招标投标-档案数字化加工整理项目投标书技术方案(124P)

一、项目需求理解程度、难点分析及解决方案

1.对本项目需求的理解

1.1 对项目概述的理解

（一）项目预算理解

本项目财政预算金额为元（人民币）。

（二）项目概况理解

1.项目背景：档案管理工作是中心各项工作的基础。

中心在日常公积金业务审批活动中，形成了大量的公积金业务档案，包括公积金归集、提取和贷款三大类业务的档案。根据档案管理的有关要求，为实现档案的规范化和数字化管理，需对日常工作中产生的各类档案进行同步整理、扫描，形成数字档案提供查询利用，提高档案服务能力和水平。

2.项目整体情况：中心目前保存的这些公积金业务档案资料中，大部分均已由前台柜员打上页号；已打印文件材料清单（相当于卷内目录）。前台柜员在办理业务时，已将该纸制档案高清拍照并保存在业务系统中；但大多数电子影像需图像处理。公积金业务档案类别及数量详情如下表：

整理、扫描场地由中标方提供，且场地的相关安保设施等需符合档案局的检查要求；档案整理工作中的所有设备、工具、维修与耗材费用（包括卷皮、档案盒、不锈钢装订夹、复印件等）等均由中标方承担。

（三）项目目的及目标理解

完成存量的公积金业务档案约450万卷（份）的整理、补录、补扫描及电子影像的图像处理与复核工作。

（四）项目依据及参考标准理解

1．《中华人民共和国档案法》。

2．《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)。

3．《档案著录规则》(DA/T18-1999)。

4．《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》。

5．《纸制档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）。

6．《深圳市住房公积金管理中心业务档案整理规范》。按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到深圳市档案馆进馆质量要求。

（五）项目采购范围理解

中标方通过人员、设备、技术、管理等，对接收的实体档案进行专业化的归档、整理、著录、扫描等加工，形成规范的入库档案和规范的档案电子数据库。

（六）项目完成期限理解

本项目完成期限为自合同签订之日起18个月。

（七）付款方式理解

按财政委员会相关规定进行。

1.2 对技术要求的理解

（一）归档、整理、扫描工作流程和服务内容理解。

1.档案接收：要对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单：对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。

2．编档号：对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用。

3．组卷整理：包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。中标方应严格按照《档案整理规则》(DA/T22-2000)进行整理。

4．部分著录：在核对纸制档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录。中标方应严格按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)进行著录。

5．扫描：包括部分档案的扫描处理、图像处理、二校处理、批量上载、合卷处理等环节。

6．总体检查：检查档案实体与电子档案管理系统内容是否一致；检查接收

记录与入库记录是否一致；检查档案整理、著录、扫描等各工序是否符合档案整理、著录、扫描要求，是否符合深圳市档案馆进馆要求。

7．入库上架：办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询利用。

8．协助档案管理工作：协助档案室查档、库房整理及与档案相关的其它工作。

（二）扫描图像质量要求理解。

扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：

1．图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

2．图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。

3．字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。

4．图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。

（三）档案装订要求理解。

档案整理、扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：

1．遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。

2．档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置。

3．对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。

（四）档案装具、卷盒要求理解。

档案卷皮、卷盒的制作，参照国家档案局“DA/T24-2000无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板”标准制作，其它装具必须符合国家关于档案整理装具的要求。发标方将中标方提供的每一批次进货中抽检档案卷皮、卷盒、装订的装具送往相关质检部门质检，如发现不合要求的，责令中标方更换，直到符合要求为止。

（五）主要设备及工具耗材要求理解。

1．台式电脑、高速扫描仪、复印机、打印机（Ａ3幅面）等，具体数量由中标方根据工作量自行考虑，前述设备由中标方提供

2．设备所需工具耗材由中标方提供，符合国家关于档案扫描工具耗材的要求；设备维修费用由中标方承担。

3．按发标方的保密、安全要求进行设备处理及网络布线，以及数字化加工中的软硬件及网络的维护工作。

（六）数字化上传要求理解。

档案完成数字化扫描后，条目数据和原文数据都应在规定时限内由本地上传到中心服务器；档案数字化加工应用管理软件是由发标方提供。

（七）档案整理安全保密、规范性要求理解。

将归档资料全部按规范整理、扫描入库，要求安全、保密、规范。中标方需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与发标方签订保密承诺书。

1．安全保密性：保持资料的完整，出库入库保持一致，档案内容不得外泄。 2．规范性：在发标方提供整理、扫描的软件环境中，中标方必须有严格的操作规范流程。在档案的清理、整理、扫描、加工过程中，必须严格遵守发标方的相关档案管理制度，在档案的清理、扫描、加工的各个环节均应进行详细的登记，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录；经过整理、扫描的档案，保证分类清晰，条目准确，满足档案查阅的规范要求。

3．中标方由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄，除赔偿一定的经济损失外，情节严重的送往相关部门追究其刑事责任。具体如下：

（1）损坏一卷档案承担违约金1万元；外泄档案内容，经查实一次承担违约金5千元；丢失档案一卷承担违约金10万元。

（2）以上情况出现，发标方有权解除合同。

（3）中标方因档案的损坏、遗失或内容外泄等对发标方造成重大损失的，按档案相关法律，追究中标方相应法律责任。

1.3对项目管理要求的理解

（一）组织实施要求理解

中标方应结合采购方的档案管理制度制定一套符合完成本项目工作实际的档案整理管理规定及操作流程，以确保档案整理规范、符合进馆质量要求。并要