沟通与协调实训作业教学内容

沟通与协调实训

知识回顾

第一节人际关系

秘书处理人际关系的原则

（一）尊重

秘书应克服人际关系中的地位障碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要尊重。

（二）礼貌和礼仪

礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、同事或客人时，首先应做到服装整洁、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文雅；与人交谈时，用语得体、口齿清晰语音温和。

礼仪是人际交往中约定俗成的行为方式。我国现行的礼仪以社会主义精神文明为主体，又吸收了优秀的历史传统和现代西方文明，已成为现代人、尤其是文化人不可缺少的修养和学问，值得秘书人员去学习并融化到自己的意识和行动之中。

（三）乐于助人

秘书人员应具有根深蒂固的“助人为乐”的意识，养成主动、勤劳的习惯。无论对上司、或同事、或客户、或有工作交往的普通群众，只要知道或看出对方有需要，就应主动地伸手帮助。（四）赞美他人

秘书不是卑贱者，但他(她)的角色地位要求其必须是个真正的谦虚者。秘书从处理好人际关系角度丽言，应该多注意他人的优点，多慷慨地赞美他人。真诚、慷慨地赞美他人，会使秘书获得愈来愈多的朋友。

（五）宽容与体谅

秘书人员要善于在人际交往中学会宽容与体谅。对别人身上这样或那样的弱点或缺点要予以宽容，对别人的粗鲁言语、举止或错误行为，只要不伤害公司及个人，要予以宽恕。（六）公允

公允要求秘书处事待人要公正，诚实，既不自欺，又不欺人。不贪人之功以为己有，也不文过饰非或推卸责任。

秘书主要人际关系的处理要求

一、秘书与主管上司的关系

（一）对领导应有深切的了解

最重要的是把领导看作一个有个性的人，而不是概念的化身。只有了解他的人生哲学、处世态度、个性、兴趣、二作方式、生活习惯、交际圈等，才能与其配合工作，以减少因彼此间不了解而产生的困扰。

（二）要善于处理各种情况

首先，当发现领导的缺点时，不要毫不留情地揪住其缺点不放，应尽可能多方面帮助他。

其次，要看准时机。

（三）秘书与上司关系的特征

1．工作上的主从性。

2．知识、能力、体力、思维的补充性。

3．人际关系的首属性。

4．人格上的平等性。

（四）秘书与上司关系的处理原则

1．主动配合、适应。

2．服从，但不盲从。

3．委婉提醒，适时规劝。

4．维护上司间的团结

二、秘书与一般同事的关系

（一）秘书与一般同事关系的特征

秘书是领导与同事间的桥梁。他要传达领导的指示给同事，又要反映同事的意见给领导，因此，要获得同事的友谊较一般人要花更多的精力。由于秘书的特殊地位，要处理好与同事的关系，有许多难处。

（二）秘书处理与一般同事关系的原则和要求

1．了解同事

2．与同事打成一片

第一，与同事合作。

第二，对同事一视同仁。

第三，注意并欣赏同事的优点。

第四，关心同事。

3．做好领导与同事之间的意见沟通工作

（1）真诚地关心别人。

（2）同等友好。

（3）维护团结。

三、秘书的其他业缘关系

（一）秘书其他业缘关系的范围与特征

除了上司和一般同事之外，秘书还有其他的业缘关系。秘书的这些业缘关系具有广泛性、复杂性、灵活性、变动性等特征。

（二）秘书处理其他业缘关系的原则与要求

1．广结良缘。

2．区分主次。

3．一视同仁，以礼相待。

4．发挥微笑的魅力。

5．记住别人的姓名。

第二节沟通与协调

一、沟通的概念和种类

（一）沟通的概念：信息传递和交流的过程。

（二）沟通的种类

1、依据所沟通的对象不同划分：

人与人之间的沟通；

人与组织之间的沟通；

人与自我之间的沟通；

人与机器之间的沟通。

秘书在工作中所涉及的主要是前两种沟通。

2、根据沟通手段的不同划分：

书面语言的沟通：文稿、传真、电子邮件等。

口头语言的沟通：会议、讨论、电话等。

态势语言的沟通：表情、肢体等。

3、按沟通的形式可分为

正式沟通

非正式沟通

（三）秘书工作都是从有效沟通开始的。

1、非权力支配性：秘书不能超越授权范围去承诺、指挥工作，应明确自己的工作定位和职责要求。

2、非职责限定性：秘书对协调沟通的范围没有明确的限制性，因而秘书应具有应变能力和对事件的熟悉了解最为重要。

3、认同疏导性：秘书应利用自身的能力与影响使需协调的各方面能服从疏通，配合协调，达到结果上的认同。

二、协调概述

（一）协调工作的要求

1、把握全局的综合素质

2、承担责任的勇气

3、要有良好的工作作风

4、要有较强的判断能力

5、要有健康的心理、良好的性格、和谐的人际关系

（二）协调工作的步骤

1、找准问题（找矛盾）

2、拟定方案（出对策）

3、反复磋商（跑穿鞋底、磨破嘴皮）解决矛盾

4、督促落实

5、检查反馈

（三）协调工作的方法

1.个别协调

2.信息协调

3.会议协调

4.计划协调

5.文件协调

（四）协调工作的操作技巧

协调工作的六字口诀

1、“明”协调与“暗”协调

2、“冷”协调与“热”协调

3、“硬”协调与“软”协调

六、协调工作的操作技巧

协调工作中的语言技巧

1、说服的语言技巧

（1）以情动人（2）巧妙的运用数字（3）重复强化（4）采用比喻（5）用名人的话来支持你的言论

2、批评的语言艺术（1）委婉语言（2）幽默语言（3）注意批评场合（4）批评语言适度

3、激励语言艺术（1）情真意切（2）通俗语言（3）扬长论短

协调活动中的换位思考

捕捉有利的协调时机

协调过程中的情绪控制

实训作业

一、阅读下列案例，分析回答问题

1、案例：当秘书处在矛盾焦点上时

王县长收到一封“县粮食局下属的种子公司卖给当地农民杂交水稻稻种是假冒伪劣品种”的控告信。眼看着播种期已到,控告人要求县长“为民作主”。县政府组成由县政府办公室王主任、粮食局办公室李主任、种籽公司女技术人员小张的三人调查组。王主任办事雷厉风行，30多岁；李主任经验丰富，年龄最大；小张朝气蓬勃，只有20多岁。在王主任的率领下，他们接到命令当天赶到事发地点。第二天上午便分头深入农户了解情况，中午返回驻地汇总情况。没想到一开始王主任和小张就发生了激烈的争论。

原来，王主任找到写信的农民，并察看了稻种和该农民试育的种籽，出芽率仅为 20%左右。回到驻地，他见小张正哼着流行歌曲，便劈头盖脑地责备起