会议组织与服务资料
会议组织服务工作(ppt34张)
2011．4
三大部分内容
一、有关会议的基础知识 二、省政府常务会议的组织服务工作 三、省政府工作会议的组织服务
一、有关会议的基础知识
会议的概念 会议的构成要素 会议的分类 会议组织服务工作的概念
会议概念
既可作为一种经常商讨并处理重要 事务的常设机构或组织的名称 也可用来表示有组织有领导的民主 协商和决定某些事项的临时性集会
会
议
新
闻
把握三个问题 写不写：什么写什么不写的问题 写什么：新闻报道的重点 怎么写：突出语言的新闻性、体现会议总 体精神
附：省政府第37次常务会议新闻稿
会 议
纪
要
主要掌握三种写法，写时有四项注意 三种写法：集中概述法，分项叙述法， 发言提要法 四项注意：注意基础，注意意图，注 意语言，注意程序 附：省政府常务会议纪要
主席台
代表席
主席台
代表席
客
主
面向
客
背向
主
门
左
主
门
右
客
客
主
客
1.5米
主
把握9个细节
会标
音响话筒
桌椅台布领导座位或站位席位牌
领导材料
会前领导候会
沟通联络
表彰颁奖
突
出
三
个
重
点
突出领导 突出协调 突出责任
做好一个总结
会务工作者要善于会后进行总结，把工作 实践中好的经验、做法用文字固定下来， 形成制度规范，推进会议组织服务工作规 范化、制度化、标准化。 赣府厅秘[2008]25号 赣府厅秘[2008]17号
会议组织服务方案模板
会议组织服务方案模板在商业领域，会议是一个非常重要的活动。
它可以让同事、业务伙伴和客户聚在一起，共同探讨业务发展，分享最新行业趋势和最佳实践。
对于企业来说，成功的会议可以促进合作关系、增强团队凝聚力，开拓市场，提高绩效和增加业务收入。
因此，有必要为会议组织制定一份服务方案以确保会议能够成功和有效地达到目标。
下面是一个会议组织服务方案模板，供参考。
1. 会议目标在开展会议组织服务之前，第一步是确定会议目标。
会议目标需要与企业的整体目标相一致，同时还必须围绕特定议题或问题进行。
例如，公司可以希望召开一次销售会议，以讨论如何提高销售业绩，或者召开一次团队建设会议，以促进员工间的沟通和合作。
2. 会议类型会议有许多不同的类型，包括战略会议、培训会议、销售会议、庆典活动、行业会议等。
不同类型的会议需要采用不同的组织方法和策略。
在确定会议类型时，需要考虑参与者，会议规模，议题和场地等因素。
3. 会议策划成功的会议离不开周密的策划。
会议策划需要考虑以下几个方面：- 会议时间：选择一个适当的时间，让所有参与者都能够参加。
- 会议地点：选择一个交通便利、设施齐全、能够容纳所有参与者的会议场地。
- 参与者：确定参与者名单和人数，向他们发送邀请函，并在会议前确认出席情况。
- 节目安排：制定会议议程，安排演讲者和讲解内容。
- 餐饮安排：安排餐饮服务，确保参与者能够充分享受会议期间的休息和用餐时间。
4. 执行管理在会议期间，需要有专业人员进行现场执行管理。
他们需要负责以下几个方面：- 注册和签到：确保参与者按时到场，并登记个人信息。
- 会议执导：协调演讲者，控制会议进程，确保计划按时完成。
- 音频和视觉效果：负责音频和视觉设备的设置和运行，确保参与者能够听清楚和看清楚演讲内容。
- 餐饮服务：负责提供餐饮服务，满足参与者的需求。
5. 后续管理会议结束后，需要对会议的效果进行总结和评估，特别是对参与者反馈的分析。
这些信息可以用来改进下一次的会议。
会议服务资料
• 按会议类型分：企业会议、行业会议、学术会议等 • 按会议规模分：大型会议、中型会议、小型会议等 • 按会议内容分：培训会议、研讨会议、庆祝会议等
会议服务在企业管理中的作用
01 提高会议效率
• 通过专业的会议服务，确保会议议程的顺利进行，提高 会议讨论的效率 • 避免会议过程中的时间浪费和冲突，提高会议成果的实 施率
会议服务质量的评估与反馈
会议服务质量评估
• 从会议策划、准备、执行等多个环节评估会议服务质量 • 评估会议目标的实现程度、与会者的满意度等方面，全面了解会议服务的质量
会议服务反馈
• 收集团队成员和与会者对会议服务的意见和建议，为改进和优化会议服务提供依据 • 分析会议服务中的问题和不足，制定相应的改进措施，提高会议服务质量
提前沟通
• 在会议前，与参会人员提前沟通，了解他们的需求和期 望 • 就会议议程、地点、时间等问题进行沟通和确认，确保 会议的顺利进行
会议现场沟通
• 会议现场提供有效的沟通渠道，如麦克风、投影仪等， 确保与会者能够充分表达自己的观点 • 主持人应引导会议讨论，确保会议按照议程进行，避免 偏离主题
