档案馆室工作基础第一讲
档案的收集和整理规范
1
教学内容 : 第一讲 档案的收集与整理 第二讲 档案的鉴定与保管 第三讲 档案的检索
2
档案管理的程序
角度一：从档案工作的角度 基础工作——收集、整理、鉴定、保管、
检索、统计 利用工作——编研、提供利用
3
档案管理的程、保管 信息管理——检索、统计、编研、提供利
立的机关，或某种特殊需要，都可单独构成全 宗。
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全宗划分举例：
省级机关的档案全宗的划分（档案数量较多、立档单 位重要程度高）：
中共省委、省委办公厅、各部委的档案，分别构成全 宗
中共省纪委的档案构成全宗 省直属机关党委的档案 省级政协、工会、共青团、妇联、各民主党派、工商
联的档案，分别构成全宗 省人大常委会、省人民政府、省政府办公厅的档案，
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3、档案室收集工作
归档制度——重点
归档：指各机关文书部门或业务部门，将 工作活动中形成并办理完毕的文件整理立 卷，定期移交级本机关档案室集中保存的 过程。
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3、档案室收集工作
归档制度的内容：
（1）归档范围 :参见《机关文件材料归档范围和文书档案
保管期限规定》
（2）归档时间 : 第二年上半年 （3）归档案卷质量要求 （4）归档手续：归档文件移交目录
大流水编号法：按进馆顺序自然数由小到 大顺序编号。一般档案馆常用。
体系分类编号法：按某种逻辑框架，将档 案馆所接收的全宗构造成逻辑类别体系。 如：J，指旧政权全宗。
分类流水编号法：上述两种方法的结合。 大型档案馆使用。如：旧25，指旧政权档 案第25号全宗。
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2、档案整理的程序
全宗内档案分类，主要对文书档案室而言。 核心：运用分类方法，编制分类方案。
档案室工作指南
档案室工作指南第一章：档案室工作概述1.1 定义档案室是机构或组织内用于存储、管理和保护文件、档案以及其他记录资料的地方。
档案室工作是指对档案室内的文件档案进行管理、整理、归档等工作的所有活动。
1.2 档案室工作的重要性档案室的工作对于机构或组织的正常运转和管理有着重要的意义。
通过对文件档案的有效管理，可以提高工作效率，促进信息共享，保护机构或组织的合法权益，保障信息的安全性和完整性，有利于对历史资料的收集、整理和保存。
第二章：档案室工作职责2.1 档案室管理员的职责档案室管理员是负责档案室工作的专职人员，其主要职责包括：- 组织和管理文件档案的整理、归档和借阅工作；- 制定和执行相关档案管理制度、规章制度；- 定期进行档案的清点、检查和鉴定工作；- 对档案室内的设备、环境进行维护和管理；- 参与档案数字化工作，并做好相关信息安全保护。
2.2 档案室工作人员的职责除了档案室管理员，档案室内还需要配备一定数量的工作人员。
其主要职责包括：- 协助档案室管理员进行文件档案的整理、归档、编目等工作；- 负责档案室内的日常维护和整理工作；- 协助进行档案的借阅、检索等服务工作；- 协助进行档案数字化工作。
第三章：档案室工作流程3.1 文件档案的整理与归档文件档案的整理与归档是档案室工作的重要环节。
在这一过程中，需要按照文件档案的种类、内容和形式进行合理的分类、编目和归档。
在整理和归档过程中，需要做到以下几点：- 确保文件档案的合理分类和编目，方便检索和使用；- 使用标准的文件盒和文件夹，保护文件档案的安全性和完整性；- 制定档案整理和归档的标准操作流程，并加强培训；- 建立档案档号、分类处理、档案流转的记录。
3.2 文件档案的借阅与管理文件档案的借阅与管理是档案室工作的重要内容。
在进行文件档案借阅时，需要遵循借阅申请、审批、归还等规定流程，并做好相关记录和监管工作。
同时，需要加强对于文件档案的安全保护，防止遗失、泄露和损坏。
档案馆室工作概述课件
数字化技术
通过数字化技术，档案馆 室可以将传统纸质档案转 化为数字格式，便于存储 、检索和传输。
数字化优势
数字化技术提高了档案的 保存寿命和安全性，同时 方便远程访问，提高了档 案的利用率。
数字化挑战
数字化过程中需注意数据 安全和隐私保护，防止信 息泄露和非法访问。
信息化的管理方式
信息化管理
信息化挑战
监销与记录
对档案销毁过程进行监销和记录，确 保销毁工作准确无误。
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档案馆室的管理制度
档案的保密制度
档案保密制度
档案保密范围
确保档案信息不被非法获取、使用、披露 、损坏或丢失，保障档案安全。
明确档案保密的范围，包括涉密档案的等 级、保密期限以及保密内容。
档案保密措施
档案保密责任
采取物理和数字手段，如加密、访问控制 、防火墙等，确保档案信息不被非法访问 。
档案馆室工作概述课件
目录
• 档案馆室的基本概念 • 档案馆室的工作内容 • 档案馆室的管理制度 • 档案馆室的发展趋势 • 档案馆室工作人员的素质要求
01
档案馆室的基本概念
档案馆室的定义
档案馆室是专门负责收集、整理 、保管和提供利用档案的机构， 是党和国家重要的科学文化事业
机构之一。
档案馆室是永久保存档案的基地 ，也是提供档案信息为社会服务
的中心。
档案馆室是管理档案的专门机构 ，负责接收、收集、整理、保管 和提供利用各分管范围内的档案
。
档案馆室的功能
01
