办公室资源管理办法

办公室资源管理办法（试行）

第一章总则

1、本办法所指办公室资源包括但不限于：文书档案、公司办公场所、办公家具、

办公电器设备、办公电话、计算机及电脑设备、报刊图书、办公用品、印刷品及快递管理等。

2、公司办公设施的采购、配备、维护等管理事宜由人事行政部牵头、负责。

第二章文书档案管理

3、归档范围：公司的远景规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、各种合同档案、项目方案及各项通知、通告等具有保留、参考价值的文件等均为应归档资料。

4、档案管理由专人负责，明确责任，并保证原始资料的完整性，密级档案应妥善保管。

5、档案的借阅和索取

A．总经理以上级人员借阅非密级档案可直接进行。

B．部门经理以上人员借阅非密级档案需由主管总经理批准再由人事行政部办理相关手续。

C．部门经理以下人员借阅非密级档案需由部门经理批准再由人事行政部办理相关手续。

D．借阅文件、档案必须爱护、保持整洁、严禁任何涂改或销毁。各级人员应注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录。确属工作需要摘录和复制的，凡属密级文件，必须经过主管总经理批准方可摘录和复制；属一般文件，需由人事行政部经理批准。

6、公司印鉴由财务部统一负责保管。

7、公司印鉴的使用一律由主管总经理签字认可后方可使用，同时财务部要做好印鉴使用的登记、记录工作。

8、公司所有需要使用印鉴的介绍信、说明、合同及其他形式的对外公文等，应统一编号并登记记录、归档。

9、凡使用印鉴后出现的问题及其他情况由印鉴使用批准人负责。

10、所有部门下发的公文应一律交由人事行政部编号、登记、发放并进行归档管理。

第三章办公场所管理

11、办公场所包括：公司办公区、会议室、接待区等。

12、人员如需使用公司会议室及投影仪等设备的，应提前一天告知人事行政部，

调配使用。会议室使用部门使用完毕，需关闭好会议室照明、投影仪等设备，并带走一切文字资料。会后，应及时恢复会议室原状。

13、办公区个人环境应与办公区整体环境协调一致，并保持干净、整洁。

14、各办公室每天最迟离开公司的员工需关掉计算机、照明、空调等电器设备。

第四章办公家具管理

15、公司为每名员工配备一套办公用桌椅及办公柜，员工需爱护使用并保持其清洁，不得改装。员工要始终保持自己办公桌面上摆放的文件资料与办公用品等的干净与整齐，建立井然有序的工作环境。

16、如遇会议使用员工用椅，征用人需于使用完毕及时归还。

第五章办公电话管理

17、公司为每名员工配备电话，用于业务联络，员工不得利用公司话机长时间拨打私人电话。（一般私人电话控制时间在5分钟以内）

18、使用公司电话拨打长途业务时，仅限于工作使用并且应注意节约通话时间。

19、人事行政部每月定期核查各部门长途电话费用及清单，确保合理使用长途电话。

第六章电脑设备及网络安全管理

20、公司为每名员工配备计算机，严禁将公司计算机用于游戏、QQ聊天等与本

职工作无关的目的。

21、公司为防范计算机病毒的入侵，统一安装杀毒软件。员工应自觉定期杀毒。

为保证计算机内重要电子文件、信息数据的安全，员工应对其进行备份保存，防止因感染病毒而造成数据丢失等损失。

22、公司各部门对计算机内保存的重要信息数据应采取加密保护措施，对存有文

件数据的软盘或光盘应妥善保管，不得随意放置，杜绝泄密事件的发生。

23、公司电脑机房的维护、管理及网络安全，由公司IT部门负责。

24、因工作需要，公司为部门总监配备笔记本电脑一台。笔记本电脑由人事行政

部统一负责购买、登记、管理、借用，并需填写《笔记本电脑使用登记表》（附件七）。当使用人离职前，需将笔记本电脑交回人事行政部，要确保相关资料及数据的完整性，并由IT部门确认机器情况完好后，方可办理其他离职交接手续。

第七章办公电器设备管理

25、办公电器设备包括打印机、复印机、传真机、投影仪、扫描仪、碎纸机等。

26、人事行政部负责向员工传授办公用电器设备的使用方法及注意事项，员工需

按章操作。因操作失当导致电器损坏者，需承担相应责任。

27、电器设备如发生故障，员工可在明确知晓提示信息涵义及操作方法的情况下

按提示进行简单修理，否则需及时报人事行政部。员工若因私自拆卸电器导致电器损坏，需承担相应损失。

28、公司禁止员工用办公用电器设备印制及传发私用资料。

29、公司传真的收取、存档由人事行政部统一负责，其他部门人员不得自行取阅。

30、公司未在办公区摆放的其他电器设备（如：投影仪、照相机等）由人事行政

部统一收存并保管。各部门如需使用，需经部门经理及人事行政部经理分别批准，明确责任人，填写《办公设备借出单》（见附件一），用后应及时归还。

31、借用期间如因人为原因导致仪器损坏，责任人承担相应责任。

第八章办公用品管理

32、员工到职时，由人事行政部于当日向员工发放办公文具一套并进行登记，填

写《办公用品领用登记表》（见附件二）。行政部同时每月做好办公用品库存记录。

33、员工使用办公用品应节约、爱护。如员工离职，需将所领用的办公用品扣除

合理损耗后如数交还公司。

34、每月25日，由人事行政部向各部门了解需购买的办公用品情况，填写《办

公用品购买申请表》（见附件三），由人事行政部按需统一购买、发放。公司提倡节约使用办公用品，人事行政部对浪费严重的部门进行提醒并可以核减其办公用品领用量。

35、为降低成本，内部传阅文件打印、复印用纸，提倡双面利用。

第九章报刊、样书及图书管理

36、人事行政部组织各部门订购开展业务所需的专用书籍、报刊、资料。各部门

需按时将所需书籍及刊物的名称、数量、产品及价格信息申报公司人事行政部，由人事行政部统一核定后，负责订购。

37、报刊、杂志作为时效性强的资料，由人事行政部统一订购后，设专人更新，

放置在休息区，供员工业余翻阅。

38、对于各类书籍，各部门可根据实际业务需要，向部门主管进行申请、批准后，

进行购买，但须经人事行政部部登记和保管。

39、公司样书及杂志的管理需设专人，并做好出库、入库管理工作。

40、对于公司自行出版的图书，由图书部定期将书目情况报人事行政部，并在新

书出版后60日内，将新书各20本，分发到各地区办公室，以便于各地区业务部门的客户联络及赠书需要。此书目的登记、管理、领用、发放由人事行政部负责。

41、人事行政部随时将订购书籍报刊的信息予以公布，以便于全体员工能充分利

用图书资源。

42、员工借阅图书均需办理借阅手续，填写《图书借阅登记表》（见附件四），并

按时归还。

43、员工离职，需将本人借阅的图书及刊物办理归还手续后，方可办理离任手续。