(整理)企业内部文件文件分类与编码的管理规程1.
公司文件编号规范管理制度
公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。
所有文件流水号在每年1月1日自动归零。
文件分类及编码管理制度
文件分类及编码管理制度部门签字/日期Department Signature/Date起草人：Prepared by审核人：Reviewed by审核人：Reviewed by审核人：N/A N/A Reviewed by审核人：N/A N/A Reviewed by审核人：N/A N/A Reviewed by批准人：Approved by颁发部门Issued by 全环保部执行日期Effective Date替换文件Replaced For N/A复审日期Review Date分发部门Distributed to1. 目的规范公司EHS管理体系的各类文件编码规则。
2. 适用范围适用于公司EHS管理体系的各类文件编码。
3. 术语或定义SMP（Standard Management Procedure）标准管理程序是用于指导安全管理工作的文件SOP（Standard Operating Procedure）标准操作规程经批准用来指导安全操作、维护与清洁、环境控制等，安全生产活动的通用性文件E（Environment）环境H（Health）健康S（Safety）安全DO（Documentation and Records）文件管理PO（Policy and objectives）方针与目标OR（Organization and Responsibilities）组织机构与职责RM（Risk Management）风险管理LI（Laws and Institutions）法律与制度ET（Education and Training）教育培训FPS（Facilities and Process Safety）生产设施及工艺安全JS（Job Security）作业安全DH（Dangerous chemicals and Hazard informed）危险化学品与危害告知HG（Hidden dangers and Governance）隐患排查与治理OI（Occupational health and labor protection）职业卫生与劳动防护AM（Accident Management）事故管理EM（Emergency Management）应急管理PA（Performance Appraisal）绩效考核CI（Continuous Improvement）持续改进4. 责任4.1 安全环保部文档管理人员负责监督所有与EHS相关的文件编码按此程序执行。
文件管理及编码规定
MC/XZ QL I 001/1.0-2014 文件编码规范编订：校对：审核：批准：日期：文件编码规范1.目的确保对公司文件、资料及记录进行有效控制，便于识别、记录和查询，为文件资料和记录的保管、查阅、使用创造条件。
2.范围适用于公司质量管理体系要求的文件、内外部文件识别，以及质量管理体系实施过程中、工艺操作过程中有关的记录和标识。
3.文件的编码□□ /××××× I(O) ×××/1.0 - ××××企业代号/部门号文件类别号 (收发文方式)号-顺序号/版次-年份；企业代号标识：用企业名称简写的汉语拼音字母表示：MC——盟创；部门编号：总经办(ZJB)、市场部(SCX)、财务部(CW)、技术部（JS）、行政部（XZ）、生产部（SC)、质量管理部（ZG)；3.1 文件编码识别规则3.1.1 内部文件类别编码标识：QM——质量手册；QP——程序文件；QR——质量记录；QJ——检测作业指导书；QL——管理制度；QS——设备操作规程；QZ——仪器设备自校规范；QH——仪器设备期间核查规程；TY——工艺文件；QT——其它；3.1.2 外部文件类别编码标识：外来文件经行政部接收，按以下编码规定，分类编码：FG——法律法规；BZ——国际国家标准； WJS——外部技术资料；QT——顾客和供方等其它相关方文件；3.1.3 收发文编号：内部文件（I）、外发文件（O）；3.1.4 顺序号：从000开始向后延续；3.1.5 版次编号：版次从1.0开始，若有修改，改动较小的延续为1.1版次，改动较大直接上升为2.0版次，版次延续到1.3之后须变成2.0版次，依次类推；3.1.6 年份号标识：按发放时间的年份编号。