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保存档案
档案馆室的首要任务是保 存档案，维护历史的真实 面貌。
提供利用
档案馆室通过提供利用服 务，满足社会各方面对档 案信息的需求。
档案人员基本业务知识讲座
档案人员基本业务知识讲座目录1、档案与档案工作2、文书材料归档与整理3、科技文件材料归档与整理4、会计核算材料归档与整理5、声像文件材料的归档与整理6、电子文件归档与整理7、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定8、档案保管与保护9、档案的利用10、档案法制11、《档案安全保护条例》法规知识12、档案人员职业道档案与档案工作主讲人：高冠钰第一节档案一、档案的概念（一）档案的概念《中华人民共和国档案法》在定义档案概念时指出：“本法所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
”（二）档案概念的基本含义上述档案概念的基本含义，主要表现在以下三个方面：1、档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。
其内涵有一点：揭示了档案的本质属性。
原始性和记录性是档案的本质属性。
档案与图书、资料的根本区别，在于档案是直接记录，是原始的第一手材料，是最真实、最可靠的原生信息，而不是事后追记、编写或任意收集来的间接资料。
所以档案注重原本、原稿，往往只是孤本，这是档案更为宝贵的原因之一。
2、档案是由文件有条件地转化来的。
其内涵有一点：明确了档案与文件材料的区别。
文件材料是档案的前身，是形成档案的基础，档案是文件材料的归宿。
文件材料与档案是同一事物在不同阶段发展演变而成的两种不同性质的事物。
两者的区别就在于“有保存价值”的这部分文件材料是档案，也就是说“有保存价值” 是文件材料转化为档案的前提和界限。
文件转化为档案的条件是:办理完毕的文件才能作为档案保存；对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存；按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案。
3、档案来源广泛，内容丰富，形式多样。
其内涵有两点：（1）明确了档案的产生领域。
档案是各级国家机构、社会组织以及个人在广阔的社会领域中形成的，它来源于一定的形成单位和个人，它产生的领域又非常广泛，主要包括政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教活动等等。
档案馆室工作基础第一讲
选项2:收文处理程序
选项3:发文处理程序
选项4:文件传阅程序
选项5:文件归档程序
答案正确
12、题型：多选题分值：4
________是收文处理程序中的重要环节。
选项1:拟办
选项2:会签
选项3:承办
选项4:登记
选项5:归档
答案正确
13、题型：多选题分值：4
通报按内容性质分为________三类。
6、题型：判断题分值：3
文件处理部门是指机关单位内部设置的具体负责本单位文件处理工作的组织机构。
正确
错误
答案正确
7、题型：判断题分值：3
请示是指下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项的呈批性公文。
正确
8、题型：判断题分值：3
机关文件的归档范围主要包括上级机关、下级机关和本机关具有保存价值的文件材料。
正确
5
文件是指人们在社会管理、交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的一种交流沟通工具。
正确
错误
答案正确
6
公务文件是指人们在公共性事务活动中形成和使用的文件。
正确
错误
答案正确
7
专用公务文件是指在一定专业系统、专业领域或地区适用、有效的公务文件。
正确
错误
答案正确
8
选项6: “问题——年度”分类法
答案正确
20、题型：多选题分值：4
机关文件分类的基本原则是________。
选项1:根据文件的形成规律和特点
选项2:遵循文件的共性特征
选项3:保持文件之间的自然联系
选项4:适当照顾文件的保存价值
选项5:便于保管和利用
档案人员岗位培训基础知识(最全)
档案人员岗位培训基础知识第一章档案与档案工作概述第一节档案概要一、档案的概念（一）档案的概念《中华人民共和国档案法》在表述档案概念时指出：“本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
”很显然，“档案”这个概念的内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录，它的外延是具有这种属性的各种形式的文件材料。
二、档案的特点（一)档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。
档案都是伴随着人们实践活动自然而然地产生的,是最为原始的历史记录。
这是档案区别于图书和报刊资料的标志之一。
(二）档案和文件是处于不同阶段的同一事物。
二者既有密切联系，又有显著区别。
其间的联系在于文件是档案的前身，是形成档案的基础;区别则因为文件转化为档案是有条件的。
(三)档案来源广泛，内容丰富，形式多样。
只要有机关、团体存在，有社会实践活动存在，就有档案产生。
