第五次课单件归档的整理方法
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单件归档的整理方法
一、单件归档的指导思想和基本方 法 二、单件归档方法的利与弊 三、单件归档的整理方法
一、单件归档的指导思想和基本方 法 指导思想：简化整理，深化检索， 提高效率，方便利用。 基本归档方法：顺其自然，单件 归档。
二、单件归档方法的利与弊 利： 1、适应办公自动化，文档一体化 趋势； 2、化整为零，可以减少文件积压； 3、减少了工作量，提高了效率；4、 便于利用和保密； 5、便于档案馆提高进馆质量，减 少重复件。
8、“归档文件目录”及计算机录 入 计算机录入要完整准确。 录入完毕，要打印出纸质的“归 档文件目录”，永久、30年一式两 份，10年一式一份。
9、档案目录 归档说明+归档文件目录+硬质封面 三个期限目录分别装订，原则上 每年形成三本目录
10、装盒 按件号顺序装入档案盒，尽量装满 档案盒，最后文件不足一盒的，可 选用较薄的档案盒。 不编盒号 备考表置于盒内文件之后。
不利： 1、对计算机依赖性很大，必须注 意数据安全； 2、文件易散失。
三、单件归档的整理方法 1、收集 2、区分年度 3、分类：“年度——保管期限”
4、文件排序 先按保管期限分开，不同期限再 分别排序。同一期限，原则上按时 间先后排序。 为了手工检索，同一保管期限的文 件材料，也要按“机构——时间” 先后排列，尽可能将关系密切的文 件排列在一起。
Baidu Nhomakorabea
5、以“件”装订 短期的可以不起钉，按原装订归 档。永久、30年档案可用无酸纸纸 袋套装或不锈钢书订装订，也可用 棉线装订。 6、页数与页码 页数指归档文件的有效页面数，包 括正文、附件、文件处理单、文件 定稿。页码应连续、完整、规范。
7、编档号 逐件在首页右上方或上方的空白 处加盖档号章。 大流水号：以年度为界线，由全 宗单位档案室集中整理归档，一个 保管期限编制的连续“件号”。 小流水号：由全宗单位内各部门 分别整理归档的，每个部门内按保 管期限分别编制的连续“件号”。
11、上架排列 分开期限上加排列，同期限内按 年度连续上架。
一、单件归档的指导思想和基本方 法 二、单件归档方法的利与弊 三、单件归档的整理方法
一、单件归档的指导思想和基本方 法 指导思想：简化整理，深化检索， 提高效率，方便利用。 基本归档方法：顺其自然，单件 归档。
二、单件归档方法的利与弊 利： 1、适应办公自动化，文档一体化 趋势； 2、化整为零，可以减少文件积压； 3、减少了工作量，提高了效率；4、 便于利用和保密； 5、便于档案馆提高进馆质量，减 少重复件。
8、“归档文件目录”及计算机录 入 计算机录入要完整准确。 录入完毕，要打印出纸质的“归 档文件目录”，永久、30年一式两 份，10年一式一份。
9、档案目录 归档说明+归档文件目录+硬质封面 三个期限目录分别装订，原则上 每年形成三本目录
10、装盒 按件号顺序装入档案盒，尽量装满 档案盒，最后文件不足一盒的，可 选用较薄的档案盒。 不编盒号 备考表置于盒内文件之后。
不利： 1、对计算机依赖性很大，必须注 意数据安全； 2、文件易散失。
三、单件归档的整理方法 1、收集 2、区分年度 3、分类：“年度——保管期限”
4、文件排序 先按保管期限分开，不同期限再 分别排序。同一期限，原则上按时 间先后排序。 为了手工检索，同一保管期限的文 件材料，也要按“机构——时间” 先后排列，尽可能将关系密切的文 件排列在一起。
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5、以“件”装订 短期的可以不起钉，按原装订归 档。永久、30年档案可用无酸纸纸 袋套装或不锈钢书订装订，也可用 棉线装订。 6、页数与页码 页数指归档文件的有效页面数，包 括正文、附件、文件处理单、文件 定稿。页码应连续、完整、规范。
7、编档号 逐件在首页右上方或上方的空白 处加盖档号章。 大流水号：以年度为界线，由全 宗单位档案室集中整理归档，一个 保管期限编制的连续“件号”。 小流水号：由全宗单位内各部门 分别整理归档的，每个部门内按保 管期限分别编制的连续“件号”。
11、上架排列 分开期限上加排列，同期限内按 年度连续上架。