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254388 商务秘书实务 PPT课件[167页]
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助理级秘书
助理级秘书也常被称为 “见习秘书”,包括接 待员、打字员等,其主 要工作内容是打字、接 待、电传、管理办公用 品、管理办公环境、处 理电话、分送信函、预 定约会等。
文书级秘书
执行级秘书
文 书 级 秘 书 也 常 被 称 为 执行级秘书包括业务秘 “正式秘书”,其主要工作 书、行政秘书等,在一些 内容是起草、打印文稿,收 企业中被称为助理、专 发、处理文书,完成上司临 员、专务等。其工作内 时交办的事项,笔录口授文 容主要是协助上司做办 件,负责会议的记录,为上 公室和业务部门的有关 司的报告和文件的撰拟收 工作 集和组织材料,等等。
二、商务秘书的知识结构
(一)知识构成层次
1.基础知识 基础知识是秘书知识大厦的根基,只有根基坚实宽厚, 才有可能谈到创新能力和应变能力等展现综合素质的 东西。基础知识主要包括社会文化基础知识和自然科 学基础知识。
2.相关之四海 相关知识包括金融投资、财务处理、税务处理、国际贸 易、企业战略决策、企业资本运作、企业经营管理、企 业法律法规运用、企业危机管理、企业人力资源管理、 商务沟通、商务谈判等方面的知识,还包括经济学等方 面的知识。
利益性
商务活动的任何一方都是以 追求和实现经济利益为目标 和归宿的,离开了经济利益, 商务活动就失去了存在的价 值。
竞争性
商务活动的竞争性要求商务秘 书熟悉和运用商业原则,准确 地掌握商务秘书的工作内容、 职业技能和职业规范,卓有成 效地将专业知识、综合能力和 实践经验整合运用于商业运作 之中。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
行政级秘书 行政级秘书包括办公 室主任、行政经理、 行政总监、经理私人 助理等。其主要工作 内容包括参与决策,监 督检查,辅助管理,设 计工作岗位,制定工作 流程,等等。
秘书基础与实务PPT课件
二、秘书机构设置的组织模式
由于秘书工作内容任务不同，其机构设置的数量和组织形 式也不一样。
有的秘书机构——办公厅，其下设的部门齐全，层次分明， 分工细致，人员众多，如党中央、国务院办公厅，下面还 设置有秘书局、档案局、信访局、后勤管理局等；
有的机关却事无巨细，由一个秘书机构或一两个人包揽， 如乡镇政府或较小单位只设置一个办公室，总理各种综合 性服务工作。
秘书基础与实务
什么是秘书 什么是秘书工作
协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接 待、办理文书和交办事项的人
第一章 商务秘书概论 第一节 秘书、秘书机构
一、秘书机构的含义与名称 二、秘书机构的组织形式 三、秘书机构的设置原则
一、秘书机构的含义和名称
秘书机构亦称秘书部门，是从属于各级领导机关，直接为各 级领导机关提供综合辅助性服务的办事机构。它是各级机关、 单位的重要组成部分。有广义和狭义之分。
这些差异性是由机关级别的高低，所负职责大小，工作任 务的繁简难易等因素决定的。
反映在秘书机构设置的组织模式上就有 综理制和分理制的区别：
综理制与分理制
（一）综理式：不采用分部门办公形式，而由秘书部门——办 公厅（室）统一分派人员办理机关的一切秘书事务。这适合工 作量不大的机关单位。如大多数企事业单位和市县人大、政协 办公厅。
又分工合作；既不疲劳又不空闲；能在必要的时间完成规定 的各种任务；做到纵向层次尽量少；横向幅度可适当加大。 （二）有序高效原则：根据服从并服务于领导工作需要和 外来人员办事联络需要以及秘书活动范围、工作流程顺序来 合理设计。做到各办公室的位置排列科学、房屋的面积适当、 室内空间适度、座位同向次序排列，合理有序，以免相互干 扰，以提高工作效率。 （三）分级管理原则：凡有权力独立负责某项事务的单位， 凡有一定数量的工作人员和收发文数量，都会设置秘书机构。 如人大、政协、政府、政党、军队等。秘书机构是分级管理， 即各级秘书机构只受直接的领导机构管理，形成封闭的“块 块”关系，而不会也不能形成垂直的“条条”关系。
《新编商务秘书实务(第3版)》教学课件2
三、沟通
1．横向沟通 （1）横向沟通中的障碍
“部门本位主义”和 员工短视倾向
“一叶障目”，对公 司组织结构的偏见
商务沟通与接待
性格冲突 猜疑、威胁和恐惧
三、沟通
1．横向沟通 （2）横向沟通的策略
商务沟通与接待
选择针对性的 沟通形式
树立“内部客 户”的理念
耐心倾听而不 是叙述
换位思考
三、沟通
2．纵向沟通
二、来客接待
1．接待的含义
商务沟通与接待
接待工作，是指组织在对内、对外的联络交往中所进行的接洽招待 工作。一个组织在社会这个大网络中有着许许多多的内外联络，这些联 络大都要通过办公室这个枢纽部门来进行。
二、来客接待
2．接待的分类
商务沟通与接待
角度 接待对象的国别 组织关系
类别
内宾接待 外宾接待
上级来访 下级来访 平级来访 公众来访
一、电话事务
商务沟通与接待
现代社会，电话已成为人们处理日常事务的重要工具，尤其 是秘书部门的工作，上传下达、内外沟通、左右联系……很多都需 要通过电话来进行。礼貌、准确、高效地接打电话是秘书的一项 重要业务技能。秘书通过电话所展现出来的电话形象，对于营造 一个具有和谐人际关系的工作环境，树立组织的良好形象，提高 组织的美誉度，都有着直接的影响。
新编商务秘书实务
国家十三五规划教材 · 现代秘书系列
项目2
办公室事务管理
子项目1，办公环境管理 子项目2，办公室时间管理 子项目3，商务沟通与接待 子项目4，办公室值班管理 子项目5，常用办公设备与办公用品管理
商务沟通与接待
项目任务
天骏公司有客户来访，行政部秘 书肖琳需要进行合理地接待和沟 通。
商务秘书实务第二版共24页
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按其责任的大小和能力素质的高低划分（2）