档案来源的广泛决定了档案内容的丰富.就档案载体来说,古有甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张，近现代又有胶片、磁带、磁片和光盘等；就信息记录方法而言，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像和数字化存贮等;就信息表达方式来讲,有文字、声音和图像等。
三、档案的种类在社会生活中，有一种广为流行、被普遍接受的档案分类方法，即以内容为标准，将档案分成文书档案、科技档案和专门档案.（一)文书档案文书档案也曾被称为党政档案、行政档案，是机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料.例如国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。
它是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史的基本依据。
（二）科技档案科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料.这些档案多集中在工厂、矿山、设计院、研究院和地质、测绘、水文、气象、建筑等部门。
第一讲 机关档案的收集
第一讲机关档案的收集工作省档案局黄志康机关档案的收集工作是档案工作的起点，具有十分重要的意义，机关档案的收集工作是由机关档案室来承担的，它有具体的工作任务和明确的工作要求。
一、档案收集工作意义（一）档案收集工作是档案工作的起点。
档案是档案工作的物质对象，没有收集工作，就没有档案，档案工作也就失去了工作对象，失去了存在的条件和基础。
所以档案收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，有了档案，才使档案的整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作有了基本的物质基础。
（二）档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的具体措施。
实行档案集中统一管理是我国档案工作基本原则的核心问题，而只有通过对档案的收集、接收才能把党和国家的档案集中到各机关档案室，才能进行积极有效的统一管理。
（三）档案收集工作的质量高低是影响其他业务环节的直接因素。
档案收集工作的质量高低，收集是否及时、完整、系统，直接影响后续各个环节的工作。
如果收集的档案文件残缺不全，在档案整理中就难以保持文件的有机联系，同样在鉴定、利用等工作中，就难以对文件价值作出准确判断，使档案的作用难以得到充分发挥。
二、收集工作的内容机关档案室的收集工作，就是遵照归档制度，督促、指导机关文秘部门和业务部门按照规范要求整理立卷，把分散在机关各个部门及其个人手中的档案集中到机关档案室统一保管。
档案的收集，是实现集中统一管理本机关在工作活动中形成的全部档案，维护其完整与安全的重要手段，也是机关档案室工作的起点和基础。
机关档案室收集工作的基本要求是，收集归档的档案材料，必须完整与齐全。
所谓完整，就是指本机关所形成的各种门类和各种载体的档案，应做到全部收集、完整无缺；所谓齐全，就是指记述和反映每一项工作、每一个会议、每一个项目、每一个工程所形成的档案材料，应做到收集齐全，一份不漏。
机关档案室收集工作的内容，主要有三个方面：第一，接收本机关文秘部门和业务部门移交的档案。
档案馆室工作基础测试答案档案馆工作基础 (1)
1、题型：判断题分值：3全宗是指一个立档单位形成的，内部有机构成的全部档案，是档案的一个保管单位。
正确错误答案错误2、题型：判断题分值：3档案馆档案的划控主要有两种类型，即对原有密级的档案的解密和划控和对其它没有密级的档案进行划控。
正确错误答案正确3、题型：判断题分值：3全宗指南是一种馆级档案检索工具。
正确错误答案正确4、题型：判断题分值：3集中统一地管理党和国家的档案及有关资料是档案馆工作的根本目的。
正确错误答案正确5、题型：判断题分值：3原来是一个独立的单位，撤销后在其基础上建立了两个新的独立单位，新成立的单位构成新的全宗。
正确错误答案错误6、题型：判断题分值：3档案馆档案提供利用的一般程序是利用者登记提出利用档案需求、接待人员分析检索档案目录、有关领导审核审批、库房管理人员调档、利用者取档、利用者归还档案。
正确错误答案错误7、题型：判断题分值：3档案馆档案提供利用登记的种类有调阅单、借阅档案登记、借出档案登记、档案利用效果登记等。
正确错误答案正确8、题型：判断题分值：3档案馆档案利用的方式主要包括提供利用和编研利用两个方面。
正确错误答案正确9、题型：判断题分值：3提供利用是指档案馆根据利用者提出的查档需求，向利用者提供档案原件利用的服务方式。
主要方式有：调阅、提供档案复制件、借阅、提供档案摘录证明、函调、档案网络查询服务、电话查询等。
正确错误答案正确10、题型：判断题分值：3档号的结构一般包括全宗群代号、全宗号、案卷目录号（简称目录号）、案卷顺序号（简称案卷号或卷号）、卷内文件的页号（或件号）。
正确错误答案正确11、题型：多选题分值：4档案馆档案排架和存放的原则主要是。
选项1: 一个全宗内的档案原则上可以分开排列选项2: 一个全宗内的档案原则上集中排列选项3: 一个全宗内的档案原则上相对集中排列选项4: 不同的保管期限分开存放选项5: 按一定的时期和数量分开存放答案正确12、题型：多选题分值：4台、港、澳同胞和华侨查取本人及其亲属历史证明，可持本人回乡证或身份证等有效证件，直接到有关档案馆查阅；利用其它档案，须经介绍，提前30天向国家档案局或有关档案馆提出申请，说明自己的身份和利用档案的目的与范围，以及其它有关情况。
档案工作业务讲座
录入 目录
第五步：录入归档文件目录