会议进程中的协调与监控
会议地点的选择与布置
选择会议地点
• 根据会议规模、预算和会议内容，选择合适的会议地点 • 考虑会议地点的交通、住宿、设施等因素，确保与会者能够顺利参会
会议布置
• 根据会议主题和氛围，观度，为与会者提供一个良好的会议环境
与会人员的邀请与安排
邀请参会人员
会议服务的市场趋势与前景
市场趋势
• 随着企业对会议服务需求的增长，会议服务市场呈现出 专业化、个性化和多元化的特点 • 会议服务逐渐向线上转移，远程会议、网络会议等新型 会议形式逐渐成为主流
《会议组织与服务》教案第二章会中服务工作第四节会场服务
《会议组织与服务》教案第二章会中服务工作第四节会场服务本节课主要内容是会场服务，通过本节课的学习，学生应能够掌握会场服务的重要性及具体工作内容，并了解如何提供高质量的会场服务。
一、会场服务的重要性会场服务是指在会议期间为与会人员提供各种服务，包括布置会场、提供设备、解决突发事件等。
会场服务的质量直接影响到会议的效果和与会人员的满意度，因此会场服务是会议组织中不可忽视的一环。
二、会场服务的具体工作内容1.会场布置会场布置是会场服务的一项重要内容，包括会议舞台、讲台、座椅、桌子的摆放等。
会场布置应根据会议性质和规模进行合理的调整，确保与会人员的舒适度和会议效果。
2.设备提供会场服务还包括提供会议所需的各种设备，如音响、投影仪、幕布、白板等。
在提供设备时，应保证设备的正常运行，并提前进行检查和测试，以防出现故障。
3.突发事件处理会场服务还包括解决会议期间可能出现的突发事件，如设备故障、意外事故等。
在突发事件处理过程中，应迅速采取措施解决问题，并及时向相关人员报告和通知。
4.环境卫生会场服务还要保持会场的环境卫生，包括定期打扫、垃圾清理等工作。
会场的清洁整洁不仅能提升会议的形象，还能给与会人员提供一个舒适的参会环境。
三、提供高质量的会场服务的方法1.做好会前准备提供高质量的会场服务需要做好充分的会前准备工作。
包括了解会议的性质和规模、确定会场布置和设备需求、做好设备和场地的检查和测试等。
2.高效组织会场服务团队会场服务团队是提供高质量的会场服务的关键，需要做好团队的组织和管理。
团队成员应具备相关的专业知识和技能，并能够快速、准确地响应与会人员的需求。
3.及时解决问题会议期间可能出现各种问题，包括设备故障、意外事故等。
提供高质量的会场服务需要及时解决这些问题，确保会议的顺利进行。
团队成员应具备良好的沟通能力和解决问题的能力。
4.注意细节会场服务需要注重细节，包括会场布置的细致与合理、设备的细致检查和调试、环境的卫生与整洁等。
会议组织与服务教案
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会议组织与服务
●在日常工作中，常通过会议的形式来布置工作、传达精神等，如何组织好一次有效有序的会议呢？其实，只要把握好“事、时、地、人、财、物”这六大要素，就能轻松应对了。
●事。
会议必须有主题，也就是“事”，如果开会时信马由缰，那会议的效果就会打折扣，因此要在会前就确定好会议的主题，设置好会议议程，逐项进行。
●时。
提早确定好会议的时间，才能有充分的准备时间，也才能通知会议相关人员。
●地。
根据会议的规模和形式确定好会议地点，日常性的会议安排在本单位即可，但偶尔也会有一些人员规模大的会议，比如：机关单位组织的培训、公司组织的经销商大会……不仅要准备好会议地点，还得安排就餐及住宿地点。
●人。
会议前要先列出参会人员名单，大致可分为领导、员工、嘉宾、主持人、工作人员这几类，要确保参会人员都通知到位，工作分工有条不紊。
●财。
会议前要做好各项开支的经费预算报领导和财务部门审核，批准后就按照要求来执行，会后按规定的财务程序报销。
●物。
检查会议的相关物品是否准备齐全，比如笔、笔记本、文稿、音响、话筒、投影仪、电脑、条幅、茶水、台签……可根据会议的主题、规模、形式做不同的准备。
●会前服务1.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。
并制定完备的会议预案书2.派专人实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
3.会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。
