关于集团加强档案管理工作的建议

关于加强集团档案管理工作的建议

档案管理工作以全面、真实地历史记录，反映集团整体发展状况和经营成果。一方面为集团领导及时了解集团整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于准确认定集团经营成果，查考历史记录，熟悉情况、总结经验、制订计划、研究案件、解决纠纷、处理问题。所以，强化档案管理工作，不断地更新档案管理理念，是奠定集团持续健康发展、实现经营战略的坚实基础，对提升集团市场经济竞争力具有重要意义。

一、集团档案管理中所存在的问题分析

（一）来源广，种类多。档案材料来自于各个业务部门，反映出集团整体工作的各个环节。例如，在公文处理工作中会涉及到各种工作计划、报告、制度、请示、批复、各类文稿资料形成“文书档案”；在会议等活动中产生的录音、相片形成“音像档案”等其他形式的档案材料。

（二）载体形式多样。文书档案、人事档案、财务档案、电子档案、基建档案、设备档案、音像档案、实物档案、荣誉档案、业务档案等方面。传统的档案材料基本都以纸质为载体。随着档案信息化的发展，档案信息内容的记录方式与表达方式逐渐现代科技化，以电子文稿、光盘、硬盘、U 盘替代纸质载体。

（三）档案管理分散。办事流程及日常工作中自主性较大，如业务审批手续不齐全，或部分项目资料不齐全、归档不及时，造成档案资料缺失。

（四）档案管理意识淡薄。一是思想认识模糊。没有把档案管理工作放到夯实基础的战略高度加以认识，实际重

视不够。没有认识到档案在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，重晋级轻效能没有真正从对历史负责、对企业负责的高度去做好档案管理工作。

（五）档案管理力量薄弱。档案管理人员均由办公室勤杂人员兼任，且变动频繁，专业化程度不高，管理方式陈旧，管理工作多数以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。

（六）管理与服务脱节，档案门类不全面。目前集团只注重文书、人事档案的收集，而忽视声像、实物档案以及与业务有关的资料的收集，影响了档案的系统性和完整性。业在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为集团战略发展、经营管理提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。

二、对集团档案管理工作的建议

（一）设立档案库房。档案库房的科学管理，是做好档案保管、维护档案保密与安全的基本保障。根据国家相关规定，凡是档案库房的设立，必须单独兴建，应做到库房与办公室、用品库房与阅览室分开。并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。并指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度。

（二）规范档案管理机制。档案事业的发展必须树立依法建档、依法治档新观念。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。为提高档案管理的科学化水平保驾护航，保证档案收集的及时性与完整性、档案保管和档案的提供与有效利用。建立起合理规范的档案管理机制必须依据《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》、《档

案管理办法》、《不归档文件销毁办法》等相关法律法规的规定，打造一套符合集团实际的档案法律法规。同时，还可以建立配合档案管理的较为完善的“问责制”“聘任制”、“考评制”等各种激励机制。

（三）争取领导的重视与支持。领导的重视程度对于文书档案工作的发展具有重要意义，在很大程度的影响因此，工作人员一定要落实好文书档案的管理工作，争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支撑，使其充分发挥作用，切实地提高单位档案管理工作的水平，才能为本单位的工作足够的支持和保障。

（四）主动服务，强化责任感。还应加强档案管理部门和各个部门之间的协调和沟通，主动的了解业务部门正在或者将要进行的新的工作，保证档案资料收集的顺畅。收集资料要分清重点，促进单位未来发展的资料，着重收集能够展示单位历史和现状，为实际的研究和服务，提供有力的证据和有价值的情报，以便于提高人们对文书档案管理工作的人生度。

（五）深化认识，提高业务素质。档案主管部门应积极组织档案基础知识和业务培训，充分认识档案工作的重要性；安排档案管理人员到其他单位学习档案管理先进经验和具体操作技能，以促进档案工作平衡发展；深入检查指导档案工作，把档案管理工作列入议事日程，作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈；做到定期研究、定期分析、定期检查。发现问题，及时通报，督促整改，力促规范。

（六）实现集团档案管理现代化。掌握现代化管理技能，利用现代化手段整理档案，将电子计算机技术运用于档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检

索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案管理工作的必然发展方向。