Байду номын сангаас
装订 第六步：装订
填备 考表
第七步：填写备考表
第一步 检查文件质量
（1）检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不
文件 齐全的应设法补齐。
排列
编 （2） 修裱破损文件。使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进
页号
行修补或托裱。
编写
件号 （3）复制字迹模糊或易褪变的文件。包括不耐久字迹材料制成
归档文件的价值
鉴定
第一步：鉴定文件的价值
凡属学校归档范围的文件材料，必 须按有关规定向本校负责档案工作的部 门移交，实行集中统一管理，任何个人 不得据为己有或拒绝归档。
第二步：判定文件的保管期限
档案保管期限的划分以学校归档范围 及保管期限表为参考确定，档案的保管期 限分为永久、和定期（30年、10年）。永 久和定期 保存的文件材料需要归入学校 档案馆保存。
质量
（2）正文在前，附件在后；
编 （3）原件在前，复制件在后；
页号
（4）转发件在前，被转发件在后；
编写 件号
（5）批复在前，请示在后；
录入 目录
（6）不同文字的文本，中文本在前，外文本在后，
装订
汉文本在前，少数民族文字在后。
填备
考表 （7）成套报表一册为一件。
第三步 编页号
检查
质量
页号：是每份归档文件页次的顺序号。
目录
装订
机构（问题） 保管期限 馆编件号
填备 考表
注意：“归档章”盖在每一份文件第一页的右上角空白处。
归档文件目录
件号 责任者
1 2 3
4
文号
档案馆室工作基础
通知正文的写法 事项性通知
一般是在开头一段写清发通知的根据和目的，接着在正文中写具体事项及要 求。由于事项性通知涉及工作事项的范围比较广，因此内容的安排也就因通知事 项不同而不同：
会议通知。正文要求写得明确具体，一般都必须写清楚召开会议的原因、目 的、召集机关（单位）名称、会议名称、会议基本内容、会议起止时间、会议地 点、参加会议人员、报到时间、地点、携带材料及其他有关事宜。具有保密性质 的会议通知，召开会议的目的和讨论的议题可以不写明确。根据会议任务、规模 等情况，有些重要会议在正式召开之前要发两个通知，一是预备通知：告知受文 者会议预期时间（一般是月份或季度），要求他们做好有关准备。二是正式通知 ：在会议临近召开前发出，具体说明会议召开的起止时间、地点、参加人员等。 有的会议通知根据会议的内容还须写明其他有关内容。比如表彰先进的会议，应 写明表彰范围、评选条件、评选方法、名额分配等有关事宜；座谈会、论证会等 须写清要求参加会议的人员进行必要的调查和资料准备；有的会议还要求提前上 报参加会议人员的姓名、职务。如果参加会议人员距离会议地点较远的，还要求 对方预先告知赴会的交通路线及抵达的时间、车次（航 班）、返程票务需求等， 以便安排接待和联系。
档案馆室工作基础
主编 姚 军
档案馆室工作基础
第一讲 理
第二讲 础
第三讲
文件与文件的管 机关档案工作基 档案馆工作基础
第一讲
文件与文件的管理
一、 二、 三、 四、
文件的种类和作用 我国现行主要的通用公务文件 文件处理 文件的整理与归档
1 、文件的概念
是指人们在社会管理、交往和科学 技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形 成的文字信息及其物质载体构成的一种交流 沟通工具。
2011年岗培演示
《档案馆室工作基础》教案第一篇第一章文件第一节文件的种类和作用一、文件的基本概念：文件：是指人们在社会管理、交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。
二、文件的种类：文件的种类分为公务文件和私人文件两大类。
公务文件：是指人们在公共性事务活动中形成和使用的文件。
根据公务文件用途的不同，公务文件可划分为通用公务文件和专用公务文件两种。
私人文件：是指个人在私人活动中或家庭内形成和使用的文件。
三、文件的主要作用：1、依据作用2、法规作用3、联系作用4、传递与保存作用等。
第二节我国现行主要的通用公务文件一、文种的基本概念：文件的种（类）及名称又叫“文种”。
二、现行主要通用公务文件的文种：我国现行各级各类党政机关单位通用公务文件的主要文种归纳起来共十八种。
即命令（令）；公报、公告、通告；决定、决议、指示；意见；条例、规定；议案、报告、请示；批复；通知、通报；会议纪要；函。
其中决定、决议、意见、条例、规定、报告、请示、批复、通知、函。
第三节文件处理一、文件处理部门的含义：文件处理部门是指机关单位内部设置的具体负责本单位文件处理工作的组织机构。
二、文件处理部门的基本职能：具体负责建立起本单位文件的拟制、处理和管理的工作及有关制度；文件拟制过程的管理、文件的运转管理、文件的保管和立卷归档工作等。
三、行文制度：（含行文关系、行文方式和行文规则）1、行文制度：行文关系、行文方式和行文规则合称为行文制度。
2、行文关系：机关单位之间文件往来而形成的关系叫行文关系，包括上行关系、下行关系、平行关系三种。
3、行文方式：行文方式就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类，包括上行文、下行文和平行文三种。
4、行文规则：行文规则就是机关之间行文时所遵循的原则的总称。
5、现行机关的行文规则：四、文件处理的一般程序：现行机关单位的文件处理程序主要包括收文处理程序和发文处理程序。
1、发文处理程序：包括拟稿、核稿（审稿）、签发（会签）、缮印、校对、用印、注办、登记、装封、发出、归档（销毁）等。
档案馆工作基础.