提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
4.会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
5.会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
6.会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
7.会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人的确认。
●会中服务1.会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
●会后服务1. 会议资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
会议服务范本
会议服务范本一、简介在商业领域，会议被广泛应用于组织内部沟通、决策制定和业务推进等方面。
为了确保会议的顺利进行和提升会议体验，本文将介绍一份会议服务范本，帮助组织提供高质量的会议服务。
二、会议策划1.确定会议目标：明确会议的目的和预期结果，以便为后续筹备提供指导。
2.确定会议主题：根据会议目标，选择合适的主题，以吸引参与者的兴趣和参与度。
3.确定会议时间和地点：合理安排会议时间，确保参与者的可参与性，并选择适合的场地，满足会议需求。
4.确定参与者名单：明确参与者身份和数量，以便为后续的会议通知和座位安排做准备。
5.制定会议议程：设计详细的会议议程，包括会议主题、讨论主题、时间安排等，确保会议内容有条不紊地进行。
三、会议通知1.发送会议邀请函：向参与者发送会议邀请函，包括会议主题、时间、地点、议程等相关信息，提前通知参与者安排好时间和准备参会。
2.提供会议材料：根据会议议程，提前向参与者提供相关的会议材料，包括演示文稿、讨论材料等，以便参与者提前做好准备。
四、会议服务1.会场准备：提前布置好会议室，确保会场设施完善，包括投影仪、演讲台、麦克风等设备的正常运行。
2.签到服务：为参与者提供签到服务，准备签到表格、签到处，确保参与者的到场情况正确记录。
3.座位安排：根据参与者名单和会议需求合理安排座位，确保会场秩序井然。
4.设备支持：提供所需的设备支持，确保演示文稿、音视频材料正常播放，解决参与者在使用设备时遇到的问题。
5.茶歇服务：为参与者提供茶歇服务，准备好饮料和小吃，为会议增添舒适和愉快的氛围。
6.记录与纪要：会议期间进行记录，确保会议内容的清晰记录和整理；会后及时整理会议纪要，向参与者和相关人员发送。
五、会议评估1.参与者反馈：采集参与者对会议的反馈意见，包括对会议流程、内容、组织等方面的评价，以便不断改进会议服务质量。
2.效果评估：根据会议目标和预期结果，评估会议的实际效果，以便为下一次会议策划提供参考。
会议组织与服务教材
行。
03 会议期间组织与 协调
会议时间安排与调度
确定会议时间和地点
根据参会人员和会议需求，选择合适的会议时间和地点，并确 保设施设备齐全。
编制会议时间表
根据会议议程和发言人时间，合理安排发言和讨论时间，确保 会议按时进行。
监控会议进程
在会议期间密切关注发言人和讨论进展，避免偏离主题或浪费 时间。
会议组织与服务教材
2023-11-07
目录
• 会议组织概述 • 会议前期筹备 • 会议期间组织与协调 • 会议后期总结与跟进 • 会议组织常见问题与解决方案 • 会议服务实践案例分享
01 会议组织概述
会议的定义与目的
会议的定义
会议是一种集体沟通交流的方式，通常由两个或更多的人参与，旨在讨论和 解决共同关心的问题或事项。
设计互动环节，鼓励参会人员积极参与讨论和交流。
提供匿名或非正式的反馈渠道，让参会人员可以自由 发表意见和建议。
对参会人员进行培训和引导，让他们了解如何更好地 参与会议讨论。
会议物资丢失或损坏问题解决方案
提前检查会议场地和设施，确 保物资齐全且完好无损。
制定物资使用规定，明确责任 人和使用方法。
安排专人负责物资管理和监督 使用过程，及时发现并解决问 题。
详细描述
根据会议的目的和目标，制定相应的评估标准，并收集参与者的反馈意见，分析并总结会议效果，发 现问题并提出改进措施。
会议参与者跟进与联络
总结词
对会议参与者进行跟进与联络是保持会议 效果持续性和提高参与度的关键。
VS
详细描述
