第09讲会议的筹划与管理
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第09讲会议的筹划与管理
做好会议记录
n 会议记录构成 n 会议记录方式 n 会议记录写作
第09讲会议的筹划与管理
小组讨论
n 设计会议记录表格（5分钟）
第09讲会议的筹划与管理
• 会议名称
• 时间
• 主席
• 会议目的
• 出席人数
• 缺席人数
•
• 会议内容 •和决议事项
••
•
••决议事项 • 的实施
•
• 出席人 • 盖章
••
• 特别事项
•
• • • • • • •
•
•实施项目 ••
• •
•
•缺席理由
•
• 负责人 • 或部门
• • •
•
•
• 完成期限
• • •
•
第09讲会议的筹划与管理
点评
n 根据录像的内容，点评这位秘书的 紧急情况处理技巧。
第09讲会议的筹划与管理
会场服务
n 转接电话 n 突发状况 n 建议休息 n 协助上司掌握、控制会议进程
第09讲会议的筹划与管理
会议的善后处理
1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作
第09讲会议的筹划与管理
会场清理
n 安排与会人员的离会 n 会议文件的回收、立卷、
归档
第09讲会议的筹划与管理
印发会议记录
n 完善会议记录 n 起草会议纪要 n 确定印发范围 n 接收者确认 n 签发会议执行文件
第09讲会议的筹划与管理
会间的组织服务
1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务
第09讲会议的筹划与管理
签到
n 签到形式
– 薄式 – 卡片式 – 代签
n 签到时的接待工作
第09讲会议的筹划与管理
游戏：会议排座
第09讲会议的筹划与管理
安排就座
n 要适合会议性质 n 让报告者坐中央 n 会议主持人的座位 n 秘书的座位
ห้องสมุดไป่ตู้• •10、（13：35）下次会议细节 •
•议 程 的 开 头为会议 的日期、 时间和地 点
•每 项 均 有 一个起始 时间
•下 次 会 议 细 节写在议程 的末尾
第09讲会议的筹划与管理
拟订与会人员名单
n 选择恰当的人出席会议 n 送交上级审核
第09讲会议的筹划与管理
申请会议所需资金
n 确定会议规格 n 申请经费
给客人斟茶的注意事项
n 茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱， 先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必 带上干净毛巾。
n 有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左 手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。
n 洽谈时间较长，在一至一个半小时内， 应更换茶叶。
第09讲会议的筹划与管理
上茶时的七个程序
n 两手端茶盘，盘子高度位于胸部
第09讲会议的筹划与管理
第09讲会议的筹划与管理
第09讲会议的筹划与管理
•主席可坐 在任何一 个位置上
•自由讨论 •如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关 注，在会议中用一张圆桌
第09讲会议的筹划与管理
安排食宿和茶水
n 食宿
a.用膳 b.住宿
n 茶水
第09讲会议的筹划与管理
一杯香茶可赢得交易机会
• 口头 • 书面
第09讲会议的筹划与管理
会场布置
n 选择会场
a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰
n 布置会场
a.附属设施 b.准备会议文件
第09讲会议的筹划与管理
讨论：各种会场的利与弊
会场类型
圆桌型 椭圆型 口字型 U型 教室型
优点
缺点
第09讲会议的筹划与管理
第09讲会议的筹划与管 理
2020/11/24
第09讲会议的筹划与管理
会议的重要性
n 大多数企业在会议中决定其基本走向
n 90%以上的重大决策是通过会议制定的
n 企业花在开会上的时间越来越多
n 开会的频率越来越高
第09讲会议的筹划与管理
会议的筹划与管理
n 会前的准备工作 n 会间的组织服务 n 会后的善后处理
n 敲门，并说：“对不起！”进入接待室
n 止步立正，轻轻点头致意
n 将茶盘的一端置于桌子侧面
第09讲会议的筹划与管理
上茶时的七个程序
n 桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶
n 用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾
n 上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下； 走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待 室。
• •2、（11：10）为缺席致歉 • •3、（11：15）批准上次会议备忘录 • •4、（11：30）上次会议提出的事项
• •5、（11：45）讨论联络事宜 • （12：00）会间休息 • •6、（12：15）财务事项
• •7、（12：45）特别事宜 • •8、（13：00）其他动议
• •9、（13：15）其他事宜
第09讲会议的筹划与管理
角色练习
n 表演会议期间奉茶的礼仪
第09讲会议的筹划与管理
给客人斟茶的注意事项
n 当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人 收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？” 并等待客人的回答，按客人意愿行事。
n 开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙， 一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。
第09讲会议的筹划与管理
第09讲会议的筹划与管理
3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
2020/11/24
第09讲会议的筹划与管理
第09讲会议的筹划与管理
会前准备工作
1、 安排议题、议程、日程 2、 拟订与会人员名单 3、 申请会议所需资金 4、 会场布置 5、 安排食宿和茶水 6、 发出会议通知
第09讲会议的筹划与管理
安排议题、议程
n 议题的收集和筛选 n 议程
第09讲会议的筹划与管理
• 委员会会议议程
• •7月6日上午11点 •格林·德雷戈饭店 • •1、（11：00）任命一位会议主席
第09讲会议的筹划与管理
•主席坐在 团队成员 之间
•面对面就座 •当你在讨论问题或试图作出决定时，安 排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对 的两边
第09讲会议的筹划与管理
第09讲会议的筹划与管理
•主席坐在长 桌的顶端
•资历最浅者 坐在离主席 最远处
