采购业务管理制度

采购业务管理制度

为明确采购业务管理的相关部门和岗位的职责权限，确保办理采购业务的不相容岗位互相分离、制约和监督，加强公司采购内部业务工作管理，结合公司的管理要求和实际采购业务情况，特制定本制度。

第一章采购业务及其分类

第一条采购业务的不相容岗位至少应包括以下五个方面：

1、请购与审批

2、供应商的选择与审批

3、采购合同的拟定、审核与审批

4、采购、验收与相关记录

5、付款的申请、审批与执行

第二条采购业务的活动流程主要包含供应商的选择、供应商的确定、请购、合同拟定、合同签订、采购、验收入库及付款。涉及的表单主要有《供应商信息表》、《拟采购产品信息明细表》、《年度合格供应商名录》（含补充）、《供应商新增审议单》、《请购单》、《印鉴使用审批单》、采购合同或订单、《产品入库单》、《付款申请单》等。

第三条公司实际采购业务按其采购的内容可分为生产材料、生产用具、外购燃料及动力、劳务、研发材料、低值易耗品、资本支出、特殊服务。其中：

一、生产材料主要包括原材料、半成品、零部件、标准件、包装材料等；

二、生产用具是指为了生产的需求所持有的使用寿命长（大于一年）但达不到公司进行固定资产管理要求的实物资产，如工作台、游标卡尺、电动工具等；

三、低值易耗品是指企业除对生产材料、生产用具、设备、外购燃料和动力、研发材料等由专设的会计科目进行核算以外，对有实物形态物资的零星采购的开支，其主要特点是商品单价较低，用量单一，多为一次性、零散购买，主要包括办公文具用品、清扫卫生用品、警卫消防器材、劳保用品、服装、绿化环境的花草树木以及企业资产分管目录没有明确规定的物资；

四、资本支出主要包括在建工程、固定资产购置及改扩建、融资租赁等；

五、特殊服务指由中介服务机构或企业所提供的单次支出金额较大但不经常发生的服务项目，主要包括保安、保险、广告、法律、评估、证劵和审计等。

第四条本制度仅适用于生产材料、生产用具、外购燃料及动力、劳务、研发材料、低值易耗品的采购业务。

第二章岗位职责

第五条各岗位在采购业务中的职责

一、总经理岗位的职责

1、参与审核公司年度采购预算和采购计划；

2、审议批准合格供应商名单；

3、在审批权限内，审批预算及计划外采购项目；

4、审批采购订单和采购合同；

5、审批付款申请；

6、组织进行合格供应商的选择和评审工作；

7、审批特殊事项；

二、部门主管领导的职责

1、审核主管部门年度采购预算和采购计划；

2、授权范围内审批采购合同或订单、请购申请、付款申请、采购报账；

3、审核特殊事项；

三、财务总监岗位职责

1、参与审核公司年度采购预算和采购计划；

2、审核预算及计划外采购项目；

3、审核采购订单和采购合同；

4、参与合格供应商的评审工作；

5、授权范围内审批付款申请（主要从资金使用方面）；

四、采购经理岗位职责

1、编制生产材料的采购预算和采购计划；

2、在授权范围内签订采购合同；

3、办理生产材料的采购及退换货事宜；

4、进行市场调查，寻找供应商；

5、建立、更新与维护《供应商信息表》、《拟采购产品信息明细表》、《年度合格供应商名录》（含补充）；

6、参与对供应商质量、交货情况等的评价工作；

7、提出生产材料的采购付款申请；

8、采购制式合同的拟定；

9、提出新增供应商的申请；

五、财务部经理岗位职责

1、参与审核采购订单和采购合同；

2、授权范围内审批付款申请；

3、审核付款申请、采购报账；

六、会计岗位职责

根据原始凭据，出具付款凭证；

七、出纳岗位职责

根据付款凭证，支持付款；

八、部门经理岗位职责

1、编制本部门年度采购预算和采购计划；

2、向采购经理推荐提供部门所需物资的合格供应商；

3、审核、批准、执行部门采购及退换货事宜；

4、提出采购付款申请；

5、指定专人负责登记部门采购及领用台账；

九、技术部岗位职责

1、提供对所购物资的专业技术建议；

2、参与对特定物资的技术检验工作；

十、仓储岗位职责

1、负责对生产用材料的入库验收、标识、保管及收发工作；

2、提出对生产用材料的请购申请；

第三章采购基本流程

第六条采购业务基本流程

第一步：采购经理进行市场调查，寻找并了解供应商及其产品信息，编制供应商及其产品信息明细表；

第三步：总经理审议批准合格供应商名单，并由采购经理编制《年度合格供应商名录》下发至各部门；

第四步：采购经理及其他部门经理在《年度合格供应商名录》中选择供应商，并拟定采购合同；

第五步：采购经理或其他经公司授权订立合同的人员填制《印鉴使用申请单》随同拟定的采购合同，经财务部审核，根据审批权限经有关领导审批，签订采购合同；

第六步：采购经理、部门经理在其授权范围内办理采购及退换货事宜；

第七步：仓库保管员对所购物资验收入库或部门指定的专人在《部门采购及领用低值易耗品台账》进行登记；

第七步：采购经理、部门经理根据采购合同的要求，提出采购付款申请；

第八步：根据审批权限，相关岗位对《付款申请单》完成审核及审批；

第九步：出纳根据签字完整的《付款申请单》完成采购付款；

第四章供应商

第七条采购经理可以通过市场调查、部门经理的推荐及其他途径来寻找供应商。

第八条采购经理应当了解供应商的经营规模、范围、地址、联系人、联系方式、交易资料、开票资质、税率及开票条件等，记载于《供应商信息表》存档备用。

第九条采购经理应当了解所需产品在不同供应商的商品质量、性能、报价、交货期限、运输条件、售后服务等信息，并编制《拟采购产品信息明细表》，以供选择时参考。

第十条各项商品的合格供应商至少应有三家（独家供应或总代理等特殊情况下除外）。对未达公司标准的商品，采购经理应及时开发新供应商。