最新科学时间管理

——下属生病，代出席会议 ——上司紧急命令 —— 一些电话
3、下班回家
拖延，没有界定缓急先后
—— 突发事件 —— 紧急事件 —— 被打扰 交通堵塞
4 、看电视
不能自我约束
5、放弃工作
不能自我约束
6、赖床
不能自我约束Biblioteka Baidu
7、没有带一些文件回家 8、上班
善忘 交通堵塞
8
平均80岁寿命
1-20、60-80——忽略不计，余40 1年为1寸
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订定每日工作计划
详细地计划今天下午或是明天早上的工作。
工作计划
----------------
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避免分散注意力
你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最 后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将 有助于在短时间内达到要的成果。
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案例学习
办事处与总公司的协作
某办事处已成立了两年，现有10位销售人员，负责销售工作。 该办事处业绩一般，但面对竞争激烈的市场局面，总公司为了要全 面推广工作站产品，最近派了小李过去以便能打开工作站市场。
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销售和管理的重要不同点 Critical difference between selling and managing
Salesperson
Sales Manager
主要任务 Primary responsibility
工作关系 Working relationship
角色 Role
管理员一层 Part of mngmt
4、Clear the desk each day. 每日清理桌面
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Appointments日程
A.M.
P.M.
6
7
1
8
2
9
3
10
4
11
5
12
6
Daily Expenses 每日支出
7
8
9
10
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Monthly Plan 月度计划
Month Year
Projects/Goals本月项目/目标
年月
项目
每天耗时 40年耗时
结余
睡眠
8小时
一日三餐
2.5小时
交通
1.5小时
电话
1小时
看电视、上网
3小时
看报、聊天
3小时
刷牙、洗脸、洗澡 1小时
13.3年 4.2年 2.5年 1.7年
5年 5年 1.7年
26.7 22.5
20 18.3 13.3
8.3 6.6
休假、白日梦 闹情绪、身体不适
2小时
3.3年
3.3
2、Telephone interruptions 电话打扰
3、Lack of Priorities/objectives 缺乏优先/目标
4、Attempting too much 贪多嚼不烂
5、Drop-in visitors 不速之客
6、Ineffective delegation 无效授权
12
时间管理学的演变
•记事便条
•做一些计划、规划
•挖掘人的资源、重视人
•分出优先顺序
13
工具：区分时间的重要性和紧迫性
I+重要性
I+ U—
MII
I+ U+
MI
I— U—
MIV
I— U+
MIII
U+紧迫性
重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。 紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。 紧迫的事情不一定是重要的事情。
脾气好
工作愉快、有结果
一个有成效的经理人
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SMART 目标
Specific Measurable Achievable Relevant Tractable
具体的 可衡量的 可实现的 与价值相关的 可跟进的
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What I am here for ? 对我的岗位来说，最重要的职责是什么？
Make a list. 分清主动工作和被动工作内容。
14
‘重要’与‘紧要’之区别
重要
• 防患未然 • 改进产能 • 建立人际关系 • 发掘新机会 • 规划、休闲
从容人
• 危机
压力人
• 急迫的问题
• 有期限压力的计划
不紧急
• 繁琐的工作 • 某些信件 • 某些电话 • 浪费时间之事 • 有趣的活动
无用人
• 不速之客 无聊人
• 某些电话
• 某些信件与报告
correspond, work with other
departments
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时间是串起过去、现在及未来无数事件的连续线 时间管理的基本单位是事件 时间管理的关键在掌握事件 事件经由选择 选择以价值为基础
28
Proactive （制变）
思考一下再去做
Reactive （应变）
顺习惯做事会有 越来越多的抱怨
不重要 18
重要
不紧急
偏重第四类事务，结果 • 全无责任感 • 工作不保 • 依赖他人或社会机构维生
不重要
紧急
19
4D原则
重要
Diarize（定出做的
时间）
Do it now！
变为
（马上就做）
Do it latter（呆会做）
Don`t do it。 （别去做了）
Delegate 授权别人去做
紧迫
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客户规划、重点优先工具：
高
市场吸引力
第二重点
MIII
第一重点
MI
非重点
第三重点
低 小
MIV
成功可能性
MII
大
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时间自然法则总结
Parkingson’s Law
帕金森原则 Pareto’s Principle
帕雷托原则
时间象一根弹筋：设立期限
80%的结果来源20%的努 力
Concentration Enigmas 注意力需要及时恢复
Make calls sell and 发、补偿、运作分部，经理也必
service
须会见主要客户，与客户交流、
协调和其他部门的关系
Develop people, recruit, select,
train, motivate, compensate, run
branch office, see key accounts,
二者的区别就是选择，有选择比没有意识去选择好 知道什么是重要的，并按重要的原则去选择
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确定优先顺序
基本任务——如果不去做，就无法有效发挥你的
作用的任务。
你应当完成的任务——一般指应最先完成的任务。 你喜欢做的任务——在事先安排时间时，通常从
不会去做的事。
不甚重要的任务——容易而有趣，通常首先会去做。
开发客户 Develop accounts
独立 Alone
