电子邮件的重要性和作用

电子邮件的重要性和作用及发送技巧

养成用邮箱的习惯！每天必备事情，检查自己的邮箱，是否有新的任务交代，邮箱是工作的平台，使用好邮件，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能大大提高你的工作效率。

一、电子邮件沟通的重要性

电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式

1、使用电子邮件的用途主要体现为日常工作交流、传递自身的某种理念和情感、获取外界信息和展示职场形象等

2、现代企业的工作强度加大，工作量加大，领导没有那么多时间面对面听取工作汇报而且领导也更健忘，需要邮件提醒据统计不少企业工作完全依赖电子邮件

3、80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件

70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件

30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务

二、电子邮件的作用

1、使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了

然，并保持跟进直至工作完成

2、能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能

3、充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端

三、发邮件的基本技巧

1、沟通确认和反馈

A.对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；或请对方确认收到Email

B.重要会议通知再会前向与会人员提醒开会时间

C.如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒

D.转发敏感或者机密信息要小心谨慎

E.不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人