再次是执行级，它包括业务秘书、行政秘书等。其工 作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作。 如处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集 资料，管理档案，收发传真、电话，计划管理上司的 时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监 督检查上司下达的工作，做信息收集工作，协调横向、 纵向的各种关系，辅助决策。
第四，事先要了解时下涉外秘书人才市场的薪水标准，因为涉外 秘书的薪酬标准常常和人才市场的供需状况和大的经济形势密不 可分。面试时当对方提及薪酬问题时，可以根据自己的实力，有 的放矢地提出，但注意不要随便说：“给多少都没关系”或“我 认为我原来的薪酬是某某千元，这次无论如何要高出原来某某千 元。”之类的话，以免雇主认为你对自己的实力缺乏自信，或者 你自以为是，盲目抬高身价等等。
最后是行政级。它包括办公室经理、行政经理、秘书 科长、经理私人助理等。其工作内容主要包括参与决 策，监督检查，辅助管理，帮助上司协调组织内纵向 横向的关系和组织外部的各种关系，指导带领秘书群 体协同工作，知人善任，合理授权，合理分派工作。
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二、商务秘书工作
1、商务活动的特点 交易性 利益性 竞争性
智能化：专业技能、人际关系技能、理 念分析技能
专业化：术业有专攻、行业细分 复合化：多种知识和技能的组合 社会化：国际化、统一化 女性化：女性在管理中整体地位的提升
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第二节商务秘书的素质要求与行为规范
商务秘书的职业道德 商务秘书的知识结构 商务秘书的能力素质
信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、
辅助决策的调查研究工作等。 10
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PS:在我国，一般原则是，与会者坐在车的后排右侧，与司机成对角线位置，主人 坐在后排左侧，陪同秘书坐在副驾驶的座位。
一、接站技巧
会中服务与管理
2．接站工作要求及服务技巧
（1）提前到达接站点，做好迎接准备工作，这能让对方感觉到自己被重视和尊敬。 （2）对来宾礼貌热情，细致周到，减少对方对陌生环境的不适感。 （3）一般采用对等接待或高规格接待。 （4）用语礼貌恭敬，态度亲切自然。 （5）接站现场要对双方人员进行简单的相互介绍。
在大厅一侧设有一张签到桌，上面摆着签到表和笔。发布会虽然时间未到，但已陆续有不少来宾到会， 负责签到工作并发放纪念品的秘书有点应接不暇。看到此情景，莫秘书皱皱眉头，正要打电话去调度一个 人来签到处帮忙，手机铃响了。
来电的是今天大会特邀的重要嘉宾、主管本市经济工作的副市长的秘书小王。小王告诉莫秘书，副市 长和他已在来的路上，可是市长的专车在半路突然出了故障，司机现正在检修，也许会因此迟到。莫秘书 看看时间，按计划半小时之后仪式就要正式开始了，莫秘书立刻决定，让公司正前往接电台记者的商务车 改道前去接副市长一行，原定接电台记者的秘书则转打出租车前去电台接人。
决议等内容记录下来形成的重要会议材料，是反映会议客观进程的原始而真实的信息记载。
（2）会议记录的作用。 ① 会议记录是研究和总结会议的重要依据。 ② 会议记录经整理，可作为向下传达的文件，也可以作为向上级汇报的原始材料。 ③ 会议记录可作为编写会议纪要和会议简报的基础材料和重要的参考佐证资料。 ④ 会议记录是重要的档案资料，在编史修志、查证组织沿革、考核使用干部以及落实政策、
刚刚调整好用车接人的问题，会场的工作人员又跑来反映出现了新情况，由于原来对来宾人数估算不 足，会议准备的礼品和宣传品发完了，有些已到的来宾未拿到礼品和宣传资料，还有一些受邀的来宾还在 来的路上，怎么办？莫秘书迅速指派其中一人到签到处落实已到会人数，并统计出尚未到会的来宾数。落 实人数后，又调度后勤组派人兵分两路，一路前去订购新礼品，一路去加印宣传材料，确保来宾在离会前 能拿到礼品和宣传资料。工作快速处理完毕，抬头一望，接副市长的商务车已经开到公司大门口了。莫秘 书赶紧致电总经理，告知市长专车已到，请他下来迎接。同时，自己面带微笑向大门口迎去……
一、接站技巧
会中服务与管理
2．接站工作要求及服务技巧
（1）提前到达接站点，做好迎接准备工作，这能让对方感觉到自己被重视和尊敬。 （2）对来宾礼貌热情，细致周到，减少对方对陌生环境的不适感。 （3）一般采用对等接待或高规格接待。 （4）用语礼貌恭敬，态度亲切自然。 （5）接站现场要对双方人员进行简单的相互介绍。
在大厅一侧设有一张签到桌，上面摆着签到表和笔。发布会虽然时间未到，但已陆续有不少来宾到会， 负责签到工作并发放纪念品的秘书有点应接不暇。看到此情景，莫秘书皱皱眉头，正要打电话去调度一个 人来签到处帮忙，手机铃响了。
来电的是今天大会特邀的重要嘉宾、主管本市经济工作的副市长的秘书小王。小王告诉莫秘书，副市 长和他已在来的路上，可是市长的专车在半路突然出了故障，司机现正在检修，也许会因此迟到。莫秘书 看看时间，按计划半小时之后仪式就要正式开始了，莫秘书立刻决定，让公司正前往接电台记者的商务车 改道前去接副市长一行，原定接电台记者的秘书则转打出租车前去电台接人。
决议等内容记录下来形成的重要会议材料，是反映会议客观进程的原始而真实的信息记载。
（2）会议记录的作用。 ① 会议记录是研究和总结会议的重要依据。 ② 会议记录经整理，可作为向下传达的文件，也可以作为向上级汇报的原始材料。 ③ 会议记录可作为编写会议纪要和会议简报的基础材料和重要的参考佐证资料。 ④ 会议记录是重要的档案资料，在编史修志、查证组织沿革、考核使用干部以及落实政策、
刚刚调整好用车接人的问题，会场的工作人员又跑来反映出现了新情况，由于原来对来宾人数估算不 足，会议准备的礼品和宣传品发完了，有些已到的来宾未拿到礼品和宣传资料，还有一些受邀的来宾还在 来的路上，怎么办？莫秘书迅速指派其中一人到签到处落实已到会人数，并统计出尚未到会的来宾数。落 实人数后，又调度后勤组派人兵分两路，一路前去订购新礼品，一路去加印宣传材料，确保来宾在离会前 能拿到礼品和宣传资料。工作快速处理完毕，抬头一望，接副市长的商务车已经开到公司大门口了。莫秘 书赶紧致电总经理，告知市长专车已到，请他下来迎接。同时，自己面带微笑向大门口迎去……