第一讲文件与文件的管理一、文件的概念是指人们在社会管理，交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的一种交流沟通工具。
文件的种类通用公务文件（普遍适用有效的公务文件）公务文件根据来源和专用公务文件（一定专业系统专业领域适用有效的公务文件）使用范围划分私人文件通用公务文件特点：有鲜明的政治性有法定作者有法定的权威有特定的格式有现实的效用作用：依据作用法规作用联系作用传达与保存作用二、我国现行主要的通用公务文件1、文种（文件的种类及名称）2、我国现行各级各类党政机关单位通用公务文件的主要文种（15种）命令（令）、决议、决定、公报、公告、通报、通告、请示、批复、通知、报告、意见、议案、纪要、函常用通用公务文件举例请示：下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项的呈批性公文。
批复：通知通报报告：函：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
一种平行文。
会议纪要：三、文件处理1、文件处理部门是指机关单位内部设置的具体负责本单位文件处理工作的组织机构。
文件处理部门基本职能：具体负责建立起本单位文件的拟制、处理和管理的工作及有关制度；文件拟制过程的管理、文件的转运管理、文件的保管和立卷归档工作等。
2、行文制度行文关系、行文方式和行文规则的合称。
行文关系是指机关单位之间文件往来而形成的关系，包括上行、下行、平行关系三种。
行文方式就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类，包括上行文、下行文和平行文三种。
行文规则就是监管之间行文时所遵循的原则的总称。
3、现行机关单位的文件处理程序主要包括收文处理程序和发文处理程序。
发文处理程序：拟稿——核稿（审稿）——签发（会签）——缮印——校对——用印——注办——登记——装封——发出——归档（销毁）收文处理程序：签收——启封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办——清退——归档（销毁）四、文件的整理与归档1、文件的分类和归档范围机关文件分类的基本原则：根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的自然联系，适当照顾文件的保存价值，便于保管和利用。
档案工作基础知识(培训教案)
集中统一管理是档案工作的原则
[档案工作需做到]
及时（各部门兼职档案员要做好平时归档，年初不收集，年底没有
了，有也不全了。）
完整（宏观:全方位、多视角进行收集；
具体:每份文件手续完备、签署规范、印章齐全、经过整理。只有 经办人才了解材料的完整与否，合同补充合同。）
库存档案分为永久（50年以上）、长期（15年以 上50年以下）、短期（15年以下）30年、10年；
实现档案规范化管理要做那些工作
建立健全管理机构（领导小组、管理网络） 制定档案管理制度（职责明确） 建立健全各类台帐（交接、借阅、温湿度记录、档案
检查、档案统计）
各门类档案实体的规范整理（八个步骤） 制作检索工具（各门类档案目录） 根据库存档案搞好编研（大事记、组织机构沿革、全
准确（确保归档材料的准确性，定稿、电子稿。归档不是清垃圾，
一堆一个文件包，要本着对历史负责、对公司负责、对自己负责的态 度做好归档材料的整理。本部门材料只是本部门利用。）
收集整理后的档案集中移交至综合档案室保管以 保证单位重要历史材料的安全保存、资源共享。
在收集、整理档案的过程中要突 出立档单位的主体地位
本单位文件材料归档范围主要包括哪些内容
反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对 本单位工作具有参考利用价值的文件材料
本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公 民权益等方面具有凭证价值的文件材料
本单位需要贯彻执行的上级机关、同级单位的文 件材料。下级单位报送的重要文件材料
其它对本单位工作具有查考利用价值的文件材料。
简化整理
[改变卷归档形式，以件为单位，借助计算机进行
档案整理、检索]
档案工作基础知识
下级文件。主要是直属下级机关或指定单位报送的典型的、重要的报告和报送本机关备案的年度工作总结、统计报表等文件。
同级或非隶属机关文件。主要是本机关需要参照办理的依据性文件，如条例、规定、办法等。
(如0001-001-0000001-页号) 注：页号是第几页就填写第几页
按件归档的档号：全宗号——年度——保管期限——件号
(如0001-2012-永久-件号) 注：件号是第几件就填写第几件
九、档案有哪三种保管期限（永久、30年、10年）
十、档案保管工作的必备条件有哪些？
（一）档案库房、档案室。（具有防火、防水、防潮、防光、防虫、防热、防有害气体、防机械磨损）
（三）本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。
如下列各项文件材料必须归档：
