物资管理办法(试行)

物资管理办法（试行）第一章总则第一条为贯彻公司“开源节流”思想，加强和规范物资消耗管理，改善物资粗放管理现状，切实减少材料浪费，提高物用效率，降低成本投入，特制定本办法。

第二条凡与掘进、生产、机电、通风、安全、仓储等生产作业有关的物资管理，均适用本办法。

第三条为配合物资管理需要，矿部成立物料管理部，归能源公司供销部分管，下设物料计划、采购、仓管、设备管理及物料跟踪岗位。

第二章物资计划管理第四条物资计划分类：按实际情况，将公司有关物资计划分为年度计划、月度计划和临时计划。

其中：年度计划：是指矿部根据能源公司下达各矿的总体经营目标编制而成的，主要作为矿领导控制成本和经营管理的总体依据。

月度计划：是指各部门根据月度生产任务和计划安排，按要求每月向物料部提交的月度《物资使用计划》；以及物料部根据各部门的月度材料使用计划和仓库库存情况，汇总编制并上报批准后执行的月度《物资采购计划》。

临时计划：是指因突发事件、方案临时变更、安全检查整改等情况无法预计造成急用而形成的临时性、紧急性计划。

第五条物料计划管理原则：（一）公司供销部及矿物料部均应依据相应计划进行采购、验收入库和材料发放工作，禁止无计划采购、无计划入库和无(超)计划发放物资。

（二）遇特殊情况的，采购须经公司副总工以上领导口头同意，入库须由经营副矿长口头同意，发放须由经营副矿长及矿长口头同意方可办理，但经办人必须7日内按相关流程要求补齐手续。

第六条物料计划申报组织架构：（一）由经营副矿长牵头，物料部部长负责具体实施，机电副矿长、生产副矿长、总工程师负责分管部门的工作协调；（二）矿属各采掘、机运、通风等物资使用部门根据实际情况，指定专人负责本部门月度物资使用计划的编制与上报工作，专职计划人员名单报矿物料部备案；（三）分管领导各自管辖部门物资计划工作的及时性、完整性、准确性负直接领导责任。

第七条物资使用计划的填报要求：（一）必须有预见性，考虑生产周期、采购与送货到场等合理时间要求；（二）必须有时效性，并对使用时间、采购到货时间要求进行明确；（三）必须保证唯一性，对之前已做计划的事项，当期无变更的不得重复计划。

第八条物资使用计划审批程序及审批要求：（一）每月25日前，各使用部门专职物料计划员将本部门次月《物资使用计划》及设备类固定资产的采购安装计划按要求填写完整，报部门负责人、分管矿领导确认后，转交机电部对型号、数量等合理性进行审核，确认后再交物料部设备管理员进行型号确认，经二级审核无误后方转物料部计划管理员。

（二）计划管理员根据各部门提报的月度《物资使用计划》，结合仓库库存情况汇总编制矿月度《物料采购计划》，由物料部长、经营副矿长和矿长审批后，28日前报公司物资管理部门办理相关审批；（三）公司物资管理部门应在次月3日前，将批复后的采购计划反馈至矿物料部计划管理员处。

物资计划经完整审批后，方可执行采购、入库等工作。

（四）相关领导或职能部门在审批计划时，对采掘、机运、通风等使用部门上报的材料计划有变更或删减项目的，应在审批签字前与使用部门沟通反馈。

（五）审定后的《物料采购计划》，物料部计划管理员还应向仓库传递，以便库管员按计划入库。

第九条委外加工与制作：使用部门如有需要委外加工、制作材料及配件的，必须提前5-10日报计划到物料部，并附送加工图纸，由矿物料部负责组织实施。

第十条计划资料传递与保管控制（一）计划管理员必须设置《计划填报记录》，用于登记相关信息传递内容，并以此考核各部门计划工作的执行效果；（二）计划工作相关资料，必须按能源公司档案管理的相关要求，按月整理、装订，并及时移交办公室归档；（三）每月整理保存的资料，应按“审定采购计划-部门使用计划(按习惯)–临时计划(按日期)”顺序予以固定，便于查阅。

