采购部工作流程

深圳市奔马电子科技有限公司

奔马字 [2018]0726001 号

采购部工作流程

一、部门类流程

1.工作计划表跟进（每日工作汇报汇报机制表格化）

为了跟踪和推进采购部部门各工作人员的业务跟进，部门每个人每日需做《工作计划表》；

每日17：30前将次日或近期内需要跟进的重要事项列进计划表中，发给部门负责人；

部门负责人统筹审核，同时将部门的工作计划一并列入《工作计划表中》，每日18：00前发送给吕总及部门各岗位工作人员。

《工作计划表》填写内容主要包括：

（1）次日到货或未来几日需到货项目；

（2）品质异常类；

（3）样品进度；

（4）退货处理；（5）新品跟进等等

2.采购订单下达流程：采购订单执行、管家婆操作、审批；(管家婆系统：采购

作业指导、规范；系统外订单流程图)

一. 采购订单执行工作流程

1．根据PMC物料系统请购下达采购订单。

2．物料交期的控制。

3．材料市场行情的调查。

4．查证进料的品质和数量。

5．进料品质和数量异常的处理。

6．与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调。

7. 结账对账付款安排及申请跟进。

二.采购单据流转流程

执行部门（采购、PMC ） 部门负责人 总经理 财务

三．管家婆系统采购订单操作工作流程

1.进入管家婆系统，打开采购订单

2.点击选单，弹出查询条件穿口，选好日期点击确定。

3.选择需要下单物料前打勾，点击选中。

4.输入对应单价、供应商、经办人、部门、收入仓库及订单号，点击保存。

四． 交期跟进

1. 采购订单下达后，跟进供应商24小时内必须回复交期，回复不了的，标记清

楚持续跟进并反馈给PMC 及业务；供应商回复的交期满足不了要求的，反复与供应商直接对接人沟通，必要时与供应商处领导沟通得到更好的交期，得到的交期仍不能满足要求的，汇报给采购部负责人，部门负责人跟进沟通及反馈，以达到最好交期满足出货要求。

2. 供应商回复的交期，采购员将交期跟进记录在订单明细表中，并每日跟进交

货情况。对即将到达交期的提前三天与供应商再次核实确定，有问题的跟进及反馈；已到交期未交货的，与供应商核实原因并跟进立即交货，异常的向

部门领导反馈解决。

3.对回复交期供应商处因生产异常或物料异常不能按期交的，要求供应商有问

题第一时间反馈，并沟通协调解决。

4.供应商交货后及时对接仓库收取签收货物的送货单，并登记更新《订单明细

表》中的已交数量，并按供应商类别整理。

五．对帐及付款（采购拟制对帐单提供给财务内部结帐、结算）

1.每月月底采购员整理经仓库签收的送货单，与系统收货、退货记录核对，与

订单跟进表核对，问题项与仓库、供应商及财务核对并修正；

2.每月3号前将对账的应付明细及汇总表邮件发给财务、部门负责人、吕总；

3.每月3号前打印各供应商签字盖章的对账单交部门负责人及财务签字，以备

作付款申请单使用，供应商不能及时回传的，采购员先行将对账单打印签字，并交部门负责人签字交财务。

4.每月15号前做好各供应商的付款申请单，付款申请单填写及相关单据要求

及注意事项：

（1）正确填写供应商收款账号，必须是供应商盖有公章的收款资料账号，若供应商提出更改收款资料的，必须在收到资料后，电话与供应商负责人再次确认核实，方作按新的收款账号付款。

（2）月结付款申请单原始凭证附单要求：仓管员签收及仓库主管签字的送货单（含补货）、退货单，经供应商签字盖公章、采购员及采购经理签字确认的对账单、供应商盖有公章的收款资料复印件。

六．新品开发

1.关于新产品开模：得到产品部或客户的新品开模要求，需将开模产品的要

求、能否实现、模具费、市场预估数量及产品成本接受程度等细节信息清晰传递，跟进供应商评估能否实现、模具费及产品单价，模具交期等。

2.在评估过程中，问题细节对接并了解（供应商处的技术实现与内部产品部

对接好），推进好新品评估进度。

3.遇到问题及时反馈并跟进。

七．样品流程

(一)原材料及外购成品样品确认

1.接收客户订单后，业务员制作订单表格文件下发订单、包装明细资料给到

PMC、品质留档同时业务需要准备包材图档，并以邮件方式发送给PMC、采购、品质。

2.采购收到订单后，了解订单需求、明确包装、产品细节及相关产品资料，然

后发放给供应商进行打样。

3.采购首次拿到样品需由采购对照资料进行初步确认，确认合格后填写《样品

送检单》，由采购将实物样品和《样品送检单》转交给工程部。

4.工程部确认产品外观、尺寸、结构、功能等，确认合格后由工程部将最终成

品样品转交业务部。

5.业务部接收最终确认好了的样品转交客户确认，如客户确认合格后，签样品

给到采购部，采购下订单联系供应商进行批量生产且在采购订单中说明按一定比率多送2-3套备品做为签样依据。

（二）成品包装样品首件确认

1.采购回来的物料进行包装前，由仓库先包装两个成品样品给到品质，品质拿

到首件后，

2.内容须跟资料先核对，并填写《样品确认单》如有不能确定的转交给工程、

业务人员确认，首件需要业务、品质人员签字留样，并通知包装部按首件样品进行生产。

3.经确认合格后的最终成品包装样品将留给品质部永久保留，其他部门借用必

须登记且使用完后立即归还。品质部于每月将最新《样品登记表》发邮件给各部门确认最新留样状况。

4.采购部负责与供应商沟通每批物料来料必须预留2-3套备品物料做为包装签

样的依据。

5.品质在无样品的情况下，可以拒检，但必须立即上报相关负责人和采购，如

一天内未能解决，需上报总经理；品质检验原则上当日到货，次日需检测完毕，特殊情况需提前向总经理及相关业务报备；

（三）外发包装成品样品首件确认

1.外发OEM订单由供应商完成包装的，须由我司提供一个包装OK的成品样品

给供应商。

2.供应商提供产品物料样品给采购，采购收到产品物料样品交给品质确认的同

时，文字知会PMC、仓库等相关人员。

3.PMC安排包材外发时，须在外发单上特别注明包装成品样品须随包材一同发

出，当产品物料及包材到货后由仓库通知品质检验检验OK后，由PMC安排仓库按包装明细包装样品2套，交品质和业务部门确认签字后品质和供应商各保留一个做为依据。

4.仓库将签字确认合格的样品，随同包材一同发供应商，并将单号通知到采购。

5.采购联系供应商点收包材及样品，并按样品批量包装生产。