通过电子邮件、电话或社交媒体等方式， 与参与者保持联系，提醒他们会议的后续 跟进事项，鼓励他们分享会议经验和心得 ，增强会议效果。
会议组织与服务
第一章第一节：会议的概述一、会议的涵义：会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。
二、会议的作用1. 集思广益、科学决策的作用2. 发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 5.国际交流、跨文化的沟通作用3. 传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用4. 协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用三、会议的特征1. 目的性。
2. 组织计划性。
3. 群体沟通性。
4. 交流方式多样性。
第二节：会议活动的基本要素一、会议人员1. 会议主体：是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。
2. 会议客体：即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。
邀请与会者时，考虑要素：一能够提供信息、提出意见、做出决定、直接有助于会议达到预期效果的人；二具有合法的身份和法定的资格。
3. 其他与会议有关的人员（包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。
）二、会议名称会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。
三、会议议题会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。
会议议题的主要作用是：1．准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。
2．引导和制约会议的发言四、会议的时间：会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。
五、会议地点：会议地点是指会议召开的举办地，也可具体指举行会议活动的场所。
1.应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。
2.有些重要会议在选择会议地点时，还要考虑其政治影响或经济效果。
六、会议方式会议方式就是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段。
会议的主要方式有现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。
现在随着电讯媒体的广泛运用，有些企业已采用“虚拟实境会议”，也就是“视频会议”，还有有线电视、卫星传讯等手段，使得企业在开会方式上面临空前的发展。
会议组织服务方案范文
会议组织服务方案范文一、前言在当下的社会中，会议已经成为了企业发展中不可或缺的一部分。
而要举办一场成功的会议，除了要有好的组织规划外，还需要有好的会议组织服务，来确保会议的各项工作能够顺利进行。
本文将结合实际情况，对会议组织服务方案进行探讨。
二、会议组织服务的意义会议组织服务是确保会议有序、高效进行的基础，具有以下重要意义。
1、提高会议效率会议组织服务通过完善的组织管理，能够使会议更加高效地进行，从而达到会议既定目标。
2、优化会议氛围会议组织服务，不仅能够保障会议的进行，还能够通过合理的布置和现场氛围的营造，使会议更加活跃、分享更加充分。
3、增强与会者体验会议组织服务可以提供个性化的专业服务，为与会者提供舒适的会议环境和周到的服务，从而增强与会者对会议的满意度。
三、会议组织服务方案针对不同类型的会议，会议组织服务需要做出不同的安排和调配。
下面是易错网提供的一份基础方案，供大家参考。
1、会议前期准备1.1、会议策划组织人员参照会议的目的和规模，制定会议的策划方案，包括参会人员和媒体的邀请，场地选址，会务费用预算等。
1.2、布置与装饰了解参会人员的需求和预期，对会议场地进行合适的装修和布置，打造出舒适、聚焦的会议环境。
1.3、设备调配针对会议类型和功能，选择和规划会议设备（电视、屏幕、话筒、扬声器等设备），并进行调测，确保设备的稳定和可靠性。
2、预备工作2.1、会场入场严格按照入场规定，统筹好会场各方面的事宜，对入场门票、活动手册等进行有效分发和管理，确保入场流程、场务、安全等事宜的处理顺利。