第三章物资采购与调拨（一）物资采购第十一条采购工作原则：原则上不允许无计划的采购，特殊情况下必须要先予紧急采购的，需经公司副总工以上领导口头同意后，方可先采购后报申请，但必须在采购后7日内补完相关手续。

第十二条采购权限划分及责任界定（一）公司供销部与矿部采购物资，严格按照公司下发的《物资采购权限划分》要求执行。

各自负责权限范围内的物资采购。

（二）对供应商选择、质量和价格控制、合同签订、售后服务等采购工作，原则要求“谁采购、谁负责”，并按公司供销部下发《采购管理规定》的要求执行。

第十三条合同签署与采购跟踪（一）采购合同按公司《合同签署审批流程》要求进行签订审批，并按公司《档案管理制度》要求进行编号管理，签订的合同需转矿部财务和档案室各一份。

（二）矿物料部采购员必须与财务同步建立《采购合同管理台账》，登记相关重要控制信息，跟踪合同的履行。

（三）矿物料部采购员负责所有物资采购实物到货情况的跟踪，并保证到货质量，对不符合合同约定的，及时予以退换。

（四）矿物料部采购员负责跟踪物资到货办理入库验收所需资料，配合仓库及使用部门提交相关单据和资料。

（五）矿物料部采购员负责跟踪供销商开具合格发票，向财务传递并配合财务进行账务核对及物资采购结算事务；属于公司供销部采购的部分，由供销部门内部协调处理，但所有采购发票与财务部的交接事宜均由矿部采购员负责。

（二）物资调拨第十四条物资调拨处理原则：（一）原则上，公司内部各矿之间物资调拨均按“买卖行为”处理，财务每月清理并与对方办理财务结算。

（二）借用时间不超过1个月的设备类固定资产，可以采取借用方式；但设备因借用时发生损坏的，按调拨程序与对方办理结算。

第十五条调拨物资的价格认定：（一）库存物资以购入原价确定；（二）已使用固定资产物资，按财务账面净值确定；（三）固定资产以外的其他物资，由双方使用部门、物料部、经营副矿长及矿长共同商定后，报公司供销及业务主管部门审批确定。

第十六条物资调拨出库程序：（三）由调入申请单位提出物资调拨申请，与矿物料部及物资使用部门沟通同意，并签署意见后报分管副矿长、经营副矿长和矿长审批后执行；特殊情况，需报经公司业务主管部门综合平衡决定。

（二）调拨出库时，由物料部采购员开具《物资调拨单》(一式四联：存根联、调出联、财务联、物资存放部门联)，调出联经财务盖章确认后，调货单位凭此联到物资存放部门装车运货，门卫予以查验放行。

（三）物资调出后，采购员应在15日内与调入单位联系办理结算，以便财务及时核销资产并与对方结算，确保本单位账面资产得以及时更新，保证账实同步、账实相符。

第十七条物资调拨入库程序：（一）由使用部门提出物资调拨申请，物料部采购员协助联系，与调出单位物料部采购员和物资使用部门协调确定后办理物资调入，并负责跟踪到货。

（二）调拨货到后办理验收入库并开具入库单，使用部门凭领料单到仓库领用，财务部凭入库单及调拨申请审批等手续与对方办理结算。

第十八条物资借用及其跟踪（一）仅设备类固定资产，在借用时间不超过1个月才可以采取借用方式；（二）设备借用时，由设备使用部门、物料部协商同意，报分管副矿长、矿长审批后，物料部采购员会同设备管理员、财务部办理借用调出手续；（三）由设备管理员负责跟踪借出的设备，对超期借用的及时联系使用单位归还。