本机关文件。主要有：本机关召开的代表会、工作会、党委（党组）会、行政办公会形成的记录、决议、纪要、讲话等文件和参加上级召开的重要会议的文件；本机关制发的领导指导性文件如指示、批复、通报、决定、命令、规定、条例、及反映本机关职能活动的计划、总结、报告、调查研究材料及汇总的统计材料；关于机构成立、撤并、更改名称、启用印章和人员编制的文件；关于干部任免及干部、职工的奖惩、录用、转正、定级、调资、评定职称、调动、退职、退休、离休、抚恤、死亡等的决定、通知及党、团组织、工资、行政介绍信和存根；本机关的组织简则、规章制度、干部、职工、党团员名册、干部年报表等，共青团、工会、学会等组织形成的文件；外事活动中形成的文件；本机关与有关机关协商工作的来往文书和合同、协议书等；本机关处理的群众来信来访的记录、摘要单、处理报告等；本机关行政事务如征用土地、财务、财产管理中形成的文件材料；本机关编写的历史沿革、大事记及反映本机关重要活动的简报、照片、录音、录像等；本机关编辑的公开或内部出版物的样本、重要的原稿和清样。
档案馆室工作基础
九、吴江市档案馆情况介绍
1）国家一级档案馆 2）馆藏17余万卷档案、资料，可以说吴江档案 馆是保存吴江历史的基地。 3）大量史料陈列展览。
欢迎参观
永久 永久 永久 10年 永久 10年 永久 30年 永久
行 政 工 作
1、本站年度工作计划、总结、大事记、会议记录 2、本站召开的各种会议、讲话材料 3、本站机构设置、启用印章、干部任免的材料
4、本站各类统计年报、干部职工花名册
5、本站干部职工的各类奖惩材料 6、本站干部职工工资转移证、行政关系介绍信，职工录用、转正、定级、退休、职称、复转材料 7、本站关于综合治理、文明单位创建、计生、教育方面的材料 8、本站简讯及在各类报刊杂志、简讯上的文章 9、本站制定的各项规章制度 10、本站后勤、福利、接待工作材料 11、本站关于财务管理、经费请示、分配、下拨、各类费用收取等方面的材料 12、上级关于行政管理方面普发性且需参考执行的政策性文件
一、档案室工作的具体内容
1、起草并监督执行本单位的档案工作的计划和规章制度。 2、负责对本单位所属机构或单位的档案工作进行具体业务监督和指导。 3、对本单位文件材料的形成、积累和归档工作进行业务监督和指导。 4、组织开展本单位档案网络人员的业务培训、协作交流以及检查评比、 等级测评等。 5、本单位档案的管理： 1）、收集 2）、整理 3）、鉴定 4）、保管 5）、统计 6）、利用 7）、移交
保管 期限 30年 30年 30年 30年 10年
科 技 档 案
基 建 档 案
⒈同一工程内，包括工程的前期勘探、测绘、审批、设计，以及工程施工、监理、竣工验收和工程创优的凭证 会 计 档 案 帐册 报表 其它 光盘 特 殊 载 体 档 案 照片 录音 录像 证书 奖状 实物
档案工作基础知识PPT课件
谢谢！
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2.负责监督和指导本单位各部门、下属单位文 件材料、电子文件、照片、音视频、奖杯、 奖牌、奖状等的形成、收集积累，整理和归 档工作；
3.负责本单位入库后档案的整理、保管、鉴定 、数字化、统计和提供利用；
4.依法定期向同级档案馆移交档案。
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档案室的“三铁”与“三室分开”
“三铁”指铁柜、防盗门、防盗笼。铁柜具 有防火的作用，防盗笼具有防盗的作用，而 防盗门兼具防火和防盗的作用。
2
一、 档案工作
２．档案工作的基本内容 收集 整理 鉴定 保管 统计 利用
2.1收集 （一）定义： 档案收集工作，是指基层档案部门和档案馆，根 据国家和专业主管机关的相关法规，通过接收、 征集等方式，把具有保存价值的文件或档案，集 中到档案部门统一管理的一项业务管理活动。
3
（二）档案的三次集中：
3、档案由档案室向档案馆的集中。档案室所 保存的档案在保存10年之后，就要将永久和30年 保存的档案向国家综合档案馆或专业档案馆移交。
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2.2整理
按照一定原则对档案实体进行系统分类、组 合排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
整理机构：《中华人民共和国档案法实施办 法》（国家档案局令第5号）规定，应当立卷归档 的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并 进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档 案工作人员集中管理。
公安 档案
其它（诉 讼、检察、
教学、 审计、 统计等）
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二．档案的分类
其它 档案
声像 档案
实物 档案
电子 档案
其它
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档案室
党群 工作
行政 管理
业务 工作
人事 档案
会计 档案
档案管理基本知识讲义
档案管理基本知识讲义第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
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档案馆室工作基础第一讲文件与文件的管理、测试试卷提交时间:2015-06-19 10:13:19.4 试卷得分：81.01、题型：判断题分值：3行文规则就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文原则。
