酒店采购流程的管理漏洞和优化建议

酒店采购流程的管理漏洞和优化建议

采购部门是酒店管理运营中的重要部门，酒店采购部门的工作流程是否规范、工作效率高不高直接关系到酒店的运营效率和服务水平。本文基于对酒店行业采购部门的调研和访谈，对酒店采购流程的管理漏洞做了梳理，并提出相应的优化建议。

标签：酒店；采购流程；内部控制

一、采购部门在酒店运营中的地位

酒店所需的物品都需经过采购部采购，采购部是保障酒店正常运营的重要部门，同时也是降低酒店成本费用的关键部门。在酒店运营中充分重视采购环节，提高采购部的工作效率，及时发现管理漏洞，优化采购流程，可以提升酒店的运营管理水平。采购部是酒店内的物流集散枢纽，与各个部门之间联系十分密切，酒店的一线经营部门如客房部、餐饮部、前厅部每日的工作流程都需要采购部的保障，二线保障部门如财务部、行政部、工程部等部门也离不开采购部门的供应和传递。采购部门同其他业务部门之间的关系是否融洽有序，关系到酒店的运营效率。同时，采购部是酒店内重要的成本控制中心，影响到酒店的成本管理水平。采購部门虽然不直接向客人提供服务，但采购部门的工作终会影响到酒店对客人提供服务的质量。

二、酒店采购流程的管理漏洞

（一）采购部门组织结构不合理。对采购员缺乏有效监督

采购部门的组织结构设置同酒店的规模、人员配置、管理水平等密切相关，部分酒店因人员有限，无法设置单独的采购部，由财务部门团队兼任。在调研中发现有的酒店存在采购主管一人负责大部分酒店采购任务的现象，虽然审批制度和审核流程也按照逐级审批的制度，但是管理层往往无法过问到具体细节，只是简单核对或者直接签字，无法起到审批和监督的作用。从询价的过程及结果到最终供应商的选择，这些复杂的过程，在实际工作中往往由采购员一人决定，岗位设置虽然受到高级别岗位的牵制，但操作过程并不透明，缺少外部的监督。

（二）采购计划不科学或不完整

采购计划是采购整个过程的起点，有着重要的管理意义，然而实际运营中，很多酒店的采购工作却缺乏计划性。如对于酒店仓储物资，仅仅依靠仓库管理人员经验，来判断存货是否充足，并根据主观经验来决定采购时间和采购数量。这种相对简单的管理方法，不能科学的预测采购节点，不是导致仓库存货过多造成资源浪费，就是导致存货不能满足紧急情况的需要，影响到服务质量。

（三）采购操作不规范，降低了采购效率

酒店管理制度中通常会对采购环节设置相应的控制要求，然而在实际操作中，这些要求并未被非常严格的执行或把控。部分酒店的采购订单操作不够规范，金额较大的固定资产或工程物资等项目的采购通常会比较严格的执行流程并签订合同外，每日大多采用电话等方式，由采购员直接向供应商下订单。这种操作方式虽然高效、灵活，但却存在相当大的守约风险。收货部门对所送货物的质量也不易把握，易与供应商发生争执。

三、酒店采购流程的优化建议

（一）选用合适的采购人员，使其具有专业水平

酒店应重视采购部门人员设置和配备的合理性，采购主管和采购员的职责要分工明确。酒店在选任采购人员时，应避免所任用的采购人员与酒店高层领导间存在亲属、朋友等关系。坚持严格的用人原则，选拔坚持原则、责任心强、为人正直的员工来从事采购工作。另外，酒店选任采购员时，还应考虑其专业水平，酒店采购的商品品种复杂，对采购人员的素质要求比较高，尽量选用能够鉴别商品优劣，懂得商品相关知识，对采购市场和餐饮市场有较深的经验，熟悉食品原料标准和质量的人员。

（二）改进监管方式。设置采购监督管理小组

在对酒店的采购过程中，要保证采购货物的质量，设立相关的检查小组和采购审查员来进行督促也是非常有效的一项措施。例如，在饭店的食材、调味品等检查中，对于存放时间比较长的或者不能使用的，要严格检查，从新购买；对容易变质或者易融化的食品要进行冷藏处理。检查小组的人员应当定期复查供应商的商品质量和报价，保证对客人的服务质量。

（三）制定科学有效率的采购计划

酒店应制定采购计划，科学安排采购任务，尽量避免由采购管理员凭经验判断库存的数量而产生的弊端，提高酒店的库存管理水平，降低库存成本。可以由采购监督管理小组的成员，共同负责审议每年的采购预算、年度采购计划、重大招标项目、供应商评审、采购部工作考核等事项。采购计划作为采购的第一步，其制作水平的高低直接关系着整个采购活动的成败。采购计划包括年度采购计划、月度采购计划、每日采购计划、紧急采购申请等。

（四）提高采购环节操作效率

要控制环境改进、加强信息的沟通和监督，保障良好的库存和产品的质量，提高采购环节操作效率，通过对供应商的选择，激励和考察，让他们供应优质的产品。另外，在酒店的管理过程中，采购人员要制定标准化的订单，来防止合约造成的风险性，再通过加强机构的改变过程中来动态实现机制、有效地监督。信息化的手段也可以提升采购管理的水平，促进标准化和规范化。