4.本规定由行政部负责修订、解释。
MC/XZ QL I 002/1.0-2014 文件管理规定编订：校对：审核：批准：日期：文件管理规定1.目的为规范公司文件的编写、评审、修改、使用、作废等过程，特制定本制度。
文件分类及编码规则
文件级别二级文件生效日期审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审文件级别二级文件生效日期一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码文件级别二级文件生效日期2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
文档编码管理制度
文档编码管理制度一、总则为了规范和统一文档编码管理，提高文档管理效率，保障文档信息安全性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有员工在办公过程中产生、接收的各类文档、资料的编码管理工作。
三、文档编码原则1. 原则一：统一编码。
对于同一类别的文档或资料，应统一进行编码管理，避免混淆和错乱。
2. 原则二：分类管理。
根据文档或资料的性质和用途，划分相应的分类，进行编码管理。
3. 原则三：顺序编码。
对于同一类别的文档或资料，应按照时间先后顺序进行编码。
四、文档编码结构1. 文档编码由7位数字组成，各位数字的含义如下：第一位：类别代码，表示文档或资料的种类，例如：1代表文件，2代表合同，3代表报告等。
第二位至第四位：部门代码，表示产生或接收该文档的部门。
第五位至第七位：顺序码，表示同一部门内同一种类文档或资料的顺序号。
5. 编码管理措施1. 新建文档或接收新资料时，应按照本单位的文档编码规则进行编码。
2. 每个部门应负责本部门文档和资料的编码管理工作，并严格按照编码规则进行管理和归档。
3. 文档编码管理应建立相应的登记簿或电子表格，记录每一份文档或资料的编码信息、名称、位置等相关信息。
4. 对于重要文件或资料，应备份存档，以防止遗失或损坏。
6. 附则1. 本制度自颁布之日起生效，如有需要修订，应经本单位主管部门批准后实施。
2. 对于违反本制度的行为，应按照有关规定给予相应的处理。
3. 本制度解释权属于本单位办公室。
以上为本单位文档编码管理制度，望全体员工认真遵守并加以执行。
文件分类编号管理规程
1.目的：建立文件分类编号管理规程，保证公司质量管理体系文件分类明确、编号工作顺利进行。
2.适用范围：本规程适用于公司质量管理体系文件的分类编号。
3.责任：各文件起草、审核及批准者对实施本规程负责。
4.内容：4.1 文件的分类本公司的文件分为两类：标准文件类、记录（凭证）类。
4.1.1 标准文件的分类4.1.1.1 技术标准指产品生产技术活动中由国家、地方、行业及企业颁布和制订的技术性规范。
包括质量标准、工艺规程。
4.1.1.2 管理规程指本公司为了行使指挥、控制生产、保证产品质量的管理职能，使之标准化、规范化而制订的规程、规定等书面要求。
4.1.1.3 工作标准4.1.1.3.1 部门及岗位职责部门职责是指公司将所有工作按其性质划分给职能部门，对各部门的工作范围、标准、职责、权限等制定的书面要求。
岗位职责是指为了完成某岗位的管理工作，对该岗位的工作范围、职责、标准等制定的书面要求。
4.1.1.3.2 标准操作规程指以人或人群的工作为对象，对工作的范围、职责、权限以及工作内容、考核等所提出的规程、标准、方法等书面要求。
4.1.2 记录（凭证）类文件记录（凭证）反映了实际生产、质量等活动中执行标准情况的实施结果。
在本公司质量管理体系文件件中记录（凭证）均作为文件的附件进行管理，并未单独分类。
4.2 文件的编号4.2.1 标准文件的编号4.2.1.1 标准文件的编号原则标准文件的编号由文件分类代号、颁发部门代号、流水号及版本号组成；文件分类代号与颁发部门代号、颁发部门代号与流水号之间，流水号与版本号之间用“—”（Arial状态下）连接。
4.2.1.2文件分类代号文件分类代号=文件类别的英文缩写+内容类别英文缩写之间用“—”（Arial状态下）连接。