《新编商务秘书实务(第3版)》教学课件4
新编商务秘书实务
国家十三五规划教材 · 现代秘书系列
项目四
会议与商务活动管理
子项目1，会前策划与筹备 子项目2，会中服务与管理 子项目3，会后工作 子项目4，常见会议与商务活动
会后工作
项目任务
完成签字仪式
事件回放
天骏公司总经理办公室的李总给高明留了一张备忘录，内容如下。
备忘录 高明：
现在公司要与大华公司举行签字仪式，请你负责布置签字仪式会场并 撰写签字仪式程序。
一、开业庆典
3．开业庆典活动主题
活动主题是指活动开展所围绕的中心思想，一般表现为几个并列的词语或句子， 要求短小有力、形象鲜明，以便于给人留下深刻的印象。
（1）通过宣传，扩大企业的知名度。
（2）展示企业实力，展示产品或服务。
（3）通过邀请目标公众，争取合作关系，为今后发展打基础。
一、开业庆典
4．开业庆典场地的选择
二、会见
1．客人提出会见要求
如果是对方提出的会见，秘书人员应将对方要求会见的目的、人数、人员姓名、 职务以及会见内容及时报告给领导，在领导的统一筹划与安排下，尽早给对方回复， 以便约定会见时间。如果因故不能会见，应向对方婉言解释。
2．主（我方）提出会见要求
（1）确定主方参加人员 （2）确定会见时间及地点 （3）准备会见材料，帮助领导拟订会见时谈话的话题及内容 （4）安排座次 （5）约好会见时间 （6）安排具体会见事务 （7）会见迎接 （8）引见介绍 （9）会见拍照 （10）会见结束 （11）整理会见纪要
选择开业庆典场地应考虑以下几个因素。 （1）开业地点一般设在企业经营所在地、目标公众所在地或租用大型会议场所。 （2）场地是否够用，场内空间与场外空间的比例是否合适。 （3）交通是否便利，停车位是否足够。 （4）场地环境要精心布置，要用彩带、气球、标语、祝贺单位条幅、花篮、牌匾 等烘托喜庆热烈的气氛。
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项目四
会议与商务活动管理
子项目1，会前策划与筹备 子项目2，会中服务与管理 子项目3，会后工作 子项目4，常见会议与商务活动
会后工作
项目任务
完成签字仪式
事件回放
天骏公司总经理办公室的李总给高明留了一张备忘录，内容如下。
备忘录 高明：
现在公司要与大华公司举行签字仪式，请你负责布置签字仪式会场并 撰写签字仪式程序。
一、开业庆典
3．开业庆典活动主题
活动主题是指活动开展所围绕的中心思想，一般表现为几个并列的词语或句子， 要求短小有力、形象鲜明，以便于给人留下深刻的印象。
（1）通过宣传，扩大企业的知名度。
（2）展示企业实力，展示产品或服务。
（3）通过邀请目标公众，争取合作关系，为今后发展打基础。
一、开业庆典
4．开业庆典场地的选择
二、会见
1．客人提出会见要求
如果是对方提出的会见，秘书人员应将对方要求会见的目的、人数、人员姓名、 职务以及会见内容及时报告给领导，在领导的统一筹划与安排下，尽早给对方回复， 以便约定会见时间。如果因故不能会见，应向对方婉言解释。
2．主（我方）提出会见要求
（1）确定主方参加人员 （2）确定会见时间及地点 （3）准备会见材料，帮助领导拟订会见时谈话的话题及内容 （4）安排座次 （5）约好会见时间 （6）安排具体会见事务 （7）会见迎接 （8）引见介绍 （9）会见拍照 （10）会见结束 （11）整理会见纪要
选择开业庆典场地应考虑以下几个因素。 （1）开业地点一般设在企业经营所在地、目标公众所在地或租用大型会议场所。 （2）场地是否够用，场内空间与场外空间的比例是否合适。 （3）交通是否便利，停车位是否足够。 （4）场地环境要精心布置，要用彩带、气球、标语、祝贺单位条幅、花篮、牌匾 等烘托喜庆热烈的气氛。
《秘书实务电子教案》课件
《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。
商务秘书实务第二章商务礼仪PPT课件
西装穿着的规矩：“三个三”
第一个三：三色原则 第二个三：三一定律 第三个三：三大禁忌
A.袖子上的商标要拆除 B.穿西装必须打领带
三一定律： 即男人在穿西装的 时候，鞋子、腰带 和公文包应该是一 个颜色，而且应当 首选黑色。
C.袜子与西装要配套
3、男商务秘书着装要领
（1）西装的穿法和礼仪 （2）领带的选择 （3）穿着西装的程序
递送自己的名片一定要用双手呈上名片的字迹要面向对方不要以手指夹着名片给人上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当三接待礼仪一接待工作的基本原则1诚恳热情2讲究礼仪3细致周到二接待准备上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当三接待礼仪1亲切迎客2热忱待客开门礼仪外开门客先入内开门己先入敬茶礼仪3礼貌送客上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当四电话礼一礼貌1微笑接听2使用礼貌语3礼貌呼应4电话处理5结束礼节上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当二准确何人何时何地何事何因如何做六何上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当三高效四处理上司的电话1挡驾2处理上司正在开会外出时的电话上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当电话礼仪1打电话时间适宜内容简练语言规范文明礼貌要秉行尊敬对方的意念上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当电话礼仪1打电话时间适宜内容简练语言规范文明礼貌嘴与话筒之间要保持大约三厘米的距离讲电话时如果发生掉线中断等情况应由打电话方重新拨打并抱歉
《商务秘书实务》第3版B1课件Chapter 11 Business Entertaining
3.3 alcohol
• If you are the host, feel free to offer, but never force the issue and ask some guests why they do not drink.