（四）借用设备因故无法归还的，双方按物资调拨程序办理结算。

第四章仓储管理第十九条仓储原则：（一）所有物资领用均必须经过仓库，采购到货必须先办理验收入库，由仓库统一保管，实际使用时再按程序领出。

（二）物资未办理验收手续前，不视为库存物资，仓库管理员不得开具入库单。

第二十条库位划分：（一）物料部应合理、明确划分“原材料仓库”和“回收物资仓库”的区域，避免新购入库物资与回收物资混淆，造成库存管理混乱。

（二）仓库应设专区协助采购部门临时代为保管待验收、待办理入库和验收不合格需退换货处理的物资。

第二十一条对原材料仓库的物资出入库及存储管理，库管员必须严格按照能源公司《仓储物资管理制度》和《仓储物资管理》办法执行。

第二十二条入库验收要求：（一）矿物料部采购员负责组织协调使用部门及相关验收技术人员到场验收，仓库配合点验并开具入库单。

办理验收入库前，采购员应协调准备相关事项：(1) 资料准备：①采购合同、收货通知单；②物资采购计划、临时计划；③厂商随货同行提供的送货清单、技术资料、煤安标志、操作说明书、相关合格证件等资料。

(2) 其他准备：①装卸工具、装卸人员安排、调度；②必要验收工具、器具；③物资装卸、堆放场地的准备。

（二）入库验收参与人员：设备类固定资产须由物料部采购员、使用部门、机电部门、物料部设备管理员共同验收，如属于大型设备，须机电副矿长组织物料部长、机电部长、使用单位负责人共同验收；一般材料可由采购员、库管员2人共同验收即可。

（三）入库验收期限：自物资到货并证件齐全之日起，设备类物资不得超过3日，材料类物资不得超过2日。

第二十三条每月末，仓管员与采购员均应核对物资采购计划执行情况，发现问题及时处理，并向物料部部长提交物资采购计划执行数据、物资库存数量，供物料部进行经营分析。

第二十四条领料发放要求（一）仓库凭《领料单》办理实物领用，开具出库单，并由领料人、发料人、仓库主管共同签字确认。

（二）领料单须经使用部门领导审批；出库单与领料单必须一一对应；当次领用未能发放的部分，下次领用时，应重新填写领料单领料。

（三）仓库定期向财务传递近期开具的出入库单据和设备验收单财务联，并在《单据移交登记台账》上登记签收。

（四）每月末，财务应与仓库核对当月单据移交的完整性，确保单据及时、完整移交，以保证成本核算和往来挂账的完整性和准确性。

第二十五条回收物资保管（一）为配合物资回收、修复利用及报废处置等管理工作，物料部设置“回收物资仓库”，并按“待修物资、报废物资、可用物资”三类划分专区存放，同时设专员负责保管。

（二）所有可回收的物资均应按要求予以回收并办理入库，仓管员根据回收鉴定结果或相关通知对入库的回收物资进行清点后开具《回收物资入库单》并分类存放。

（三）逐日按序登记《物资回收处置登记表》，逐项跟踪其回收物资的处置情况。

（四）回收入库的物资根据实际情况出库流转或报废处置时，必须经仓管员清点后开具《回收物资出库单》予以出库，且仓管员应在《物资回收处置登记表》处置出库栏登记相关信息。

第二十六条仓库记账及资料保管（一）入库记账依据为入库单、验收单，出库记账依据为出库单、领料单，仓库记账后，按月按序整理装订，并移交财务按财务档案进行保管。

（二）小型物料无需另行开具验收单，但入库单须经仓管、采购员共同签字确认。

（三）设备类固定资产，仓库仅保存入库单、验收单仓库留存联，以及设备类验收资料移交清单。

（四）设备验收相关合格证、煤安标识、操作说明及技术说明等资料，在验收通过时当即移交设备管理员保存，并由仓库、设备管理员在移交清单上签字。

第五章物资消耗跟踪第二十七条现场管理相关制度及标准的制定（一）能源公司物料管理部门组织矿物料管理部共同研究编制《作业现场物料使用与保管标准》(以下简称“作业标准”)、《物资回收范围及回收率控制标准》。