正确错误答案正确2、题型：判断题分值：3立卷特征就是按文件特征分类和组卷的过程。
正确错误答案正确3、题型：判断题分值：3专用公务文件是指在一定专业系统、专业领域或地区使用、有效的公务文件。
错误4、题型：判断题分值：3文件特征就是人们根据文件的各种构成归纳总结出的文件的共性特点。
正确5、题型：判断题分值：3文件是指人们在社会管理、交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的一种交流沟通工具。
正确错误答案正确6、题型：判断题分值：3公务文件是指人们在公共性事务活动中形成和使用的文件。
正确错误答案正确7、题型：判断题分值：3专用公务文件是指在一定专业系统、专业领域或地区适用、有效的公务文件。
正确错误答案正确8、题型：判断题分值：3文种是指文件的种（类）及名称。
正确错误答案正确9、题型：判断题分值：3行文方式就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类。
正确错误答案正确10、题型：判断题分值：3立卷就是文件处理部门或人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。
正确11、题型：多选题分值：4一般按纪要的性质和内容，会议纪要可以分为________会议纪要。
选项1: 协商性选项2: 议决性选项3: 学术性选项4: 行政性选项5: 工作性12、题型：多选题分值：4文件处理程序主要有________和________两种。
选项1: 文件办理程序选项2: 收文处理程序选项3: 发文处理程序选项4: 文件传阅程序选项5: 文件归档程序答案正确13、题型：多选题分值：4立卷工作改革的主要目的是________。
选项1: 简化立卷方法选项2: 立卷技术的普及选项3: 立卷工作现代化选项4: 适应办公自动化选项5: 档案管理现代化答案正确14、题型：多选题分值：4请示分为________三种类型。
选项1: 请求指示选项2: 请求批准选项3: 请求批复选项4: 请示批转答案正确15、题型：多选题分值：4________是收文处理程序中的重要环节。
选项1: 拟办选项2: 批办选项3: 承办选项4: 清退选项5: 归档答案正确16、题型：多选题分值：4________ 是收文处理程序中的重要环节。
选项1: 拟办选项2: 会签选项3: 承办选项4: 登记选项5: 归档答案正确17、题型：多选题分值：4《归档文件整理规则》规定的归档文件整理方法和步骤包括________。
选项1: 装订选项2: 分类选项3: 排列选项4: 编号（编目）选项5: 装盒答案正确18、题型：多选题分值：4文件处理部门的基本职能________等。
选项1: 具体负责建立起本单位文件的管理工作及有关制度选项2: 文件拟制过程的管理选项3: 文件的运转管理选项4: 文件的保管选项5: 立卷归档工作答案正确19、题型：多选题分值：4立卷工作改革的方向主要是________。
选项1: 继承和发扬正确的传统立卷基本原理和思想选项2: 立卷工作与档案工作一体化选项3: 改革立卷的方法选项4: 与现代科学管理的方法和手段相适应选项5: 以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式答案正确20、题型：多选题分值：4机关文件分类的基本原则是________。
选项1: 根据文件的形成规律和特点选项2: 遵循文件的共性特征选项3: 保持文件之间的自然联系选项4: 适当照顾文件的保存价值选项5: 便于保管和利用答案正确21、题型：单选题分值：3上行文是指________行文。
选项1: 上级选项2: 下级选项3: 上级向下级选项4: 下级向上级答案正确22、题型：单选题分值：3下行文是指________行文。
选项1: 上级选项2: 下级选项3: 上级向下级选项4: 下级向上级答案正确23、题型：单选题分值：3平行文是指________行文。
选项1: 平行和不相隶属单位之间选项2: 平行单位之间选项3: 同级单位之间选项4: 不相隶属单位之间答案正确24、题型：单选题分值：3会议纪要是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过综合整理而形成的一种________通用公务文件。
选项1: 协商性选项2: 平行选项3: 纪实性选项4: 会议性答案正确25、题型：单选题分值：3文件根据来源和使用范围划分，可以分为________和________两种。
选项1: 通用公务文件、专用公务文件选项2: 本单位文件、外单位文件选项3: 公务文件、私人文件选项4: 发文、收文26、题型：单选题分值：3《党政机关公文处理工作条例》规定通用公文共15种，其中有：________等。
选项1: 决定、纪要、纲要选项2: 简报、纪要、议案选项3: 计划、总结、汇报选项4: 请示、批复、函27、题型：单选题分值：3通报是________把有关的人和事告知________的公文。
选项1: 下级上级选项2: 上级下级选项3: 政府公民选项4: 领导下属28、题型：单选题分值：3归档文件的整理以________为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化。