• If you are requested to drink any alcoholic drink ,watch your intake and never drink too much.
1.1 informal business entertaining
• serving tea, coffee, drinks and snacks
(4) cookies should be on a separate plate
(5) There should be sufficient supply of snacks and drinks
(2) the area, china and utensils are kept clean
1.1 informal business entertaining
• serving tea, coffee, drinks and snacks
(3) A clean tray-cloth should be kept next to the teapot and hot water jug
• Meets your business needs (confidential or festive)
3.2 Food for less formal entertainment
• Choose a restaurant that has a broad enough menu to meet differing tastes
《新编商务秘书实务(第3版)》教学课件4
会后工作
正文
①前言：前言是用最精炼的文字，概 括地交代总结的基本内容，如总结 的主要内容、时间、地点、背景、 事件经过等； ②主体：主体部分是总结的重点， 一般要阐明成绩与经验，即对过去 工作实践中所获得的物质成果或精 神成果、取得的优异成绩及其成功 的原因与条件进行分析归纳； ③结尾：会议总结结尾要简明扼要， 短小精悍。
落款
会议总结的落款要 写明总结的单位名称 以及成文年、月、日， 即署名和署时。落款 可以写在标题之下， 也可以写在文尾。如 果在标题中已标明了 总结的单位名称，落 款中这一部分便可以 省略。
四、会议经费的结算工作
会后工作
1．收款工作
很多会议需要与会代表向主办方支付一些必要的费用，如培训费、住宿费、资料 费、餐饮费等，这就要求会务工作人员做好会议经费结算工作。
会议现在即将结束。
任务分析
教师对各项任务如何完成进行全面详 细地分析，点燃学生的激情，引领学生 成功完成任务。学生分组，以6人或8人 组建团队，共同完成以上任务。
一、会场善后工作与安排与会人员立场
1．会场善后工作
会后工作
清理会场
归还所借物品
结算会议支出费用
一、会场善后工作与安排与会人员立场
1．安排与会人员离场
（1）安排与会人员返程 （2）安排与会人员离场需注意的细节 （3）送客礼仪
① 握手告别，送客出门； ② 提醒与会者携带好个人物品； ③ 送客真诚，送离视线；
会后工作
二、会场文书工作
会后工作
1．会务文件与会议案卷
（1）会务文件的分类。 ① 会前文件。会前文件按用途可细分为三小类：用于会务管理方面的文件；用于会议参考方面的文件；
另一种汇编是供学习使用的
商务秘书工作实务课件
(3) (4)按来源分类
(5) (6)按“图书资料分类法”或“档案分类法”进
(一)
为保证收集到的信息能有效地发挥作用，信息 处理必须及时、准确、系统、适用、经济。
(二)
信息加工就是遵循信息处理的有关原则，通过科学 的程序和方法，对收集到的信息进行分类、审查、
信息加工可分为初级加工和高级加工。 1 (1)分类排序 (2)选择
会议程序，是指为实现会议目的而确定的、按一定 顺序组成的、互相联系的会议活动的组织工作环节 系列，是会议的纵向活动系统。会议程序亦即对会 议进程做出的具体安排，体现着进程各阶段、各环 节的活动内容，会议的一般进程可分三个阶段，八
这一阶段有三个环节：①同期各项管理活动、各项
工作与会议的综合分析、统筹安排；②与会议议题 相关的材料的准备；③会议通知和事务准备。
2 3 4 5
(1)签到 (2)候会人员安排 (3)安排发言 (4)会议特殊情况应急处理 (5)会议记录、会议简报 (6)大型会议的现场指挥 (7)选举 (8)统计人数
6．会后工作 (1)整理记录，印发简报 (2)会议内容总结 (3)印发会议纪要和决办通知 (4)会议代表离会工作 (5)会议的新闻报导 (6)会务经验的总结 (7)会议决定事项的传达、催办
这一阶段也有三个环节：①主持人说明会议意图、 议题相关情况要点、开会方法及注意事项；②掌握
这一阶段有两个环节：①会议形成意见的完善处理 (如形成相关公文等)；②会议形成意见的传达与催
与上述会议的一般程序相应，会务工作包括如下具体内容： 1．会议预案制定
(1)会名。会议预案中首先要确定能够体现会议内容、性质和规
外发生的紧急事宜和做好本单位的安全保卫工
(1) (2) (3) (4) (5)
(5) (6)按“图书资料分类法”或“档案分类法”进
(一)
为保证收集到的信息能有效地发挥作用，信息 处理必须及时、准确、系统、适用、经济。
(二)
信息加工就是遵循信息处理的有关原则，通过科学 的程序和方法，对收集到的信息进行分类、审查、
信息加工可分为初级加工和高级加工。 1 (1)分类排序 (2)选择
会议程序，是指为实现会议目的而确定的、按一定 顺序组成的、互相联系的会议活动的组织工作环节 系列，是会议的纵向活动系统。会议程序亦即对会 议进程做出的具体安排，体现着进程各阶段、各环 节的活动内容，会议的一般进程可分三个阶段，八
这一阶段有三个环节：①同期各项管理活动、各项
工作与会议的综合分析、统筹安排；②与会议议题 相关的材料的准备；③会议通知和事务准备。
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(1)签到 (2)候会人员安排 (3)安排发言 (4)会议特殊情况应急处理 (5)会议记录、会议简报 (6)大型会议的现场指挥 (7)选举 (8)统计人数
