浏览。

记录集/原文集权限的定义使利用人受到更加格的权限控制。

3.文件权限文件权限是赋予用户档案文件的操作权限。

4.权限权限是赋予用户利用平台栏目的访问权限。

四）部门管理提供无限次层次的部门设置，可设置部门的排列顺序。

五）岗位管理可自定义岗位名称，为用户设置相应岗位。

六）个人桌面包含：公告通知板块代办事项板块系统消息提醒板块系统设置板块七）公告管理1、可添加公司公告，并可以有指定人自行编辑公告容。

2、可选择公告读者，指定发送给需要的发送人。

第二节档案收集一）档案目录用户可以根据档案的不同类型自定义无限层级树形目录结构，实现档案集中存储。

1.档案库管理体系提供灵活的档案库管理体系，用户可以自定义多级档案室管理体系与自定义多级错层档案类别管理体系，以适应多变的档案管理业务与档案管理制度的更新。

（1）多级档案管理式可将档案管理分散到各档案室管理，集中控制，也可以合成一级，完全根据实际情况而定。

（2）多级多层次的档案类别管理可以根据需要对档案类别进行定制，形成多级别错层次的档案类别。

完全根据实际情况实行可维护的档案库类别管理。

2.可维护的档案库管理式（1）多种模版供选择系统在初期需要构筑档案的著录项集、报表等，需要花费大量时间，为此系统提供多种模版供选择，用户可以选择与自己行业相关的模版直接利用或者根据需要调整后利用。

这种在模版基础上做简单修改的管理式，将大大缩短了用户时间与缩小了难度。

（2）著录项可灵活定制对于已有的模版或用户自己定制的档案库，根据用户使用习惯，档案库著录项的使用程度，可对著录项灵活定制，进行增加、修改、删除、移位管理。

用户所需要常用的著录项可意动到醒目与常用位置，便用户操作。

（3）多种数据展现式可供选择用户在处理档案数据的时候，查看调整数据是最常用到的，因此系统提供多种数据展现式，有表格式查看式、卡片式查看式。

对于条目列表有4种模式供用户选择，他们是全部、不展现任记录、最新记录展现式、分页展现式。

这样用户就能很好的对档案条目进行快速定位和处理。

（4）灵活定义关联档案库档案库与档案库之间的关系很重要，如案卷关联到案卷下的卷文件，这对管理档案起到直接有效的管理。

系统提供灵活定义关联档案库，根据需要定义自己的档案库之间关联。

实现档案之间关系的灵活性。

二）目录权限控制可限制用户对不同级别档案的权限，档案级别包括：公开、秘密、机密以及绝密；可控制对不同所属人的档案的权限，包括：可以编辑所有，只能编辑属于我的，可以看所有，只能看属于我的和只能看属于我部门的。

三）档案数据建立录入是档案员最基本常用的操作，增加录入的灵活性与便性能提高档案管理人员工作效率。

为此提供了灵活的数据录入式：列表式多行录入，卡片式录入及录入控制功能。

录入的条目的位置与大小，下拉选择等也是影响档案工作效率的，因此，系统提供了自定义录入框的位置和大小，可以自定义录入参照，使常用的字段无须录入，只需从数据字典选择定义好的值即可，如保管期限等。

系统提供用户保管期限与实体分类的维护功能。

在录入的过程中有时候会造成与上条记录的重复，因此系统又提供了录入携带功能，便用户在录入下一个条目时候，把不需要录入的重复的值直接携带过来，以减少录入时间(上一条、下一条功能)。

由于档案的有些字段为必录的项目，如果忘记录入，会造成数据的不完整。

为此，系统提供了可以控制录入的功能，将关键录入项目设置为必录的，这样用户就不会遗漏所录入的项目了。

系统通过格式化录入编码的功能保证用户输入容规化，一旦用户没有录入或录入错了，系统会友好提示用户重新输入正确的。

为了更好的便用户录入，系统对录入的项目做了革新，可以自定义录入项目缺省值，自定义数据增长式以便用户以后可能增长的数据录入项，可以定义约束著录保证录入数据的规。

对于档案条目列表系统提供EXCEL的操作式，用户可以任意选择多个单元格复制或剪切其容到其他单元格中。

并且可以将选中的单元格容另存为其他格式的外部文件。

个性化的分组定义提供用户自定义多层次的分组查看式。

系统提供七种批量处理功能：按字符位置替换、按字符容替换、插入字符、合并著录项、批量添加记录、替换为序列、字符格式化。

四）档案电子化可以将扫描的原始档案文件上传至系统中，实现纸质档案电子化，电子化的档案文件直接上传到档案管理系统对应的目录中。

五）电子文件档案收集1、支持电子文件上传到档案系统。

2、支持OA、NC系统word、pdf等格式文件数据及时流转入档案系统。

六）音视频文件档案收集1、建立视音频条目，并将原文件收录到系统、对重要的视频容进行关键词著录。

2、支持导入音频MP3、MP4主流格式文件。

3、支持导入视频MEPG、RMVB、AVI等主流格式文件。

4、支持对导入文件进行关键词设置。

七）档案收集进度监控1、档案担当可实时监控和督导各部门的档案收集情况，确保档案的完整性。

2、支持下达提醒，催促档案收集进度情况。

第三节档案整理一）档案整理1.对一文一件整理支持撤件、调件、插件、系统批量整理。

档案经过收集进入系统后，要对形成的各档案进行整理归档。

档案整理分两种式，一种是传统立卷，一种是一文一件整理式。

（1）归档文件整理对已经收集录入的档案进行一文一件归档，选择要归的档案与所归的档案目标库，将档案归到需要的档案里，形成归档文件。