文件分类代号一览表4.2.1.3 部门代号部门代号一览表序号部门部门代号1 人事行政部012 质量部023 生产部034 设备部045 物控部056 销售部067 财务部078 生产车间089 研发部094.2.1.4 流水号由3位阿拉伯数字组成。
公司文件分类编号及格式管理规程
文件分类编号及格式管理规程1.目的：为了规范本公司各类文件的分类编号及编写工作，特制定本规程。
2.范围：本规程适用与公司内部各类文件的编号、编写及印刷。
3.职责：公司质量部及有关文件的编制人员对本规程的实施负责。
4.内容：4.1 文件分9部分，缩写如下：4.2 每一部分文件包括“标准”和“记录”两大类，标准包括“技术标准（TS）”、“管理标准（SMP）”和“工作标准（SOP）”三类，记录（R）包括批生产记录、批检验记录、物料管理记录、设备使用、清洁记录等以及表、卡、证等凭证。
4.2.1 技术标准类文件（TS）：为技术性规范、准则、规定、办法、标准等。
4.2.2 管理标准类文件（SMP）：主要指管理规程、岗位职责等。
4.2.3 工作标准类文件（SOP）：用以指示操作的通用性文件或管理办法。
包括岗位操作方法及标准操作规程等。
4.3 本公司文件编号由四部分组成，即：XX-XX/（XX）-XXXXX (括号内的为亚项部分，可为一个亚项或两个亚项，也可以没有亚项)。
4.3.1 采用字母加数字的表示方法，前部分用字母表示，后两部分用数字表示；4.3.2 字母部分除公知的英文缩写（如TS、SMP、SOP）外，其它均为汉语拼音字母词头缩写；4.3.3 为易于识记和管理，亚项有时可多于一项；4.3.4 数字部分由5位数字组成，其中前三位表示文件所在部分的顺序号，后二位表示文件的版本号，一般用“00”表示未修订，“01”则表示第一次修订。
即：版本号（两位数字）序列号（三位数字）亚项二级分类编号分类例1. RY-SMP-00100版本号序列号管理标准人员机构RY -SMP-XXXXX 人员机构/管理标准/XXX-XXRY -SOP-XXXXX 人员机构/工作标准/XXX-XXRY -R-XXXXX 人员机构/记录/XXX-XX例2.质量标准文件的编号。
如：ZL-TS/Y-00100其中：ZL，表示“质量管理”；TS，表示“技术标准”；Y，表示“原料”；前三位数001，文件序列号，后两位数00，文件版本号。
企业文件分类、编码、下发、管理原则
4.1.2.5标准、规范、图样等相关环境职业健康安全管理技术性文件；
4.1.2.6相关环境与职业健康安全的外来文件；
4.1.2.7环境职业健康安全记录表式等其它文件。
4.1.3公司文件分类分为公司级文件和部门级文件
4.1.3.1公司级文件定义为需要一个部门制定或一个部门主导，多个部门辅助共同制定完成，文件内容涉及多个职能部门职责，并经多部门会审反馈意见并签批，需董事长/总裁/管理层/副总经理批准下发。文件批准下发后需要发放公司多部门执行的制度、流程、规范、明细、标准参照表等；
三、职责范围
3.1质量部负责质量管理手册、程序文件、检验文件，以及过程实验室、计量室文件的控制与管理；
3.2质量部安全管理办负责管理环境、职业健康与安全管理手册、程序文件、作业指导书的控制与管理。
3.2研发部负责产品性能、配方、材料标准资料、配料、热压工艺文件的管理与控制，以及研发实验室、理化实验室文件；
c.试验规程；
d.材料规范；
e.各种质量计划（包括流程图、控制计划、FMEA等）；
f.有相关客户要求的计划单；
g.质量程序文件要求的记录、报告。
4.1.2环境职业健康安全管理体系的文件
4.1.2.1 环境方针和环境目标；
4.1.2.2环境职业健康安全管理手册；
4.1.2.3环境职业健康安全程序文件；
42—QEOP□□
QEO：质量/环境/职业健康安全；P：程序；□□：序列号
公司代码：济南XXXX刹车系统有限公司
4.2.1.3质量体系程序文件编码
42—QP□□
Q：质量；P：程序；□□：顺序号
公司代码：济南XXXX刹车系统有限公司
企业内部文件文件分类与编码的管理规程1
文件编码：SMP-DA-002-00 分发号：页码：第1页共 20页文件名称：文件分类与编码的管理规程起草人：日期：年月日审核人：日期：年月日批准人：日期：年月日生效日期：日期：年月日颁发部门：质量部文件发放部门：设备部、生产部、质量部、行政部、采购部变更记载版本号：批准日期：年月日生效日期：年月日变更原因：1.目的规定文件的分类和给每一个文件唯一的对应编码，以便于文件管理更加规范。