6．会后工作 (1)整理记录，印发简报 (2)会议内容总结 (3)印发会议纪要和决办通知 (4)会议代表离会工作 (5)会议的新闻报导 (6)会务经验的总结 (7)会议决定事项的传达、催办
这一阶段也有三个环节：①主持人说明会议意图、 议题相关情况要点、开会方法及注意事项；②掌握
这一阶段有两个环节：①会议形成意见的完善处理 (如形成相关公文等)；②会议形成意见的传达与催
与上述会议的一般程序相应，会务工作包括如下具体内容： 1．会议预案制定
(1)会名。会议预案中首先要确定能够体现会议内容、性质和规
外发生的紧急事宜和做好本单位的安全保卫工
(1) (2) (3) (4) (5)
《新编商务秘书实务(第3版)》教学课件5
4．分析结论 我们看到，可口可乐公司还是慎重的，它事先也做了大量的调查工作，其调查工作的程序与过程也没
有什么明显的错误。但问题在于，如果是一般的产品，这种调查所得出的结论无疑是正确的，而可口可乐 已演变为一种文化，调查者没有从文化的角度进行调查，所以，那些看似有理有据的调查结果反成了一种 误导。在信息反馈环节上没有受到足够全面的分析与重视，这是其失败的根本原因所在。
下文请翻页
事件回放②
3．灾难性后果 起初，新可乐销路不错，有1.5亿人品尝了新可乐。然而，新可口可乐配方并不是每个人都能接受的，
而不接受的原因往往并非口味原因，而是这种“变化”受到了原可口可乐消费者的排挤。在不到3个月的 时间内，即1985年4～7月，尽管公司花费了400万美元，进行了长达2年的调查，但最终还是彻底失败了！ 百事可乐公司美国业务部总裁罗杰·恩里科说：“可口可乐公司推出‘新可乐’是个灾难性的错误。”
新编商务秘书实务
国家十三五规划教材 · 现代秘书系列
项目四
信息工作与参谋辅助
子项目1，信息收集与参谋辅助 子项目2，信息处理与参谋辅助 子项目3，调研工作与参谋辅助 子项目4，信息反馈与参谋辅助
项目任务
根据反馈信息资料提出一定参谋建议
事件回放①
新可口可乐：信息反馈失误
1．决策背景 20世纪70年代中期以前，可口可乐公司是美国饮料市场上的“Number l”，可口可乐占据了全美80%的市 场份额，年销量增长速度高达10%。然而好景不长，20世纪70年代中后期，百事可乐的迅速崛起令可口可乐公 司不得不着手应付这个饮料业“后起之秀”的挑战。 2．信息反馈失误 为了着手应战并且找到为什么可口可乐发展不如百事可乐的原因，可口可乐公司推出了一项代号为“堪萨斯 工程”的市场调研活动。 1982年，可口可乐广泛深入10个主要城市中，进行了大约2 000次的访问，通过调查，看口味因素是否是 可口可乐市场份额下降的重要原因，同时征询顾客对新口味可乐的意见。于是，在问卷设计中，询问了“你想 试一试新饮料吗？”“可口可乐口味变得更柔和一些，您是否满意？”等问题。 调研最后结果表明，顾客愿意尝试新口味的可乐。这一结果更加坚定了可口可乐公司决策者的想法—秘不 宣人，长达99年的可口可乐配方已不再适合今天消费者的需要了。于是，满怀信心的可口可乐开始着手开发新 口味可乐。
有什么明显的错误。但问题在于，如果是一般的产品，这种调查所得出的结论无疑是正确的，而可口可乐 已演变为一种文化，调查者没有从文化的角度进行调查，所以，那些看似有理有据的调查结果反成了一种 误导。在信息反馈环节上没有受到足够全面的分析与重视，这是其失败的根本原因所在。
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事件回放②
3．灾难性后果 起初，新可乐销路不错，有1.5亿人品尝了新可乐。然而，新可口可乐配方并不是每个人都能接受的，
而不接受的原因往往并非口味原因，而是这种“变化”受到了原可口可乐消费者的排挤。在不到3个月的 时间内，即1985年4～7月，尽管公司花费了400万美元，进行了长达2年的调查，但最终还是彻底失败了！ 百事可乐公司美国业务部总裁罗杰·恩里科说：“可口可乐公司推出‘新可乐’是个灾难性的错误。”
新编商务秘书实务
国家十三五规划教材 · 现代秘书系列
项目四
信息工作与参谋辅助
子项目1，信息收集与参谋辅助 子项目2，信息处理与参谋辅助 子项目3，调研工作与参谋辅助 子项目4，信息反馈与参谋辅助
项目任务
根据反馈信息资料提出一定参谋建议
事件回放①
新可口可乐：信息反馈失误
1．决策背景 20世纪70年代中期以前，可口可乐公司是美国饮料市场上的“Number l”，可口可乐占据了全美80%的市 场份额，年销量增长速度高达10%。然而好景不长，20世纪70年代中后期，百事可乐的迅速崛起令可口可乐公 司不得不着手应付这个饮料业“后起之秀”的挑战。 2．信息反馈失误 为了着手应战并且找到为什么可口可乐发展不如百事可乐的原因，可口可乐公司推出了一项代号为“堪萨斯 工程”的市场调研活动。 1982年，可口可乐广泛深入10个主要城市中，进行了大约2 000次的访问，通过调查，看口味因素是否是 可口可乐市场份额下降的重要原因，同时征询顾客对新口味可乐的意见。于是，在问卷设计中，询问了“你想 试一试新饮料吗？”“可口可乐口味变得更柔和一些，您是否满意？”等问题。 调研最后结果表明，顾客愿意尝试新口味的可乐。这一结果更加坚定了可口可乐公司决策者的想法—秘不 宣人，长达99年的可口可乐配方已不再适合今天消费者的需要了。于是，满怀信心的可口可乐开始着手开发新 口味可乐。
商务秘书实务第一章PPT课件
三、即使江经理没有和她联系，她也应该主动打 电话去问一问是否顺利。（积极主动）
2020/11/13
34
案例分析
一天上午，某公司经理突然收到一封非常无礼的 信，信是一位与公司交往很深的代理商写来的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘 书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这 样的来信，尽管我们之间已经有那么长时间的往 来，但是，事到如今，我不得不中止我们之间的 一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于 众！信的内容大致是这样，经理命令秘书立即将 信打印寄走。
