(完整版)档案整理归档移交服务方案-直接可用巨全通用版

工作方案

XXXXXXXX非常荣幸参与贵单位“XXXXX档案整理归档移交服务项目”的投标，根据目前土地储备档案管理工作内容较多，其需求的信息资源量较大，传统的档案管理方法及技术已经远远不能满足现代信息技术高速发达的社会需求，土地储备档案管理的信息化与电子档案管理技术已经成为必要趋势的情况，结合项目难度，我单位特制订工作方案如下：

一、用户需求响应

（一）项目整体理解及依据

我单位将通过人员、设备、技术、管理等，对接收的档案进行专业化的归档、整理、著录、扫描等加工，形成规范的入库档案和规范的档案电子数据库，并达到XXXX市档案局要求。具体依据如下：

1、《中华人民共和国档案法》；

2、《归档文件整理规则》；

3、《档案著录规则》；

4、《纸质档案数字化技术规范》；

5、《XXX省档案管理条例》；

6、《XXXX市档案管理条例》；

7、其他相关参考文献。

（二）项目工作流程

1

1、档案出库：我单位将指定专人对需要进行数字化处理的档案进行调档，并与贵单位指定的专人一起做好档案的清点交接工作，并做好移交记录。主要记录事项有：时间、档案数量、归档号、人员确认签字、入库时间(档案归还时填写)。

2、档案整理归档：档案整理归档严格依照国家、省市及行业档案整理归档的有关规定和要求。按档案整理归档有关规定和要求，对档案分类方法、档案归档范围及保管期限、档案目录等进行重新审查、修改和编制。已立卷的档案，要对档案顺序、文件编排顺序的合理性、档案材料的合理性、完整性及整理、装订、归档方法进行重新梳理。未立卷的档案材料，要进行分类、整理、加工、装订和归档。档案的分类、加工，档号、页码编制，索引、著录，组卷、装盒、装订，卷内封皮、目录和备考表等，均依照国家档案管理方面的规定和要求。盒面和脊背中的编号、文字、数字等标示，应采用打印或模章加盖。档案的入库上架：验收合格的档案，并在指定档案库房入库上架。

3、档案扫描：档案扫描将依据《纸质档案数字化技术规范》的要求进行扫描。

4、图像处理：档案分批扫描交由专人对图像进行检查处理，使之符合项目质量要求。

5、数据处理：扫描质量、格式转换、数据整理、加工及成果提交，均依照国家、省市有关电子化档案归档和要求。图像处理完成后，经过多次

2

检查，在保证图像质量和数据正确后，保证电子档案与原件一致，完整、端正、整洁、清晰。数字化档案存储要以纸质化档案案卷目录、卷内目录一一对应对应存储，并提交成果刻录备份光盘，一卷档案的成果应刻录在一份光盘上，不能拆分。光盘封面要根据分盘时生成的索引项打印光盘编号与档案编号对应的光盘标签。提交光盘刻录表一套，记录光盘号与案卷内容。加工过程中，保持原档案资料的完整和整洁，保证不损坏和丢失原档案材料。

6、档案材料装订与分盒：纸质档案扫描、质检工作完成后,由装订人员把档案恢复装订，按哈尔滨市档案局要求分类装盒。

7、数据的抽检与验收：在档案数字化处理过程及结束时，贵单位可派专人依据国家档案局下发的《纸质档案数字化技术规范》的要求逐批次对己完成的电子档案与原始档案进行抽查验收。

8、档案回库：上述工作完成以后，由专人将档案送往哈尔滨市档案局进行档案移交，并将移交书及时送交哈尔滨市土地储备中心。

二、数字化加工平台软件

（一）Synology Drive

我单位日常办公的软件Synology Drive，将作为加工平台软件，Synology Drive 具有从1TB到数百TB的超大存储容量，且文件随时随地储存、访问和共享文件，更有简化异地办公室文件共享功能，工作人员可以保留和还原多达32个版本，以便还原到特定时间点，同时Intelliversioning

3

可帮助我们保留更加重要的更改。本项目适用该软件部分功能，其工作原理及功能如下图：

（二）ProcessOn

ProcessOn是一个在线作图工具的聚合平台，它可以在线画流程图、思维导图、UI原型图、UML、网络拓扑图、组织结构图等等，无需担心下载和更新的问题，不管Mac还是Windows，一个浏览器就可以随时随地的发挥创意，规划工作。

三、硬件选型的合理性

4

（一）档案整理装订工具

网线、插座、装订机（工具）、手指套、记事本、笔、针线、装订工具、耗材等。

（二）档案数字化设施设备

高速扫描仪，平板扫描仪、零边距扫描仪，计算机（液晶显示器）、服务器、移动硬盘、刻录机、UPS电源、交换机、激光A4打印机。

（三）日常办公设施

加湿器、空调。

四、档案安全控制

（一）确保电子档案载体物理上的安全

确保电载体物理全全,就为是要创造适合于光盘介质保存的环境，严格控制温湿度，配备磁盘柜，载体应直立排放，要避光、防尘、防变形，并要远离强磁场和有害气体等。

（二）确保电子档案准确

电子档案是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中必须依赖于电子计算机软、硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式，这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程，除了要对电子档案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存或转换。

（三）电子档案的访问控制与电子科技档案传输、传递控制

5

电子档案管理系统通过内部访问控制机制实现对文档服务器访问的强制控制。具体做法是：根据各类人员的级别、层次划定其使用权限，并依次向管理系统注册登录。在访问中，由系统自动判定使用者身份及其所能使用功能的范围，并由系统自动对各种操作的路径进行跟踪记录。档案管理部门应严格执行电子档案“使用权限保护”和密钥管理的规定。

五、服务质量保障

（一）纸质档案整理、装订、归档方案

1、整理原则

（1）安全性：保证档案实体的安全和档案信息的安全。

（2）完整性：在档案的整理和数字化过程中，需要对原来装盒组卷的档案拆分和重新装订，尽量保证其完整性。

（3）原始性：确保档案信息的原始性，保证档案中的任何有效信息保持原样，不覆盖、不损失档案的任何原始信息。

2、整理步骤

（1）承接登记

项目开始后，首先是要将档案从客户档案库房中转移到加工现场的临时场所。在转移之前，双方共同在现场完成档案的逐卷清点工作，并登记承接时间、总共卷数、每卷档号、页数等信息，并有双方负责人在清单上签字。清点交接工作必须认真仔细，逐笔核对，不允许出现任何差错。

（2）拆分编号

6