2.2、布置与场务由专业的主持人和现场工作人员组成现场工作团队，深入了解会议热点问题和预期目标，以保证现场人员的专业性和活跃度。
2.3、媒体引导协助媒体嘉宾进场，并指导其按规定进行通讯报道、采访等相关活动，确保媒体的宣传效果和观众的接受度。
3、会议进行3.1、主持与议程专业主持人、会务人员共同组成会议进行阵容，按照规定的议程，确保活动的安排顺序和内容质量。
《会议组织与服务》电子教案 第二章 会中服务工作 第一节 接待报到服务
会议组织与服务课程教案（第二章）
授课题目第一节接待报到服务课时安排 1
教学目标1.了解会议接待的基本概念
2.熟悉接站服务、报到服务、返程票预定服务的主要内容
3.掌握大中型会议接待方案的拟订
教学重点会议接待的基本礼仪
教学难点拟订大中型会议的接待方案并完成接待报到工作
授课类型理论、练习
教学方式讲授、案例
教学资源多媒体
教学基本内容与教学设计
一、会议接待的基本概念
会议接待就是由会议组织者安排专门人员来迎接、送别并服务于参会人员的活动。
接待工作涉及到以下几种要素：来访者、来访意图、接待者、接待任务、接待方式。
二、会议接待的基本礼仪
在会议接待中，有以下几点应注意：
1.迎接礼仪
2.签到礼仪
3.送别礼仪
三、接站服务
1.拟订接站工作安排
为了做好接站工作，应专门拟定会议接站的工作安排，对人员分工、接站时间、车辆物品准备等工作作出详细安排，便于工
作人员遵照执行。
2.接站工作注意事项
（1）要有统一的指挥调度系统。
（2）安排足够的车辆和接站人员。
（3）会前通知内容要详细。
（4）工具准备充分。
接站牌和接站条幅的制
作要醒目（如图）。
接站牌。
会议组织与服务工作
职工大会
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
Ø股份有限公司
公司分为：有限责任公司和股份有限公司
股东大会由股东组成，是
股东大会
公司的权力机构；董事会
董事会
是股东大会的执行机构，
监
成员为5-19人；经理由董事
事
会聘任或解聘；监事会由
经理
会
股东代表和公司职工代表
组成，成员不得少于3人。
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
各会务工作组的分工
会务组：负责会务组织、会场布置、会议 接待签到等会议的组织、协调工作。 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会 议文件和资料，做好会议记录，编写会议 纪要、简报等工作。 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗 服务等工作。
第四章 会议组织与服务
会议方式
实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公 会、座谈会、观摩会、报告会、电话会议等。
会议结果
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
Ø三、会议的种类
按会议人数的多少分为： 小型会议
中型会议 大型会议
特大型会议
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
Ø三、会议的种类
按参会人员的职级分为： 股东大会 董事会
电执子教行案模部版配门色（1）
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
会议筹备工作框架图请 见教材第65页。
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
Ø一、拟定会议计划
确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素。
成立会务工作小组
会议组织与服务讲稿
会议组织与服务讲稿各位同事：今天，就《会务工作》这个的主题，我从会议的概述、会议的一般流程、会议服务的具体操作、高效会议的原则四个方面和大家一起学习。
随着科技的发展，视频技术手段的会议将会越来越广泛，传统的办会组织是办会的基本功，我们可以灵活运用，掌握好办会的业务，这不仅是办公室的业务工作，对大家组织召开部门会议时也是非常实用的。
因为我们办公室业务更偏重于服务，所以在会务服务方面会讲得多一些。
因为个人确实水平有限，有不妥之处，恳请大家批评指正。