14
2、商务秘书的类型
从能力特长分类 参谋型 秀才型 办事型 公关型 操作型 翻译型
从职务性质分类 从பைடு நூலகம்职长短分类
行政秘书
专职秘书
专业秘书
兼职秘书
2020/11/13
15
按其责任的大小和能力素质的高低划分
助理文书级秘书，也常被称为“见习秘书” （reception） 文书级秘书，也常被称为“正式秘书” （secretary） 执行级秘书，它包括业务秘书、行政秘书等。
2020/11/13
6
报考时间：
每年两次 5月和11月
考试科目：
商务秘书理论与实务、商务英语和商务电脑实务。 英语过国家四级者可免考商务英语，国家计算机 水平二级通过者可免考商务电脑。
2020/11/13
7
就业前景
随着我国市场经济的迅速发展，商务秘书人员以惊 人的速度增长。商务秘书已成为市场经济条件下兴 起的社会职业群体，他们是商务活动中重要的不可 缺少的辅助力量。随着我国改革开放特别是中国加 入世贸组织，对商务秘书人员的要求是越来越高， 他们从官职型向职业型、复合多能型转变。商务秘 书要求是复合型人才，不仅要有企业管理、营销、 人力资源方面的基本理论与知识，而且有商务公关、 谈判、外语、经济法规运用的基本技能，能在涉外 经济贸易部门、外资企业及政府机构和各种企业从 事实际业务、管理、调研和宣传策划工作。
2020/11/13
34
案例分析
一天上午，某公司经理突然收到一封非常无礼的 信，信是一位与公司交往很深的代理商写来的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘 书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这 样的来信，尽管我们之间已经有那么长时间的往 来，但是，事到如今，我不得不中止我们之间的 一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于 众！信的内容大致是这样，经理命令秘书立即将 信打印寄走。
14
2、商务秘书的类型
从能力特长分类 参谋型 秀才型 办事型 公关型 操作型 翻译型
从职务性质分类 从பைடு நூலகம்职长短分类
行政秘书
专职秘书
专业秘书
兼职秘书
2020/11/13
15
按其责任的大小和能力素质的高低划分
助理文书级秘书，也常被称为“见习秘书” （reception） 文书级秘书，也常被称为“正式秘书” （secretary） 执行级秘书，它包括业务秘书、行政秘书等。
2020/11/13
6
报考时间：
每年两次 5月和11月
考试科目：
商务秘书理论与实务、商务英语和商务电脑实务。 英语过国家四级者可免考商务英语，国家计算机 水平二级通过者可免考商务电脑。
2020/11/13
7
就业前景
随着我国市场经济的迅速发展，商务秘书人员以惊 人的速度增长。商务秘书已成为市场经济条件下兴 起的社会职业群体，他们是商务活动中重要的不可 缺少的辅助力量。随着我国改革开放特别是中国加 入世贸组织，对商务秘书人员的要求是越来越高， 他们从官职型向职业型、复合多能型转变。商务秘 书要求是复合型人才，不仅要有企业管理、营销、 人力资源方面的基本理论与知识，而且有商务公关、 谈判、外语、经济法规运用的基本技能，能在涉外 经济贸易部门、外资企业及政府机构和各种企业从 事实际业务、管理、调研和宣传策划工作。
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一、商务秘书
(一)商务秘书的定义
所谓商务秘书,是指在各种从事商务活动的组织中,协助投 资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务,负责组 织行政事务处理,并辅助上司做好决策工作和信息工作,担 任上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
一、商务秘书
(二)商务秘书的分类
1
2
3
4
助理级秘书
助理级秘书也常被称为 “见习秘书”,包括接 待员、打字员等,其主 要工作内容是打字、接 待、电传、管理办公用 品、管理办公环境、处 理电话、分送信函、预 定约会等。
文书级秘书
执行级秘书
文 书 级 秘 书 也 常 被 称 为 执行级秘书包括业务秘 “正式秘书”,其主要工作 书、行政秘书等,在一些 内容是起草、打印文稿,收 企业中被称为助理、专 发、处理文书,完成上司临 员、专务等。其工作内 时交办的事项,笔录口授文 容主要是协助上司做办 件,负责会议的记录,为上 公室和业务部门的有关 司的报告和文件的撰拟收 工作 集和组织材料,等等。
3.自主独创性工作 自主独创性工作主要是指秘书运用创造性、主动性和积极 灵活的工作态度与方法来帮助上司。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
一、商务秘书工作
(三)商务秘书工作的特点 1.辅助性 在商务活动中,秘书的全部活动都必须在上司的授权和监 督之下。 2.中介性 商务秘书是处于决策部门与业务部门、本职能部门与其他 职能部门、本公司和外公司之间位置上的辅助管理人员, 起着承上启下、联系左右、沟通内外的作用。 3.综合性 秘书部门是综合办事部门,商务秘书是为上司的各种商业 事务工作服务的,因此商务秘书工作的内容和活动方式必 然涉及商业事务工作的各个方面,内容具体而繁杂,因而具 有鲜明的综合性。 4.机要性 机要性是指秘书工作的机密性和重要性。因为工作需要, 秘书必须了解和掌握这些工作内容,甚至在有些必要的场 合,还要代替上司临时实施管理和展开商务活动。