选项1: 全宗选项2: 卷选项3: 年度——保管期限——问题（机构）选项4: 件答案正确29、题型：单选题分值：3诀议内容一定是单位或部门原则性的重大问题，必须________的。
选项1: 经过一致通过程序选项2: 经过领导审批同意选项3: 经过会议代表协商的选项4: 根据会议记录整理答案正确30、题型：单选题分值：3《党政机关公文处理工作条例》是中办、国办________年印发的。
选项1: 1999年选项2: 2000年选项3: 2010年选项4: 2012年答案正确试卷提交时间:2014-05-30 10:06:38.98 试卷得分：88.01、题型：判断题分值：3公务文件是指人们在社会活动中形成和使用的文件。
正确错误答案正确2、题型：判断题分值：3私人文件是指个人形成的文件。
正确错误答案正确3、题型：判断题分值：3立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。
正确错误答案正确4、题型：判断题分值：3立卷特征就是按文件特征分类和组卷的过程。
正确错误答案正确5、题型：判断题分值：3私人文件是指个人在私人活动中或家庭内形成和使用的文件。
正确错误答案正确6、题型：判断题分值：3文件处理部门是指机关单位内部设置的具体负责本单位文件处理工作的组织机构。
正确错误答案正确7、题型：判断题分值：3请示是指下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项的呈批性公文。
正确8、题型：判断题分值：3机关文件的归档范围主要包括上级机关、下级机关和本机关具有保存价值的文件材料。
错误9、题型：判断题分值：3行文规则就是机关之间行文时所遵循的原则的总称。
正确10、题型：判断题分值：3立卷就是文件处理部门或人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。
正确错误答案正确11、题型：多选题分值：4文件处理程序主要有________和________两种。
选项1: 文件办理程序选项2: 收文处理程序选项3: 发文处理程序选项4: 文件传阅程序选项5: 文件归档程序答案正确12、题型：多选题分值：4________ 是收文处理程序中的重要环节。
选项1: 拟办选项2: 会签选项3: 承办选项4: 登记选项5: 归档答案正确13、题型：多选题分值：4通报按内容性质分为________三类。
选项1: 检查性通报选项2: 调查性通报选项3: 表彰性通报选项4: 批评性通报选项5: 情况通报答案正确14、题型：多选题分值：4________是收文处理程序中的重要环节。
选项1: 拟办选项2: 批办选项3: 承办选项4: 清退选项5: 归档答案正确15、题型：多选题分值：4具体立卷程序主要包括拟（修）订立卷类目、归类和组卷、拟写案卷标题、________、填写与装订、归档等工作环节。
选项1: 确定案卷的保管期限选项2: 文件的分类选项3: 案卷的编目与编号选项4: 案卷的排列选项5: 装盒答案正确16、题型：多选题分值：4一般按纪要的性质和内容，会议纪要可以分为________会议纪要。
选项1: 协商性选项2: 议决性选项3: 学术性选项4: 行政性选项5: 工作性答案正确17、题型：多选题分值：4机关文件的归档范围概括起来说包括________等。
选项1: 反映本机关工作活动的文件材料选项2: 具有查考利用价值的文件材料选项3: 上级机关重要的文件材料选项4: 下级机关重要的文件材料选项5: 本机关重要的文件材料答案正确18、题型：多选题分值：4通知包括________等。
选项1: 答复性通知选项2: 告知性通知选项3: 事项性通知选项4: 批转性通知选项5: 指示性通知答案正确19、题型：多选题分值：4现行机关单位在文件的分类中常用的分类法有________。
选项1: “问题——组织机构”分类法选项2: “组织机构——问题”分类法选项3: “年度——组织机构”分类法选项4: “组织机构——年度”分类法选项5: “年度——问题”分类法选项6: “问题——年度”分类法答案正确20、题型：多选题分值：4机关文件分类的基本原则是________。
选项1: 根据文件的形成规律和特点选项2: 遵循文件的共性特征选项3: 保持文件之间的自然联系选项4: 适当照顾文件的保存价值选项5: 便于保管和利用答案正确21、题型：单选题分值：3上行文是指________行文。
选项1: 上级选项2: 下级选项3: 上级向下级选项4: 下级向上级答案正确22、题型：单选题分值：3平行文是指________行文。
选项1: 平行和不相隶属单位之间选项2: 平行单位之间选项3: 同级单位之间选项4: 不相隶属单位之间答案正确23、题型：单选题分值：3函作为公文中的一种________文种，其适用的范围相当广泛。
选项1: 通行选项2: 平行选项3: 协商性选项4: 商洽性答案正确24、题型：单选题分值：3报告是向上级机关或主管部门汇报工作，反映情况，答复上级机关或主管部门的询问所使用的________公文。
选项1: 陈述性选项2: 叙述性选项3: 陈述性上行选项4: 叙述性上行答案正确25、题型：单选题分值：3________适用于记载和传达会议情况和议定事项，具有情况通报、执行依据等作用。
选项1: 决议选项2: 议案选项3: 会议记录选项4: 会议纪要答案正确26、题型：单选题分值：3函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门________事项时所使用的公文。