会议室管理制度94791
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会议室管理制度(试行)
一、目的
为进一步加强会议室管理,保证各类会议的顺利召开及规范有序使用,明确会议室的使用规定及申请使用流程,提高会议室的利用率,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于在各直属公司以及各外联部工作人员(以下统称单位)。
三、定义
会议室指办公区1231、1325、1237、1329会议室。
会议室用途:部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、企业接待等,不做其它用途。
四、管理部门及管理职责
会议室由公司办公室统一管理,统筹协调安排使用。
后勤部门负责会议安全、卫生巡查、以及对室内设备、物品、绿植更换、卫生统一清扫等日常维护和管理工作。
五、会议室使用规定
(一)会议室使用申请
1、各有关单位使用会议室时,需于使用当天向办公室提出申请并填写《会议室使用登记表》,明确时长和人数,经办公室统一安排后方可使用。.
2、确定要开的会议可提前一天预定,其它只可当天预定。
3、非工作时间使用会议室者需提前半天到办公室填写《会议室使用登记表》,再到后勤部领取会议室钥匙并填写《领取钥匙承诺书》,并于工作时间及时归还。
(二)会议室使用原则
1、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;特殊情况下,各单位之间可本着重要、紧急优先的原则协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知办公室负责人,立即开启会议室先行使用,事后补办有关登记。
2、遇紧急及重要的会议,已申请使用会议室的单位,在不能调换的情况下,应先礼让紧急的重要会议。
(三)会议室使用要求
1、各单位应在所预约的时间到达会议室,并开始使用。超过15分钟未到达会议室的,办公室有权对会议室的使用权另作安排。
2、各单位应在预约的时间内使用完毕,不许超时使用。如需延长使用时,请及时告知办公室,如在接续的时间段内已安排给其他单位使用,超时使用的单位必须离开该会议室,终止使用。
3、如各单位临时取消使用申请,再需使用时需重新申请。
4、未经允许,任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品,需经办公室许可。借用完毕后,应及时归还。如因个人原因.
造成设施设备损坏,须照价赔偿。
(四)会议室设备使用要求
1、各部门和个人要熟悉会议室办公设备的使用,会议室使用期间要爱护室内设施设备,严格按操作规程使用。
2、如需使用会议室投影、视频等设备,应提前说明,以备办公室提前准备,确保会议顺利进行。
(五)会议室卫生要求
1、与会人员要自觉维护会议室环境卫生,按照谁使用、谁负责的原则,使用完毕后,由使用人自行清理卫生(如烟灰缸、纸杯、茶杯、杂物等),并将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等归还原位。
2、使用过的纸杯、茶叶渣须倾倒在卫生间垃圾桶内。
3、离开会议室时必须关闭电源、投影仪、电视等,并告知后勤部或办公室锁闭会议室。
4、如有违反上述任何一项内容者,给予使用人罚款200元/次的处罚(含所有工作人员)。
(六)会议室接待要求
各单位接见时,须自行携带笔记本、水杯等办公用品。
六、附则
1、本制度由协会办公室负责解释及修订。
2、本制度自发文之日起施行。
附件:《会议室使用登记表》
《承诺书》
会议室使用登记表
使用时日使用部使用使用人电会议内来访企使用情备开始时结束时1
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会议室钥匙使用领取承诺书
为保证工作时间以外会议室的使用安全,现承诺如下:
1.我承诺自觉维护会议室设备安全;
2.我承诺会议室使用完毕后,主动清理会议室卫生(如烟灰缸、纸杯、杂物等),自行关闭灯、投影、视频设备、窗户,并锁门;
3.我承诺履行机关《会议室管理制度》的相关规定;
4.我承诺会议室钥匙使用完毕后在工作时间内立即归还后勤部门。
承诺人:
时间:
会议室钥匙使用领取承诺书
为保证工作时间以外会议室的使用安全,现承诺如下:
1.我承诺自觉维护会议室设备安全;
2.我承诺会议室使用完毕后,主动清理会议室卫生(如烟灰缸、纸杯、杂物等),自行关闭灯、投影、视频设备、窗户,并锁门;
3.我承诺履行机关《会议室管理制度》的相关规定;
4.我承诺会议室钥匙使用完毕后在工作时间内立即归还后勤部门。
承诺人:
间:时