银行智能化鸿信办公自动化系统OA技术方案

银行智能化鸿信办公自动化系统OA技术方案
对于企业事业单位的领导来说极品OA是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者它是信息管理系统；而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。

极品OA能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。

实施OA系统可帮助企业事业单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监控管理；有效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。

具体来说，实施OA办公自动化系统作用为：
a)建立内部的通信平台。

建立单位内部的邮件系统，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。

b)建立信息发布的平台。

在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业的发展动态。

c)实现工作流程的自动化。

变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发
文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。

不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节。

d)实现文档管理的自动化。

可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。

文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。

实现文档管理自动化以后，如企业来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

e)辅助办公。

它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

f)实现分布式办公。

变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，
可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

g)建立信息集成平台。

现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取处理信息，提高企业整体反应速度。

h)节省企业的办公费用支出。

将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。

i)搭建知识管理平台。

系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

j)增强领导监控能力
强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

1.5.1、鸿信访客系统
针对某集团科技中心对来访客户的访客管理需求，提供专业的计算机信息管理系统，通过可灵活部署的硬件访客登记一体机或在PC上安装访客管理客户端软件，即可实现包括访客预约、来访登记、授权访问、离开确认等在内的全方位系统化管理。

通过该系统，在简化来访人员登记流程，实现无纸化作业的同时，有效提升了企业、楼宇、小区的档次与形象，另外，在需要时能够快速、便捷的为客户提供所有访客的详细资料、来访纪录，实现快速查询、数据统计、报表输出等功能。

系统支持与多种第三方系统集成、协同工作，预留与门禁管理系统、物业管理系统、大屏显示系统的接口，实现针对访客的一体化解决方案。

其系统架构图如下：
1.5.1.1功能特点
➢电子化输入手段，快速登记访客人员信息，系统使用灵活快捷方便，易于操作。

➢支持“预约来访”功能，实现访客的快速登记与来访确认。

➢提供被访人员的资料管理功能，支持以电话拨号方式快速确认。

➢通过灵活的权限控制管理，赋予不同的人员不同的使用权限，保障系统及资料的安全。

➢提供被访人员的资料管理功能，支持以电话拨号方式快
速确认。

➢访客资料长期保存，可从来访人姓名、被访人姓名、来访时间那等多角度快速查询和统计，并与有效证件相对
应，保密性强，准确高效。

1.5.1.2访客管理流程
普通访客到访流程
访客到来，访客登记处询问访客到访事由。

访客提供被访
者信息，登记人员在系统中查找被访者资料，查看是否有预
约信息，如无预约或有预约但需电话确认，则与被访者进行
电话确认，确认通过后访客做相关登记，领取进门凭证进入；
如有预约且不需电话确认，访客登记并领取凭证后即可进
入。

重要访客到访流程
对于重要访客到访，根据访客级别，大厅屏幕显示相关欢迎信息，有关被访者出门迎接访客直接进入，登记员拨打被访者电话询问访客相关信息，做快速登记。

访客访问结束，大厅屏幕显示欢送信息，被访者送访客离开，登记员做访客出门登记。

1.5.1.3系统业务流程
直接访客流程
1)访客来到登记处登记，登记员根据访客提供的被访者
信息，查询被访者资料，电话确认访客身份以及被访
者目前能否接见访客。

2)确认被访问人情况后，登记访客资料。

登记资料可分
为两种形式：1，通过证件读卡器读取访客证件信息，自动填写访客资料单，可与条形码相结合形成访客临时出入证。

2，手动填写访客资料单，保存访客资料时自动记录当前访问时间。

并可快速打印访问条。

3)访问结束后，访客可凭访客条或者临时出入证，从出
口处注销访问，并做相关注销登记。

预约访客流程
1)普通用户（被访人员）通过WEB方式登录到访客系统，
如果客户有自己的门户，可从门户直接链接到访客系统不需要再次登录。

2)填写预约访问信息，来访人员的姓名、电话、预约访
问时间段、是否需要电话确认、会议室等信息。

3)距预约时间十分钟左右，系统通过短信系统（例如“企
信通”）自动向被访者发送信息，通知被访者做好准备迎接访客。

4)访客按时来访问，按照预约信息进行身份核实和预约
确认（第二次访问后可直接输入预约登记号），实现快速登记。

5)访客访问结束时，只需要登记预约号就可以快速访问
结束。

多人出入情况
1)如果访客是单独一人，直接以单个登记、单个注销方
式进行登记。

如果访客是个多人团体，但人数不多，也可以采取上述方式进行登记；如果人数偏多，可单独登记其中负责人一人，记录来访人数，并在备注中写明详细情况，按来访人员数量打印团体凭证。

2)如访问结束，出现出入人数不符，登记员应该及时联
系被访问者，询问原由。

确认后可通过在访客注销中注销访问，并可按照情况选择是否是异常访问结束，其他情况可通过特殊说明记录情况，以备日后查询。