物资管理办法(试行)

物资管理办法（试行）

第一章总则

第一条为贯彻公司“开源节流”思想，加强和规范物资消耗管理，改善物资粗放管理现状，切实减少材料浪费，提高物用效率，降低成本投入，特制定本办法。

第二条凡与掘进、生产、机电、通风、安全、仓储等生产作业有关的物资管理，均适用本办法。

第三条为配合物资管理需要，矿部成立物料管理部，归能源公司供销部分管，下设物料计划、采购、仓管、设备管理及物料跟踪岗位。

第二章物资计划管理

第四条物资计划分类：按实际情况，将公司有关物资计划分为年度计划、月度计划和临时计划。其中：

年度计划：是指矿部根据能源公司下达各矿的总体经营目标编制而成的，主要作

为矿领导控制成本和经营管理的总体依据。

月度计划：是指各部门根据月度生产任务和计划安排，按要求每月向物料部提交

的月度《物资使用计划》；以及物料部根据各部门的月度材料使用计划和仓库库存

情况，汇总编制并上报批准后执行的月度《物资采购计划》。

临时计划：是指因突发事件、方案临时变更、安全检查整改等情况无法预计造成

急用而形成的临时性、紧急性计划。

第五条物料计划管理原则：

（一）公司供销部及矿物料部均应依据相应计划进行采购、验收入库和材料发放工作，禁止无计划采购、无计划入库和无(超)计划发放物资。

（二）遇特殊情况的，采购须经公司副总工以上领导口头同意，入库须由经营副矿长口头同意，发放须由经营副矿长及矿长口头同意方可办理，但经办人必须7日内按

相关流程要求补齐手续。

第六条物料计划申报组织架构：

（一）由经营副矿长牵头，物料部部长负责具体实施，机电副矿长、生产副矿长、总工程师负责分管部门的工作协调；

（二）矿属各采掘、机运、通风等物资使用部门根据实际情况，指定专人负责本部门月度物资使用计划的编制与上报工作，专职计划人员名单报矿物料部备案；

（三）分管领导各自管辖部门物资计划工作的及时性、完整性、准确性负直接领导责任。第七条物资使用计划的填报要求：

（一）必须有预见性，考虑生产周期、采购与送货到场等合理时间要求；

（二）必须有时效性，并对使用时间、采购到货时间要求进行明确；

（三）必须保证唯一性，对之前已做计划的事项，当期无变更的不得重复计划。

第八条物资使用计划审批程序及审批要求：

（一）每月25日前，各使用部门专职物料计划员将本部门次月《物资使用计划》及设备类固定资产的采购安装计划按要求填写完整，报部门负责人、分管矿领导确认后，

转交机电部对型号、数量等合理性进行审核，确认后再交物料部设备管理员进行

型号确认，经二级审核无误后方转物料部计划管理员。

（二）计划管理员根据各部门提报的月度《物资使用计划》，结合仓库库存情况汇总编制矿月度《物料采购计划》，由物料部长、经营副矿长和矿长审批后，28日前报公司

物资管理部门办理相关审批；

（三）公司物资管理部门应在次月3日前，将批复后的采购计划反馈至矿物料部计划管理员处。物资计划经完整审批后，方可执行采购、入库等工作。

（四）相关领导或职能部门在审批计划时，对采掘、机运、通风等使用部门上报的材料计划有变更或删减项目的，应在审批签字前与使用部门沟通反馈。

（五）审定后的《物料采购计划》，物料部计划管理员还应向仓库传递，以便库管员按计划入库。

第九条委外加工与制作：使用部门如有需要委外加工、制作材料及配件的，必须提前5-10日报计划到物料部，并附送加工图纸，由矿物料部负责组织实施。

第十条计划资料传递与保管控制

（一）计划管理员必须设置《计划填报记录》，用于登记相关信息传递内容，并以此考核各部门计划工作的执行效果；

（二）计划工作相关资料，必须按能源公司档案管理的相关要求，按月整理、装订，并及时移交办公室归档；

（三）每月整理保存的资料，应按“审定采购计划-部门使用计划(按习惯)–临时计划(按日期)”顺序予以固定，便于查阅。

第三章物资采购与调拨

（一）物资采购

第十一条采购工作原则：原则上不允许无计划的采购，特殊情况下必须要先予紧急采购的，需经公司副总工以上领导口头同意后，方可先采购后报申请，但必须在采

购后7日内补完相关手续。

第十二条采购权限划分及责任界定

（一）公司供销部与矿部采购物资，严格按照公司下发的《物资采购权限划分》要求执行。各自负责权限范围内的物资采购。

（二）对供应商选择、质量和价格控制、合同签订、售后服务等采购工作，原则要求“谁采购、谁负责”，并按公司供销部下发《采购管理规定》的要求执行。

第十三条合同签署与采购跟踪

（一）采购合同按公司《合同签署审批流程》要求进行签订审批，并按公司《档案管理制度》要求进行编号管理，签订的合同需转矿部财务和档案室各一份。

（二）矿物料部采购员必须与财务同步建立《采购合同管理台账》，登记相关重要控制信息，跟踪合同的履行。

（三）矿物料部采购员负责所有物资采购实物到货情况的跟踪，并保证到货质量，对不符合合同约定的，及时予以退换。

（四）矿物料部采购员负责跟踪物资到货办理入库验收所需资料，配合仓库及使用部门提交相关单据和资料。

（五）矿物料部采购员负责跟踪供销商开具合格发票，向财务传递并配合财务进行账务核对及物资采购结算事务；属于公司供销部采购的部分，由供销部门内部协调处

理，但所有采购发票与财务部的交接事宜均由矿部采购员负责。

（二）物资调拨

第十四条物资调拨处理原则：

（一）原则上，公司内部各矿之间物资调拨均按“买卖行为”处理，财务每月清理并与对方办理财务结算。

（二）借用时间不超过1个月的设备类固定资产，可以采取借用方式；但设备因借用时发生损坏的，按调拨程序与对方办理结算。

第十五条调拨物资的价格认定：

（一）库存物资以购入原价确定；