•显示等级 •如果你希望显示等级，让主席坐在 长方桌子的顶端，其他与会者座位 按资历递降顺序就坐
做好会议记录
n 会议记录构成 n 会议记录方式 n 会议记录写作
第09讲会议的筹划与管理
小组讨论
n 设计会议记录表格（5分钟）
第09讲会议的筹划与管理
• 会议名称
• 时间
• 主席
• 会议目的
• 出席人数
• 缺席人数
•
• 会议内容 •和决议事项
••
•
••决议事项 • 的实施
•
• 出席人 • 盖章
••
• 特别事项
•
• • • • • • •
•
•实施项目 ••
• •
•
•缺席理由
•
• 负责人 • 或部门
• • •
•
•
• 完成期限
• • •
•
第09讲会议的筹划与管理
点评
n 根据录像的内容，点评这位秘书的 紧急情况处理技巧。
第09讲会议的筹划与管理
会场服务
n 转接电话 n 突发状况 n 建议休息 n 协助上司掌握、控制会议进程
第09讲会议的筹划与管理
会议的善后处理
1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作
第09讲会议的筹划与管理
会场清理
n 安排与会人员的离会 n 会议文件的回收、立卷、
归档
第09讲会议的筹划与管理
印发会议记录
n 完善会议记录 n 起草会议纪要 n 确定印发范围 n 接收者确认 n 签发会议执行文件
第09讲会议的筹划与管理
会间的组织服务
1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务
第09讲会议的筹划与管理
签到
n 签到形式
– 薄式 – 卡片式 – 代签
n 签到时的接待工作
第09讲会议的筹划与管理
游戏：会议排座
第09讲会议的筹划与管理
安排就座
n 要适合会议性质 n 让报告者坐中央 n 会议主持人的座位 n 秘书的座位
ห้องสมุดไป่ตู้• •10、（13：35）下次会议细节 •
•议 程 的 开 头为会议 的日期、 时间和地 点
•每 项 均 有 一个起始 时间
•下 次 会 议 细 节写在议程 的末尾
第09讲会议的筹划与管理
拟订与会人员名单
n 选择恰当的人出席会议 n 送交上级审核
第09讲会议的筹划与管理
申请会议所需资金
n 确定会议规格 n 申请经费
给客人斟茶的注意事项
n 茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱， 先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必 带上干净毛巾。
n 有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左 手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。
n 洽谈时间较长，在一至一个半小时内， 应更换茶叶。
第09讲会议的筹划与管理
上茶时的七个程序
n 两手端茶盘，盘子高度位于胸部
第09讲会议的筹划与管理
第09讲会议的筹划与管理
第09讲会议的筹划与管理
•主席可坐 在任何一 个位置上
•自由讨论 •如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关 注，在会议中用一张圆桌
第09讲会议的筹划与管理
安排食宿和茶水
n 食宿
a.用膳 b.住宿
n 茶水
第09讲会议的筹划与管理
一杯香茶可赢得交易机会
• 口头 • 书面
第09讲会议的筹划与管理
会场布置
n 选择会场
a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰
n 布置会场
a.附属设施 b.准备会议文件
第09讲会议的筹划与管理
讨论：各种会场的利与弊
会场类型
圆桌型 椭圆型 口字型 U型 教室型
优点
缺点
第09讲会议的筹划与管理
第09讲会议的筹划与管 理
2020/11/24
第09讲会议的筹划与管理
会议的重要性
n 大多数企业在会议中决定其基本走向
n 90%以上的重大决策是通过会议制定的
n 企业花在开会上的时间越来越多
n 开会的频率越来越高
第09讲会议的筹划与管理
会议的筹划与管理
n 会前的准备工作 n 会间的组织服务 n 会后的善后处理
n 敲门，并说：“对不起！”进入接待室
n 止步立正，轻轻点头致意
n 将茶盘的一端置于桌子侧面
第09讲会议的筹划与管理
上茶时的七个程序
n 桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶
n 用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾
n 上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下； 走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待 室。
• •2、（11：10）为缺席致歉 • •3、（11：15）批准上次会议备忘录 • •4、（11：30）上次会议提出的事项
• •5、（11：45）讨论联络事宜 • （12：00）会间休息 • •6、（12：15）财务事项
• •7、（12：45）特别事宜 • •8、（13：00）其他动议
• •9、（13：15）其他事宜
第09讲会议的筹划与管理
角色练习
n 表演会议期间奉茶的礼仪
第09讲会议的筹划与管理
给客人斟茶的注意事项
n 当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人 收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？” 并等待客人的回答，按客人意愿行事。
n 开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙， 一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。
第09讲会议的筹划与管理
第09讲会议的筹划与管理
3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
2020/11/24
第09讲会议的筹划与管理
第09讲会议的筹划与管理
会前准备工作
1、 安排议题、议程、日程 2、 拟订与会人员名单 3、 申请会议所需资金 4、 会场布置 5、 安排食宿和茶水 6、 发出会议通知
第09讲会议的筹划与管理
安排议题、议程
n 议题的收集和筛选 n 议程
第09讲会议的筹划与管理
• 委员会会议议程
• •7月6日上午11点 •格林·德雷戈饭店 • •1、（11：00）任命一位会议主席
第09讲会议的筹划与管理
•主席坐在 团队成员 之间
•面对面就座 •当你在讨论问题或试图作出决定时，安 排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对 的两边
第09讲会议的筹划与管理
第09讲会议的筹划与管理
•主席坐在长 桌的顶端
•资历最浅者 坐在离主席 最远处
•显示等级 •如果你希望显示等级，让主席坐在 长方桌子的顶端，其他与会者座位 按资历递降顺序就坐