档案管理学讲义

第三节 档案的种类
• 公务档案与私人档案 公务档案：在公务活动中形成的档案 私人档案：在私人生活中形成的档案
•
历史档案与现行档案
历史档案：形成时间较长，具有历史
文化价值。
现行档案（现行机关档案）：形成时
间较近，具有现实查考作用。
•
1.
文书档案、科技档案与专门档案
文书档案：在管理性活动和人际交往活动中形成 的档案。
• 什么是档案的作用
档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的 作用。
•
档案价值形态
1. 凭证价值和情报价值 档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭 的特性，构成了档案的基本价值之一——凭 证价值。
•
档案价值形态 档案为何具有凭证价值？
是由档案形成规律和和档案自身的特点决定的。
首先，从档案的内容看，它是从当时当事直接使 用的文件转化而来的，并非事后为使用而另行编 制的，因此它客观地记录了以往的历史情况，是 令人信服的历史证据。
•
档案与图书
区别明显：
2. 二者的社会功能不同。档案是历史的原始记录， 可供人们查考史实、解决实际问题、研究历史之 用。而人们看书则是为了学习系统知识，为了陶 冶性情。
3. 二者内容上的交叉重合部分，其特点也明显不同。 即档案内容中虽也有知识，但这些知识是不系统 的知识片段；图书内容中虽也有对历史事实的记 载，但这种记载却不是直接的原始记录，而是经
•
实现档案价值的规律性
3. 档案价值的条件律 在一定的条件下，档案被利用者有效利用， 产生社会效益或经济效益，它的潜在价值才 能转化为现实价值。各种条件对于价值实现 的影响被称为档案价值实现的条件律。
•
实现档案价值的规律性
3. 档案价值的条件律 条件涉及的因素主要有三个： 社会环境 社会档案意识 档案管理水平
•
档案与文献 二者之间的区别 ：
2. 文献注重历史文化价值，档案则既注重历史 文化价值，又注重现实性的查考、实用价值；
3. 文献内容一般较系统、完整，而档案则包括 大量的片段性零星记录在内 。
•
档案与文书
两者之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系。 文件转化为档案的三个条件：
1.
办理完毕的文件才能作为档案
4. 档案是社会组织或个人在社会实践活动中直 接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的 固化信息。
• 对档案概念的理解 1. 社会性 只要有人类社会活动，就会产生文件并转化 为档案。 2. 历史性 档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚 未形成的东西。 3. 确定性 档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固 化、恒定性。
• 档案管理工作 6. 档案的编辑与研究工作 编研工作主要有编辑各种档案文献汇编、编 写档案文摘和各种类型的档案参考资料、编 史修志。
7. 档案的统计工作：以数据的形式反映档案和 档案工作的情况，揭示档案工作的规律。 8. 档案的利用工作
•
档案行政管理工作（档案事业工作） 档案行政管理工作是对全国档案工作 进行统筹规划、组织协调、统一制度、 监督指导、依法治档的活动。 它由各级档案局、各单位的档案处、 档案科构成。
• 档案起源诸说
1. 文字是产生档案的必要条件。
2. 文字与国家的出现是产生档案缺一不可的
条件。
3. 原始记事方法形成的记录就是档案，如结
绳、刻契、编贝、结珠等。
秘鲁印加人结绳记事
木刻条痕记事
•
中国档案起源
1. 传说中的皇帝时期仓颉造字是中国文字的起 源。 2. 郭沫若认为：西安半坡村出土的距今6000 年左右的陶器上的刻画符号，就是中国文字 的起源。 3. 商代甲骨文，是迄今我国大量发现的最早的 较为系统的文字和古代档案。
2. 科技档案：人们在科研、生产、基建活动中形成 的档案。（如科研档案、设备档案、产品档案、 工程档案等） 3. 专门档案：除文书和科技档案之外，所有在专门 活动中形成的档案。
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建国前的档案与建国后的档案 革命历史档案 建国前的档案 旧政权档案 建国后的档案：中华人民共和国时期档案
第四节 档案的源流
•
档案与文书 二者之间的区别 ：
2. 二者的概念内涵，尤其是本质不同。文书本 质上是人们处理、解决现时性具体事务、问 题的信息传递工具。而档案的本质则是已往 社会实践的原始记录物。
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档案与图书 关系密切：都是信息的一种实存形态。
区别明显：
1. 二者的本质不同。档案本质上是人们在社会 实践中直接形成的原始记录。图书本质上是 系统知识的结晶。
档案管理学
2008年9月
第一章 档案概论
• 第一节 档案的概念及其基本含义
• 第二节 档案与相关事物的关系
• 第三节 档案的种类
• 第四节 档案的源流 • 第五节 档案的价值与作用
• 1. 2. 3.