2.适用范围适用于本公司所有受控文件。
3.责任人文件管理人员对本规程的执行负责。
4.程序4.1文件的分类为使文件的系统能更好满足生产和管理的需要，保证文件系统的可延续性、系统性、准确性、稳定性、识别性，对文件系统进行详细分类，分类见附表1。
4.2文件的编码4.2.1文件的编号由程序代码、类别代码、顺序号组成。
4.2.2文件的编码由文件编号、版本号组成。
4.2.3编号采用形式×××（或××）- ××-×××A B C其中: A—程序代码；B—类别代码； C—顺序号，前一位为小类别号，后两位为流水号；“-”表示分隔。
文件编码： SMP-DA-002-00 分发号：页码：第 2 页共 20 页例：SAT-QS-101ST 表示技术标准（SAT-QS-101 表示原料内控质量标准）QS 表示质量标准1 表示原料（小类别）01 表示顺序号—表示分隔注：小类别未具体规定的顺序号从001开始4.2.4编码采用形式×××（或××）- ××-×××-××A B C D其中: A—程序代码；B—类别代码； C—顺序号，前一位为小类别号，后两位为流水号； D—版本号（新订为00，第一次修订为01，依次类推，每修订一次版本号便相应的增加一个数值。
GMP文件分类与编码管理规程
题目GMF P C件分类与编码管理规程共4页编勺Q/HZYY版本号：替代号：-起草人部门审核QA审核批准人起草日期审核日期审核日期批准日期颁发部门质量部复印份数6生效日期分发部门行政部、质量部、生产音队设备部、销售部、物控部、档案室1. 目的建立文件分类与编码管理规程，便于文件的分类、查阅、存档和使用。
2. 范围适用于公司所有GMRt件。
3. 责任各部门GM以:件起草者、审核者、批准者对本规程的实施负责。
4. 内容4.1. 编码原则书面文件应统一采用以下格式（表格、记录、标签、账、卡除外）。
4.1.1. 系统性：统一分类和编码，按照文件系统建立编码系统。
4.1.2. 准确性：文件与编码---- 对应，做到一文一码，一旦文件撤销，此文件编码也随之作废，不得再次使用。
4.1.3. 可追踪性：制订编码系统时，必须考虑到可随时查询文件的演变历史。
4.1.4. 识别性：制订编码系统时，必须考虑到其编码能便于识别文件的文本和类别。
4.1.5. 相关一致性：文件一旦经过修订，必须给予新的版本号。
4.1.6. 发展性：制订编码系统规定时，要考虑公司将来的发展及管理手段的改进。
4.2. 文件系统的组成与分类4.2.1. 文件系统的组成。
GM便件按其属性分为标准性文件和记录两大类。
标准性文件可分为：管理规程（SMP）、技术标准（STP）和操作规程（SOP）。
4.2.1.1. 管理规程（SMP）:是指经批准用于行使生产、计划、指挥控制等管理职能而制订的书面要求，为一般的管理制度、标准、程序等。
4.2.1.2. 技术标准（STP）:包括产品生产工艺，物料（原料、辅料、包装材料）与产品（中间产品、成品）的质量标准。
4.2.1.3. 操作规程（SOP）:是指经批准用以指示操作的通用性文件或管理方法。
如按工艺流程制订生产操作的标准规程，主要设备、检验仪器、检验方法的标准操作规程等。
4.2.1.4. 记录（SOR :括生产操作记录（批生产记录、批包装记录、生产操作记录）、质量管理记录、物料管理记录、设备管理记录及各种台帐、凭证等。
公司文件编号管理制度-共7页.doc
公司文件编号管理制度-共7页1 文件编号管理制度1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。
2.适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
3.总则1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。
2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。
3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
