档案资料管理办法

档案（资料）管理办法

第一章总则

第一条为了提高公司档案管理水平，做好公司各类档案管理工作，根据国家有关法律、

法规及集团相关规定，结合公司的实际情况，制定本管理办法。

第二条本管理办法的内容包括文件材料形成与归档、文书档案管理、人事档案管理、基

本建设项目档案资料管理、会计档案管理、经营统计档案管理、档案保密管理、

档案查阅复制制度、归档时间和份数、档号的编制原则和结构、档案归档范围和

保管期限。

第三条为确保档案完整与安全，便于公司各部门使用，公司档案实行集中统一管理。第四条公司档案主管部门为综合管理部，负责对公司职能部门有关归档材料的形成、积累、整理、使用进行指导、监督、检查和管理。

第二章文件材料形成与归档

第五条公司各项管理工作中形成的文件材料以及外来文件，由职能部门按其业务范围，指定专人负责积累，整理后及时归档。

第六条需要归档的材料有：

一、外来文件材料原件；

二、内部文件文稿。

第七条文件材料归档的基本要求：

一、归档的文件材料必须完整；

二、归档的文件材料必须准确地反映公司经营管理等各项活动的真实内容；

三、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

第八条公司各类文件材料一般归档一式二份，比较重要和使用频繁的文件材料要适当增加归档份数。

第九条公司工作人员因公外出参观学习，考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案主管部门归档。

第十条公司各项管理工作中形成的文件材料，在次年第一季度内，要将应归档的文件材料，由各部门负责人审定后，向档案主管部门归档。

第三章文书档案管理

第十一条文书档案是指公司所发文件、函件、会议记录、会议纪要、重要资料（包括工

作计划、年度总结等）、相关单位的来文、来函。

第十二条公司的文书档案由综合管理部负责管理。

第十三条文书档案必须科学管理，严格执行安全保密制度，严禁遗失、损毁、涂改、

泄密和私自销毁。

第四章基本建设项目档案资料管理

第十四条基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿，决策到建成使用的全过

程中形成的有关资料。归档保存的文件包括：

一、基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、报批、计划、实施、

运营和施工记录、验收报告等资料；

二、图纸、图表、计算材料、声像材料等不同载体形式的文件材料。

第十五条图纸的修改、补充

一、修改已归档的图纸要持有经主管领导批准的图纸修改、补充通知单；

二、修改内容较小时，可直接在图面“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，修

改时应注“修改标记”；

三、修改内容较多时，另出新图纸代替，原图纸作废。新图纸需注明原图图号。第十六条基本建设项目的档案资料工作与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应

开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的

归档和验收工作。

第十七条对超过保管期限的基本建设项目档案资料必须进行鉴定，对已失去保存价值的档案资料，经主管领导审批，登记造册后方可处理。

第十八条归档文件材料要字迹清楚、图面整洁、不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝墨水和复写纸书写、绘制。

第五章会计档案管理

第十九条会计档案材料包括会计凭证，会计帐簿和会计报表等会计核算材料。

第二十条公司每年形成的会计档案由财务部按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册后归档。

第六章经营统计档案管理

第二十一条经营统计档案材料包括公司重大战略性经营决策，市场调研、企业管理、

各项专业发展计划、市场工作会议文件材料、企业综合性统计分析、对外宣传、

物资管理等。

第二十二条公司每年形成的经营统计档案由综合管理部按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。

第七章档案保密管理

第二十三条保密档案的管理和利用，保密等级的变更和解密，必须按照公司保密管理办法的规定办理。

第二十四条档案管理人员不准将档案材料带出公司，更不能将档案倒卖或赠送给他人。

第二十五条档案管理人员对档案要经常检查，定期清点档案是否齐全，严禁非档案人员进入档案库。

第八章档案查阅复制制度

第二十六条内部查阅档案，经主管领导批准后，应在查阅室查阅。

第二十七条外单位查阅须持介绍信，写明查阅身份，查阅目的，范围和期限，经主管领导批准后方可查阅。

第二十八条原则上档案原件不得外借，查阅须在查阅室内进行。

第二十九条查阅者需要摘抄、复印档案，均须由主管领导批准，档案管理人员认真核对，签明意见。

第三十条借出档案必须登记签字，并按规定限期及时归还。。

第三十一条借阅者应该负责保证档案的完整与安全。不得转借、私自影印、复制翻印，不得损毁、遗失档案。

第三十二条查阅档案，必须严格遵守制度，严禁涂改、圈划、抽取、撤消档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以处理。

第三十三条归还档案时，档案人员要仔细检查档案状况，并在借阅薄上注销。若发现档案材料有短缺、损毁等情况，立即请示主管领导处理。

第九章归档时间和份数

第三十四条技术档案（基本建设类、设备仪器类）：技术文件材料一般归档1份，重

要和使用频繁的文件材料应适当增加数套副本（如初步设计、可行性研究报告等）

归档2份。

第三十五条文书档案（行政管理类、经营管理类、技术管理类）：文书档案材料应按

年度归档，一般应在次年一季度内归档，一般归档2份；会计档案应按年度归档，

一般应在次年一季度内归档。