一、会议的概述（一）什么是会议？这是我们在社会政治生活中一种常见的活动形式，是一种集体议事的行为过程，是各级领导制定方针政策、决定重大事项、贯彻上级指示、监察部署工作、解决存在问题的一种行之有效的工作方法。
所以，在开会之前，会议组织者一定要认真确定会议主题，明确为什么开会、会议要达到什么目的、解决什么问题、完成什么任务。
体现必要性、目标性和可行性的原则。
合理安排会议地点、与会人员和议程安排，严格控制会议的规模，严格会议方案议题报批程序，减少与会人员、压缩会议时间，提倡开短会，提高会议的效率。
（二）会议的分类：按照会议性质和内容划分，主要有五类：①规定性会议，即法定的必须按期召开的各种代表大会；②日常型会议，即领导机关、领导同志贯彻民主集中制，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议；③专业性会议，即为研究某项工作、讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议；④纪念性会议，即为纪念重大历史事件或重要历史人物、重要节日而召开的会议；⑤座谈性会议，包括各种座谈会、茶话会等。
（三）会议的特点：政治性、服务性、事务性、综合性、保密性和时间性六大特点。
在这里，特别强调一下会议的保密纪律，关于涉密会议，不管是会务工作和与会人员都要保守会议秘密，一般的会议也不能随意讨论会议召开的发言的细节，一定要强化保密纪律，不管是涉密的会议还是一般的会议也不能随意讨论会议召开的发言的细节，以免别有用心的人断章取义，一定要维护好单位和谐稳定的大局，会议情况以公布的会议纪要和会议简报为准。
会议组织与服务资料
做好会议记录
（1）会议记录的格式 ： 记录头、记录主体、 记录尾部 ①记录头: 会议名称； 会议时间； 会议地点； 会议主席（主持人）； 会议出席、列席和缺席情况； 会议记录人、会议主要议题。 ②记录主体
与会者的发言。议定事项。
③记录尾部
散会。主持人、记录人签字。
会见与会谈的基本程序
迎接
致辞、赠礼、合影
倒——瓶口不要碰杯口
c.礼貌用语：请用茶。 d.服务动作要轻、稳，按上茶服务规范进 行。 e.会议过程中，接待人员要精神集 中，注意观察与会者每个人的 喝水情况：哪些喝的少的或者不喝 茶水，根据情况给喝的少的与会者也要礼 貌性的添加一点，对于不喝的，在允许 的情况下可询问其是否需要其他饮料。
3．会议结束
制作会议证件
代表证 出席证 列席证 来宾证
会议正式证件
会议证件
旁听证 会议工作证件
工作证 记者证 出入证
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职 务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印 章。
③会场内外的布置： 会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调究先后顺序，一般应为： 先宾后主；先女后男；先长后幼。 d.奉茶的禁忌：尽量不要用一只手上茶，不能用 左手。切勿让手指碰到杯口。为宾客倒的第一 杯茶，通常不宜斟得过满，以杯深的三分之二 处为宜,继而把握好续水的时机，以不妨碍宾客 交谈为佳，不能等到茶叶见底后再续水。
⑵会议进行中间适时续水。 a.续水：即在宾客饮用的茶杯中添加开水或茶水。 b.操作要领： 会间服务续水要领： 拿——左手拿热水瓶。 站——站立的位置，右脚插入椅档，在两个 椅脚的中间。 取——右手无名指和小指夹起杯盖，其余三 指握住杯柄。 礼貌用语：
新编秘书实务课件-第四章会议组织与服务
根据方案内容，合理安排工作人员， 明确分工，确保各项筹备工作按时完 成。
准备会议文件与资料
文件准备
根据会议议程，准备相关的文件和资料，包括会议通知、议程、背景资料等，以 便参会人员了解会议内容和要求。
资料收集
收集与会议议题相关的资料和信息，整理成完整的资料包，提供给参会人员，以 便他们更好地参与讨论和决策。
保密与权限管理
将整理好的会议资料进行归档和存储，可 以选择电子或纸质形式，确保资料的完整 性和安全性。
根据资料保密要求，对会议资料进行适当 的保密和权限管理，确保资料不被泄露或 不当使用。
05
案例分析
案例一：某公司年度总结会议的组织与服务
总结词
成功组织，服务周到
详细描述
某公司年度总结会议的策划和组织工作做得非常到位，从会议主题、议程安排、场地布置到接待服务都体现了专 业水准。会议期间，各项服务工作有条不紊，确保了会议的顺利进行。