4. 文件类别4.1 文件1.管理制度2.技术文件3.合同(招投标)4.外来文件4.2记录1.会议记录2.检查记录3.工作总结(周报、月报)4.工作计划5.文件编号规则5.1编码元素使用规则5.1.1公司名称公司全称：湖南华熠智能工程××公司简称：HNHY5.1.2部门代号QF--企业发展部ZH--综合部ZX--管理咨询部GC--硬件研发部RJ--软件研发部5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“1101”代表该文件是2019年1月制定的。
5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。
5.1.5文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。
例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。
一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0。
版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。
5.2文件编码结构LYKJ/XX—XX—XX—YYXX—nnn流水号(000-999)日期代号(年年月月)文件类型部门代号企业代号/文件(记录)5.3文件分类编码规则5.3.1规章制度和管理文件格式：LYKJ/WJ-QF-ZD-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号5.3.2合同(招投标)协议格式：LYKJ/WJ-QF-T-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号T：合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；T-技术开发合同；O-其他合同）5.3.3外来文件格式：LYKJ/WJ-AA-RM-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号5.3.4技术文件格式：LYKJ/WJ-RJ-（AB）BB-yyxx-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-（项目名称）工作过程名称-年月-版本号相应工作过程名称的简称（例如SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，应该遵守下面表格中的标准。
文件分类编码标准管理规程
文件分类编码标准管理规程1.目的：建立文件分类编码标准管理规程，便于文件的区分和管理。
2.范围：适用于所有的GMP文件。
3.职责：所有参与文件起草、审核、批准、修订的部门和人员。
4.内容：4.1文件形成后，每一文件应有文件名称，必须有系统的编码以便识别、控制及追踪，同时可避免使用或发放过时的文件。
4.2文件编码要满足以下要求：4.2.1系统性：指定专人负责统一分类、编码，同时进行记录。
4.2.2准确性：文件应与编码——对应，一旦某一文件终止使用，此文件编码即告作废，并不得再次启用。
4.2.3可追踪性，可任意调出文件，亦可随时查询文件变更历史。
4.2.4稳定性：文件系统编码一旦确定，一般情况下不得随意变动，应保证系统的稳定性，以防止文件管理的混乱。
4.2.5相关一致性：文件一旦经过修订，必须给定新的编码，对其相关文件中出现的该文件编码同时进行修正。
4.3文件的分类与编码：431分类原则，按《药品生产质量管理规范》（1998年修订）的要求，结合公司的具体情况进行。
4.3.2文件分三大类十章，即标准管理规程、标准操作规程和标准记录表格，见附件1,其中每章代码选用英文缩写，每章代码所含文件内容不同时，可用序号的数码段予以区分。
4.3.2.1标准管理规程：是指由国家、地方或行政部颁发的有关法规、制度或规定等文件以及公司为了行使生产计划，指挥和控制等管理职能，使之标准化、规范化而制订的规章制度、规定、标准、办法等书面要求，如各种规章制度等。
4.3.2.2标准操作规程：是指公司内部对每一项独立的生产作业或管理活动所制订的规定、标准程序等书面要求，或以人或人群的工作为对象，对其工作范围、职责权限以及工作内容考察所规定的标准、程序的书面要求。
