文员岗位工作流程说明

文员岗位工作流程

一、文员的工作职责和内容

1、工作职责：

（1）、根据领导的意图向下属员工传达各项工作任务。

（2）、车间日常报表的录入和提交。

（3）、做好车间的后勤服务工作。

（4）、其他部门业务交接和沟通。

2、工作具体内容：

（1）、每天在上班后，对办公区域进行清理和清扫。

（2）、按各班组需求打领料单和单元段标签。

（3）、工程现场物料需求录入，以入库的安排领料发货（工程文员XXXX3919，计划员XXXX3339，电工车间文员XXXX3372）。

（4）、车间紧固件、刀具和劳保用品打其他出库单（物流部组长XXXX3367）。

（5）、设备报检打印和包装清单录入（清单上传到项目管理系统中）。

（6）、设备报检登记和提交（质检员签字后将底单交给计划部文员XXXX3336）。

（7）、出差人员登记（会有派工单，登记出差日期，回来后会上报）。

（8）、车间考勤每月进行统计，打印后给员工签字（考勤表由人力资源部XXXX3309提供）。（9）、员工加班、请假和考勤异常处理（打印未刷卡证明，提供派工日期等交XXXX，报加班XXXX3901）。

（10）、接收计划部派发的图纸，并清点后放入文件柜（平面图、装配图、设计更改单，计划部文员XXXX3331）。

（11）、车间员工领用图纸（平面图和装配图）时进行登记，还图纸确认是否完整。对已经发货任务单，图纸还给计划部（XXXX3331）进行销毁。

（12）、车间呆滞物料消耗进行登记，每月统计上交（发送财务XXXX 3302）。

（13）、酸洗房钥匙领用登记（登记酸洗钥匙台账）。

（14）、车间常用耗材的申购和领用（纸张、记号笔、切割片、本子、伤口贴等，办公用品XXXX 3305，车间耗材物流经理XXXX 3367）。

（15）、派工登记和打印工票（删螺栓财务文员XXXX 3302）。

（16）、设备零件或派工状态异常时及时反馈计划部（XXXX 3350）。

（17）、车间内设备损坏报修，录入信息系统（行车，磨光机等维修部组长XXXX 3372负责，电脑、打印机，ERP等找系统XXXX 2166）。

二、文员的工作要求

（1）、清理地面，确保无杂物和纸屑。定期擦拭窗台和柜子，无灰尘。

（2）、1.领料单打印：登陆ERP系统，按各班组需要打印各设备材料出库单。设备单机流水号在U8ERP系统153表中查询获取。操作步骤如下：登陆ERP，账号335，密码XXXX 点选材料出库单→点增加下方的三角→在下拉菜单中点选生产→生产订单→输入生产订单号和行号（查153表可得，小数点后面的是行号）点确定→在出现的界面里勾选所需的订单号→在下方出现的清单中选择所要的物料→选择完成后点屏幕左上角的确定→在材料出库单中输入仓库号（3号五金，18后包，28代管）→备注内输入任务单号、设备名称、领料人→将库位号相同的放一起打印，不同的点修改删除再次重复以上操作→为物料排序后→打印预览→选择EPSON打印机→选择打印方式（9x11/1大量，9x11/3单张）→打印

2.标签打印：打开桌面上小标签软件，在标签页面上输入客户名称、任务单号、产品标

示号（注意不同设备开头不同），装配责任人（各班组长），填写完成后点击快捷栏中打印机图标，在跳出的窗口中找到序列号一栏，填入所要打印标签的数量，在点打印。缺纸或错误后，可取消打印，更换纸卷或解决错误（卡纸或错位）后，在标签页面产品标示号中改到继续打印的数字，在点打印，序列号不便。（维修员XXXX 2166）

（3）、现场物料需求录入方法如下：打开谷歌浏览器，登陆项目管理系统（账号XXXX），左侧点选个人办公工→办公管理→待办事项，在窗口中点需要处理工程现场物资需求表。

打开后根据内容打电话给技术员（2196XXXX，3183XXXX，XXXX），询问原因确认是否同意添加（审批结论选项），如技术部同意则登记添加原因（原因初判选项），根据需要录入添加零件的编码和数量（物料编码选项），全部录入后点确认完成。

（4）、其他出库单打印：类似材料出库单，登陆ERP系统，账号335，密码XXXX 点选其他材料出库单→点增加（不要点下方的三角）→在材料出库单中输入仓库号和事业部编码（J02包装事业部）→在存货编码栏录入所要的物料编码，数量（可提前在表格中做好编码和数量，Ctrl+V黏贴进去）→保存（无库存或不足会报错，需删除或该数量）→打印预览→选择EPSON打印机→打印（注意只能选9x11/3单张）

（5）、班组设备安装完成后需打印报检和提交包装清单，报检单分功能报检（零时）和系统报检（正式），一般都会先打功能报检（零时），交给质检部，由质检员进行整机功能报检（可试机，单零件不全）。功能报检（零时）完成后，等所有零件齐全时打印系统报检（正式），系统会自动生成报检单号，交给质检部，录入系统。

1.报检单打印方法如下：打开桌面网上邻居→U8erp→共享→U8ERP→打开316工序登记

打开后会出现路线单、工艺和工序3个表格，在路线单表格（第一个）流水号栏下方填入要报检设备的流水号（查询153表可得），在点击屏幕左上角的工艺进度查询按钮（三面小旗），接下来3个表格都会出现数据。第二个表格是工艺，一般不用。点击最下方的也就是第三个表格，在第10列，操作者栏录入操作人（一般为各班组长）和要求完成日期（一般填明天，注意格式必须是XXXX/X/X），然后点击屏幕左上角的派工登记按钮（一个手掌），会有窗口提示完成派工登记（如报错检查前面1,2,3列显示是否为包装事业部）。完成派工后继续录入合格数（一般为1）、回用数（0）、工废数（0）、料废数（0）和实际完成日期（一般为当天Ctrl+;快捷输入），选中对应的结账工时栏点击屏幕左上角的完成登记按钮（两堆金币）。最后在点击屏幕左上角的打印报检单按钮（一个电影胶卷），打印机为EPSON打印机。

2.包装清单录入方法如下：瓶箱输送系统报检会提供包装清单，其他设备在拆线后提供。

一般为为员工手写的，电脑里有模板，手动录入。录入后可打印一份给车间质检员，用来检验设备是否齐全，确认后在上传项目管理系统。

3.包装清单上传方法如下：打开谷歌浏览器，登陆项目管理系统（账号XXXX），左侧点

选个人办公工→办公管理→工作发起，在工作发起页面中上传包装清单、零散部件装箱清单、随机备件清单和缺件清单。

（6）、设备完成打印报检单时因做好记录，并标明设备是功能报检（零时）还是系统报检（正式），如果是正式报检因登记报检单号（系统生成）。报检登记表在共享文件夹下方的报检登记中。报检单和拆线通知在质检部完成登记后，及时上交给生产计划部，以便结算本月产值，注意报检单必须在每月最后一天前上交，否则按未完成计入考核。