评估会议成果是否得到有效转 化，如决策是否得到执行，问
题是否得到解决。
会议问题总结与改进建议
会议效率问题
分析会议效率低下的原因，如议程设 置不合理、时间安排不紧凑等，提出 优化建议。
沟通障碍问题
总结会议中存在的沟通障碍，如信息 传递不准确、讨论氛围不和谐等，提 出改善沟通的措施。
参与度问题
评估参会人员的参与度，分析影响参 与度的因素，提出提高参会人员积极 性的方法。
04
会议评估与总结
会议效果评估
01
02
03
04
会议目标实现程度
评估会议是否达到预期目标， 包括信息传递、决策制定、问
题解决等。
参会人员满意度
收集参会人员对会议的反馈意 见，了解他们对会议安排、议
会议服务方案汇报材料
会议服务方案汇报材料1. 服务概述本次会议服务方案针对公司内部年度会议，包括会议策划、会场布置、会议设备租赁、餐饮服务等全方位服务，以确保会议的顺利进行和参会人员的舒适体验。
2. 服务内容2.1. 会议策划会议策划是会议服务的重头戏，主要包括预算制定、日程安排、人员组织、议题设置等一系列工作。
我们将组织专业的会议策划团队，准确掌握客户需求，全方位协助客户完成会议策划。
2.2. 会场布置会场布置是会议场地的精髓，不仅要充分利用空间，还要突出主题，注重细节和环保。
我们将根据客户需求，为客户量身定制会议场地布置方案，确保为客户创造独特而舒适的会议体验。
2.3. 会议设备租赁会议设备是会议主体设施，包括音响设备、投影设备、照明设备等。
我们将提供一系列高质量的会议设备租赁服务，以确保客户的会议设施完善，高效，符合相关行业标准。
2.4. 餐饮服务餐饮服务是会议参会者身心休息的重要组成部分，我们将提供丰富多样，优雅高贵的餐饮服务，以满足不同客户群体的需求，以及提高参会人员满意度。
3. 服务优势3.1. 专业的会议策划团队我们的会议策划团队由一群经验丰富的专业人员组成，能够根据客户的需求，收集客户反馈，协调各方资源和工作，提供量身定制的会议策划方案。
3.2. 全方位的服务内容我们提供全方位的服务，包括会议策划、会场布置、会议设备租赁和餐饮服务，一站式满足客户需求，减少了客户在服务过程中的沟通和协调成本。
3.3. 精细的服务细节我们提供精细的服务细节，着眼于客户的需求和细节，从餐饮品质、音响效果、视觉效果等多个角度，为客户提供独特而专业的服务体验。
4. 服务价格我们的服务价格公道合理，详细价格清单请客户参考以下表格：服务名称服务价格会议策划20000元会场布置5000元/平方米会议设备租赁10000元/天餐饮服务200元/人5. 服务承诺我们承诺将为客户提供高质量、高效率、低成本的服务方案。
如有任何问题，请联系我们随时进行沟通和反馈。
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1---主人 2---主宾 3---第二主宾 4---客方人员（或 主客插排）5---主方人员 6---摄影师
开、关门的礼仪
开、关门的礼仪
开、关门的礼仪
6、机关常见会议类型： 办公例会与专题会议、*届*次**代表大会、**第*次（扩大）会议、年会、纪 念活动、表彰会。 客商座谈会、签约仪式、开工仪式等
会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
确定会议名称
确定会议规模与规 格
明确会议组织机构
明确会议所需设备和工具 确定会议时间与会期
确定与会者名单 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知
行。 e.会议过程中，接待人员要精神集 中，注意观察与会者每个人的 喝水情况：哪些喝的少的或者不喝 茶水，根据情况给喝的少的与会者也要礼
貌性的添加一点，对于不喝的，在允许 的情况下可询问其是否需要其他饮料。
3．会议结束
（1）宾客全部离开会场后，接待人员要检查会场有
无宾客遗忘的物品。如发现宾客的遗留物品要及
会议的种类
1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。
2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。
3、按时间分： 定期和非定期。
4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会.
