采购工作交接书

采购工作交接书

制度及电子文档交接：

1、新开点供应商选点建议书，存于采购员电脑 F盘。

2、供应商开发与规划管理规定及附表，存于采购员电脑F盘。

3、零部件送样与确认管理规定，存于采购员电脑 F盘。

4、周滚动计划管理规定，存于采购员电脑 F盘。

5、采购计划管理规定，存于采购员电脑 F盘。

6、新原、辅材料试用管理规定，存于采购员电脑 F盘。

7、零星采购管理规定，存于采购员电脑 F盘。

8、江门XX供应商规划及供应商名册，存于采购员电脑 F盘。

9、供应链采购人员分工及岗位职责，存于采购员电脑F盘。

10、零星采购供应商名录，存于采购员电脑 F盘。

11、采购跟单相关采购订单、供货月报统计、送货单、缺料计算等均存于存于米购员

电脑F盘。

12、采购物料采购属性表。存于采购员电脑 F盘。

13、委外加工管理规定，存于采购员电脑 F盘。

14、中山XX异常借方金额供应商各月供货金额及对应发票查询记录存档于存于采购员

电脑F盘（财务也有备份）。

15、核对好的2012年9月20日止应付帐表存于购员电脑F盘（财务也有备份）c 现已

更新到2012年11月20日止。

工作内容交接：

采购流程：询价（原则上同等材质，谁的价格便宜向谁采购，需注意广州马钢要加运费）〜〜对方传真签章的销售合同（采购主体为浙江XX制冷器材有限公司）〜〜确认交货期、结算方式等后，传真浙江签章〜〜收货确认，要求仓管员提供过磅单、进仓单、送货单复印件〜〜编制付款申请，并附过磅单、进仓单、送货单复印件，有发票的要附发票〜〜经财务确认、总经理批准后传真浙江XX付款。

2、BOM耗料物料：包括胶塞、连接管、弯管、过滤器组件、祡铜焊环等。

采购流程：将审批的包装计划输入物料需求计划汇总表”（见附件13）中〜〜按日汇总计算出需求〜〜冲减未结订单〜〜向供应商下达新增订单〜〜根据库存及需求排程送货计划表〜〜跟踪到货〜〜每月末 30日前组织供应商对帐〜〜将对帐当月交财务核对、确认〜〜向供应商传真财务核对、财务并盖章的对帐单〜〜供应商收到确认的对帐单开具当月发票〜〜发票快递采购员〜〜采购员核对当月发票，并

交接给财务。

3、

辅助材料：根据安全库存或过往每个月用量预计当月需求。 采购订单下达及月末对 帐等同第2点。

4、气体采购：由气房管理员提前一天通知送货，采购员接到送货通知即安排供应 商按规定的时间到货。采购入库及月末对帐同第 2点。 三、 纸质文件交接：

1、 2010年3月份至2012年9月份各月份供应商当月供货对帐单，共 31本。存于 米购文件柜。

2、 2011年11月份至2012年 10月份各月份采购订单，共8本。存于采购文件柜。

3、 2010年-2012年供应商发票登记名录。存于采购员处。 四、 特别备注事项

流程图如下:

材料米购流程

米购员

供应商

仓库 检验 财务

蓉、开、帐粟月

接收采购订 单，并确认交 货期反馈回森 德

组织生产并按

期交货

重新提供正确 对帐单

采购员将财务 确认并签章的 对帐单传真供

应商

采购员核对开 票金额并将发 票交接财务 '供应商收到确认 OK 的对帐单，开 具当月发票快递

采购员

送货单随货送 到森德仓库

对合格品进行 入库，并开具

进仓单

YES

N O

财务签收发票并 入帐。转下付款 流程

货送、达下单£木〉

重新提供正确

对帐单

定格式对帐 单，务必有期 初、末余额、 盖章有效件

部门长确认

向品

艮检

通知采购协调 退货或走特采

程序

核对送货单、 实货，点收确 认送货数量

签名、盖章， 并将复印件传 递

给采购

1仓库卷帘门合同已签订，原件存档于财务，待付订金开始合作。

2、浙江CT有笔20万银行承兑应由浙江XX支付（发票开具到浙江XX）,但实际付出单位

为“中山XX”

3、台州BLS有笔10万货款应由中山XX支付（发票开具到中山XX）,但实际付出单位为“台

州XX”，对方已同意调帐处理，尚雅琪在跟踪对方联系。

4、佛山ZD尾款支付，已再次将中山XX对帐单打包发路桥应会计，由应会计安排对中山

XX、临海XX、沈阳XX三方收货对帐进行确认核对后，再根据付款记录确认期末余额。

5、供应商应付帐表中，截止2012年9月20日，除顺德XG浙江XC焊接材料有

限公司未核对清楚期末余额，其他供应商均已核对清楚。关于顺德XG化工，2010 年7月至2010年12月供货金额，供应商对帐按4300元/吨结算，但实际按4100元 /吨进行结算、开发票、付款，故在核对总应付帐款时注意。

另，浙江新昌焊接材料之前电话联系多次跟催该供应商提供对帐单，该供应商一直

未有提供。

6、GG气体事宜：已多次电话、邮件催其落实合同终止事宜，但对方一直未予以处理。对

方业务员联系方式，郭 S（ 1382XXXX、肖经理（186XXXX。我司之前发给 GG气体签收合同终止的联络函原件及与其之前签订的合同存档于财务室。在核对

该供应商发票时，发现2010年5月份该供应商发票没有我司采购签收记录，货款金额为元，租金为2500元，合计金额：元。已发信息供应商协助查询是否开票，如果开了发票需提供我司签收记录。

7、别克车保险事宜：已将投保人资料更改申请提交平安保险，对方批准后快递回江门市XX制冷器材有限公司。