如各种SOP等。
4.3.2.3标准记录表格：包括记录、凭证、报告，代码为英文缩写SRT①记录：如岗位操作记录、批生产记录、批包装记录、批档案、日报、月报、年报、批报、产品留样检验记录、各种台帐等。
文件编码标准操作规程SOP
文件编码标准操作规程SOP一、目的：为了使公司的管理文件便于查阅、识别、控制和追踪，同时可避免使用或发放过时的文件，需要对公司的管理文件加编码。
二、适用范围：适用于公司所有的行政管理、生产管理和质量管理文件，不适用于公司的文秘性文件。
三、责任者：综合管理部。
四、编码规定：1 文件分类：为便于识别，分类用汉语拼音。
1.1一级分类：共两类。
1.1.1 B 类——标准类。
1.1.2J 类——记录（凭证、报告）类。
1.2二级分类：共十类。
1.2.1 WJ——文件1.2.2 JR——机构与人员1.2.3 CS——厂房与设施1.2.4 SB——设备1.2.5 WL——物料1.2.6 WS——卫生1.2.7 SC——生产管理1.2.8 ZL——质量管理1.2.9 XS——销售1.2.10YZ----验证1.3 三级分类：生产管理、质量管理和验证等因文件较多，为便于查找，增设三级分类如：1.3.1SC.GL——生产管理1.3.2SC.CZ——生产操作1.3.3 ZL.GL——质量管理1.3.4ZL.JY——质量检验ZL.BZ——质量标准2 编码为便于识别制修订的区别和序号，用两组（两级）阿拉伯数字组成。
2.1前一组（一级），代表制修订：00 代表首发；01 代表第一次修订，或称一级编码。
以此类推。
2.2后一组（二级），代表该类自定的序号，或称二级编码。
如：B.WJ.00.001为文件管理制度，标准类，未修订，本公司文件类第 1 号。
以此类推。
3 公司所有管理文件发布前均由综合管理部按上述编码规定编制编码。
4 编码一经给定，就必须登记在案，当文件有修改时，只对代表修订次数的代号根据第 2.1 条规定进行修改，其它的代号不变。
5 该“编码规定”由综合管理部制定，并由综合管理部负责解释。
文件分类及编码管理规程、文件管理规程
文件发放
文件的起草
文件由部门负责人或其指定本部门有资质的人
1 员进行起草，起草人员应经过GMP学习和培训， 了解、掌握GMP要求，有实践经验，熟悉岗位 管理、操作及文件内容。
2 GMP文件的字体一般采用：中文“宋体”，英 文及数字“Times New Roman”字体。
2 各部门建立并及时更新本部门有效文件目录， 确保文件不会丢失，并在需要时能迅速找到相 关文件的有效版本文件的副本。
3 各岗位应保持最新有效的文件版本，并遵照执 行。
文件的 外部发放
1 文件经过质量负责人批准并登记台账后发放。 2 发送电子文件时，需采用PDF程序中的水印功
能，在右上端输入“印制无效”。
2 需在文件生效前完成相关人员的文件培训。文 件生效后，均应有其相应人员的培训记录。
3 文件发放后，文件从生效日期开始执行。如为 修订后的文件，新版文件实施日起3日内，各部 门上交旧版文件。
文件的发放
由文件起草部门将文件的电子版提交至QA ，
1 文件原件QA存档。QA文件管理员按照副本发 放部门进行下发，由各部门指定专人到QA领 取下发文件并签字。
文件细节补充
1.文件中的日期的书写方式为：2017年01月19日或2017.01.19。 2.文件名称由部门负责人确定后报至QA，由QA给定文件编号，已给定
的文件名称及编号不得随意更改。 3.文件下发实施后，各部门电子版文件应删除，以QA保存的电子版为
有效版本，需修订文件时，应提前向QA申请该文件的最终电子版，并 在此基础上进行修订。 4.下发文件领取后应立即对相关人员进行培训，并填写培训记录。
版本号 文件序号 生产管理类 管理标准 上药北方药业
文件主编码
文件编制格式及编码规则1
⽂件编制格式及编码规则1A CFC 第⼀次发布版本状态修订编制⼈审核⼈批准⼈批准⽇期中核动⼒设备有限公司南京分公司⽂件编码⽂件名称：部门⽂件编制格式及编码规则管理规定⽂件类型⽂件分类技密级别所属专业发布单位质量管理部编制部门部门内部标识码适⽤范围质量管理部xxxxxxxx 中核动⼒设备有限公司南京分公司版权说明：此⽂件内容属中核动⼒设备有限公司南京分公司所有，未经同意不得引⽤、复制、借阅、发表。