第一节 档案的概念及其基本含义
档案的概念 档案是办理完毕仍有价值的集中保存的文件 档案是保存备查的历史记录 行业定义 ：国家机构、社会组织或个人在社 会活动中直接形成的有价值的各种形式的历 史记录 。
帛书
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我国档案及其名称的演变 1986年在甘肃天水放马滩一座西汉墓中，出 土了约公元前179——前150年间的纸质地 图残片，是目前所知世界上最早的纸质档案。
5. 纸质档案
•
我国档案及其名称的演变
6. 音像档案
是指机构和个人在各种社会活动中形成的记 录声音或影像的档案，包括照片、影片、唱 片、录音带、录像带等 。
中介性、可替代性、可传输性、可共享性等。
但档案信息又具有自身的某些特性，它是一
种原生信息，是诸种信息中最重要的一种信
息。主要表现为原始性和回溯性。
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档案与文献 文献一般是指前人留下来的历史文化价值较 高，内容较系统完整的信息记录。 二者之间的区别 ：
1. 本质不同：档案是社会实践的原始记录，是 第一手的原生信息。文献则不论是否原始记 录，非原始记录性的信息记录也可成为文献。
实现档案价值的规律性
1. 档案价值的扩展律 由于档案具有原始记录性、内容与版本的惟 一性等特点，档案价值是可以扩大和发展的， 它的扩展具有一定的规律性，可称为档案价 值的扩展律。
• 实现档案价值的规律性 1. 档案价值的扩展律
档案价值的扩展主要表现为两种形式：
由于价值主体扩展而导致的档案价值扩展 主体扩展原因： 档案作用从形成机关向社会扩展 档案机密程度的递减
由于档案作用性质的变化而导致价值扩展
•
实现档案价值的规律性
2. 档案价值的时效律 是指档案对社会的有用性是有时限的，某些 档案在一定时期内对利用者是有价值的，超 过这个时间限制后则降低或丧失了价值。这 一规律可称为档案价值的时效律。
•
实现档案价值的规律性
2. 档案价值的时效律 档案价值的时效性主要表现为两个方面： 档案与利用者需求之间关系的时效性 档案价值形态的时效性
其次，从档案的形式特征看，文件上保留着真切
的历Baidu Nhomakorabea标记。
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档案价值形态
1. 凭证价值和情报价值 档案是事实、知识和经验的记录，它的这种 可靠的广泛的可资参考的特征，构成了档案 的又一基本价值——情报价值。
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档案价值形态
2. 现实价值和长远价值
现实价值是指档案对现实的社会实践活动所 具有的有用性。 长远价值，是指档案价值的时效性可以扩展 到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足 社会各方面利用者的需要。
第二章 档案工作
• 第一节 档案事业构成
• 第二节 档案机构
第一节 档案事业构成
• 档案工作的内容 档案工作，从广义上说，包括档案管理工作、 档案行政管理工作、档案教育工作、档案科 学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作 与交流工作等。那么，狭义的档案工作主要 指档案管理工作。
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档案管理工作 档案管理工作，是指用科学的原则和 方法管理档案，为党和国家各项事业 提供档案服务的工作。 它的基本内容包括：档案的收集、整 理、鉴定、保管、编目与检索、编研、 统计和利用服务。
• 档案管理工作 1. 档案的收集工作 将分散的文件、档案集中起来。 2. 档案的整理工作 主要包括区分全宗、全宗内档案的分类、立 卷、案卷或文件的排列和编目。
• 档案管理工作 3. 档案的鉴定工作：判定档案的保存价值，确 定档案的保管期限。 4. 档案的保管工作：采取各种措施，维护档案 的完整与安全。 5. 档案的编目与检索工作 编目主要是编制目录、索引、指南等检索 工具；查检就是查找档案和档案信息的工作。
毛公鼎
石鼓文
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我国档案及其名称的演变
3. 简牍档案 自商周直至东晋时期，特别是从周代到汉代 1000余年之间，多用竹片和木板撰写文书 与保存档案，因此，通常称做“简牍”、 “简书”等 。如：“居延汉简”
简牍档案
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我国档案及其名称的演变