5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。
时与会务负责人联系，尽快转交失主。 （2）清理会场要不留死角，特别留意有无未熄灭
的烟头，避免留下事故隐患。 （3）清扫卫生，桌椅归位，撤下会议所用之物，
分类码放整齐。关闭电源、关好门窗，再巡视一 遍，确认无误后撤出锁门。
关于会议主席台座次的安 排
茶话会、座谈会座位安排
长条桌
注：A为上级领导，B为主方席
③记录尾部
散会。主持人、记录人签字。
会见与会谈的基本程序
迎接
致辞、赠礼、合影
记录
会见或会谈
结束
会议服务程序
会议开始前30分钟，接待 人员要各就其位准备迎接会议 宾客。
⑴宾客到来时，接待人员要 精神饱满、热情礼貌地站 在会议室的入口处迎接宾 客。配合会务组人员的工 作，发放资料、引领宾客 就坐。然后送上茶水。
安排食住行
准备会议文件材料
制作会议证件
制定会议经费预算方案
布置会场
会场检查
会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
组织签到
做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归 档
⑵会议进行中间适时续水。
a.续水：即在宾客饮用的茶杯中添加开水或茶水。 b.操作要领：
会间服务续水要领：
拿——左手拿热水瓶。
站——站立的位置，右脚插入椅档，在两个 椅脚的中间。
取——右手无名指和小指夹起杯盖，其余三
指握住杯柄。
礼貌用语：
倒——瓶口不要碰杯口 c.礼貌用语：请用茶。 d.服务动作要轻、稳，按上茶服务规范进
茶话会、座谈会座位安排
关于宴席座次的安排
中餐桌
关于宴席座次的安排
西餐桌
会见与会谈的座次安排
会见的座次安排
会见时应遵循“主左客右”的原则，即 客人坐在主人的右边。涉外会见还应有 译员。如下图所示：
记录
译员
译员
客 方 人 员
主客
主人
主 方 人 员
客 主客 方 人 员
主人
主 方
人
员
合影图
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4
催办与反馈工 作
会议总 结
确定会议名称
会议名称一般由“单位+内容+类型”构成, 应根据会议的议题或主题来确定。
制作会议证件
会议正式证件
代表证 出席证 列席证 来宾证
会议证件 旁听证
工作证
会议工作证件
记者证
出入证
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职
务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印
a.奉茶的方法：上茶应在 主客还未正式交谈前。
b.正确的步骤是：双手端 茶从宾客的左后侧奉上。 然后右手拿着茶杯的中 部，左手托着杯底，杯 子的耳应朝向宾客，双 手将茶递给宾客同时要 说“您请用茶”。
c.奉茶的顺序：上茶应讲究先后顺序，一般应为： 先宾后主；先女后男；先长后幼。
d.奉茶的禁忌：尽量不要用一只手上茶，不能用 左手。切勿让手指碰到杯口。为宾客倒的第一 杯茶，通常不宜斟得过满，以杯深的三分之二 处为宜,继而把握好续水的时机，以不妨碍宾客 交谈为佳，不能等到茶叶见底后再续水。
章。
③会场内外的布置：
会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调 、灯光、气味、旗帜、花卉。
做好会议记录
（1）会议记录的格式 ： 记录头、记录主体、 记录尾部
①记录头:
会议名称； 会议时间； 会议地点； 会议主席（主持人）； 会议出席、列席和缺席情况； 会议记录人、会议主要议题。
②记录主体
与会者的发言。议定事项。