⽬录1.⽬的42.适⽤范围 (4)3.参考⽂件 (4)4.程序管理 (4)5.职责 (4)5.1质量管理部 (4) 5.2综合管理部 (5) 5.3⽂件编制部门 (5)6.详细描述 (5)6.1⽂件的编制格式 (5)6.2⽂件编码规则 (10)6.3⽂件内部标识码编码规则 (10)7.附录 (10)1.⽬的为了便于⽂件的管理和控制，统⼀中核动⼒设备有限公司南京分公司（以下简称南京分公司）各部门⽂件格式、标识，规范化、标准化管理⽣产管理活动中的每份⽂件，特制定本规定。
2.适⽤范围本程序适⽤于南京分公司各部门产⽣的所有与⽣产活动有关的管理性、技术性⽂件（另有规定⽂件除外），包括但不限于部门制度、程序、规程、⼯艺技术⽂件等。
其它⽂件可参考使⽤。
3.参考⽂件1）Q/SQY·G08-0000-2012/A 《质量⼿册》2）QP/SQY.G08－3000－2012/A 《民⽤核安全机械设备制造质量保证⼤纲》3）Q/SQY·G08-401-2012/A 《⽂件控制管理程序》4.程序管理本程序由质量管理部编制、修订和解释，并具有以下签名：编制：编制⼈；审核：质量管理部负责⼈；批准：主管经理。
5.职责5.1质量管理部1）负责⽂件编制格式及编码的统⼀管理；2）负责⽂件符合性的审查；3）负责对⽂件编码进⾏准确性检查；4）负责范围内⽂件内部标识码流⽔号的管理。
5.2综合管理部1）负责⽂件格式的审查；2）负责⽂件的印制、装订、存档。
企业内部文件管理制度规范书
企业内部文件管理制度规范书第一章总则 (4)1.1 制定目的 (4)1.2 适用范围 (4)1.3 文件分类 (4)3.1 行政文件：包括公司规章制度、行政管理流程、会议纪要等。
(4)3.2 业务文件：包括业务合同、项目方案、业务报告等。
(4)3.3 财务文件：包括财务报表、会计凭证、财务分析等。
(4)3.4 技术文件：包括产品设计、技术研发、技术标准等。
(4)3.5 人力资源文件：包括员工档案、劳动合同、培训资料等。
(4)3.6 法律文件：包括法律法规、公司权益相关的法律文件等。
(4)第二章文件的形成与归档 (4)2.1 文件的形成 (5)2.1.1 文件形成的原则 (5)2.1.2 文件形成的程序 (5)2.1.3 文件形成的注意事项 (5)2.2 文件归档流程 (5)2.2.1 文件归档的时机 (5)2.2.2 文件归档的步骤 (5)2.2.3 文件归档的管理 (6)2.3 归档文件的整理 (6)2.3.1 文件整理的原则 (6)2.3.2 文件整理的方法 (6)第三章文件的保管与借阅 (6)3.1 文件保管要求 (6)3.1.1 保管环境 (6)3.1.2 文件分类 (6)3.1.3 文件柜使用 (6)3.1.4 文件标签 (7)3.1.5 文件维护 (7)3.2 文件借阅流程 (7)3.2.1 借阅申请 (7)3.2.2 审批流程 (7)3.2.3 借阅手续 (7)3.2.4 借阅期限 (7)3.2.5 借阅记录 (7)3.3 文件归还与注销 (7)3.3.1 归还手续 (7)3.3.2 文件检查 (7)3.3.3 注销处理 (7)3.3.4 文件更新 (8)第四章文件的安全与保密 (8)4.2 保密文件管理 (8)4.3 文件销毁程序 (8)第五章电子文件管理 (9)5.1 电子文件存储 (9)5.1.1 存储介质 (9)5.1.2 存储方式 (9)5.1.3 存储容量 (9)5.2 电子文件备份 (9)5.2.1 备份策略 (9)5.2.2 备份介质 (9)5.2.3 备份流程 (9)5.3 电子文件共享与传输 (10)5.3.1 共享原则 (10)5.3.2 共享方式 (10)5.3.3 传输安全 (10)5.3.4 传输流程 (10)第六章文件的修订与更新 (11)6.1 文件修订流程 (11)6.1.1 修订申请 (11)6.1.2 修订审核 (11)6.1.3 修订实施 (11)6.1.4 修订发布 (11)6.2 文件更新通知 (11)6.2.1 通知发布 (11)6.2.2 通知传达 (11)6.2.3 通知跟踪 (11)6.3 文件版本管理 (11)6.3.1 版本标识 (11)6.3.2 版本控制 (12)6.3.3 版本查询 (12)6.3.4 版本维护 (12)第七章文件检索与利用 (12)7.1 文件检索系统 (12)7.1.1 系统概述 (12)7.1.2 系统构成 (12)7.1.3 系统使用规范 (13)7.2 文件利用规定 (13)7.2.1 文件利用原则 (13)7.2.2 文件利用流程 (13)7.2.3 文件利用权限 (13)7.3 文件利用统计 (14)7.3.1 统计内容 (14)7.3.2 统计周期 (14)第八章文件归档与保管期限 (14)8.1 文件归档期限 (14)8.1.1 企业内部文件归档应遵循及时、准确、完整的原则。
