文件处理制度

文件处理制度

一、目的作用

为了提高公司文件处理的效率和质量，迅速、准确地传递内外信息，使文件更好地为公司的经营和管理服务，特制定本制度及行文规范。

二、适用范围

1、以公司名义传递的各类文件。

2、政府部门或其他单位来文处理。

3、以部门名义传递的各类文件，可参照本规定有关内容执行。

三、文件种类

1、请示：用于向上级请求指示或批准。

2、报告：用于向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议；答复上级的询问。

3、决定：用于对重要事项或重大决策做出安排；奖惩有关部门或人员。

4、通告：用于在一定范围内公布应遵守或者周知的事项。

5、通知：用于颁布规章和措施；转发政府部门、上级或不相隶属单位的文件；

批转下级文件；要求下级办理、执行的事项；任免和聘用干部。

6、通报：用于表彰先进；批评错误；传达重要精神或情况。

7、批复：用于答复下级请示的事项。

8、指示：用于对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则。

9、会议纪要：用于记载和传达会议情况、议定事项和主要精神，要求有关部门

共同贯彻、遵守、执行。

10、简报：用于反映公司经营、管理情况和重要活动等信息。

11、函：用于向同级或不隶属单位询问、洽商、答复问题和业务联系。

四、文件形式

文件的形成过程，包括拟稿、核稿、签发、打印、盖章、登记发送等。

1、拟稿

（1）文件格式

文件一般由文件由发文单位、文件字号、签发人、标题、主送单位、正文、

附件、落款、抄报、抄送等部分组成。

A、发文单位，应写全称或规范化简称；联合行文，主办单位的名称应当排列在非主办单位名称之前。

B、文件字号，具体表达方式如下：

1）发文字号：上日发（年份）顺序号；

2）收文字号：上日收（年份）顺序号；

3）合同字号：上日合（年份）顺序号。

C、标题，应准确概括文章的内容、事由和文件种类。主送单位，应写全称。

D、正文，表达文件的内容，是文件的主体和中心。

E、附件，附属说明正文的文件材料。附件应与正文一起合订，同时发送。

F、落款，包括公司印章和发文日期，公司文件除会议纪要以外，一律需加盖公司印章。

G、抄报、抄送，对需要了解文件内容的上级单位用抄报，同级、下级或不相隶属单位用抄送，单位名称写规范简称。

（2）行文规则及要求

A、公司根据业务发展需要，可以向政府部门、上级单位、与我公司有业务往来的单位、银行等单位行文。

B、公司各部门为了联系工作，洽商业务，可以公司名义按有关程序办理发文手续。

C、公司发布各类规章制度或其他必须遵守的规范性文件、任免通知、情况汇报、会议纪要等，可以办理发文手续。

D、一文一事，具有可操作性。

E、请示一般只送一个主送单位，如需送其他单位可以抄送形式。

F、“请示”与“报告”不得混淆，需要批复的用“请示”，“报告”不得出现“请批复”等字样，向有关单位说明情况用“报告”或“函”，不得用“情况说明”等不规范的文种。

（2）核稿

核稿的重点是：

A、是否需要行文。

B、是否符合国家法律、法规及地方的有关规定。

C、内容是否确实；提出的要求、措施、意见和办法是否切实可行。

D、文件种类、文件格式、文字表述、发送范围是否恰当。

（3）签发

文件必须经公司领导签发后才有效。签发人对所签发的文件负责。

（4）打印

A、以公司名义发文或以部门名义向外单位发文打印格式按以下统一标准：

1）发文号：字体——宋小五、居左；

2）签发人：字体——宋小五、居右；

3）标题：字体——黑小二、居中；

4）正文：字体——宋小四、段落标题——宋小四加粗；

5）落款：字体——宋小四、居右；

6）抄报、抄送：字体——宋小四、居右；

7）文字的间距一律用标准，行距可以根据文件篇幅的长度作适当的调整。

B、公司内部以部门名义发文打印格式按以下统一标准：

1）编号：字体——宋小四、居左（办公室：ADM、财务：FIN、人力资源HR、后勤LOG、技术TEC、现场LOC、安全SEC）；

2）紧急程度：字体——宋小四、居右（一般文件不注）；

3）日期：字体——宋小四、具左；

4）机密程度：字体——宋小四、具右（参照保密制度，一般文件不注）； 5）呈：字体——宋小四、具左（必须注明至收件人）；

6）事由：字体——字体——宋小四、具左；

7）标题：字体——黑小二、居中；

8）正文：字体——宋小四、段落标题——宋小四加粗；

9）落款：字体——宋小四、具右（部门经理签字或加盖部门章）；

10）回执：字体——宋小四、具左（请示等需回执文件中使用）

（5）盖章

文件盖章要端正、清晰。

（6）登记发送

发送事要登记发文字号、文件标题、发送单位、分数、日期等内容。

五、收文程序及文件处理

1、外单位送至公司的文件、资料、刊物、简报、信件等，由办公室按规定登记、分发。通过会议等途径收入的文件，收文者应及时交办公室登记处理。

2、凡需要传阅的文件填写“文件传阅单”，送办公室负责人拟单，需要拟办的文件填写“文件拟办单”由办公室负责人提出拟办意见，送至有关部门处理。

3、下列文件可以不登记：

（1）各种公开和内部不保密的出版物；

（2）一般性文件；

（3）各单位发来的情况简报，参考动态；

（4）行政事务性的通知、便函、介绍信、请柬。

4、有关部门文件阅后要送至办公室，不要横传，以免文件丢失。

5、办公室对文件负有催办、检查和督促的责任，承办部门应予以配合。

6、文件处理完毕后，应根据档案管理有关要求，及时分类立卷、归档，便于保管和利用。

六、发文程序

1、以公司名义对外发文，要严格按文件的有关要求进行拟文。

2、部门经办人拟稿后，交部门负责人核签，如文件的内容与其他部门的业务相关时，需要其他部门会签。

1、文件经核签或会签后，由拟稿部门将文件按文件打印格式打印出来后，文稿

交办公室核稿，经审核通过后报送总经理签发。

2、总经理签发后，由办公室按文件字号、打印、盖章、发送。

七、办文时限

1、一般收到文件在三个工作日内流转完毕，急件在一个工作日内完成。

2、领导批示给有关部门处理的文件，主办部门应当在三个工作日内完毕，有时间限制的应在规定时间内办复，如需延时应及时向有关领导说明情况。

3、发文一般自送至办公室后三个工作日内办毕送出，急件在一个工作日内办毕送出。

文件（公司发文、收文、拟办、传阅、合同）办毕后送至办公室归档。