中文书信格式及要求

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中文书信格式及要求

中文书信内容的结构,主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。

1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称,主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑

关系、长幼关系等而定,一般都用“敬语+称谓”的形式组成。如:“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如:“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。

2、启词启词是信文的起首语,可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”;思怀式的“久不通信,甚为怀想”、“去国半载,谅诸事顺遂”等;赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等;承前式的“上周曾发一传真件,今仍具函,为××事”,“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象,不论内容,一律以“您好”为书信之启词,实在极不恰当。此外,公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”;“顷闻、顷悉、顷获”;“欣闻、欣悉、欣逢、值此”,以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语,以提领全文。

3、正文正文是书信的主体,是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说

一件事,也可以兼说数件事,但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁,并注意情感分寸,不应有昵亵轻狂之嫌,也不可显侮蔑轻慢之意。

4、酬应过渡正文结束时,可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信,经过

此次合作,双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡,如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”,或“肃此专呈、肃此奉达”,也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”,以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等

等。

5、祝颂词书信的最后,写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同,书信

内容各有不同,祝颂词的写法便呈多种多样。一般说来,有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等,有时,因过渡词含有明显的祝颂义,也可省去祝颂

词。

6、签署书信的签署以写信人全名为要,不能只签个姓氏或习惯称呼,如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等,而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者“××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天,许多书信都以计算机制成,但即使已打印了姓名,仍应再以手书签署一遍,这既表信用,亦示诚意。对某些特殊对象,署名后应有具名语,如“谨上、谨呈、敬述”等,以表示对受件者的尊重。

7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素,书信自然不可缺了这一项。日期必须准确,表现出写信人的负责态度,而万一记错日期,也许会因此而误事。

中文书信行款规范

1、字迹端正清晰,易于认辨。不写错别字,不写错句。单字不成行,单行不成页。

2、一页纸上至少有三分之一是话语长度跨两行以上的,不宜满页尽是长度不跨行的短

句。

3、礼仪性的贺信、唁函、邀请书等不宜太长,但不能少于100字,书写时亦应注意在整

页纸上的布局合理,不能一页大纸上就两行小字,这既不美观于样式,又乏诚意于情分。

4、不可用红墨水、红圆珠笔或铅笔写。

5、对境外华语地区通信,要兼顾当地汉语书信的表达习惯。

6、信笺折叠应是文字面朝外,受件人称呼朝外。信笺折叠宜简单地横竖对折,不宜折成

燕子状、花瓣状,这种折叠法不宜用于工作信件,会影响工作信件的严肃性。

7、信封使用要按国家邮政总局的有关规定,不可随意印制或改制。信封书写也应按我国

邮局规定的规范行事。收件人姓名后可用“钧启、公启、安启、亲启”等,但倘为明信片、则应用“收”字,明信片的寄件人后也不能写“缄”而应写“寄”。

8、邮资要付足,不要寄欠资信,以免因退回补足邮资而造成时间上的延误,邮票贴法要

规范,但勿与地址太近,以免盖邮戳时将门牌号码遮住,造成投递麻烦。邮资总付的信件,要与邮局相关部门妥善交接。航空信的标签要明显。

商业信函的写作要求

商业信函不同于文学创作。文学作品忌显不忌隐,忌直不忌曲,而商业信函应清楚明确,不隐不曲。商业信函的写作要求是:

1)主题突出,观点明确

商业信函是为开展某项商业业务而写的,具有明显的目标。信文内容应紧紧围绕这一目标展开,不要涉及无关紧要的事情,以免冲淡主题;也不必象私人一般信函那样,写入问候、寒喧一类词语。向对方提出的问题要明确,回答对方的询问也要有针对性,不能答非所问,或故意绕弯子,回避要害。鉴于商业信函往来涉及经济责任,所谈事项必须观点明确,交待清楚。例如答复对方订货要求时,必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等,一一交待清楚,切忌含混不清,以免日后纠纷。

2)面向对方

为促进双方经销往来,信函应给对方一个好的印象。因此,在写信之前,要设身处地想一想:对方的需要:对方的处境、利益与困难;如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求,还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度,接受能力等,使对方正确理解信中所谈内容。

态度诚恳是指信文内容应实事求是,不要夸夸其谈,弄虚作假。同时即使对方提出的要求不能接受,也应用委婉地语气加以解释,以求保持良好关系,不致损害以后的买卖来往。

3)实事求是,谦恭有礼

经商往来要求实事求是,遵守职业道德,维护企业与个人的信誉,不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩,以谋求不正当利益。谦恭有礼不是仅说几句客套话,而是要尊重对方,讲究文明礼貌。例如,收到对方来函,应尽快给以答复,拖延回信的做法是不礼貌的。

4)结构严谨、首尾圆合

结构严谨,要做到这一点应在动笔之前,首先把所要写的内容有条不紊地组织起来,列成提纲或打草稿,以免结构松散,首尾脱节。

商业信函的特点是开门见山。可在信的开头直接进入主题而不落俗套。在信的结尾可提出各种希望等。

5)语气平和,用词准确

为了达到买卖往来的目的,注意写信的口吻与语气是很重要的。商业信函的语气要平和,要平等相符,不得用命令或变相威胁的语气,要做到不卑不亢。

用词准确,不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。用词不当或不准确,常常会使对方

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