文件编码及管理制度范文
文件编码及管理制度范文文件编码及管理制度一、引言为了保证文件的编码规范化、管理科学化，提高工作效率，简化流程，确保文件的准确性和及时性，制定本文件编码及管理制度。
二、文件编码1. 文件编码原则（1）唯一性原则：每个文件都应有唯一的编码，以便能够准确地辨别和检索。
（2）规范性原则：文件编码的格式和规范应统一，以便于使用和管理。
（3）可扩展性原则：文件编码的设置应考虑到今后可能的扩展和发展。
（4）可识别性原则：文件编码应容易识别，使得用户能够迅速找到所需的文件。
（5）可追溯性原则：文件编码应有明确的规定和记录，方便日后的溯源和查询。
2. 文件编码规则（1）编号组成：文件编码由分类码、顺序码和日期码组成。
（2）分类码：按文件的性质、种类进行分类，可以是字母、数字或字母数字组合。
（3）顺序码：按文件产生的先后顺序进行编码，一般为数字。
（4）日期码：按文件形成的日期进行编码，一般为六位数字，格式为年、月、日。
（5）编码分隔符：分类码、顺序码和日期码之间用“-”或“_”分隔。
3. 文件编码示例（1）会议纪要：HYJL-001-20190101（2）合同文本：HTWB-003-20190214（3）工作报告：GZBG-010-********三、文件管理1. 文件管理机构（1）设立文件管理部门：公司应设立专门的文件管理部门，负责文件的管理和归档工作。
（2）明确职责：文件管理部门负责制定管理规定、管理文件的编码和归档，监督文件的使用和管理情况。
2. 文件管理步骤（1）文件收集：文件归档前，需从各部门收集文件，并进行初步整理分类。
（2）文件编码：按照文件编码规则为文件进行编码，并在编码册上记录编码情况。
（3）文件归档：将已编码的文件存放至相应的文件柜或存储介质中，并制作相应的索引。
（4）文件存储：文件柜应摆放整齐，标识明确，便于查找和取用。
（5）文件移交：文件管理部门可以根据文件存储情况，决定归档文件的移交方式，可以是电子文件、纸质文件或光盘等。
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1.目的
规定文件的分类和给每一个文件唯一的对应编码，以便于文件管理更加规范。
2.适用范围
适用于本公司所有受控文件。
3.责任人
文件管理人员对本规程的执行负责。
4.程序
4.1文件的分类
为使文件的系统能更好满足生产和管理的需要，保证文件系统的可延续性、系统性、准确性、稳定性、识别性，对文件系统进行详细分类，分类见附表1。
4.2文件的编码
4.2.1文件的编号由程序代码、类别代码、顺序号组成。
4.2.2文件的编码由文件编号、版本号组成。
4.2.3编号采用形式
×××（或××）- ××-×××
A B C
其中: A—程序代码；B—类别代码； C—顺序号，前一位为小类别号，后两位为流水号；“-”表示分隔。
例：SAT-QS-101
ST 表示技术标准（SAT-QS-101 表示原料内控质量标准）
QS 表示质量标准
1 表示原料（小类别）
01 表示顺序号
—表示分隔
注：小类别未具体规定的顺序号从001开始
4.2.4编码采用形式
×××（或××）- ××-×××-××
A B C D
其中: A—程序代码；B—类别代码； C—顺序号，前一位为小类别号，后两位为流水号； D—版本号（新订为00，第一次修订为01，依次类推，每修订一次版本号便相应的增加一个数值。
）；“-”表示分隔。
4.3记录的编码
4.3.1记录的编码由记录程序代码、类别代码、顺序号、修订号组成。
4.3.2编码采用形式
×××××或××××××××
A B C D
其中：A—记录类程序代码；B—类别代码；C—顺序号、D—版本号。
4.4文件代码的含义
4.4.1程序代码：
4.4.2类别代码
4.4.3文件分类综合表
5.质量记录
无
6.支持性文件
无
7.附录
无。