行政级秘书 行政级秘书包括办公 室主任、行政经理、 行政总监、经理私人 助理等。其主要工作 内容包括参与决策,监 督检查,辅助管理,设 计工作岗位,制定工作 流程,等等。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
一、商务秘书工作
(一)商务活动的基本特点
交易性
各类组织由于各自的需要 而产生交易的愿望,所谓 交易,即买卖商品。
一、商务秘书工作
(二)商务秘书工作内容的分类 商务秘书的工作内容十分繁杂,我们在参考西方有关商务 秘书工作内容分类的基础上,可以将其主要分为以下三种 类型。
1.常规事务性工作 常规事务性工作主要是指秘书在没有上司指示、授意和监 督的情况下进行的常规性工作。
2.指派性工作 指派性工作主要是指上司临时交办的事项,这些工作大多 时间紧、要求高,无惯例可循,综合性强。
3.专业知识
专业知识是指商务秘书的业务知 识和与所在组织归属行业有关的 专业知识。
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
二、商务秘书的知识结构
(二)获取知识的渠道 商务秘书处于今天这样一个变化快且情况复杂的时代,善于学习显得比任何时期都重要。不善于学习的人无法成为合 格的秘书。获得知识的渠道有个人自学、组织性学习和培训。
商务秘书实务
21世纪职业教育规划教材
目录
➢第一章 商务秘书概述 ➢第二章 商务秘书礼仪 ➢第三章 办公室日常事务管理 ➢第四章 商务文书运转管理 ➢第五章 会议管理工作 ➢第六章 档案管理与信息工作
第一章 商务秘书概述
第一节 商务秘书与商务秘书工作
“秘书”一词源于拉丁文的“secretarius”,意即“可靠 的职员”。英语中的秘书(secretary)与秘密(secret)有 着密切的联系。国外“秘书”的概念形成于资产阶级工业 革命时期,是工业社会的产物。20世纪中叶以来,随着科技 的迅速发展,秘书工作在工具、技术、内容和管理方式等 方面都发生了深刻的变革。在经济全球化、信息化、一体 化的今天,秘书的培养教育模式正在逐步实现科学化、规 范化、系统化和现代化。
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
一、商务秘书的职业道德
(一)商务秘书职业道德 所谓职业道德,是指人们从事的特定的职业范围 内所需遵守的一切行为规范的总和,包括职业责 任、职业情感、职业纪律和职业能力。职业道德 是事业成功的基础,也是人们得到全面发展的重 要条件和机遇。因此,从事特定的职业活动的过 程,同时也是对人们能力和品格训练的过程。
二、商务秘书的知识结构
(一)知识构成层次
1.基础知识 基础知识是秘书知识大厦的根基,只有根基坚实宽厚, 才有可能谈到创新能力和应变能力等展现综合素质的 东西。基础知识主要包括社会文化基础知识和自然科 学基础知识。
2.相关之四海 相关知识包括金融投资、财务处理、税务处理、国际贸 易、企业战略决策、企业资本运作、企业经营管理、企 业法律法规运用、企业危机管理、企业人力资源管理、 商务沟通、商务谈判等方面的知识,还包括经济学等方 面的知识。
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
一、商务秘书的职业道德
(二)职业道德的内容
1.爱岗敬业忠于职守,自觉履行自己的职责 2.诚实守信,恪尽职守,把握分寸 3.积极主动,当好参谋助手
4.遵守纪律,严守秘密,守时守信 5.谦虚谨慎,团结互助,踏实细致 6.实事求是,勤奋好学
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
利益性
商务活动的任何一方都是以 追求和实现经济利益为目标 和归宿的,离开了经济利益, 商务活动就失去了存在的价 值。
竞争性
商务活动的竞争性要求商务秘 书熟悉和运用商业原则,准确 地掌握商务秘书的工作内容、 职业技能和职业规范,卓有成 效地将专业知识、综合能力和 实践经验整合运用于商业运作 之中。ຫໍສະໝຸດ 第一节 商务秘书与商务秘书工作
1.个人自学
秘书自学的方式有两种:第 一是读书,第二是实践。
2.组织性学习 和培训
所谓组织性学习,是指在组织中学习新的知识、 理论和价值观,并加以应用。
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
三、秘书的能力素质
(一)表达与沟通能力 商务秘书要有极强的表达和沟通能力。《全美秘书协会章程》中规定商务秘书必须做到: (1)像心理学家一样善于观察和理解他人。 (2)像政治家一样有灵敏的头脑。 (3)像外交家一样有潇洒的风度。 (4)有调查各种棘手问题的丰富经验。 (5)有良好的速记能力及文字功底。 (6)熟悉各种商业往来的法律关系。 (7)能熟练地使用各种办公自动化设备。 (8)具备相当的金融和税务知识。 (9)能熟练地对各种文件资料进行整理归类。
(一)商务秘书的定义
所谓商务秘书,是指在各种从事商务活动的组织中,协助投 资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务,负责组 织行政事务处理,并辅助上司做好决策工作和信息工作,担 任上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
一、商务秘书
(二)商务秘书的分类
1
2
3
4
助理级秘书
助理级秘书也常被称为 “见习秘书”,包括接 待员、打字员等,其主 要工作内容是打字、接 待、电传、管理办公用 品、管理办公环境、处 理电话、分送信函、预 定约会等。
文书级秘书
执行级秘书
文 书 级 秘 书 也 常 被 称 为 执行级秘书包括业务秘 “正式秘书”,其主要工作 书、行政秘书等,在一些 内容是起草、打印文稿,收 企业中被称为助理、专 发、处理文书,完成上司临 员、专务等。其工作内 时交办的事项,笔录口授文 容主要是协助上司做办 件,负责会议的记录,为上 公室和业务部门的有关 司的报告和文件的撰拟收 工作 集和组织材料,等等。