4. 缣帛档案 缣帛是古代丝织品的通称，缣帛质地优良、 柔软轻便、幅面宽广，宜于绘画书写。 缣帛档案最早发现于1942年被盗掘的长沙 战国楚坟墓 。
•
对档案概念的理解 档案是人们在社会实践中直接形成的原始性 信息记录 。 这是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的 本质所在。 也是从根本上决定着其管理方 法的基本取向。
4. 原始记录性——档案的本质特性
第二节 档案与相关事物的关系
• 档案与信息
档案是信息的一种实存形态，它所记载的
内容是一种信息，具有信息的一般属性，如
1826年，法国人尼普斯拍摄了世界上第一 张照片，这是世界上最早的照片档案。
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我国档案及其名称的演变
7. 电子文件（电子档案）
是由计算机生成和读取，并以数字代
码记录的文件。
第五节 档案的价值与作用
• 什么是档案价值
档案价值，是指档案对国家、社会组织或个人的有 用性。它是主体与客体之间的关系范畴。客体的属 性是构成价值的客观基础，而主体的需要是构成档 案价值的前提。
•
档案行政管理工作（档案事业工作） 主要内容是：以档案行政部门为组织协调中 心，培训和提高档案工作人员的行政能力和 水平，依法行政，通过调查研究和加强管理， 完成规划制定、统一制度、行政监督、组织 协调、业务指导和咨询服务的任务，提高档 案行政效率，从而促进档案事业整体水平的 提高。
•
档案价值形态
3. 第一价值和第二价值
第一价值，是指档案对于其形成者所具有的 价值，其价值主体是档案形成者； 第二价值，是指档案对社会即除档案形成者 之外的其他利用者所具有的价值，其价值主 体是非档案形成者。
•
档案的作用
1. 行政作用
2. 业务作用
3. 文化作用 4. 法律作用 5. 教育作用
•
过加工提炼后的系统性知识。
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档案与资料 考的材料均可称之为资料。它的外延
要大于档案，与档案是属种关系。
1. 广义的资料是一切可供利用、可供参
2. 狭义的资料是指档案之外的其他参考
资料。
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档案与文物 文物是有文化价值的历史遗留物 实物类文物 文物 文献类文物（兼有档案的特性） 实物类文物：非记录性 区别 实物档案：所记录的内容、信息的 清晰性与明确性
泥塑人物像（明）
宫廷大红绸衬衣（清道光）
文徵明的兰竹图（明）
仁字印章
第三届国际民俗摄影展
每天早上总有一些不愿意去 幼儿园的孩子被无奈的送来
第三届国际民俗摄影展
他们在小的时候就学会了互相帮助
第三届国际民俗摄影展
爱美是女孩子的天性，午睡后 什么也不做就等老师帮忙梳头
第三届国际民俗摄影展
今天妈妈又来晚了
2. 对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考 利用价值的文件 3. 按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为 档案。
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档案与文书
二者之间的区别 ：
1. 档案的实存形态不仅仅是过去的文书，还包 括大量非文书类的原始性记录物。而且过去 的文书也并非都能转化为档案，只有原始记 录性强，查考价值高且文书处理程序完毕的 一部分文书才能转化为档案；
泥板档案
纸草档案
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我国档案及其名称的演变
1. 甲骨档案
甲骨档案是商周时期的档案，从出土
实物和可靠的记载来看，甲骨档案主
要集中于商代。
甲骨档案
水至清则无鱼，人至察则无徒
车
男
• 我国档案及其名称的演变 2. 金石档案
金文一般是指冶铸在青铜器上的文字。
金文始于商代，到了西周时期，青铜器手工业大 力发展，金文档案的内容相当广泛。出土于陕西 岐山的西周晚期的《毛公鼎》，是金文的经典名 作。 石刻档案，殷代有极少数石刻，东周以后逐渐增 多。最著名的是东周初年的10块“石鼓文” 。
•
1.
外国档案起源
古埃及大约在公元前3000年前后发明了文字，早 期的档案有泥板档案、纸草档案。
2. 两河流域，苏美尔人约在公元前3200年产生了最 古的图形文字，是后来两河流域楔形文字的前身。
早期的档案有泥板档案和石刻档案。如：古巴比伦 王国颁布的《汉谟拉比法典》，原文就是刻在一 个玄武岩石柱上的。