操作员 Player
不是 No
开发人 Develop peoople
通过他人 Through others
教练和操作员 Coach and player
是 Yes
不同的责任 Diversity of Responsibilities
访问、销售和服务 开发人、招聘、选择、培训、激
在你 办公室
b you l 前，计划
the office. 天的工作。
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To-Do List待处理事项
Delegate to
授权
A/B
To-Do 事项
Time 需 Required 时
Ref 参见
Name 姓名
Delegation 授权跟进
Return 返还 Time 时间
Ref 参见
Notes 备注
6
总结你的时间掌控
12——16 “yes”
8——12 “yes”
4——8 “yes”
0——4 “yes”
救命！你在时间管理上需改进
当心！你需要重新审视你的时间 行动指南
可以！方向正确，但需要提高冲劲
恭喜！坚持并保留你的方法
7
案例：老王的故事
延误
原因
1、没有以第一时间把报告做好 2、打算做报告的当天
人生的每一刹那都是唯一的
3
天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其 存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种 的时刻；收成的时刻……以及保持缄默的时刻，挺身讲话 的时刻。
旧约圣经之传道书
我们是每分钟的主人，否则便是每分钟 的奴隶，我们利用时间，否则时间利用我 们。
4
什么是时间管理
时间管理就是管理时间？
30
优先管理的核心
1、Make a list of things to do today 把每天要做的事情列一份清单
2、Set priority and work on the most important 确定优先次序，从最重要的开始做
3、Do it every day! 每天这么做！
每日计划： Plan the next d
A/B
Business 工 作
开始日
Personal 个人生活
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意识 潜意识
内存 硬盘
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大脑图
初稿
题纲
产品说明书
规格 注意事项
了解产品
售后服务
拍照
图片 公司简介 印刷 美工 打印
维修点
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个人成效
effective
efficient
明确于结果：快、好
高效
A nice manager A good manager An effective manager
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Clear the Desk 清理桌面
1、Create 3 files 建三个文件档案
2、Organize all items according to the 4D’s 根据4D原则整理好所有东西
3、Work through “Do”pile 把“立即做”档案里的工作一件件处理完 Time Activate 给活动定下时间 Use Holding Files 使用活页文件
主动性（建设性）工作： 帮助达到目标的工作
被动性工作： 日常琐碎的事情
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组织下属
•放弃喜欢做的事 •放弃怕失去控制的心理 •授权 •把任务交给人，培训他们并通知相关人员 •随时准备提供建议并进行解答
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Productivity Challenges 对生产率的挑战
1、Shifting priorities/crisis management 优先顺序不明确/危机管理
一、课程导入 二、时间是什么 三、什么是时间管理 四、时间管理的重要性 五、如何做好时间管理 六、个人成效
1
时间是什么
2
时间是什么
时间对盼望的人来说“实在太短”； 时间对恐惧的人来说“实在太长”； 时间对痛苦的人来说“实在太慢”； 时间对快乐的人来说“实在太快”；
时间对有爱心的人来说是永恒。 朝菌——朝生暮死；寒蝉——春生复死； 海龟——生存500年；松柏树、黄杨树——活数千年
小李除了工作站之外，对其它产品如服务器、多媒体电脑等更 是熟悉。办事处经理王先生因此经常要求小李帮忙兼卖其他产品。 半年后小李始终无法打开工作站市场，他诉说王经理常常要求他去 完成其它产品的销售任务，所以实在没法抽出充分的时间去开发工 作站市场。
思考题： 1、假设小李继续兼卖其他产品的话，那会造成什么后果？ 2、王经理其实应该怎么做？
“管理”时间是不对的， “时间管理”就是“自我”管理 “不能管理时间，便什么都不能管理”
——（美）杜拉克
5
测测你的时间安排是否合理
下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “ No”. 1 你通常工作很长时间吗？ 2 你通常把工作带回家吗？ 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7 你经常在做重要工作时被打断吗？ 8 你经常占用用餐时间工作吗？ 9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？??? 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？ 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？
注意力之谜
Internal Energy Levels 内在能量水平
有效地利用你的生物钟
Efficacy ＆Efficiency 效能与效率
做正确之事，做好它
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我的生物钟
6:00-8:00
14:00-16:00
8:00-12:00 16:00-20:00
20:00-睡觉
不能控制它，就去合理利用它
我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？
9
大石头 小沙子 水
10
课程目标
•知道什么是重要的 •做计划 •实践
重要、计划、实践
11
时间的秩序
时间箭头将过去和未来区别开来,使时间有方向 面包的比喻
错误：3成时间缅怀过去、3成时间梦想将来、 3成时间应付目前的一切
正确：8成时间应付今天、1成时间借古今用作为参考 1成时间计划未来
• 某些会议
• 必要而不重要的事
• 受欢迎的活动
不重要
紧急
15
不紧急
重要
偏重第一类事务，结果 • 压力 • 精疲力竭 • 危机处理 • 忙于收拾残局
紧急
不重要 16
偏重第二类事务，结果 重要
• 有远见，有理想
• 平衡
• 纪律
• 自制
不紧急 • 少有危机
紧急
不重要 17
不紧急
重要
紧急
偏重第三类事务，结果 • 短视近利 • 危机处理 • 被视为巧言令色 • 轻视目标与计划 • 缺乏自制力，怪罪他人 • 人际关系浮泛，甚至破裂