3.自主独创性工作 自主独创性工作主要是指秘书运用创造性、主动性和积极 灵活的工作态度与方法来帮助上司。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
一、商务秘书工作
(三)商务秘书工作的特点 1.辅助性 在商务活动中,秘书的全部活动都必须在上司的授权和监 督之下。 2.中介性 商务秘书是处于决策部门与业务部门、本职能部门与其他 职能部门、本公司和外公司之间位置上的辅助管理人员, 起着承上启下、联系左右、沟通内外的作用。 3.综合性 秘书部门是综合办事部门,商务秘书是为上司的各种商业 事务工作服务的,因此商务秘书工作的内容和活动方式必 然涉及商业事务工作的各个方面,内容具体而繁杂,因而具 有鲜明的综合性。 4.机要性 机要性是指秘书工作的机密性和重要性。因为工作需要, 秘书必须了解和掌握这些工作内容,甚至在有些必要的场 合,还要代替上司临时实施管理和展开商务活动。
行政级秘书 行政级秘书包括办公 室主任、行政经理、 行政总监、经理私人 助理等。其主要工作 内容包括参与决策,监 督检查,辅助管理,设 计工作岗位,制定工作 流程,等等。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
一、商务秘书工作
(一)商务活动的基本特点
交易性
各类组织由于各自的需要 而产生交易的愿望,所谓 交易,即买卖商品。
一、商务秘书工作
(二)商务秘书工作内容的分类 商务秘书的工作内容十分繁杂,我们在参考西方有关商务 秘书工作内容分类的基础上,可以将其主要分为以下三种 类型。
1.常规事务性工作 常规事务性工作主要是指秘书在没有上司指示、授意和监 督的情况下进行的常规性工作。
2.指派性工作 指派性工作主要是指上司临时交办的事项,这些工作大多 时间紧、要求高,无惯例可循,综合性强。
3.专业知识
专业知识是指商务秘书的业务知 识和与所在组织归属行业有关的 专业知识。
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
二、商务秘书的知识结构
(二)获取知识的渠道 商务秘书处于今天这样一个变化快且情况复杂的时代,善于学习显得比任何时期都重要。不善于学习的人无法成为合 格的秘书。获得知识的渠道有个人自学、组织性学习和培训。
商务秘书实务
21世纪职业教育规划教材
目录
➢第一章 商务秘书概述 ➢第二章 商务秘书礼仪 ➢第三章 办公室日常事务管理 ➢第四章 商务文书运转管理 ➢第五章 会议管理工作 ➢第六章 档案管理与信息工作
第一章 商务秘书概述
第一节 商务秘书与商务秘书工作
“秘书”一词源于拉丁文的“secretarius”,意即“可靠 的职员”。英语中的秘书(secretary)与秘密(secret)有 着密切的联系。国外“秘书”的概念形成于资产阶级工业 革命时期,是工业社会的产物。20世纪中叶以来,随着科技 的迅速发展,秘书工作在工具、技术、内容和管理方式等 方面都发生了深刻的变革。在经济全球化、信息化、一体 化的今天,秘书的培养教育模式正在逐步实现科学化、规 范化、系统化和现代化。
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
一、商务秘书的职业道德
(一)商务秘书职业道德 所谓职业道德,是指人们从事的特定的职业范围 内所需遵守的一切行为规范的总和,包括职业责 任、职业情感、职业纪律和职业能力。职业道德 是事业成功的基础,也是人们得到全面发展的重 要条件和机遇。因此,从事特定的职业活动的过 程,同时也是对人们能力和品格训练的过程。
二、商务秘书的知识结构
(一)知识构成层次
1.基础知识 基础知识是秘书知识大厦的根基,只有根基坚实宽厚, 才有可能谈到创新能力和应变能力等展现综合素质的 东西。基础知识主要包括社会文化基础知识和自然科 学基础知识。
2.相关之四海 相关知识包括金融投资、财务处理、税务处理、国际贸 易、企业战略决策、企业资本运作、企业经营管理、企 业法律法规运用、企业危机管理、企业人力资源管理、 商务沟通、商务谈判等方面的知识,还包括经济学等方 面的知识。
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
一、商务秘书的职业道德
(二)职业道德的内容
1.爱岗敬业忠于职守,自觉履行自己的职责 2.诚实守信,恪尽职守,把握分寸 3.积极主动,当好参谋助手
4.遵守纪律,严守秘密,守时守信 5.谦虚谨慎,团结互助,踏实细致 6.实事求是,勤奋好学
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
利益性
商务活动的任何一方都是以 追求和实现经济利益为目标 和归宿的,离开了经济利益, 商务活动就失去了存在的价 值。
竞争性
商务活动的竞争性要求商务秘 书熟悉和运用商业原则,准确 地掌握商务秘书的工作内容、 职业技能和职业规范,卓有成 效地将专业知识、综合能力和 实践经验整合运用于商业运作 之中。ຫໍສະໝຸດ 第一节 商务秘书与商务秘书工作
1.个人自学
秘书自学的方式有两种:第 一是读书,第二是实践。
2.组织性学习 和培训
所谓组织性学习,是指在组织中学习新的知识、 理论和价值观,并加以应用。
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
三、秘书的能力素质
(一)表达与沟通能力 商务秘书要有极强的表达和沟通能力。《全美秘书协会章程》中规定商务秘书必须做到: (1)像心理学家一样善于观察和理解他人。 (2)像政治家一样有灵敏的头脑。 (3)像外交家一样有潇洒的风度。 (4)有调查各种棘手问题的丰富经验。 (5)有良好的速记能力及文字功底。 (6)熟悉各种商业往来的法律关系。 (7)能熟练地使用各种办公自动化设备。 (8)具备相当的金融和税务知识。 (9)能熟练地对各种文件资料进行整理归类。