XX单位日常费用报销制度

××公司日常费用报销制度

一、基本原则

为了加强公司内部财务管理，规范公司财务报销行为,合理控制日常费用支出，特制定本报销制度。

本报销制度根据公司的实际情况，将日常费用分为差旅费、办公用品费、业务招待费、教育及培训费和会议费等。对外付款、大宗商品采购、固定资产采购和非公务借款等事项不在本制度规范内。

二、日常费用审批、审核、复核与公务借款

（一）日常费用审批、审核和复核

1、公司负责人在公司授权范围内行使审批权，公司日常费用报销的审批权限原则上由公司负责人统一审批。

2、审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批范围；涉及较大特殊费用报销的可以实行公司主要负责人的联合审批。

3、费用报销的批准方式应当为书面方式，不得以口头、电话、传真和邮件等方式替代。

4、公司负责人外出时可以指定授权人代行审批权，并告知公司财务负责人；否则，财务部门有权拒绝办理，公司负责人事后应及时补签批准手续或补办书面授权手续。

5、公司实行“谁批准，谁负责”的责任追究制度，未经过审核人审核或审核但未通过的报销以及不合法规规定的报销，审批人不得审批，若签字审批则对由此造成的损失承担相应负责。

6、费用审核由本公司财务负责人担任，对经过部门负责人签字的费用报销单据从票据的合法合规性、金额的正确性和完整性角度进行审核；对符合报销规定的费用应在相应单据上签名并注明“已审核”字样。

7、审核人不得在不符合报销规定的单据上签名。对不符合要求的报销单据应当按《会计法》的规定处理：对不真实、不合法的原始凭证不予办理，并向公司负责人报告，请求处理；对不正确、不完整的原始凭证不予办理，应退回报销人更正补充。因失职造成审核错误的，对由此造成的损失承担相应责任。

8、出纳人员在付款前应当对已获批准的报销单据进行金额的正确性和手续的齐备性复核，若发现错误或遗漏时不得付款，并向财务负责人报告，由财务负责人依法、依规处理；

出纳人员未经复核即予付款或因疏忽未复核出差错而付款的，对由此造成的损失承担相应责任。

（二）公务借款

1、员工借款须确因公务之需，借款金额以公务合理需要为限，原则上最高借款金额不超过5000元。若超过5000元，则需要公司主要负责人联合审批。

2、试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由部门主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，担保人应负连带责任。

3、员工办理公务借款时，应根据合理预计所需金额填写借款单（或暂支单）一式两份，经所属部门负责人签字同意、公司负责人批准后到财务部门支取现金或领取现金支票。

4、借款人员公务办理完毕后，在报销时抵扣借款，按实际报销情况交回剩余现金或补报现金，交回剩余现金时出纳人员应开具收款收据；出纳人员应当退还签有“已结清”字样的借款单（或暂支单）副本。

5、公司公务借款遵循“前款必清”原则，员工原有公务借款未办理报销手续或未还清时不得再借。

6、员工公务借款报销流程图如下。

三、日常费用报销基本制度及基本流程

（一）日常费用报销基本制度

1、报销人报销费用必须取得真实、合法、有效的原始凭证。

2、费用报销单各项目应当遵照事实并依据后附的原始凭证填写完整、清晰，金额计算正确、大小写书写规范并保持一致。

3、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据后应附入库单。

借款人填写

借款人部门公司负责人出纳人员付款借款人出纳人员

借款单

（一式两联）负责人审批审批（主联入账）

报销抵账退还副本

4、对于票据金额大于实际应报销金额的，应当由报销人员在票据上清楚注明实际报销金额，费用报销单中以实际报销金额计算填写。

5、与其他单位共同发生费用且原始票据被其他单位取得时，应当以该单位出具的原始凭证分割单为报销单据。

6、报销票据在粘贴时，正面向上并确保审核人能够完全清楚地审阅到时间、事由以及报销金额等主要内容。

7、日常费用报销须经部门负责人审核事实情况、财务负责人审核报销票据单据和公司负责人审核批准等流程。

8、报销人单次报销总额超过10000元的，需要提前一天通知财务部门备款。

9、出纳人员在付款后应当及时在报销单据上加盖“现金付讫”戳记，收到款项时在记账收据上加盖“现金收讫”戳记。

10、费用报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写，不得使用圆珠笔或铅笔；填写应力求整洁美观，不得随意涂改。

（二）日常费用报销基本流程。

四、差旅费报销 1、因公出差的员工必须事先填写“出差申请单”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数，经部门负责人、公司负责人审批签字。

2、出差人员需要借款的，按前述“公务借款”的规定办理。

3、凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经公司负责人签署意见后方可报销。

4、出差期间发生的共同费用报销，报销单需由同行人员签名确认。

公司负责人审核批准

报销人填写

报销人部门财务负责人报销人大额出纳人员报销人签字

费用报销单

负责人审批审核单据通知备款

复核并付款领款

5、出差人员应在回公司后5个工作日内办理报销事宜，根据差旅费标准填写“差旅费报销单”，后附各类有效单据和“出差申请单”，按前述费用报销基本制度及流程办理。

6、出差人员经批准私车公用的可视路途之远近、乘员之多少等由公司负责人酌报合理金额的油费和实际发生的停车费；但由于违章罚款及其他因当事者过失造成的损失不予报销。

7、差旅费标准

补充说明：

7.1出差到经济发达地区的，住宿标准可上浮30%。

7.2住宿费和伙食费报销时必须提供相应发票，实际发生额未达到标准金额，差额不予补偿，超出标准部分由出差人自行承担。

7.3出差补贴天数按照出发日期与返回日期两头皆算的原则确定。

7.4出差期间招待客户需要事先经公司负责人同意后方可报销招待费，回来后补办招待申请手续。

7.5出差期间经批准因公招待客人的，不受上述伙食标准限制。

7.6出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相应的费用。

7.7公司主要负责人以下出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经公司负责人批准后方可乘坐飞机。

7.8上述住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准，确遇特殊情况的，可由公司负责人酌情处理。

7.9出差时间不足一天且出差在本市区范围内的，不享受出差补贴。

五、办公用品费报销

1、公司行政部门负责办公用品的统一采购，各部门需要添置办公用品的，向公司行政部门提交由本部门负责人批准的“办公用品请购单”（该单一式两联，另一联自留底备用）。

2、公司行政部门复核申请部门申请后交主管人员审批，采购人员根据批准后的“办公用品请购单”可执行公司公务借款流程。